Документ описывает опыт внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота docsvision в банке за 10 лет. Проект состоял из нескольких этапов, включая первичное внедрение, автоматизацию бизнес-процессов и переход на новую версию системы. Девятый выпуск docsvision 5 улучшил функции кадрового делопроизводства, но выявил определенные ограничения по скорости работы и требованиям к квалификации пользователей.

1. 10 лет с Docsvision
- опыт внедрения,
эксплуатации
и развития

2. Как это начиналось
• В конце 2006 года руководством банка было принято
решение о внедрении системы электронного
документооборота (СЭДО).
• Руководителям ключевых подразделений были
презентованы СЭДО на платформах Docsvision, Documentum
и Directum.
• В качестве системы электронного-документооборота была
выбрана система Docsvision 3.6.
• Из небольшого на тот момент списка партнеров Docsvision в
уральском регионе была выбрана компания Юнисофт,
которая и производила все работы по внедрению платформы
СЭДО и разработке необходимого нам решения.
• Работы по реализации проекта были начаты в 2007 году.
Проект был разделен на два этапа.

3. Цели первичного внедрения
Первый этап:
•Развертывание платформы Docsvison:
1. создание сервера приложений,
2. настройка WorkFlow,
3. подготовка БД,
4. расстановка клиентских мест.
•Настройка базовых компонентов системы:
1. «Делопроизводство» (справочники сотрудников,
контрагентов, номенклатуры дел, ссылок и другие
настройки)
2. «Управление бизнес-процессами» (системные БП:
мониторинги задач и согласований)

4. Цели первичного внедрения
…Первый этап:
• Создание структуры папок, для хранения и доступа к
создаваемым карточкам документовзаданий
• Создание карточек документов:
1. служебных записок
2. входящей корреспонденции
3. исходящей корреспонденции
• Создание бизнес-процессов, обрабатывающих эти документы
• Конфигурация и привязка соответствующих элементов модуля
делопроизводства для работы с этими документам (набор
задач/резолюций, согласований, шаблонов документов)
• Написание документации и обучение персонала

5. Цели первичного внедрения
Второй этап :
Автоматизация бизнес-процессов обработки
•приказов,
•распоряжений,
•договоров,
•заявок на оплату,
•согласований внутренних регламентов и инструкций.

6. Результаты первичного внедрения,
что получилось, что не получилось
В результате первого этапа внедрения в системе Docsvision
партнером была настроена платформа и базовые элементы
системы. Также были реализованы и запущены в эксплуатацию:
•служебные записки,
•входящая корреспонденция,
•исходящая корреспонденция
Были реализованы документы и по второму этапу, но в
эксплуатацию запущены только приказы и распоряжения. Также
была реализована универсальная печатная форма протокола
согласования, которая использовалась в различных видах
документов при согласовании.

7. Развитие проекта, какая
функциональность добавлялась или
развивалась в решении
В процессе эксплуатации нами самостоятельно вносились
изменения в существующее решение:
•претерпели некоторые изменения карточки документов,
•внесены изменения или переписаны заново БП
по обработке документов,
•реализованы печатные формы документов и отчеты
(реализованы штатными средствами системы,
с использованием скриптов VBS и средствами MS Office )
•созданы новые виды документов; за все время эксплуатации
системы было реализовано 25 документов, часть из которых в
данный момент не используется
В 2008 году было произведено обновление системы до версии
4.1.1632

8. Сегодняшние результаты
(перечень имеющейся функциональности)
На текущий момент в системе используется 16 видов
документов. Из них можно выделить следующие виды
документов:
•служебные записки,
•входящие письма,
•исходящие письма,
•согласования договоров,
•неблагоприятные события,
•обращения клиентов,
•заявки на оплату,
•хоз.заявки,
•заявки на автотранспорт.

