1. Informatizzazione processo di comunicazione con gli ATENEI Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca Direzione Generale Università Ufficio III

2. I problemi affrontati Eliminazione delle principali cause di inefficienza del processo di comunicazione cartaceo CRITICITA’ MIUR ATENEI Tempi di gestione interna (posta, corriere, fax) Mancata conferma ricezione da parte degli Atenei Incertezza dell’arrivo in tempo utile delle comunicazioni Possibile smarrimento delle comunicazioni rinnovare e migliorare il rapporto centro/periferia per

3. Le soluzioni adottate Leve attivate Condivisione delle criticità e delle possibili soluzioni con tutti i soggetti direttamente interessati al processo (sia interni che esterni) Soluzioni individuate Firma digitale integrata Creazione della procedura web per digitalizzare il processo Funzioni di reportistica e analisi statistica Corsi di formazione e supporto tecnico in fase di avvio Ottimizzazione dell’uso delle risorse umane interne per ottenere maggiore efficienza

4. I risultati raggiunti Processo digitalizzato (sviluppato da ) Valorizzazione del personale Target raggiunti 90% utenti esterni intervistati sono soddisfatti 70% utenti interni intervistati sono soddisfatti 90% documenti de materializzati 70% riduzione delle spese (compreso costo personale) 90% riduzione tempi di ricerca documenti Documenti in digitale MIUR Firma digitale Portale Archiviazione Consultazione Reportistica Monitoraggio Email notifica Documenti ATENEI

5. I fattori di successo Partecipazione attiva del personale Intesa come momenti di condivisione e confronto , nonché revisione delle modalità operative utilizzate prima dell’introduzione del nuovo processo Coinvolgimento utenti e destinatari Forte attenzione rivolta a tutti i soggetti coinvolti e sviluppo della procedura tenendo conto delle diverse esigenze emerse

6. Le criticità incontrate Change Management Sottovalutato l’impatto di un nuovo assetto organizzativo rispetto alla struttura esistente (accorpamento dell’ex MUR) Conseguenze Rallentamento nell’avvio e nel monitoraggio di alcuni uffici interessati al nuovo processo

7. Per informazioni Il responsabile del Piano dott.ssa Mariangela Mazzaglia [email_address] Il referente dott.ssa Sonia Caffù [email_address]