Docsvision для нефтегазового комплекса

Docsvision 5
Система управления документами
и бизнес-процессами

Нефтегазовая и химическая
промышленность

О компании
«ДоксВижн»

www.docsvision.com Слайд: 2

О компании «ДоксВижн»

• Разработчик платформы управления документами и
бизнес-процессами Docsvision
• На рынке с 2005 года (разработке более 10 лет)
• Продажи и внедрения – через сеть партнеров
• Сотрудники – признанные эксперты в области СЭД
• Курирование ключевых проектов разработчиком
• Более 80 партнеров в России и ближнем зарубежье
• Более 1000 внедрений
• Более 500 000 пользователей


Нефтегазовый сектор

• Один из лидеров российского рынка СЭД/ECM-продуктов
в нефтегазовом секторе
• Более 60 внедрений в отрасли


Место нефтехимии во внедрениях
Docsvision


Требования отрасли к СЭД

• Большой масштаб предприятий
 Высокие требования к системе поиска документов
 Интеграция с Active Directory (службой каталогов)
 Прозрачность процессов для управления
• Распределенная структура
 Дочерние компании, удаленные производства, централизованный документооборот
• Сложные производственные процессы
 Жесткая управляемость обработки документов и исполнения решений
 Большое количество пользователей из подразделений основного производства –
интеграция в привычное ПО (Microsoft Outlook)
• Масштабы контрактов
 Регламентация и автоматизация договорной деятельности, претензионно-исковой
работы
• Мобильность топ-менеджмента
• Масштабируемость
• Надежность
• Безопасность


Docsvision и задачи
управления
нефтегазовой и
химической отрасли


Назначение Docsvision
• Автоматизация задач управления документами и бизнес-процессами:
 Общая управленческая деятельность
 Функциональные задачи подразделений
 Операционные процессы деятельности
• Примеры задач:
 Делопроизводство (документационное обеспечения управления)
 Договорной документооборот от подготовки до исполнения
 Архив первичных документов по хозяйственной деятельности
 Документооборот, сопровождающий разработку новой продукции
 Процессы обслуживания запросов клиентов на продукцию и услуги
 Внутренние вспомогательные процессы (командировки, заявки в службы, и пр.)
 Управление поручениями в рамках текущей и проектной деятельности
• Для предприятий и организаций различных размеров
и видов деятельности


Ключевое преимущество для отрасли

• Хорошо проработанная функциональность в решении
управленческих задач
 Управление документами
 Согласование
 Многоуровневые резолюции, контроль исполнения и отчетность
 Управление доступом по трем различным моделям
• Высокая гибкость без программирования
 Настройка регламентов работы «по фигуре» организации
 Настройка форм карточек
 Интеграция в информационную систему (1С, SharePoint) на уровне
бизнес-процессов
• Это сочетание делает Docsvision уникальным решением
для отрасли

Готовые решения для
нефтегазовой
отрасли


Готовые решения Docsvision

• «Управление документами»
• «Административное делопроизводство» (Digital Design)
• «Управление совещаниями»


«Управление
документами» – простая
автоматизация для
дочернего предприятия


«Управление документами»
• Массовое приложение – для всех сотрудников, работающих с
электронными документами
• Фокус – на удобство повседневной работы сотрудников
• Основа для специализированных решений
• Основные функции электронного документооборота:
 Ручной и автоматизированный ввод документов
 Надежное хранение и удобная классификация
 Гибкое разграничение прав доступа
 Изменение документов, сохранение версий и комментариев
 Поиск по штрих-коду, атрибутам и тексту документов
 Согласование, подписание, утверждение, ознакомление
 Наложение электронной подписи на документ, атрибуты и действия
 Работа с заданиями: их создание, исполнение, контроль


Основные элементы приложения
«Управление документами»
• Типовая структура папок хранения по видам документов и
функциональным структурам предприятия
 Для папок настроены соответствующие табличные представления
 Для поиска документов настроены поисковые запросы
• Настроены основные виды документов
 Корреспонденция внутренняя и внешняя
 Организационно-распорядительные
 Договорные
 Произвольные
• Настроены жизненные циклы документов
• Типовое рабочее место пользователя
 Папки с заданиями сотрудника (как исполнитель, автор, контролер, заместитель)
 Папки с документами сотрудника (с которыми он работает)


