Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации базовых процессов делопроизводства организации – регистрации, организации исполнения и архивного хранения официальных документов в соответствии с российскими практиками.
Модуль межфилиального обмена Docsvision для организаций c распределенной структурой решает задачу эффективного взаимодействия между подразделениями, обеспечивая передачу заданий и документов из системы Docsvision одного филиала в систему другого, объединяя их в единое информационное пространство.
Для решения задач ситуативного управления и для управления простыми проектами «ДоксВижн» совместно с компанией «Экшнспейс», выпустили приложение «Менеджер задач».
Рабочие группы. Новая функциональность системы электронного документооборота...Docsvision
Помимо автоматизации канцелярии — традиционной для СЭД задачи, охватывающей только небольшой контур топ-менеджеров, решения которых доводятся до конечных исполнителей, бОльшая часть задач по работе с документами находится за рамками СЭД. Весь основной объем контента (разнообразную документацию, проекты, контракты) создают пользователи в рабочих группах, отделах, «живущие за границами канцелярии». Эта работа осуществляется, как правило, в файловых папках и электронной почте, реже в SharePoint.
Клиент для SharePoint — это дополнительный модуль системы Docsvision 5, обеспечивающий расширение стандартной функциональности SharePoint и создание решений, реализующих совместную работу Docsvision и SharePoint.
Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации базовых процессов делопроизводства организации – регистрации, организации исполнения и архивного хранения официальных документов в соответствии с российскими практиками.
Модуль межфилиального обмена Docsvision для организаций c распределенной структурой решает задачу эффективного взаимодействия между подразделениями, обеспечивая передачу заданий и документов из системы Docsvision одного филиала в систему другого, объединяя их в единое информационное пространство.
Для решения задач ситуативного управления и для управления простыми проектами «ДоксВижн» совместно с компанией «Экшнспейс», выпустили приложение «Менеджер задач».
Рабочие группы. Новая функциональность системы электронного документооборота...Docsvision
Помимо автоматизации канцелярии — традиционной для СЭД задачи, охватывающей только небольшой контур топ-менеджеров, решения которых доводятся до конечных исполнителей, бОльшая часть задач по работе с документами находится за рамками СЭД. Весь основной объем контента (разнообразную документацию, проекты, контракты) создают пользователи в рабочих группах, отделах, «живущие за границами канцелярии». Эта работа осуществляется, как правило, в файловых папках и электронной почте, реже в SharePoint.
Клиент для SharePoint — это дополнительный модуль системы Docsvision 5, обеспечивающий расширение стандартной функциональности SharePoint и создание решений, реализующих совместную работу Docsvision и SharePoint.
Легкий клиент Docsvision позволяет выполнять ключевые сценарии работы пользователя Docsvision без установки какого-либо программного обеспечения на клиентское рабочее место – достаточно любого интернет-браузера: Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Apple Safari. Доступ возможен с компьютера или мобильного устройства (планшета, смартфона) под управлением любой операционной системы, Microsoft Windows (включая Windows RT), Linux, Mac OS X.
Docsvision Потоковый ввод - модуль потокового ввода документов в СЭД DocsvisionDocsvision
Модуль потокового ввода Docsvision обеспечивает массовый ввод документов в систему с помощью потоковых документ-сканеров.
Областью применения модуля являются задачи ввода большого количества документов со сканера с привязкой результатов сканирования либо к уже имеющимся в системе регистрационным карточкам документов либо к вновь создаваемым карточкам для последующей регистрации.
Решение «Конструктор документов для Docsvision», разработанное компанией FreshDoc.ru, позволяет пользователям Docsvision создавать в системе документы любой сложности, быстро и без ошибок, используя как готовые стандартные шаблоны из публичной базы «Конструктора документов» от компании FreshDoc.ru, так и документы, используемые исключительно в их компании.
