3. Kompetensi Dasar :
3.3 Menjelaskan makna dampak dan cara penerapan
otomatisasi dalam administrasi perkantoran
3.4 Mejelaskan penerapan otomatisasi dalam
administrasi perkantoran
4. Kompetensi Inti :
3.3 Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual,
prosedural dalam ilmu pengetahuan teknologi,
seni,budaya dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan.
3.4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam
ranah konkret dan ranah abstrak terkait
pengembangan.
5. Tujuan pembelajaran
1. Siswa mampu menjelaskan makna, dampak
dan cara penerapan otomatisasi dalam
administrasi perkantoran
2. Siswa mampu menjelaskan penerapan
otomatisasi dalam adminitrasi perkantoran.
7. Pengertian Otomatisasi
Otomatisasi perkantoran adalah pengalihan fungsi
manual peralatan kantor yang banyak menggunakan
tenaga manusia menjadi fungsi-fungsi otomatis
dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya
komputer untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
8. Konsep dasar
1. Hakikat Otomatisasi Perkantoran
2. Konsep Otomatisasi perkantoran
3. Perkantoran elektronis
4. Pengguna otomatisasi perkantoran
9. Materi
A. Hakikat otomatisasi perkantoran
- Otomatisasi ( inggris ) disebut automation mechanization dan
computeriation
- Otomatisasi perkantoran : pengalihan fungsi manual peralatan
kantor dari menggunakan tenaga manusia penggunaan fungsi
otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis.
B. Konsep – konsep Otomatisasi Perkantoran
- Proses yang terjadi di perkantoran selalu mengarah ke otomatisasi
- Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi – aplikasi yang terpisah
dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terncana dan terpadu.
- Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman
informasi
10. C. Perkantoran Elektronis ( E-Office )
- Keuntungan Kantor Maya :
a. Pengurangan biaya fasilitas
b. Pengurangan biaya peralatan
c. Jaringan komunikasi formal
d. Kontribusi Sosial
- Kerugian Kantor Maya :
a. Kurangnya kontak langsung antar pegawai
b. Takut kehilangan pekerjaan
c. Semangat kerja yang rendah.
11. D. Pengguna Otomatisasi Perkantoran
1. Manajer : Manajer adalah orang yang bertanggung jawab
mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya
manusia.
2. Profesional : yakni tidak mengelola orang tetapi
menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga,
dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra
bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris : Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja
terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas
menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur
jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan
tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan
mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan
surat.
12. Dampak otomatisasi perkantoran
• Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia.
• Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.
• Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu
kerjapegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara
lain banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip
dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atau
tenaga administrasi sangat sibuk dengan tugas administratifnya.
• Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan.
• Denganadanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen
tingkatmenengah berubah secara drastis.
• Fasilitas dari otomasi perkantoranmeliputi berbagai jenis komputer dari
mulai komputer besar sampai komputer pribadi melalui jaringan
komunikasi dengan mesin facsimile danpencetak, pengolahan kata, arsip
elektronik, surat elektronik, pengaturanjadwal rapat otomatis, sistem
informasi manajemen, dan pemrograman.
14. 1. Di bawah ini istilah yang tidak mempunyai padanan
makna dengan otomatisasi yaitu...
A. Mechanization
B. Utilization D. Computerization
C. Automation
15. 2. Manakah yang termasuk keuntungan elektronic office
di bawah ini...
A. Pengurangan biaya fasiltas
B. Ketegangan keluarga
C. Tersedianya sumber daya komputer
D. Tersedianya jaringan internet
16. 3. Pengguna otomatisasi perkantoran adalah...
A. Direktur
B. Manajer
C. Investor
D. Masyarakat
17. 4. Kerugian penggunaa kantor elektronik adalah..
A. Membutuhkan banyak ruang
B. Mengurangi PHK
C. Semangat kerja rendah
D. Mengurangi biaya peralatan
18. 5. Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber
daya perusahaan terutama sumber daya..
A. Profesional
B. Sekertaris
C. Clerical Employee
D. Manajer
19. 6. Pengguna otomatisasi perkantoran yang ditugaskan
pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas dan menangani korespondensi,
menjawab telepon, mengatur jadwal pertemuan adalah
A. Profesional C. Sekertaris
B. Clerical Employee D. Manajer
20. 7. Pihak pengguna otomatisasi perkantoran yang
melaksanakan tugas untuk sekretaris seperti
mengoperasikan mesin foto copy, menyusun dokumen
dan mengatur jadwal adalah...
B. Profesional
C. SekertarisA. Clerical Employee
D. Manajer
21. 8. Sistem elektronik yang dimaksudkan sebagai kegiatan
perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu
prosedur tertulis disebut...
A. Sistem elektronik formal
B. Sistem elektronik informal
C. Sistem elektronik vital
D. Sistem elektronik instrumental
22. 9. Sistem elektronik yang tidak diruaikan secara tertulis
disebut...
A. Sistem elektronik formal
B. Sistem elektronik informal
C. Sistem elektronik vital
D. Sistem elektronik instrumental
23. 10.Pada konsep otomatisasi perkantoran, otomatisasi
kantor berevolusi dari...
B. Aplikasi yang kuno menjadi aplikasi yang mutakhir
A. Aplikasi yang jarang digunakan menjadi aplikasi
sering digunakan
C. Aplikasi yang sederhana menjadi aplikasi yang
mewah
D. Aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju
aplikasi yang terencana dan terpadu
