Dokumen ini membahas kearsipan, termasuk definisi, tujuan, dan tantangan dalam pengelolaan arsip. Kearsipan didefinisikan sebagai proses sistematis dalam penyimpanan dokumen dan informasi yang penting untuk organisasi, sedangkan masalah dalam pengelolaannya meliputi kurangnya pemahaman akan pentingnya arsip dan kualifikasi pegawai yang tidak memadai. Arsip juga dibedakan menjadi berbagai jenis berdasarkan fungsi dan frekuensi penggunaannya, seperti arsip dinamis dan arsip statis.

1. Pengertian Kearsipan, Tujuan Kearsipan, Tugas Pokok Unit Kearsipan dan Masalah-Masalah
dalam Pengelolaan Arsip
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
Kearsipan berasal dari kata “Arsip” yang berasal dari bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti
untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebut felum (bundel) dalam bahasa
Inggris file.
Kearsipan (filing) adalah sesuatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara
sistematis sehingga bahan-bahan secara sistematis sehingga bahan-bahan tersebut dengan
cepat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.
Beberapa defenisi tentang kearsipan yang dikemukakan oleh beberapa sarjana yaitu :
Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan
menyebutkan pengertian arsip :
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Naskah-naskah yang disebut dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan-kehidupan kebangsaan…..)
Dalam Seminar dokumentasi arsip kementrian-kementrian diselenggarakan di Jakarta pada
tanggal “23 Februari 1957, telah memberikan defenisi arsip sebagai kumpulan surat maupun
sebagai suatu badan yang selayaknya berbunyi sebagai berikut:
Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi
transaksi, tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan
dapat dipersiapkan untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya.
Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta
pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum,
baik ke dalam maupun keluar dengan suatu sistem yang tertentu yang dapat dipertanggung
jawabkan………..
Secara teoritis menurut fungsinya arsip dibedakan dalam 2 (dua) segi yaitu arsip dinamis dan
arsip statis.
Sebagai petugas arsip yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu :
Ketelitian
Kecerdasan
Kecekatan
Kerapian
Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip pada pokoknya dikenal 5 (lima) macam sistem
penyimpangan arsip yaitu :
Penyimpanan arsip menurut abjad
Penyimpanan menurut wilayah
Penyimpanan menurut nomor
Penyimpanan menurut tanggal
Tujuan kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan

2. 1.
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung
jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan,
serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:
Menerima warkat
Mencatat warkat
Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu
Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip
Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan Iain-Iain
Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip
Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh setiap kantor, antara lain
adalah :
Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya
pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan
organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.
Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan
pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada
persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan
pegawai berpendidikan sekolah dasar. Unit kearsipan juga menjadi tempat buangan bagi
pegawai-pegawai yang dipindahkan dari unit lainnya, serta di samping itu masih ada anggapan,
bahwa siapapun dapat mengerjakan kearsipan. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan
kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi perkembangan
dalam bidang kearsipan.
Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang
tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu
kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada
keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di
masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip, tanpa adanya
peraturan yang jelas.
Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka
waktu yang lama, dan bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat
pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud.
Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh
pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang
belum / kurang terampil.
Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip di unit
operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk,
campur aduk dan tidak dapat tertampung lagi.
Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan (karena unit
pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya).

3. Definisi Kearsipan
1. Pengertian Kearsipan secara etimologi
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat
untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti balai kota (tempat
untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.
Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief”mempunyai arti:
1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.
3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau suatu proses mulai dari
penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan
perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan
mudah, cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka
harus dimusnahkan.
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah

4. diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan
hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan.
Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan,
organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia
kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.
Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data, juga merujuk pada tempat di mana
catatan dan data-data itu disimpan. Sebuah arsip hampir mirip dengan perpustakaan.
Perbedaannya ialah bahwa sebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi oleh siapa saja, kecuali
Arsip Negara. Kata arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti untuk
menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebutfelum (bundle) dalam bahasa
Inggris file.
Menurut Wursanto (2001:13) arsip dapat diartikan sebagian kumpulan dokumen tulisan
atau gambar-gambar yang disimpan untuk tujuan-tujuan ilmiah praktis. Pengertian tadi sejalan
dengan yang diungkapkan oleh Sedarmayanti (2003:9) bahwa arsip adalah kumpulan warkat
yang disimpan secara taratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaaan aksi transaksi,
tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat
dipersiapkan untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya.
-
Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta
pengolahan tentang segala suarat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum,
baik ke dalam maupun keluar dengan suatu sistem yang tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.
Menurut asalnya arsip berasal dari bahasa yunani “archivum ”yang artinya tempat
untuk menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan dokumen masa pemerintahan berada
di Balai Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief ”dari
bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani “achivum ”.yang mempunyai

5. wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat,
kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya.
Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip :
1. The Liang Gie dalam Sularso Mulyono dkk. Bahwa Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai keguanaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali
2. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam
proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996:10)
3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun
2009 pasal 1 ayat 2).
4. Arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan
dipelihara di tempat khusus untuk referensi (Kamus Besar Bahasa Indonesia).
5. Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya,
dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas
tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau
kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung
di dalamnya (Wursanto, 1991:18).
6. Filling (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dengan sedemikian rupa dalam
tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih
dahulu sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali
dengan mudah dan cepat (Sularso Mulyono dkk, 1985:3).
Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:
a. keuntungan:
Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

6. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.b. Kelemahannya :
1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
kerena tidak sengaja.