1. Docsvision 5
Система управления документами
и бизнес-процессами
Госсектор

2. О компании
«ДоксВижн»
www.docsvision.com Слайд: 2

3. О компании «ДоксВижн»
• Разработчик платформы управления документами и
бизнес-процессами Docsvision
• На рынке с 2005 года (разработке более 10 лет)
• Продажи и внедрения – через сеть партнеров
• Сотрудники – признанные эксперты в области СЭД
• Курирование ключевых проектов разработчиком
• Более 80 партнеров в России и ближнем зарубежье
• Более 1000 внедрений
• Более 500 000 пользователей
www.docsvision.com Слайд: 3

4. Наши заказчики
• Используют Docsvision:
 11 из 27 федеральных органов государственной власти
 Более 50 региональных и муниципальных органов
Администрация
города Екатеринбурга
Администрация Управление делами
Аппарат Петропавловска-
Правительства Администрации
Камчатского городского города Омска
Мурманской области образования
Федеральное агентство Федеральное
по физической агентство
культуре и спорту по рыболовству
www.docsvision.com Слайд: 4

5. Госсектор – важнейший для нас
www.docsvision.com Слайд: 5

6. Особенности требований госсектора к
СЭД
• Работа с документами и задачами – основная деятельность
• Реализация ГОСТ и федеральных законов –
функциональность, интеграция, безопасность, процедура
поставок
• Делопроизводство – «по максимуму» стандартов и методик
организации делопроизводства (ISO 15489, Росархив,
ВНИИДАД)
• Большое количество регламентов, специфичных для каждого
заказчика
• Интеграция в СМЭВ и МЭДО
• Безопасность
• Надежность
• Масштабируемость
• Поставки по законодательству о госсзакупках
www.docsvision.com Слайд: 6

7. Docsvision и задачи
управления в
госсекторе
www.docsvision.com Слайд: 7

8. Назначение Docsvision
• Автоматизация задач управления документами и бизнес-процессами:
 Общая управленческая деятельность
 Функциональные задачи подразделений
 Операционные процессы деятельности
• Примеры задач:
 Делопроизводство (документационное обеспечения управления)
 Договорной документооборот от подготовки до исполнения
 Архив первичных документов по хозяйственной деятельности
 Документооборот, сопровождающий разработку новой продукции
 Процессы обслуживания запросов клиентов на продукцию и услуги
 Внутренние вспомогательные процессы (командировки, заявки в службы, и пр.)
 Управление поручениями в рамках текущей и проектной деятельности
• Для предприятий и организаций различных размеров
и видов деятельности
www.docsvision.com Слайд: 8

9. Ключевое преимущество для
госсектора
• Хорошо проработанная функциональность в решении
канцелярских и управленческих задач
 Централизованный учет документов
 Многоуровневые резолюции
 Контроль исполнения и отчетность
 Управление бумажным архивом документов
• Высокая гибкость без программирования
 Настройка регламентов работы «по фигуре» организации
 Настройка форм карточек
 Интеграция в информационную систему (1С, SharePoint) на уровне
регламентов
• Это сочетание делает Docsvision уникальным решением
для госсектора
www.docsvision.com Слайд: 9

10. Готовые решения для
государства
www.docsvision.com Слайд: 10

11. Готовые решения Docsvision
• «Управление документами»
• «Административное делопроизводство» (Digital Design)
• «Управление совещаниями»
• «Обращения граждан»
• «Архивное делопроизводство» (Digital Design)
www.docsvision.com Слайд: 11

12. «Управление
документами» –
простая автоматизация
для МО и МУП
www.docsvision.com Слайд: 12

13. «Управление документами»
• Массовое приложение – для всех сотрудников, работающих с
электронными документами
• Фокус – на удобство повседневной работы сотрудников
• Основа для специализированных решений
• Основные функции электронного документооборота:
 Ручной и автоматизированный ввод документов
 Надежное хранение и удобная классификация
 Гибкое разграничение прав доступа
 Изменение документов, сохранение версий и комментариев
 Поиск по штрих-коду, атрибутам и тексту документов
 Согласование, подписание, утверждение, ознакомление
 Наложение электронной подписи на документ, атрибуты и действия
 Работа с заданиями: их создание, исполнение, контроль
www.docsvision.com Слайд: 13

