edu

1. 1 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola
segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi,
kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga
mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari
suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat,
formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor
pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk
pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen
secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-
dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh
Wahyono, 2005:2).
Pengelolaan arsip di Kota Magelang menjadi rujukan studi
banding. Belum lama ini, beberapa anggota DPRD Provinsi Jawa
Tengah berkunjung ke Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
Kota Magelang. Kedatangan mereka untuk belajar mengenai tata
kelola kearsipan di kota se-juta bunga tersebut. Kami sedang

2. 2 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
menyusun raperda tentang kearsipan. Dipilihnya Kota Magelang
sebagai objek studi banding, karena memiliki perda tentang
kearsipan.1
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi
pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi intern
dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada
seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan di segala
bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Dalam hal ini, pengelolaan
arsip di Kota Magelang patut dijadikan contoh, mengingat cakupan
kearsipan sangat yang luas. Hal ini menunjukkan bahwa manajemen
kearsipan di Kota Magelang tertata dengan baik dan apik.
Apabila pengelolaan arsip sebuah kantor kurang baik,
menemukan informasi yang telah disimpan akan menjadi sulit dan
akhirnya menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.
Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas dirumuskan permasalahan sebagai
berikut.
1 http://www.radarjogja.co.id/blog/2015/04/07/anggota-dewan-kunjungi-kantor-perpustakaan/
(diakses tanggal 8 April pukul 16.40)

3. 3 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
1. Apakah yang dimaksud dengan arsip?
2. Apa saja kegunaan arsip?
3. Apa saja jenis-jenis arsip?
4. Apa saja peralatan dan perlengkapan kearsipan?
5. Bagaimana sistem penyimpanan arsip?
6. Bagaimana cara penemuan kembali arsip?
7. Apakah arsip dapat dipindahkan?
1.3Tujuan Pembahasan
1. Diharapkan mahasiswa mengerti makna dari Arsip.
2. Diharapkan mahasiswa menerapkan system kearsipan dalam
kehidupan sehari-hari.
3. Diharapkan mahasiswa semakin peka terhadap pentingnya
manajemen arsip.
4. Diharapkan mahasiswa dapat membagikan ilmu yang diketahui
kepada sekeliling mereka.

4. 4 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
BAB II
PEMBAHASAN
2.1Definisi Konseptual
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek),
yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula
pengertian arsip memang menunjukkan tempat atau gedung tempat
penyimpanan arsip, namun belakangan, orang cenderung menyebut
arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah
archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution
sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.2
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang
artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau
benang ini digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat.
Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:
 Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau
badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan
kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang
2
https://dwioktanur20.wordpress.com/2014/02/21/makalah-kearsipan/(diaksespada
tanggal 27 Maret 2015 pukul 09.56)

5. 5 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
berharga untuk disimpan secara permanen bagi
suatu keperluan.
 Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara
tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat
dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
a.) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam
berbagai corak, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b.) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan
swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan
bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro
film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam
berbagai bentuk dan sifat, atau salinan dengan segala cara pembuatan
yang dihasilkan/diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan
organisasi, fungsi-fungsi kebijakan, kebijakan, keputusan,

6. 6 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan pemerintah lain
atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh The Liang Gie3
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis,
terencana, karena mempunyai nilai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip
adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang
disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara
berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat
ditemukan kembali secara tepat.
Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari
beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film,
mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain
dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh
lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan
yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
3 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 1996), hal.118

7. 7 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
2.2Penelitian yang Relevan
Archival research is a type of primary research which involves
seeking out and extracting evidence from original archival records.
Archival research can be contrasted with (1) secondary research
(undertaken in a library or online), which involves identifying and
consulting secondary sources relating to the topic of enquiry; and (2)
with other types of primary research and empirical investigation.
Archival research is generally more complex and time-
consuming than library and internet research, presenting challenges in
identifying, locating and interpreting relevant documents. Archival
records are often unique, and the researcher must be prepared to
travel to reach them. Some finding aids to archival online documents,
but many more are not, and some records lack any kind of finding aid
at all. Although most archive repositories welcome researchers, and
professional staff tasked with assisting them, the sheer quantity of
records means that finding aids may be of only limited usefulness: the
researcher will need to hunt through large quantities of documents in
search of material relevant to his or her particular enquiry. Some
records may be closed to public for reasons of confidentiality; and
others may be written in archaic handwriting, in ancient or foreign
languages, or in technical terminology. Archival documents were
generally created for immediate practical or administrative purposes,

