kearsipan

Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
POKOK BAHASAN 1 & 2
A.
B.
C.
D.
Pengertian Arsip dan Kearsipan
Fungsi dan Peranan Arsip
Nilai Guna Arsip
Tujuan Kearsipan

Arsip
Arche
( Permulaan )
Archea
( Dokumen/catatan )
Archeon
( Tempat
Penyimpanan
)
A. Berasal dari kata bahasa Yunani,
( Arche, Archea dan Archeon )
Gambar 5 pengertian arsip

1. Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara dan
badan-badan pemerintah dalam
bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan
pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh badan badan swasta
dan atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal atau kelompok
dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan
Pengertian Arsip
Menurut Undang-undang
Pokok Kearsipan
nomor 7 tahun 1971

24/04/2014 TATA KEARSIPAN
(ASHRIL SYAMSU)
4
ARSIP
1. Etimologi:
-Arsip dari “archive” (baca arkaifz-Inggeris)
berasal dari “arche” (Yunani) berarti awal
(permulaan), kemudian jadi “tarchia” berarti
“mencatat”.
-Berkembang jadi “archieon” (gedung peme
rintahan) dlm bhs Latin “archium” artinya
Lembaga Kearsipan.
ARSIP

(ASHRIL SYAMSU)
5
(2)
2. UU.No.43 Th.2009 ttg kearsipan:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik,organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Pengertian Arsip menurut The Liang Gie.
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistimatis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara cepat ditemukan kembali

(ASHRIL SYAMSU)
7
MENGAPA ARSIP PERLU
DIKELOLA DAN DISELAMATKAN?
1.Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta
sebagai memori, acuan, dan bahan
pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
harus dikelola dan diselamatkan oleh negara;
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya,menjamin pelindungan kepentingan
negara dan hak-hak keperdataan rakyat,serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan
penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan
prinsip, kaidah, dan standar kearsipan

(ASHRIL SYAMSU)
8
(2)
3.Menghadapi tantangan globalisasi dan
mendukung terwujudnya penyelenggaraan
negara dan khususnya pemerintahan yang baik
dan bersih,serta peningkatan kualitas pelayanan
publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan harus dilakukan dalam suatu
sistem penyelenggaraan kearsipan nasional
yang
komprehensif dan terpadu;

Bentuk dan Corak Arsip
1. Arsip Textual yaitu yang berbentuk
surat-surat, naskah-
naskah, paper, laporan dan lain-lainnya.
2. Arsip Audio Visual yang dapat dibedakan
menjadi 3 jenis, yaitu: a) arsip audio
visual citra bergerak (ex. Slide
film, vidio & televisi), arsip audio visual
gambar statis (ex. Foto, gambar), dan
arsip audio visual kartografik (ex.
Peta, denah dsb).
3. Arsip elektronik (komputer) yaitu
berupa disket, hardisk, CD, Flask disk
dll.)

(ASHRIL SYAMSU)
10
CONTOH ARSIP
1. Surat-surat dinas (masuk dan keluar)
2. Peraturan, SK, Instruksi, dan rencana
3. Surat perjanjian, pesanan, pembelian
4. Faktur, nota, daftar-daftar
5. Bagan, statistik
6. Surat-surat kepegawaian dan keuangan
7. Neraca keuangan, surat pajak
8. Laporan, notulen rapat, pamflet
9. CD, flashdisk, disket, piringan
10.dll.

(ASHRIL SYAMSU)
11
JENIS ARSIP
1.Arsip dinamis :
Arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu.
2.Arsip statis
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanen
kan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

(ASHRIL SYAMSU)
12
JENIS ARSIP DINAMIS
1.Arsip vital
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.
2.Arsip aktif
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/
atau terus menerus.
3.Arsip inaktif
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

Gie (1983) menyatakan kearsipan ialah
proses penerimaan, pengaturan dan
penyimpanan warkat secara sistematis
sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan
dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Selanjutnya arsip yang berisi informasi
tersebut harus disimpan dengan
menggunakan sistem tertentu dan dibantu
oleh perlengkapan yang memadai serta
dilakukan oleh petugas kearsipan yang
menguasai bidangnya.
Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, maupun
pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Kearsipan juga berarti aktivitas penyelenggaraan arsip sejak
dilahirkan atau diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan atau
dilestarikan (Martono,1982)

Nilai Guna
“ALFRED TujuanFungsi Arsip
Azas
Life spand lancar adm
Usaha
Penataan berkas
Kearsipan dinamis

B.Fungsi dan Peranan Arsip
Menurut Pasal 2 Undang-undang Pokok Kearsipan Nomor
7 Tahun 1971, fungsi arsip dibedakan menjadi 2, yaitu :
1. Fungsi Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara
langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya, maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Menurut frekuensi pemakaiannya, arsip dinamis
dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori, yaitu:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan dalam
operasi sewaktu-waktu.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan
tetapi sudah berkurang fekuensi pengunaannya, dan
3. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi
dalam operasi sehari-hari tetapi masih perlu disimpan
untuk kepentingan lembaga atau organisasi