Прикладное решение «Расширенное согласование для Docsvision 5»Docsvision
Прикладное решение «Расширенное согласование» – это простой и удобный инструмент для моделирования и реализации всех этапов процесса согласования документов. С его помощью можно создавать заранее настроенные маршруты, по которым идет документ. Для этого пользователю, который инициирует процесс согласования и подписания документа, необходимо просто заполнить специальную карточку. На основании этих данных «Расширенное согласование» сформирует маршрут движения документа от участника к участнику в нужной последовательности.
Легкий клиент предоставляет пользователю доступ к системе посредством интернет-браузера, без необходимости установки на рабочее место дополнительных компонент;
Позволяет пользователю работать с поступающими документами и заданиями, выполнять все основные операции над ними, осуществлять поиск, формировать и просматривать отчеты.
Демонстрационный портал Docsvision Online Demo – это возможность самому быстро попробовать в действии систему Docsvision. Нет необходимости скачивать и устанавливать у себя полный комплект системы, всё необходимое мы уже развернули и настроили.
«Docsvision 5 Почтовый клиент» является специализированным программным продуктом, реализующим мобильное рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри любого почтового клиента.
Легкий клиент Docsvision позволяет выполнять ключевые сценарии работы пользователя Docsvision без установки какого-либо программного обеспечения на клиентское рабочее место – достаточно любого интернет-браузера: Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Apple Safari. Доступ возможен с компьютера или мобильного устройства (планшета, смартфона) под управлением любой операционной системы, Microsoft Windows (включая Windows RT), Linux, Mac OS X.
Docsvision Потоковый ввод - модуль потокового ввода документов в СЭД DocsvisionDocsvision
Модуль потокового ввода Docsvision обеспечивает массовый ввод документов в систему с помощью потоковых документ-сканеров.
Областью применения модуля являются задачи ввода большого количества документов со сканера с привязкой результатов сканирования либо к уже имеющимся в системе регистрационным карточкам документов либо к вновь создаваемым карточкам для последующей регистрации.
Решение «Конструктор документов для Docsvision», разработанное компанией FreshDoc.ru, позволяет пользователям Docsvision создавать в системе документы любой сложности, быстро и без ошибок, используя как готовые стандартные шаблоны из публичной базы «Конструктора документов» от компании FreshDoc.ru, так и документы, используемые исключительно в их компании.
Прикладное решение «Расширенное согласование для Docsvision 5»Docsvision
Прикладное решение «Расширенное согласование» – это простой и удобный инструмент для моделирования и реализации всех этапов процесса согласования документов. С его помощью можно создавать заранее настроенные маршруты, по которым идет документ. Для этого пользователю, который инициирует процесс согласования и подписания документа, необходимо просто заполнить специальную карточку. На основании этих данных «Расширенное согласование» сформирует маршрут движения документа от участника к участнику в нужной последовательности.
Легкий клиент предоставляет пользователю доступ к системе посредством интернет-браузера, без необходимости установки на рабочее место дополнительных компонент;
Позволяет пользователю работать с поступающими документами и заданиями, выполнять все основные операции над ними, осуществлять поиск, формировать и просматривать отчеты.
Демонстрационный портал Docsvision Online Demo – это возможность самому быстро попробовать в действии систему Docsvision. Нет необходимости скачивать и устанавливать у себя полный комплект системы, всё необходимое мы уже развернули и настроили.
«Docsvision 5 Почтовый клиент» является специализированным программным продуктом, реализующим мобильное рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри любого почтового клиента.
Платформа «Корпоративная система электронного документооборота» (КСЭД) предназначена для создания приложений комплексной автоматизации документооборота и делопроизводственной деятельности структурных подразделений предприятия, организации централизованного хранения неструктурированной информации и предоставления регламентированного доступа пользователей к этой информации.
Платформа обеспечивает выполнение следующих функций:
- регистрация документов на унифицированных формах, карточках с указанием основных реквизитов документов и автоматическим присвоением документам регистрационных номеров;
- обеспечение визуальной среды для создания и редактирования этапов согласования и подписания проектов документов;
- организация рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;
- контроль над прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки. Обобщение сведений о ходе и организации контроля над работой с документами в структурных подразделениях;
- контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов;
- расширенный и полнотекстовый поиск документов;
- формирование отчетов по движению и исполнению документов, получение статистических и аналитических сведений о документообороте предприятия;
- маршрутизация заданий, предусматривающая использование шаблонов маршрутов или задание новых маршрутов, автоматическая доставка уведомлений о смене состояния задания, автоматическая рассылка извещений о приближении окончания срока исполнения задания;
- организация централизованного хранения электронных документов предприятия.