8. 8 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
not for the benefit of future researchers, and additional contextual
research may be necessary to make sense of them.
Archival research lies at the heart of most academic and other
forms of original historical research; but it’s frequently also undertaken
(in conjunction with parallel research methodologies) in other
disciplines (the humanities and social sciences, including literary
studies, archaeology, sociology, human geography, anthropology, and
psychology). It also be important in other non-academic types of
enquiry, such as the tracing of birth families by adoptees, and criminal
investigations.4
Penelitian arsip merupakan jenis penelitian utama yang
melibatkan mencari dan penggalian bukti dari catatan arsip asli.
Penelitian arsip dapat dibandingkan dengan (1) penelitian sekunder
(dilakukan di perpustakaan atau online), yang melibatkan identifikasi
dan konsultasi sumber-sumber sekunder yang berkaitan dengan topik
penyelidikan; dan (2) dengan jenis penelitian primer dan investigasi
empiris.
Penelitian arsip umumnya lebih kompleks dan memakan waktu
lebih banyak dari perpustakaan dan internet, menyajikan tantangan
dalam mengidentifikasi, menemukan dan menafsirkan dokumen yang
relevan. Catatan arsip seringkali unik, dan peneliti harus siap untuk
4 http://en.wikipedia.org/wiki/Archival_research (diakses tanggal 27 Maret2015 pukul 10.13).

9. 9 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
melakukan perjalanan untuk menjangkaunya. Beberapa menemukan
bantuan untuk dokumen arsip online, tetapi lebih banyak lagi yang
tidak, dan beberapa catatan tidak memiliki sama sekali. Meskipun
sebagian besar repositori arsip mendukung para peneliti, dan staf
profesional yang membantu mereka, kuantitas semata-mata catatan
berarti bahwa menemukan bantuan mungkin hanya kegunaan
terbatas: peneliti harus berburu melalui dokumen dalam jumlah besar
untuk mencari materi yang relevan dengannya atau pertanyaan
tertentu. Beberapa catatan mungkin tertutup untuk publik karena
alasan kerahasiaan; dan lain-lain dapat ditulis dalam tulisan tangan
kuno, dalam bahasa kuno atau asing, atau dalam istilah teknis.
Dokumen arsip umumnya dibuat untuk tujuan praktis atau administratif
langsung, bukan untuk kepentingan peneliti di masa depan, dan
penelitian kontekstual tambahan mungkin diperlukan untuk memahami
mereka.
Penelitian arsip sebagian besar terletak di jantung akademik
penelitian sejarah; tapi sering dilakukan (dalam hubungannya dengan
metodologi penelitian paralel) dalam disiplin lain (humaniora dan ilmu
sosial, termasuk studi sastra, arkeologi, sosiologi, geografi manusia,
antropologi, dan psikologi). Hal ini juga penting dalam penyelidikan
bidang non-akademik lainnya, seperti penelusuran keluarga, adopsi,
dan investigasi kriminal.

10. 10 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
2.3Pembahasan
2.3.1 Pengertian Arsip
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip berasal dari bahasan
Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea
dan selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche
artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan
peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan
mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.5
Penjelasan di atas ditegaskan lagi oleh Sri Endang R.
menyatakan bahwa kata arsip berasal dari:
Bahasa Yunani archium Peti untuk menyimpan sesuatu
Bahasa Latin felum (bundle) Tali dan benang
Bahasa Inggris archieve
record
file
kumpulan warkat
catatan
kumpulan informasi
Bahasa Belanda archief Warkat
Bahasa Jerman archivalen Warkat
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk media sesuai perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
5 Yufid, Kamus Besar Bahasa Indonesia offline (aplikasi),PusatBahasaDepartemen Pendidikan
Nasional Indonesia.

11. 11 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar sertiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun
1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal I:6
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta dan atau perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti atau tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada
6 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

12. 12 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
kertas (kartu, formulir), kertas film (film-strip, mikro film), media
komputer (piringan, rekaman, disket), kertas fotokopi, dll.
2.3.2 Guna Arsip
Arsip mempunyai peran yang sangat penting bagi sebuah
kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus
sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-benar
menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian
pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ada beberapa
kegunaan arsip, antara lain:7
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan
pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa
mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang
terekam adalam arsip tersebut.
2. Arsip sebgai bahan pengambil keputusan
Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan
berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi
7 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, (Yogyakarta:Gava Media,
2005),hal.

13. 13 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam
berbagai media elektronik maupun non elektronik.
3. Arsip sebgai bukti legalitas
Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung
legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis
Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi
untuk masa yang akan dating. Sehingga arsip dapat digunakan
sebgai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika
kegiatan organisasi.
Tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang sama, setiap
arsip punya kegunaan yang berbeda. Guna lain dari arsip adalah
sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu
pengetahuan.
2.3.3 Jenis Arsip
Sri Endang R. mengemukakan bahwa lima jenis arsip, yaitu:8
1. Arsip berdasarkan bentuk fisiknya, dibagi atas:
 Arsip yang berbentuk lembaran
 Arsip yang tidak berbentuk lembaran
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya, terbagi atas:
8 Sri Endang, R, dkk, Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, (Jakarta:Erlangga,2009),
hal.

