Документ описывает систему управления документами и бизнес-процессами docsvision, включая её ключевые характеристики, сценарии применения и преимущества для предприятий. Основные цели внедрения системы включают автоматизацию обработки документов, повышение эффективности и снижение затрат. Также упоминается успешный опыт внедрения в различных странах и отраслях, что подчеркивает конкурентные преимущества системы.

1. Система управления документами и бизнес-процессами

2. Содержание Бизнес-цели и система DocsVision О системе DocsVision Ключевые элементы и возможности системы Сценарии применения системы DocsVision DocsVision на рынке Процесс внедрения DocsVision

3. Бизнес-цели и система DocsVision Основные задачи финансового и управленческого учета уже решены на большинстве предприятий Управление документами и бизнес-процессами – на очереди: В документах – производственная и деловая информация, нормативы, распоряжения, обязательства, результаты Где находится нужный документ, в каком он состоянии? Кто, что, и когда должен сделать? Как это сделано на самом деле?

4. Типичные проблемы в работе Проблема оперативного поиска информации; Частые потери документов ; Низкая эффективность работы персонала; Неэффективное использование ресурсов; Нет централизованного хранилища (свалка); Нет удаленного доступа к документам; Не контролируются сроки и этапы работы.

5. Цели внедрения СЭД Автоматизация процессов обработки документов; Сокращение количества ручного труда, Повышение эффективности персонала; Быстрый поиск документов; Защита конфиденциальной информации; Организация совместной работы; Формирование отчетности по документообороту.

6. Экономический эффект Снижение затрат на печать, хранение, и перемещение документов Сокращение сроков обработки документов и выполнения бизнес-процессов Сокращение потерь документов и операционных ошибок в бизнес-процессах Повышение исполнительской дисциплины Повышение контролируемости обработки документов и хода бизнес-процессов Повышение культуры и управляемости компании

7. Система DocsVision Входит в тройку наиболее продаваемых российских СЭД (источник- www.dssconsulting.ru); Массовый ввод документов (потоковое сканирование); Управление большим количеством документов; Поддержка электронно-цифровой подписи(ЭЦП); Автоматизация бизнес-процессов любой сложности; Широкие возможности по доработке функционала.

8. Возможности DocsVision Атрибутивный и контекстный поиск документов; Коллективная работа с документами; Автоматизация задач документооборота ; Напоминания пользователю о его задачах; Гибкая настройка системы под нужды Заказчика (конструктор решений); Интеграция с другими приложениями; Наличие готовых решений для задач бизнеса и госсектора.

9. Сценарии применения системы Архив документов Доступ к любым документам, используемым на предприятии Делопроизводство Документационное обеспечение управления Бизнес-процессы Выполнение работ, связанных с обработкой документов и информации

10. Типовые решения DocsVision : Архив Хранение документов всех типов ( Microsoft Office, pdf, html, jpg,… ) Хранение документа и всех его версий Потоковый ввод документов в систему Широкие возможности поиска

11. Архив документов Структурированное хранение, навигация Настраиваемые виды и атрибуты Смысловые ссылочные связи Атрибутивный и полнотекстовый поиск Шаблоны, версии и комментарии Разграничение доступа ЭЦП и шифрование Быстрый, защищенный и экономичный доступ к достоверным документам

12. Типовые решения DocsVision : Делопроизводство Учет документов Фиксация резолюций на документы Рассылка резолюции исполнителям Контроль исполнительской дисциплины Согласование документов

13. Делопроизводство Входящая корреспонденция Исходящая корреспонденция Внутренние документы Организационные Распорядительные Справочно-информационные Маршрутизация документов Контроль исполнительской дисциплины Документационное обеспечение управления, соответствующее реалиям бизнеса Жизненный цикл документов

14. Бизнес-процессы Процессы обслуживания запросов клиентов Продажи, закупки, договорная деятельность Процессы жизненного цикла промышленных изделий Вспомогательные процессы Требования Визуальное моделирование схемы и настройка функций Маршрутизация заданий, автоматизированные этапы Взаимодействие с другими системами Контроль хода процессов, накопление метрик Электронные регламенты: простая автоматизация сложных бизнес-процессов