9. Плюсы и минусы Docvision 4.1 (IMHO)
+ + +
•Быстрый процесс разработки документа штатными средствами,
предоставляющими простой и понятный функционал по
настройке без использования сложных инструментов и
написания программного кода (хотя данная возможность
имеется в виде написания скриптов), что позволяет в рамках
типовых решений задействовать специалистов, не обладающих
серьезными знаниями в области программирования.
•Использование функционала “из коробки” с минимальными
настройками, к примеру, удобные и относительно простые
инструменты при использовании согласований и
выдачиконтроля поручений

10. Плюсы и минусы Docvision 4.1 (IMHO)
- - -
•Использование штатных инструментов при разработке сложных
кастомных решений,
•Настройка прав на объекты системы,
•Скорость работы системы при выдачи задачи с большим
количеством исполнителей (более 50) .

11. Цели внедрения Docsvision 5
В конце 2013 года от управления персоналом поступила заявка
на реализацию решения по усовершенствованию кадрового
делопроизводства банка с целью сокращения времени
оформления документов (прием, увольнение, переход на
другую должность, отпуска).
Часть работ по кадровому делопроизводству проводилась в
системе Контур-Персонал, а часть в СЭДО. Также ряд кадровых
документов продолжал обрабатываться на бумажных
носителях.
Было необходимо:
•реализовать связку системы Контур-Персонал и СЭДО,
•автоматизировать обработку заявлений (подача, контроль,
согласование, подписание).

12. Цели внедрения Docsvision 5
Реализация данных требований должна была:
•сократить скорость обработки кадровых документов,
•уменьшить риск потери кадровых документов.
На тот момент было принято решение использовать при
реализации данной задачи новую версию системы электронного
документооборота Docsvision 5 с дальнейшим переносом
решения из Docsvision 4 в Docsvision 5
К реализации данного проекта был привлечен партнер
Docsvision – Unidoc.

13. Цели внедрения Docsvision 5
Проект был разделен на два этапа:
Первый этап:
•развертывание новой 5-й версии платформы Docsvision
(создание сервера приложений, настройка WF, подготовка БД,
расстановка клиентских мест)
•настройка элементов системы для ее использования
•реализация решения по усовершенствованию кадрового
делопроизводства банка, которая включала в себя создание
карточек Заявлений, Служебных заданий, Приказов по ЛСОД,
Распоряжений, а также функционал по взаимодействию с
системой Контур – Персонал
•создание справочника номенклатуры дел

14. Цели внедрения Docsvision 5
Второй этап:
•реализация входящей и исходящей корреспонденции банка, а
также служебных записок
•дальнейший перенос всех используемых видов документов из
Docsvision 4 в Docsvision 5.

15. Цели внедрения Docsvision 5
Требование к реализации было - как можно больше
использовать штатный функционал системы.
При реализации на новой платформе мы хотели по
возможности исключить проблемы с функциональностью, с
которой мы сталкивались в Docsvision 4.
Одной из таких задач было создание универсального
механизма раздачи прав, который позволял бы оперативно
предоставлять права на документызадания пользователям
системы по требованию (к примеру, когда в рамках одного вида
документа необходимо предоставить доступ к документам
определенной номенклатуры).

16. Цели внедрения Docsvision 5
Данный механизм мы хотели реализовать с помощью
справочника номенклатуры дел, где в настройках каждого
номенклатурного дела была возможность определить
сотрудникагруппуподразделение, которое бы имело доступ к
документам с этим номенклатурным делом. Также иметь
возможность ограничить список доступных номенклатурных дел
для пользователя.
Здесь сразу возникла проблема с тем, что в стандартной
поставке “из коробки” не было справочника номенклатуры дел и
его пришлось создавать.

17. Цели внедрения Docsvision 5
Функционал по взаимодействию систем Docsvision и Контур-
Персонал должен был предоставить возможность:
•передавать данные по созданным и обработанным в СЭДО
Заявлениям и Служебным заданиям в Контур-Персонал для
формирования приказов и распоряжений в рамках кадрового
делопроизводства
• передавать созданные приказы (по личному составу, по
основной деятельности) и распоряжения из КП в Docsvision для
дальнейшего согласования, утверждения и ознакомления. т.е.
передаются реквизиты документа (номер, дата создания, автор,
подписант, получатель и т.д.) + печатная форма приказа в
формате Word, по которым создается карточка
приказараспоряжения в СЭДО

