Penyusutan arsip adalah upaya mengurangi jumlah arsip yang tidak berguna dengan memindahkan, memusnahkan, atau menyerahkannya ke lembaga kearsipan. Langkah pentingnya adalah mengidentifikasi arsip yang akan disusutkan sesuai jadwal retensi, membuat berita acara, dan melaksanakan proses penyusutan. Tujuannya adalah mengurangi akumulasi arsip agar tempat penyimpanan dan pemeliharaan menjadi le

2. PENYUSUTAN ARSIP
Oleh
Kelompok 11
Fahmi Sinaga
Atriyuni
Ito Adelina Siregar

3.  Sebelum jauh memahami penyusutan arsip, tentu
sudah difahami terlebih dahulu mengenai arsip, yang
mana arsip adalah setiap catatan (record atau warkat
), yang tertulis tercetak atau ketikan dalam bentuk
huruf angka atau gambar, yang mempunyai arti dan
tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi yang terekam pada kertas, (kartu formulir),
kertas film (slide, film, strip, mikro film), media
computer ( pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas
photocopy dan banyak lagi.

4. Arsip sebagai rekaman kegiatan maka volume
akan sering bertambah seiring dengan eksistensi
dan perkembangan instansi. Semakin banyak
kegiatan yang dilakukan, maka semakin banyak
pula arsip yang tecipta. Dengan demikian
penanganan arsip juga akan menghadapi berbagai
persoalan, baik dalam hal ruang penyimpanan,
penggunaan peralatan, tenaga, pemeliharaan,
perawatan dan juga penemuan kembali arsip.

5.  Penyusutan arsip
Penyusutan Arsip yang pada dasarnya adalah
upaya untuk mengurangi jumlah arsip dengan
tujuan evisiensi dan penghematan bagi
pemiliknya. Pertanyaan mendasar sebagai
”benang merah” atau alur berpikir yang
merupakan latar belakang dari hal-hal yang akan
dibahas selanjutnya adalah, untuk apa adanya
penyusutan arsip?
Maka, Untuk mendapatkan pemahaman yang
menyeluruh perlu dikemukakan pengertian
diseputar arsip terlebih dahulu

6.  Menurut Perka ANRI Nomor 37/2016 tentang
pedoman penyusutan arsip bahwa penyusutan
arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah
arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif
dari unit pengelolaan ke unit kearsipan.
Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan. Penyusutan arsip
dilakukan apabila arsip sudah habis masa
retensinya (cut off).

7.  Penyusutan arsip merupakan tindakan yang mempunyai
dampak jangka panjang secara hukum maupun secara
administartif. Oleh karena itu, proses penyusutan arsip
harus dilakukan dengan mengikuti prosedur khusus,
prosedur yang harus dilakukan dalam penyusutan arsip
meliputi:
- Membuat daftar arsip yang akan disusutkan
- Membuat surat usulan penyusutan arsip kepada
pimpinan lembaga
- Membuat berita acara penyusutan arsip
- Melaksanakn penyusutan arsip

8.  Sebelum dilakukan penyusutan, unit kearsipan harus
melakukan identifikasi arsip yang akan disusutkan
dituangkan dalam sebuah arsip usul musnah jika akan
dimusnahkan, atau daftar arsip usul pindah jika akan
dipindahkan. Selain prosedur diatas, penilaian arsip
dengan pemilahan mana arsip yang dapat dipindahkan,
dimusnahkan atau diserahkan sesuai dalam Jadwal
Retensi Arsip (JRA). Ini adalah salah satu langkah
pertama dalam proses penyusutan arsip, kegiatan ini
dapat berjalan dengan lancar apabila dilakukan sesuai
dengan prosedur yang baik, benar dan dukungan fasilitas
yang cukup.

9.  Tujuan Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip dalam suatu organisasi atau instansi
harus dilakukan untuk mengurangi arsip in-aktif yang
tidak memiliki nilai guna arsip. Dalam KMA No. 44 Tahun
2010, diterangkan bahwa terdapat lima siklus kehidupan
arsip yang dimulai dari tahap penciptaan, tahap
penggunaan, tahap penyimpanan dan penemuan kembali,
tahap pemeliharaan serta tahap penyusutan. Tahap
penyusutan dapat dilakukan dengan cara pemindahan
arsip, pemusnahan arsip dan pelestarian arsip yang
permanen (penyerahan kepada lembaga arsip). Adapun
tujuan utama dilakukan proses penyusutan arsip yaitu
untuk mengendalikan arus akumulasi penambahan arsip
di sebuah organisasi, lembaga maupun instansi yang
cukup tinggi.

10.  Kendala Dalam Penyusutan Arsip
Beberapa kendala yang ditemukan selama proses penyusutan
arsip antara lain:
1. Kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) dalam bidang
kearsipan.
2. Kurangnya perhatian dari pemerintah dan petinggi negeri
3. Ruangan untuk menyimpan arsip seringkali terlalu kecil

11. Penyusutan arsip merupakan salah satu peranan penting untuk
mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunannya arsip yang
tidak memiliki nilai guna lagi, mengingat banyaknya bentuk
arsip yang ada. Arsip-arsip yang tidak berguna itu harus di
pilah – pilah untuk dapat dipindahkan, dimusnahkan maupun
diserahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya
tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik
terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna dan sesuai
pada tempatnya.
Kelompok 11
“Penyusutan Arsip”