Системы электронного документооборота. Прозрачность процессов и контроль поручений.
• Обзор возможностей и предназначение систем ЭДО;
• Возможности автоматизации процессов. Выгоды и эффекты;
• Контроль эффективности и выявление узких мест.
Росрезерв - система электронного документооборотаКРОК
Подсистема «Делопроизводство» ЕАСУ Федерального агентства по государственным резервам (далее – СЭД, Система) предназначена для поддержки работы с документами и позволяет вести учет и регистрацию документов, размещать электронные образы документов, организовывать и контролировать ознакомление и исполнение документов, формировать резолюции и поручения и отслеживать их исполнение, а также размещать документы в дела.
Система электронного документооборота на базе платформы Open TextRAMEC
ЗАО “РАМЭК-ВС”, один из ведущих российских системных интеграторов полного цикла, в связи с существующим трендом на рынке по переходу на безбумажные технологии документоорота частных компаний и государственных органов, предлагает своим заказчикам Систему электронного документооборота (СЭД), а также целый ряд готовых решений на платформе Open Text.
Оптимизация базы данных с помощью технологии архивированияDocsvision
Вебинар является частью серии мероприятий «Практические решения от RKIT Group».
На первом вебинаре серии речь идет о новой технологии архивирования, которая позволяет сократить время на создание резервных копий и восстановление системы, ускорить работу пользователя и облегчить управление базой данных.
Документационное управление проектированием
Реестр объектов проектирования
Опыт автоматизации компаний, осуществляющих управление проектированием и строительством комплексных объектов или застройку территорий
Similar to Управление архивом на платформе Docsvision (20)
Вебинар №5 "План и методика перехода на безбумажный документооборот"Docsvision
Заключительный, пятый вебинар из серии «5 шагов к безбумажному документообороту» обобщает всю информацию, изложенную на предыдущих вебинарах.
На вебинаре мы рассмотрим:
- Road Map перевода организации на безбумажные технологии - этапы последовательного перевода различных контуров документооборота;
- Состав команды и необходимые компетенции;
- Необходимые шаги по нормативной и технической поддержке каждого этапа;
- Типы документов и процессов которые могут быть автоматизированы на соответствующем этапе.
Вебинар №3. Чего мы опасаемся при переходе к ЮЗДОDocsvision
Какие опасения возникают при переходе на безбумажный документооборот, какие существуют риски. Если не принять необходимых мер, риски могут осуществиться! Но на все риски есть типовые решения, о которых мы расскажем.
Вебинар 2. Электронная подпись - просто о сложномDocsvision
Второй вебинар серии "5 шагов к ЮЗДО". Что нужно знать про ЭП для перехода на безбумажный документооборот. Виды электронной подписи, в чем особенность их применения и формальные требования к ее использованию. Какие имеются подводные камни при использовании ЭП.
Вебинар №1. Что такое безбумажный юридически значимый документооборот (ЮЗДО)Docsvision
Вводный вебинар серии, дающий общую картину процесса и дорожную карту решения связанных с проектом задач. Юридическая база безбумажного документооборота. О каких аспектах нужно задуматься при отказе от бумажных документов.