1. Sebagai Sumber Ingatan
2.Sebagai sumber informasi dan
keterangan
3.Sebagai sumber sejarah atau bahan
bukti sejarah
4.Sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban terhadap
suatu peristiwa atau kejadian
Fungsi arsip secara umum yaitu:

Peranan Arsip
1. Membantu ingatan seseorang untuk
melakukan suatu tindakan
2. Membantu pimpinan dalam pengambilan
suatu keputusan dan kebijaksanaan,
3. Membantu melancarkan proses kegiatan
administrasi
4. Membantu melancarkan proses
penyelenggaraan organisasi dalam rangka
untuk mencapai tujuan

C. Nilai Guna Arsip
Menurut Vernon B. Santen (1955) nilai-nilai yang
mungkin ada pada dokumen-dokumen sehingga perlu
disimpan yang dicakup dalam satu istilah pengingat
“ALFRED”
A = Administrative
value
L = Legal value
F = Fiscal value
R = Research value
E = Educational value
D = Documentary value

PERSOALAN KEARSIPAN
diskusi
• 1

Permasalahan Kearsipan
1. Arsip diterima, kemudian disimpan, tetapi tidak dapat
ditemukan lagi karena sesuatu hal,
2. Kalaupun ditemukan tapi memerlukan waktu yg
panjang utk menemukannya krn hampir membongkari
tumpukan-tumpukan atau berkas-berkas arsip,
3. Arsip makin hari makin bertambah volumenya, akibat
dari pertambahan volume tsb maka antara arsip yg
berguna & arsip yg tdk bernilai guna bercampur aduk,
4. Peningkatan volume arsip berakibat pula kurangnya
tempat penyimpanan, sehingga sering dipaksakan
dipergunakan untuk menampung arsip dengan
melebihi kapasitas tempat penyimpanan,
5. Sarana dalam mengendalikan pengurusan arsip amat
sederhana, bahkan kadang-kadang terlalu minim, dan
6. Kurangnya tenaga terlatih untuk mengurus
arsip, bahkan tidak jarang bagian arsip ditangani oleh
pegawai yang tidak terlatih.

Kebijakan yang menghambat
perdagangan:
1.Tarif, merupakan pajak yang dikenakan untuk
setiap komoditi yang diimpor dari negara lain.
2. Subsidi, merupakan bantuan pemerintah terhadap
produsen di suatu negara sehingga akan membuat
produsen menjadi lebih efisien dan bisa menjual
produknya ke negara lain.
D. Tujuan
Kearsipan
Dalam pasal 3 UU pokok kearsipan No. 7 tahun
1971 menyebutkan tujuan kearsipan adalah
menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraaan kehidupan kebangsaan serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
bagi kehidupan pemerintah

• Lanjutan
• Mengurus arsip sedkit mungkin sebanyak
perlu melalui sistem arsip yang benar dan
teratur
• Menyediakan arsip yang bermutu
• Mengurus arsip secara efektif dan efisien
sehingga arsip bernilai guna
• Mengusahakan penghematan biaya
dengan peralatan yang layak

Agar tujuan kearsipan dapat terlaksana, maka
perbaikan manajemen kearsipan sepantasnya
senantiasa diperbaiki dengan berbagai usaha
seperti:
1. Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan menuju
kesempurnaan.
2. Mempersiapkan kader kearsipan baik di tingkat
rendah sampai kader ahli tingkat tinggi, melalui
kursus, pelatihan, serta cara lain yang lebih efektif.
3. Meningkatkan motivasi melalui penerangan di
berbagai media serta senantiasa meningkatkan
pengawasan dalam penyelenggaraan arsip.
4. Berusaha melengkapai sarana serta teknis kearsipan.
5. Membuka kesempatan bagi peneliti ilmiah untuk
menelaah atau menyelidiki arsip (UU Pokok Kearsipan
No. 7 tahun 1971).

ARSIP SEBAGAI DOKUMENTASI

Azas Kearsipan
• Adanya pegawai yang memenuhi syarat
• Prosedur kerja sewderhana tapi efektif
• Pengaturan pemakaian formulir yang
standar
• Pemilihan sistem arsip yang tepat
• Penyediaan perlengkapan minimal dan
layak
• Tersedianya tempat arsip yang aman
• Penetapan laporan secara berkala dan
secara menyeluruh

Istilah-istilah dalam arsip
• File
• Sekat/guide
• Folder
• Kode
• Indek
• Berkas
• klasifikasi

Permasalahan arsip
• Praktek

Jalan –jalan ke pariaman
singgah sebentar di
perempatan
SAYA AKHIRI PAPARAN
DENGAN HARAPAN JUMPA
MINGGU DEPAN
Padang, 2014

kearsipan

More Related Content

What's hot

Viewers also liked

Similar to kearsipan

Recently uploaded

kearsipan