15. Интерфейс пользователя Список папок Область просмотра содержимого папки Область предварительного просмотра карточки Навигатор – основной инструмент работы пользователя с системой Область группировки

16. Карточки документов Упорядоченное хранение файлов и реквизитов документов Гибкая настройка внешнего вида и поведения Вкладка Основная Вкладка Документы и ссылки

17. Возможности поиска Поисковый запрос позволяет находить карточки, отвечающие каким-либо определенным критериям Например, по ключевому слову Результат поиска

18. Возможности поиска Например, для поиска Входящих документов по нескольким параметрам Атрибутивный поиск Образец организации поиска при помощи группы преднастроенных папок

19. Пример работы с входящими документами в системе DocsVision В журнале регистрации создается новая карточка Заполняются необходимые поля, добавляются файлы Задачи по документу фиксируются на специальной вкладке Исполнитель получает задание Автор задания (или контролер) имеет доступ к информации об исполнении Красным подсвечены просроченные поручения

20. Организация согласования Вид согласования: Параллельное Последовательное Смешанное Общая схема процесса согласования Карточка согласования содержит описание параметров процесса согласования Задание ответственному за согласование Задание согласующему лицу Фиксирование истории процесса согласования

21. Создание бизнес процесса Схема процесса Свойства процесса и параметры функций задаются в специальных диалоговых окнах Свойства процесса и параметры функций задаются в специальных диалоговых окнах Свойства процесса и параметры функций задаются в специальных диалоговых окнах Визуальный редактор бизнес-процессов DocsVision

22. Поступившее задание Личная папка сотрудника Участие пользователя системы в бизнес-процессе Задание содержит всю необходимую для исполнителя информацию Отображение информации для контроля исполнения заданий

23. Архитектура системы Пользователь DocsVision Локальная сеть ---------------------- Internet HTTP/SOAP HTTP/HTML E-mail Сервер баз данных Сервер DocsVision Сервер Портала Сервер Эл.Почты Microsoft Internet Explorer Microsoft Internet Explorer DocsVision Client (ActiveX) Microsoft Outlook DocsVision Off-line Client DocsVision Outlook Client

24. Интеграционные возможности API для интеграции с другими информационными системами

25. DocsVision на рынке Более 600 внедрений / 58900 рабочих мест Все секторы рынка Все регионы России, Беларусь, Грузия, Казахстан, Латвия, Украина, Узбекистан, Эстония 8 языковых версий 92 партнера во всех регионах

26. Внедрения по отраслям Данные на сентябрь 2009 г.

27. Примеры внедрений Украина: ЗАТ «Галлахер-Украина» Комбинат «Славутич» ЗАО «Атол-Холдинг» Корпорация « XXI век» Холдинг «Ти C » Россия: Министерство Промышленности и Энергетики Российской Федерации ООО «Петербург-Газ» Высший Арбитражный Суд Российской Федерации ФГУП Почта России Всего более 600 проектов внедрения в странах СНГ

28. Конкурентные преимущества Платформа + Набор готовых решений: Гибкость модификации и создания решений Быстрое внедрение типовых решений Широкие возможности настройки без программирования Мощная подсистема Workflow – средство процессной интеграции людей и систем Тесная интеграция с продуктами и технологиями Microsoft

29. Концепция внедрения Определение цели автоматизации документооборота и получаемые в связи с внедрением СЭД выгоды; Определение перечня функциональных требований Заказчика к СЭД; Краткое описание модели документооборота; Определения элементов документооборота, подлежащих автоматизации

30. Этапы внедрения Постановка задачи и цели проекта; Сбор первичной информации; Разработка макета решения; Тестирование решения в виртуальной среде; Анализ выявленных недостатков и их устранение; Передача решения в промышленную эксплуатацию, техническая поддержка

31. Выгоды от внедрения Автоматизация работы с документами (включая работу в удаленных филиалах); Эффективное хранение информации; Быстрый поиск документов; Повышение исполнительской дисциплины; Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников; Повышение защищенности информации.

32. Контактная информация 03138, г.Киев , ул. Донская, 21 Тел.: (+38044) 594-52-52 Факс.: (+38044) 387-70-87 E-mail: [email_address] Web: www.softprom.com