2. Организация хранения документов
Прием дел СП по
Оперативное хранение
Ведомственное хранение
хранение
Государственное
Формирование и описям
ведение НД Учет использования
Формирование дел документов
Оформление дел Экспертиза ценности
Формирование документов
сдаточных описей Информационно-
Выделение справочная работа
документов текущего Подготовка дел к
хранения к передаче в ГАРФ
уничтожению (Сводные описи
организации)
Выделение дел к
уничтожению (Акт об
уничтожении
документов)
3. Предпосылки автоматизации
Необходимость применения регламентных
подходов к работе с архивными документами
Выполнение требований к хранению и
уничтожению документов
Повышение эффективности поиска и выдачи
документов из архива
3
4. Функциональность решения
Автоматизация
Создание процесса
автоматизированной
системы архивного
архивного
делопроизводства хранения
документов
Повышение
эффективности
процесса Создание средств
взаимодействия поиска
архива со всеми документов
подразделениями
компании
5. Архитектура
• Номенклатура дел
• Описи • Используется единое хранилище данных
• Акты об уничтожении
• Хранение информации о • Взаимодействие с любыми
состоянии документа в архиве установленными модулями, в т.ч.,
установленными позднее
• Списание документов в дела
• Управление доступом к архиву на • Гибкость доработки, т.к. используемые
основе ролей компоненты хранятся на сервере и
обновляются на клиентах автоматически
Делопроизводители Архивариус Бумажный архив
5
6. Преимущества
Для архивариусов
• Прием и размещение дел в архиве
• Передача дел на внешнее хранение
• Контроль сроков возврата
• Своевременное уничтожение устаревших дел
• Оперативное оповещение о состоянии дела (в архиве, уничтожено
выдано руки)
• Обеспечение организации номенклатурой дел на текущий год
• Соблюдение норм и законов РФ в части архивного
делопроизводства
• Получение сводной статистики по заведенным делам за отчетный
год для принятия решения о расширении хранилища или перевода
дел на внешнее хранение
21 сентября 2012 г. 6
7. Преимущества
Для делопроизводителей
• Наличие номенклатуры дел на текущий год, определяющий
группировку документов по делам
• Возможность в течение года создавать новые,
не предусмотренные изначальной номенклатурой дела
• Списание зарегистрированных в СЭД документов в дела
• Освобождение пространства оперативного и временного хранения
дел путем:
o уничтожения устаревших дел
o передачи дел в архив
21 сентября 2012 г. 7
8. Классификация документов по срокам хранения
• документы временного срока хранения
(до 10 лет включительно)
• документы долговременного срока хранения
(более 10 лет)
• документы постоянного срока хранения
• документы по личному составу
(не менее 75 лет)
Ве
ст
ь-
Ме
1999 8 та
те
20. Функциональность DocsVision
Накопление:
• Поддержка потокового сканирования
• Хранение реквизитов и образов
• Фоновое распознавание
Хранение:
• Долговременное хранилище
• Разграничение прав доступа
• Индексирование
Использование:
• Атрибутивный, полнотекстовый поиск
• Программные интерфейсы внешнего доступа (веб-доступ, интеграция
с ИС)
• Организация удаленной работы из филиалов (интеграции с порталом
MS SharePoint)
• Удобный интерфейс, настройка индивидуальных рабочих мест
20
21. Электронный архив на базе DocsVision
АРМ АРМ АИС Удаленные системы
сканирования пользователя и пользователи
П/С ВНЕШНИХ
П/С СКАНИРОВАНИЯ П/С ВВОДА
РЕГЛАМЕНТОВ
П/С ЭКСПОРТА/ИМПОРТА П/С ПОИСКА
СЕРВЕРНЫЕ П/С
Сервер DocsVision
СЕРВЕР
ПРИЛОЖЕНИЙ
MS IIS
СУБД
MS SQL 2000, 2005
СЕРВЕР БД
Хранилище
данных
21
22. Дополнительные преимущества DocsVision
Автоматизация прикладных процессов
управления документаций с помощью решений
на базе DосsVision:
• СЭД и архивное дело
• Потоковый ввод
• Обработка первичной документации
• Управление проектами
• Управление процессами
• ….
22
23. Спасибо за внимание!
115230, Москва 199178, Санкт-Петербург
Варшавское шоссе, д. 36 наб. реки Смоленки, д. 33
стр. 8, подъезд 5 тел. +7 (812) 346-58-33
тел. +7 (499) 788-74-94 факс +7 (812) 346-58-34
тел./факс +7 (499) 788-74-95 info@digdes.com
www.digdes.ru
21 сентября 2012 г. 23