14. Основные элементы приложения
«Управление документами»
• Типовая структура папок хранения по видам документов и
функциональным структурам предприятия
 Для папок настроены соответствующие табличные представления
 Для поиска документов настроены поисковые запросы
• Настроены основные виды документов
 Корреспонденция внутренняя и внешняя
 Организационно-распорядительные
 Договорные
 Произвольные
• Настроены жизненные циклы документов
• Типовое рабочее место пользователя
 Папки с заданиями сотрудника (как исполнитель, автор, контролер, заместитель)
 Папки с документами сотрудника (с которыми он работает)
www.docsvision.com Слайд: 14

15. Виды документов
Настроены основные виды
документов, формы карточек,
и состояния жизненного
цикла
www.docsvision.com Слайд: 15

16. Интерфейс приложения
www.docsvision.com Слайд: 16

17. Работа с заданиями
Создать задание
www.docsvision.com Слайд: 17

18. Работа с заданиями
Отправить задание
исполнителю
www.docsvision.com Слайд: 18

19. Отчеты по выполнению заданий
www.docsvision.com Слайд: 19

20. Административное
делопроизводство –
мощный инструмент для
ФОИВ, РОИВ и крупных МО
www.docsvision.com Слайд: 20

21. DocsVision «Административное
делопроизводство»
• Решение для органов государственного управления и крупных
компаний
• Обобщение опыта частных решений
 Министерство Экономического Развития и Торговли
 Министерство Промышленности и Энергетики
 Министерство Регионального Развития
 Верховный Арбитражный Суд
 Агентство по Ипотечному Жилищному Кредитованию
 ……
• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти», соответствует
положениям стандарта ISO 15489 «Информация и документация -
Управление документами»
www.docsvision.com Слайд: 21

22. Организация исполнения по
документам
www.docsvision.com Слайд: 22

23. Делопроизводство
(канцелярия)
• Регистрация документов
• Сканирование и распознавание документов
• Поиск по реквизитам РК и тексту документа
• Шаблоны документов и РК
• Различные виды документов, включая обращения
граждан
www.docsvision.com Слайд: 23

24. Регистрационная карточка
документа
www.docsvision.com Слайд: 24

25. Движение документов
• Подготовка, согласование и утверждение
проектов документов
• Электронно-цифровая подпись проектов
документов
• Шаблоны маршрутов согласования
• Доведение документов и резолюций до
исполнителя
• Отслеживание движения документа на всех
этапах его жизненного цикла
• Удобные отчёты по движению документов
www.docsvision.com Слайд: 25

26. Исполнение и контроль
• Расписание и исполнение резолюций
• Электронное согласование проектов
резолюций
• Электронно-цифровая подпись резолюций
• Специализированные средства контроля по
исполнению поручений и резолюций
• Контроль разного уровня
• Отчёты по контролю исполнения
www.docsvision.com Слайд: 26

27. Дерево резолюций
www.docsvision.com Слайд: 27

28. Управление
совещаниями
www.docsvision.com Слайд: 28

29. Назначение
• Автоматизация процессов подготовки совещаний,
протоколирования, исполнения и контроля исполнения
принятых решений.
• Повышение уровня исполнительской дисциплины -
контроль исполнения поручений по решениям
совещаний.
• Предоставление средств для оценки эффективности
совещаний.
www.docsvision.com Слайд: 29

30. Ценности
• Готовый регламент организации совещаний
• Оптимизация всех процессов, связанных с
подготовкой и проведением совещаний
• Контроль исполнения решений совещания
• Механизм оценки эффективности совещаний
• Приложение полностью реализовано на
Конструкторе приложений версии 5
www.docsvision.com Слайд: 30

31. Функциональность
• Подготовка и отражение результатов совещаний
• Согласование результатов совещаний и доведение их до
сведения участников и заинтересованных лиц
• АвтоФормирование заданий для исполнителей
• Контроль за исполнением решений
• Предоставление средств оценки эффективности
совещаний и исполнения решений
• Формирование базы знаний по проведенным
совещаниям
www.docsvision.com Слайд: 31

32. Подготовка
Совещания

33. Подготовка
Совещания
Тема, время и
место совещания
Повестка и докладчики
Прочие
участники

34. Подготовка
Совещания
Разослать
уведомления и
повестку

35. Карточка Обращение
Повестка совещания генерируется
по шаблону

36. Отчеты
• Руководителям доступны следующие виды отчетов:
 Статистика по проведенным совещаниям
 Отчеты по исполнительской дисциплинеОтчет о
посещаемости совещаний
 Отчет по отклонению фактической длительности
совещаний от запланированной.
www.docsvision.com Слайд: 36