Виды документов

Настроены основные виды
документов, формы карточек,
и состояния жизненного
цикла


Интерфейс приложения


Работа с заданиями

Создать задание



Отправить задание
исполнителю


Исполнитель
получает задание

Документ приложен
к заданию

Действия исполнителя с заданием:
• Взять в работу
• Делегировать
• Выдать подчиненное задание
• Завершить
• Вернуть автору
• Установить напоминание о задании


Отчеты по выполнению заданий


Возможности поиска


Разнообразные возможности поиска


Административное
делопроизводство –
мощный инструмент для
крупного холдинга


DocsVision «Административное
делопроизводство»
• Решение для органов государственного управления и крупных
компаний
• Обобщение опыта частных решений
 Министерство Экономического Развития и Торговли
 Министерство Промышленности и Энергетики
 Министерство Регионального Развития
 Верховный Арбитражный Суд
 Агентство по Ипотечному Жилищному Кредитованию
 Гипротрубопровод (Транснефть)
• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти», соответствует
положениям стандарта ISO 15489 «Информация и документация -
Управление документами»

Организация исполнения по
документам


Делопроизводство
(канцелярия)

• Регистрация документов

• Сканирование и распознавание документов

• Поиск по реквизитам РК и тексту документа

• Шаблоны документов и РК

• Различные виды документов, включая обращения
граждан


Регистрационная карточка
документа


Движение документов

• Подготовка, согласование и утверждение
проектов документов
• Электронно-цифровая подпись проектов
документов
• Шаблоны маршрутов согласования
• Доведение документов и резолюций до
исполнителя
• Отслеживание движения документа на всех
этапах его жизненного цикла
• Удобные отчёты по движению документов

Исполнение и контроль

• Расписание и исполнение резолюций
• Электронное согласование проектов
резолюций
• Электронно-цифровая подпись резолюций
• Специализированные средства контроля по
исполнению поручений и резолюций
• Контроль разного уровня
• Отчёты по контролю исполнения

Дерево резолюций


Управление
совещаниями


Назначение

• Автоматизация процессов подготовки совещаний,
протоколирования, исполнения и контроля исполнения
принятых решений.
• Повышение уровня исполнительской дисциплины -
контроль исполнения поручений по решениям
совещаний.
• Предоставление средств для оценки эффективности
совещаний.


Ценности

• Готовый регламент организации совещаний
• Оптимизация всех процессов, связанных с
подготовкой и проведением совещаний
• Контроль исполнения решений совещания
• Механизм оценки эффективности совещаний
• Приложение полностью реализовано на
Конструкторе приложений версии 5


Функциональность

• Подготовка и отражение результатов совещаний
• Согласование результатов совещаний и доведение их до
сведения участников и заинтересованных лиц
• АвтоФормирование заданий для исполнителей
• Контроль за исполнением решений
• Предоставление средств оценки эффективности
совещаний и исполнения решений
• Формирование базы знаний по проведенным
совещаниям


Подготовка
Совещания

Подготовка
Совещания

Подсказка следующего
действия
Указать тему, время и
место совещания
Заполнить повестку и
Назначить: докладчиков
всем участникам будут разосланы
уведомления и повестка

Указать прочих участников

Формирован
ие вопроса
повестки

Докладчик может прикрепить
материалы к совещанию

Карточка Обращение

Повестка совещания генерируется
по шаблону

Карточка Обращение

Согласование протокола
производится в стандартной
карточке документа

Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов:
 Статистика по проведенным совещаниям

 Отчеты по исполнительской дисциплинеОтчет о
посещаемости совещаний

 Отчет по отклонению фактической длительности
совещаний от запланированной.


Адаптивность
Docsvision


Конструкторы
• Ключевая концепция Docsvision 5, обеспечение универсальности и
адаптивности
• Ответ на требования заказчиков: быстрые, экономичные, и легко
модифицируемые решения
• Конструктор: набор базовых объектов + средства настройки
• Изменение процесса создания решения: быстрое прототипирование
• Изменение команды: предметный специалист вместо программиста
• Сокращение времени и стоимости создания решения
• Базовые объекты:
• Документы, Задания, Бизнес-процессы
• Папки, Представления, Поисковые запросы
• Справочники, Отчёты


Список конструкторов
• Конструктор папок
• Справочник ссылок
• Справочник категорий
• Конструктор представлений
• Конструктор поисковых запросов
• Средства конструирования карточек:
 Справочник видов карточек
 Конструктор разметок
 Конструктор состояний
 Конструктор ролей
 Конструктор скриптов
• Конструктор правил нумерации
• Конструктор справочников
• Конструктор бизнес-процессов