14. 14 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
 Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-
catatan mengenai masalah keuangan
 Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan
dengan masalah inventaris
 Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan
dengan kepegawaian
 Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan
dengan masalah penjualan
 Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan
dengan masalah produksi
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, dibagi atas:
 Lembaga pemerintahan, misalnya, arsip nasional negara
(Arsip Nasional Republik Indonesia) dan arsip nasional di
setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional Daerah)
 Instansi Pemerintah/swasta
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya, dibagi atas:
 Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai
kegunaan informasi
 Arsip biasa, yaitu yang semula penting, akhirnya tidak
berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan berlalu
 Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan
masa lalu dan masa yang akan dating, sehingga perlu
disimpan dalam waktu yang lama

15. 15 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
 Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat
dijadikan alat pengingat selama-lamanya
 Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh
diketahui oleh orang tertentu dalam suatu organisasi
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, dibagi atas:
 Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara
langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dalam
penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis
dibedakan sebagai berikut.
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara
terus menerus dalam kegiatan kantor,
2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-
kadang masih diperlukan,
3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat
jarang digunakan,
 Arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara
langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara.

16. 16 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
2.3.4 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Ignasius Wursanto mengemukakan bahwa dalam melakukan
penataan terhadap arsip diperlukan peralatan dan perlengkapan
kearsipan. Peralatan dan perlengkapan itu adalah sebagai berikut:9
1. Map, lipatan kertas atau karton/manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.
2. Folder, lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat
panjang untuk menyimpan/menempatkan arsip atau sekelompok
arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat
kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem penataan yang
digunakan apakah vertikal atau horizontal.
3. Guide, lembaran kertas tebal/karton/manila yang dipergunakan
sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.
4. Filling cabinet, perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang
yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet
mempunyai dua samapi lima laci.
5. Almari arsip, suatu perabot kantor yang dipergunakan untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip.
6. Rak arsip, sejenis almarai tidak berpintu yang digunakan untuk
menaruh atau menyimpan berkas atau arsip.
9 Ignasius Wursanto,Kearsipan I,(Yogyakarta:Kanisius,1989),hal.

17. 17 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
7. Rotary, alat penyimpan arsip yang dapat digerakkan berputar
sehingga penempatan dan penemuan tidak memakan tenaga.
8. Cardex (card index), alat yang dipergunakan untuk menyimpan
warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci
yang dapat ditarik keluar memanjang. Biasanya digunakan untuk
menyimpan kartu kendali.
2.3.5 Sistem Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan
menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan
untuk membantu dan mempermudah kita dalam penyimpanan dan
penemuan kembali arsip tersebut. Meteode penyimpanan tersebut
sering disebut sistem penyimpanan arsip (filling system).
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas:10
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali warkat
menggunakan petunjuk abjad. Warkat yang akan disimpan
dikelola berdasarkan nama orang atau organisasi.
2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal (Subject Filling System)
Salah satu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen itu. Isi dokumen sring disebut
10 https://endangsuciharti.wordpress.com/2012/03/04/5-sistem-kearsipan/ (diakses tanggal 27
Maret 2015 pukul 10.26)

18. 18 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau
subjek.
3. Sistem Nomor (Numerical Filling System)
Salah satu sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun dengan menggunakan kode/nomor.
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filling Sytem)
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tanggal, bulan, tahun. Dalam sistem ini yang
dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip
adalah tanggal, bulan atau tahun pemubatan yang tercantum
dalam arsip itu sendiri.
5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah (Geographical Filling
System)
Sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang
dijadikan pedoman adalam menemukan arsip secara cepat
berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang
dkirim surat.
2.3.6 Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual
ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti
penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa
menggunakan tenaga mesin.Sedangkan penemuan kembali dengan

19. 19 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip
melalui sarana elektronik (komputer).11
Arsip tidak boleh disimpan sembarangan, harus disimpan
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga
arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat,
tepat pada waktu dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat
terlaksana dengan baik, perlu memperhatikan beberapa syarat:
1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan
sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus di dasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan,
maka disusun kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah
diingat, serta didukung oleh peralatan dan perlengkapan.
4. Sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan
harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka
bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi. Beberapa
faktor penunjang perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka
memudahkan dalam penemuan arsip adalah sebagai berikut.
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan dan memlihara arsip berdasarkan sistem yang
berlaku baik arsip kedinasan ataupun arsip pribadi pimpinan.
11 Sedarmayanti,Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, (Bandung: Mandar
Maju,2003), hal.