37. Обращения граждан
www.docsvision.com Слайд: 37

38. Назначение
• Основным назначением приложения является
автоматизация регламента обработки обращений
граждан, согласно действующему законодательству РФ. В
в частности точное выполнение всех положений ФЗ-59
«О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации».
• Дополнительно: повышение уровня исполнительской
дисциплины за счет контроля исполнения поручений по
обращениям граждан.
www.docsvision.com Слайд: 38

39. Идея приложения
• Оптимизация процесса регистрации и рассмотрения
обращений граждан в государственные органы, органы
местного самоуправления или к конкретному
должностному лицу
• Простой, удобный и дружественный интерфейс и для
Руководителей и для Исполнителей
• Обеспечение удобной формы хранения и поиска данных
о заявителях и истории их обращений
• Возможность реализации на основе данного
приложения других процессов рассмотрения обращений
от физических лиц (например, претензий)
www.docsvision.com Слайд: 39

40. Ценности
• Готовые конфигурация и регламент обработки
обращений граждан
• Контроль соблюдения всех положений ФЗ
• Снижение издержек на обработку обращений
• КИД
• Механизм интеграции с другими системами
• Приложение реализовано на Конструкторе
приложений версии 5
www.docsvision.com Слайд: 40

41. Функциональность
• Регистрация обращений граждан. В том числе при личном
приеме и из внешних систем.
• Рассмотрение обращения, согласование резолюции и
ответа, формирования поручений по обращениям.
• Автоматизация подготовки ответа и отправка ответа
заявителю по электронной почте
• Ведение реестра обратившихся граждан.
• Разграничение прав доступа к данным обращений и
информации о заявителях.
• Контроль исполнения поручений по обращениям.
• Просмотр статистики по обработке обращений.
www.docsvision.com Слайд: 41

42. Письменное Обращение через
Личное обращение
обращение портал
Цикл обработки обращения
Регистрация
Регистрация
обращения из
письменного
внешней
обращения
системы
Рассмотрение Рассмотрение
письменного личного
обращения обращения
Поиск по
обращениям Отказ в Исполнение
Перенаправление
рассмотрении поручений по
обращения обращения
обращению
Просмотр
отчетов по
работе с
обращениями и Формирование
поручениями ответа
гражданину
Ответ гражданину

43. Карточка
Обращения

44. Карточка Гражданин Карточка
Гражданина
www.docsvision.com Слайд: 44

45. Карточка
Личного
приема

46. Исполнение
обращения

47. Возможности интеграции с порталом
ГосУслуг (СМЭВ)
Единый Портал ГосУслуг Взаимодействие
СМЭВ
Сервис
Сервис
услуги
услуги Обмен данными:
Сервис
•Получение обращения и информации о
услуги заявителе
Запрос-ответ
Обращение
•Отправка текущего статуса обработки
Статус
Ответ
обращения и ответа
•При необходимости запрос у других
Docsvision Обращения сервисов дополнительной информации
граждан
www.docsvision.com Слайд: 47

48. Архивное
делопроизводство
www.docsvision.com Слайд: 48

49. Задачи архивного делопроизводства
• Формирование и ведение номенклатуры дел
• Формирование дел
• Оформление дел
• Формирование сдаточных описей
• Выделение документов текущего хранения к
уничтожению
www.docsvision.com Слайд: 49

50. Архитектура
Приложение «Архивное Приложение «Управление
делопроизводство»
документами»
• Номенклатура дел
• Описи
• Акты об уничтожении • Используется единое
• Хранение информации о хранилище данных и
состоянии документа в
архиве справочники
• Списание документов в • Взаимодействие с
дела любыми приложениями, в
• Управление доступом к том числе
архиву на основе ролей
установленными позднее
www.docsvision.com Слайд: 50

51. Интерфейс
www.docsvision.com Слайд: 51

52. Попробуйте Docsvision в облаке
• Docsvision Online Demo http://live.docsvision.com
 Доступны приложения:
o Управление документами
o Управление совещаниями – с 12.12.12
o Обращения граждан – с 12.12.12
 Коллективный ресурс
 Группы виртуальных пользователей для тестирования приложений
 Варианты работы:
o С установкой Навигатора на машину пользователя
o Терминальный режим
www.docsvision.com Слайд: 52