Конструктор разметок

Добавление
Дерево
новых полей
дизайнов

Область
конструирования

Структура
Список текущей
разметок разметки


Конструктор состояний
Настройка жизненного цикла документов и заданий
Жизненный
Состояния цикл

Переходы

Разрешенные
операции


Конструктор ролевой модели

Настройка прав
в зависимости от
роли пользователя и
состояния документа


Конструктор правил нумерации
• Правила выдачи номеров для разных видов и групп
документов
 Порядковый номер
 Префиксы и суффиксы

• Задание условий для
правил нумерации
• Диапазоны номеров
для сотрудников
• Автоматические
обновление


Конструктор бизнес-процессов

• Простая автоматизация часто выполняемых
бизнес-процессов компании
• Реализация при помощи
встроенных средств
Docsvision:
 карточки бизнес-процесса
с набором основных
функций


Интернет-доступ и
мобильные клиенты


Клиент для SharePoint


Клиент для Outlook


Встраивание папок Docsvision
в окно просмотра папок Outlook


Клиент для Windows 8


Клиент для планшета


Клиент для смартфона (Informer)


Преимущества


Масштабирование
• Диапазон внедрений – от небольших локальных подразделений до
крупных распределенных холдингов и федеральных структур
• Нагрузочные испытания подтвердили работоспособность при
нагрузках:
 Пользователей – тысячи
 Документов в день – десятки тысяч
 Документов всего – сотни миллионов
 Объем базы данных – десятки терабайт
• Масштабирование в пределах одного сервера:
 Использование многопроцессорных конфигураций и 64-битного режима
 Кластеризация всех серверных компонент
• Распределенные решения, обе стратегии:
 Централизованная архитектура и удаленный доступ клиентов (веб, терминальный)
 Межсерверное взаимодействие (синхронизация справочников, документов,
обмен заданиями, распределенные бизнес-процессы)

Безопасность
• Интеграция с системой безопасности Windows
• Дискреционная безопасность
 Прямое назначение прав пользователям доступа к объекту (списки)
• Мандатная безопасность
 На основе уровней доступа объектов и уровней допуска пользователей
• Настраиваемый механизм контекстно-ролевой безопасности
• Электронная подпись по ФЗ-63 (простая, усиленная,
квалифицированная)
 Использование внешних СКЗИ (в т.ч. сертифицированных) через Microsoft
CryptoAPI
• Соответствует требованиям ФСТЭК по защите от НСД по 5-му классу
защищенности
• Может использоваться в АС до класса 1Г включительно и ИСПДн до
класса К2 включительно

Почему Docsvision?
1. Функциональность:
 Готовые решения задач СЭД для среднего бизнеса
 Мощная платформа для создания корпоративных СЭД/ECM-систем
2. Гарантированное качество:
 Входит в группу лидеров российского рынка СЭД/ECM
 Промышленный процесс разработки
 Соответствие стандартам отрасли
3. Простота выбора, внедрения, и сопровождения:
 Полнофункциональные ознакомительные версии
 Широкая сеть квалифицированных партнеров по внедрению в любом регионе
России, СНГ и Балтии
4. Инновационность:
 Клиенты для мобильных устройств
 Доступность как облачный сервис
 Новейшие технологии инфоормационных систем

Почему Docsvision?

5. Видимые результаты в сжатые сроки:
 Внедрение за 1-4 месяца
 Готовые решения для стандартных задач (СМК, OHSAS)
 Возможность автоматизации бизнес-процессов без программирования
6. Информационная безопасность:
 Сертификат ФСТЭК – готовность к аттестации ИСПДн в соответствии
с условиями 152-ФЗ
 Мощная система защиты конфиденциальных документов
7. Высокое качество сервиса:
 Проактивная техническая поддержка со стороны вендора
 Совместная работа вендора и партнера на всех этапах внедрения


Нефтегазовый сектор

• Один из лидеров российского рынка СЭД/ECM-продуктов
в нефтегазовом секторе
• Более 60 внедрений в отрасли


Пример внедрения
Docsvision в госсекторе


Docsvision для нефтегазового комплекса

More Related Content

What's hot

Viewers also liked

Similar to Docsvision для нефтегазового комплекса

More from Docsvision

Docsvision для нефтегазового комплекса