18. Цели внедрения Docsvision 5

19. Цели внедрения Docsvision 5
Данная задача требовала создания новых видов документов
Заявления и Служебного задания в СЭДО 5
Т.к. было принято решение о реализации данной задачи в
СЭДО 5, то было необходимо внедрить процесс обработки с
приказами и распоряжениями в новой версии системы.
Для взаимодействия двух систем использовался обмен
файлами в формате XML определенной структуры
В банке используется несколько видов заявлений со своим
набором атрибутов. Для этого была реализована одна
универсальная карточка Заявления, которая меняет свой
интерфейс (набор заполняемых полей) в зависимости от вида,
который выбирается в карточке

20. Цели внедрения Docsvision 5

21. Цели внедрения Docsvision 5
Карточки документов должны позволять пользователю
формировать печатные формы, принятые в банке, для
соответствующих видов документов: различные формы
заявлений, форма служебного задания на командировку, лист
согласования и ознакомления с приказом распоряжением
Процесс согласования и утверждения документов был реализован
с помощью конструктора согласования

22. Результаты, что получилось
В Docsvision 5 были созданы и введены в эксплуатацию 5 видов
документов:
1. Приказ по ЛС,
2. Приказ по ОД,
3. Распоряжение,
4. Заявления,
5. Служебные задания
•Реализован процесс выгрузки данных (вызов операции по кнопке)
из Docsvision в Контур-Персонал и загрузки данных (мониторинг
БП) из Контур-Персонала в Docsvision
•Созданы печатные формы для различных видов документов
•Создана структура папок для доступа к документам и заданиям

23. Результаты, что получилось

24. Результаты, что получилось
• Созданы маршруты согласования с помощью конструктора
согласований для используемых видов документов
(для каждого свой)
• Реализован справочник номенклатуры дел
• Осуществлено обновление системы с версии Docvision 5.3
(начиналась разработка) на версию Docvision 5.4 (перед
началом эксплуатации)

25. Развитие проекта
• Устранялись некоторые проблемы и ошибки с помощью
оперативных исправлений как на этапе внедрения, так и в
процессе эксплуатации
• Небольшие изменения в БП и скрипты решения, которые мы
вносили для устранения некоторых «багов»
• Созданы новые виды документов, но не введены в
эксплуатацию: служебные записки (используются в рамках
ДИТ), входящая и исходящая корреспонденция
• Созданы документы и введены в эксплуатацию: Инциденты ИБ
(информационной безопасности) и Заявки на отпуск
(оповещение сотрудника о предстоящем отпуске)
• Настроены новые маршруты согласований для новых видов
документов
• Внесены изменения в структуру папок и имеющиеся
представления для отображения новых видов документов

26. Планы
• В настоящее время идет разработка двух видов документов:
Заявки на оплату и Неблагоприятные события. Данные работы
ведутся в рамках ревнедрения в Docsvison 5 документов,
использующихся в Docsvison 4
• Помимо этого, идет процесс тестирования установки
накопительного обновления 8 (столкнулись с проблемами
установки как на этапе обновления базы данных, так и
настройками самого решения (слетели скрипты, операции
редактирования кнопок, сами кнопки))

27. + + +
• Инструменты по созданию карточек документов, которые
предоставляют намного больше возможностей, чем в
Docsvison 4.1.
• Ролевая модель, позволяющая произвести гибкую и
оперативную настройку прав на объекты в системе (чего не
могла Docsvison 4.1)
• Конструктор согласований (!)

28. - - -
• У нас скорость работы с интерфейсом системы не быстрее
Docsvision 4.1, а местами и медленнее
• Широкие и гибкие возможности разработки решения требуют
более высокого уровня подготовки специалистов,
обслуживающих Docsvision 5, чем в Docsvision 4.1, где штатный
функционал «из коробки» предлагал не такой широкий и гибкий
инструментарий по реализации решения, но был проще в
освоении и настройке.
• Функционал, который предлагал Docsvision 3-4 с модулем
Делопроизводство, был вполне готов для создания типовых
решений без каких-либо сложных манипуляций и был шире, чем
в Docsvision 5 на момент внедрения. Сейчас в накопительных
обновлениях Docsvision 5 много уже реализовано.