53. Docsvision OnLine Demo
www.docsvision.com Слайд: 53

54. Специальное предложение Docsvision
• Участие в первых внедрениях нового приложения
• Бесплатные доработки ГОТОВОГО приложения при первых его внедрениях
• Распространяется на «Управление документами»
• Имеет ограничения:
 Доработки – только общеполезные, которые мы сможем включить в следующую версию
приложения
 Делается по соглашению в котором имеются и обязательства Заказчика
o Выполнять свою часть работ в запланированные сроки
o По окончании – согласовать описание внедрения для публикации
 Внедрение должно начаться в течение месяца с этого дня
• Как раз сейчас еще есть места  http://bit.ly/TqHCyf
• Подробности:
www.docsvision.com Слайд: 54

55. Адаптивность
Docsvision
www.docsvision.com Слайд: 55

56. Конструкторы
• Ключевая концепция Docsvision 5, обеспечение универсальности и
адаптивности
• Ответ на требования заказчиков: быстрые, экономичные, и легко
модифицируемые решения
• Конструктор: набор базовых объектов + средства настройки
• Изменение процесса создания решения: быстрое прототипирование
• Изменение команды: предметный специалист вместо программиста
• Сокращение времени и стоимости создания решения
• Базовые объекты:
• Документы, Задания, Бизнес-процессы
• Папки, Представления, Поисковые запросы
• Справочники, Отчёты
www.docsvision.com Слайд: 56

57. Список конструкторов
• Конструктор папок
• Справочник ссылок
• Справочник категорий
• Конструктор представлений
• Конструктор поисковых запросов
• Средства конструирования карточек:
 Справочник видов карточек
 Конструктор разметок
 Конструктор состояний
 Конструктор ролей
 Конструктор скриптов
• Конструктор правил нумерации
• Конструктор справочников
• Конструктор бизнес-процессов
www.docsvision.com Слайд: 57

58. Конструктор бизнес-процессов
• Простая автоматизация часто выполняемых
бизнес-процессов компании
• Реализация при помощи
встроенных средств
Docsvision:
 карточки бизнес-процесса
с набором основных
функций
www.docsvision.com Слайд: 58

59. Интернет-доступ и
мобильные клиенты
www.docsvision.com Слайд: 59

60. Клиент для SharePoint
www.docsvision.com Слайд: 60

61. Клиент для Outlook
www.docsvision.com Слайд: 61

62. Встраивание папок Docsvision
в окно просмотра папок Outlook
www.docsvision.com Слайд: 62

63. Клиент для Windows 8
www.docsvision.com Слайд: 63

64. Клиент для планшета
www.docsvision.com Слайд: 64

65. Клиент для смартфона (Informer)
www.docsvision.com Слайд: 65

66. Преимущества
www.docsvision.com Слайд: 66

67. Масштабирование
• Диапазон внедрений – от небольших локальных подразделений до
крупных распределенных холдингов и федеральных структур
• Нагрузочные испытания подтвердили работоспособность при
нагрузках:
 Пользователей – тысячи
 Документов в день – десятки тысяч
 Документов всего – сотни миллионов
 Объем базы данных – десятки терабайт
• Масштабирование в пределах одного сервера:
 Использование многопроцессорных конфигураций и 64-битного режима
 Кластеризация всех серверных компонент
• Распределенные решения, обе стратегии:
 Централизованная архитектура и удаленный доступ клиентов (веб, терминальный)
 Межсерверное взаимодействие (синхронизация справочников, документов,
обмен заданиями, распределенные бизнес-процессы)
www.docsvision.com Слайд: 67

68. Безопасность
• Интеграция с системой безопасности Windows
• Дискреционная безопасность
 Прямое назначение прав пользователям доступа к объекту (списки)
• Мандатная безопасность
 На основе уровней доступа объектов и уровней допуска пользователей
• Настраиваемый механизм контекстно-ролевой безопасности
• Электронная подпись по ФЗ-63 (простая, усиленная,
квалифицированная)
 Использование внешних СКЗИ (в т.ч. сертифицированных) через Microsoft
CryptoAPI
• Соответствует требованиям ФСТЭК по защите от НСД по 5-му классу
защищенности
• Может использоваться в АС до класса 1Г включительно и ИСПДн до
класса К2 включительно
www.docsvision.com Слайд: 68

69. Наши заказчики
• Используют Docsvision:
 11 из 27 федеральных органов государственной власти
 Более 50 региональных и муниципальных органов
Администрация
города Екатеринбурга
Администрация Управление делами
Аппарат Петропавловска-
Правительства Администрации
Камчатского городского города Омска
Мурманской области образования
Федеральное агентство Федеральное
по физической агентство
культуре и спорту по рыболовству
www.docsvision.com Слайд: 69

70. Пример внедрения
Docsvision в госсекторе
www.docsvision.com Слайд: 70