20. 20 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik
hendaknya memperhatikan faktor-faktor penunjang, antara lain:
a. Kesedrahanan. Sistem penyimpanan yang dipilih harus
mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang
saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.
b. Ketepatan menyimpan arsip. Berdasarkan sistem yang
digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat.
c. Memenuhi persyaratan ekonomis. Harus memanfaatkan
ruangan, tempat, peralatan yang ada serta biaya yang
tersedia.
d. Menjamin keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan,
pencurian kemusnahan dan bahaya air, api, binatang, udara
yang lembab, dll. Sehingga penyimpanan harus di tempat
yang benar-benar aman dari segala gangguan.
e. Penempatan arsip. Hendaknya pada tempat yang strategis,
mudah dicapai oleh semua unit.
f. Sistem yang digunakan harus fleksibel. Harus memberikan
kemugkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka
penyempurnaan efisiensi kerja.
g. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani
peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.

21. 21 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa yang terjadi
setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat
dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan
kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara berkala agar dapat
memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan
saran untuk mengadakan penyusutan/pemusnahan bila perlu.
2.3.7 Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip
dari aktif kepada in-aktif karena jarang sekali dipergunakan dalam
kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan
memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu
ke tempat lain sehingga filling cabinet yang semula dipakai dalam
pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dapat dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip baru.
2.3.8 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan/kegiatan menghancurkan
secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak
memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara
total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain
sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

22. 22 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan
untuk memungkinan tersedianya tempat penyimpan dan pemeliharaan
yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.
Menurut zulkifli Amsyah pemusnahan arsip dapat dilakukan
dengan beberapa cara yaitu:12
1. Pembakaran. Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah,
tetapi memakan waktu cukup lama. Oleh karena itu pembakaran
bisa dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.
2. Pencacahan. Pemusnahan arsip dengan cara ini dilakukan secara
bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu, melainkan dapat
dilakukan secara rutin tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya
mempunyai mesin pencacah kertas.
3. Penghancuran. Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah dengan
menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini cukup
berbahaya karena bahan kima yang digunakan dapt melukai
pericikannya mengenai badan.
Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada umumnya terdiri
dari seleksi, pembuatan berita acara pemusnahan dan pelaksanaan
pemusnahan arsip dengan saksi-saksi.
12 Zulkifli Amsyah,Manajemen Kearsipan,(Jakarta:PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), hal.

23. 23 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
BAB III
PENUTUP
3.1Kesimpulan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah
kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus
sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-benar
menunjukakkan peran yang sesuai dan dapat mendukung
penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor
tersebut.
Tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang sama, setiap
arsip punya kegunaan yang berbeda-beda. Sedangkan prosedur
pemusnahan arsip pada umumnya terdiri dari seleksi, pembuatan

24. 24 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
berita acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan
saksi-saksi.
3.2Saran
Dalam pengelolaan kearsipan perlu adanya ketelitian sebab
arsip merupakan warkat atau dokumen yang penting bagi sebuah
perusahaan. Dalam menangani kearsipan harus melalui beberapa
proses dimulai dari sarana dan prasarana yang harus diperhatikan.
Kemudian dalam pengelolaan sistem arsip itu diperlukan juga
pengawasan dan pemeliharaan agar arsip itu tetap aman dan terjaga.

25. 25 | M a n a j e m e n K e a r s i p a n
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama.
Gie, The Liang. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:
Liberty.
R., Sri Endang, dkk. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem
Kearsipan. Jakarta: Erlangga.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi
Modern. Bandung: Mandar Maju.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan
Modern. Yogyakarta: Gava Media.
UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Wursanto, Ignasius. 1989. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius.
Yufid, Kamus Besar Bahasa Indonesia offline (aplikasi), Pusat Bahasa
Departemen Pendidikan Nasional Indonesia.
http://www.radarjogja.co.id/blog/2015/04/07/anggota-dewan-kunjungi-
kantor-perpustakaan/ (diakses tanggal 8 April pukul 16.40).
https://endangsuciharti.wordpress.com/2012/03/04/5-sistem-kearsipan/
(diakses tanggal 27 Maret 2015 pukul 10.26).
http://en.wikipedia.org/wiki/Archival_ research (diakses tanggal 27 Maret
2015 pukul 10.13).
https://dwioktanur20.wordpress.com/2014/02/21/makalah-kearsipan/
diakses pada tanggal 27 Maret 2015 pukul 09.56)