2. I problemi affrontati sul sistema informatico esistente CODIFICAZIONE UFFICI PROPONENTI E STATO DELL’ITER NON COMPLETO Difficoltà di tracciabilità e rintracciabilità MANCANZA DI TRASPARENZA Testi provvedimenti ed esiti non disponibili STRUTTURA SOFTWARE COMPLESSA ED ARTICOLATA Tempi di gestione dei documenti troppo dilatati CONSUMO ECCESSIVO DI CARTA Abbattimento dei consumi
3. Le soluzioni adottate Sulla nuova piattaforma proposta, sperimentazione del gruppo di lavoro pilota , in ambiente di test, per personalizzazione ed analisi di possibili criticità e soluzioni. Sensibilizzazione della struttura organizzativa interna , molto articolata, considerati tutti i ruoli, tecnici e politici, delegati e figure principali.
4. I risultati raggiunti Maggiore precisione e velocità nel reperire i documenti : (Immediata rintracciabilità della proposta e verifica iter procedurale): attraverso codifica dettagliata degli uffici proponenti e conoscenza delle diverse fasi dell’attività amministrativa da parte di tutti gli utenti abilitati all’uso del software Riduzione della carta utilizzata attualmente, con conseguente sensibile abbattimento dei costi interni : riduzione stimata di 1/5 dei documenti di questa natura stampati Riduzione dei tempi di gestione dei procedimenti : riduzione media del 30% dei tempi di conclusione dei procedimenti attraverso la proposta informatica dell’atto e la condivisione della documentazione elettronica da parte dei diversi uffici interessati all’iter dei procedimenti
5. I fattori di successo L’ impegno profuso dal gruppo di lavoro pilota nello studio e sperimentazione del sw L’attività di help desk ed il monitoraggio degli operatori coinvolti nel progetto stesso La formazione , fatta inizialmente dalla ditta fornitrice ed in seguito organizzata internamente dal gruppo di lavoro pilota L’ottimizzazione dei tempi di ricerca nelle varie fasi procedurali Un percorso progettuale innovativo mirante anche ad una puntuale valutazione e un costante controllo delle performances dei dipendenti, a suggerire soluzioni organizzative di settore basate su standard di efficienza creando al tempo stesso un clima organizzativo orientato ai risultati anche attraverso opportune forme di incentivazione.
6. Le criticità incontrate L’ impatto sull’attività lavorativa di ogni singolo ufficio,sia in termini di riorganizzazione, che di cambiamento, della routine consolidata.- La difficoltà di abituare i collaboratori ad “ operare” solamente all’interno di un software , cercando di ridurre al massimo l’utilizzo della “carta”. La procedura complessa prevista dal software, le molteplici attività da gestire e la complessità dei ruoli coinvolti in questo processo, sia tecnici (estensori, funzionari, dirigenti), sia amministrativi che contabili, nonchè politici (Sindaco ed assessori).
7. Per informazioni I Emanuela Tomain Unità Affari generali Coordinamento Sezione Servizi Generali Comune di Rovigo Tel. 0425/206319 Fax 0425/206330 e-mail: emanuela.tomain@comune.rovigo.it
