Otomatisasi perkantoran adalah sistem informasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi antar individu dan organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas kantor. Sistem ini digunakan oleh manajer, profesional, sekretaris, dan pegawai administratif untuk berkomunikasi dan bekerja secara elektronik menggunakan aplikasi seperti pengolah kata, email, kalender, presentasi, dan fax.
2. APAKAH OTOMATISASI PERKANTORAN?
WHAT IS OFFICE AUTOMATION?
• Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang
yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.
http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html
• Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat
OA) didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan,
dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja
dan organisasi.
https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor
3. Pengguna Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan
oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada
dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor,
yaitu :
1. Manajer : Orang yang bertanggung jawab mengelola
sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional : Profesional tidak mengelola orang,
tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.
Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff
khusus Manajer dan professional secara bersama
dikenal sebagai pekerja terdidik.
https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/
4. Pengguna Otomatisasi Perkantoran
3. Sekretaris : Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu
untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani
korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan.
4. Pegawai administratif : Melaksanakan tugas-tugas untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun
dokumen, menyimpan dokumen.
https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/
5. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah
pekerjaan dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya,
tujuan otomatisasi kantor adalah:
• Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja,
material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
• Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
• Meningkatkan produksi.
https://goenable.wordpress.com/tag/tujuan-otomatisasi-kantor/
6. Jenis-Jenis Aplikasi Perkantoran
1. Aplikasi Pengolah
Kata
2. Aplikasi Pengolah
Angka
3. Surat Elektronik (e-
mail)
4. Voice Mail
5. Kalender Elektronik
6. Konfrensi Audio
(Audio Confrencing)
7. Konferensi Video
8. Faxsimile
9. Slide Presentase
10. Pencitraan (Imaging)
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-
jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
7. 1. APLIKASI PENGOLAH KATA
(Word Processing)
Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah
penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat
melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk
membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak
dokumene tersebut.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
8. 2. APLIKASI PENGOLAH ANGKA
(Number Processing)
Aplikasi pengolah angka Number Processing
memudahkan akuntan dalam membuat
perhitungan-perhitungan keuangan dengan
mudah, sehingga meminimalkan kesalahan
dalam pembuatan laporan keuangan.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
9. 3. Surat Elektronik
(Number Processing)
Surat elektronik E-mail adalah pengiriman
file hasil ketikan menggunakan jaringan
komputer yang memungkinkan para pemakai
mengirim, menyimpan dan menerima pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan
alat penyimpanan.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
10. 4. Pesan Suara (Voice Mail)
Voice Mail adalah Pengiriman pesan
dengan mengucapkan pesan tersebut melalui
telepon dan bukan mengetiknya dan anda
menggunakan telephone untuk memanggil pesan
yang telah dikirimkan kepada anda.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
11. 5. Kalender Elektronik
(Calendar Electronics)
Kalender elektronik menggunakan
jaringan komputer untuk menyimpan dan
memangil acara yang telah ditetapkan oleh
manajer, bersifat khusus diantara aplikasi
perkantoran karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan sebagai media
komunikasi.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
12. 6. Konfrensi Audio
(Audio Confrencing)
Konfrensi audio adalah penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk membuat
komunikasi audio diantara orang-orang yang
tersebar secara geografis dengan tujuan
melaksanakan konfrensi.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
13. 7. Konfrensi Video
(Video Confrencing)
Konfrensi video adalah penggunaan
peralatan televisi untuk menghubungkan para
peserta konferensi yang tersebar secara
geografis yang menyediakan hubungan audio
dan video.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
14. 8. Faksimil (Faxsimile)
Fax singkatan dari Facsimile transmision,
merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat
membaca citra dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya,
berbentuk saluran telepon biasa.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
15. 9. Slide Presentasi
(Slide Presentase)
Slide presentase adalah penggunaan
komputer untuk tujuan memberikan
tampilan materi yang dapat berupa
gambar, kata, suara, maupun audio visual
yang ditampilkan dalam bentuk slide.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
16. 10. Pencitraan (Imaging)
Volume dokumen yang besar dan
harus menyimpan dalam file agar informasi
dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika
diperlukan menggunakan aplikasi yang dapat
menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen
digital (file) dengan menggunakan Scanner.
https://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
