1. Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione Concorso “Premiamo i Risultati” Scheda progetto 1111 Amministrazione: ARCHIVIO DI STATO DI SALERNO Tipologia amministrazione : Amministrazione periferica dello Stato Regione : Campania TITOLO DEL PROGETTO: UN FILO PER LA MEMORIA
2. Un filo per la memoria Schema del progetto Utente remoto Archivio di Stato di Salerno Cittadinanza iure sanguinuis Ricerche genealogiche Riorganizzazione depositi archivistici Prefettura di Salerno Nuove acquisizioni Cooperazione sviluppo del progetto Censimento e Commissioni di sorveglianza
3. I problemi affrontati 1 Il piano denominato «Un filo per la memoria» è basato su una specifica indagine di customer satisfaction e risponde alle domande di utenti e degli stakeholder . Il piano parte da una duplice esigenza: a) rispondere alle sempre crescenti domande di ricerche storico-anagrafiche provenienti dai discendenti degli italiani emigrati tra la fine dell’Ottocento e i primi del Novecento; b) corrispondere alle continue pressanti esigenze degli stakeholder , che reclamano il loro diritto al versamento della documentazione, una volta trascorsi i tempi previsti dalla normativa. Si intendeva anche sperimentare l’attuazione di una forma di dematerializzazione e di conservazione digitale di questa tipologia di documentazione.
6. 1. La Banca dati è stata allestita e, allo stato attuale, riguarda gli anni che sono oggetto di richiesta da parte degli utenti remoti interessati alle ricerche storico-anagrafiche; 2. L’ottimizzazione degli spazi ha riguardato gran parte dei locali adibiti a deposito documentazione, consentendo un guadagno in scaffalature che potranno essere utilizzate per nuove accessioni; 3. La collaborazione con la Prefettura di Salerno ha migliorato i rapporti con tutte le Amministrazioni statali della Provincia consentendo di diffondere una nuova considerazione alla problematica legata alla conservazione del cartaceo e alle prospettive offerte dalla digitalizzazione e dematerializzazione. Le soluzioni adottate 2
7. Le soluzioni adottate 3 Il corso di formazione Programma del corso “La gestione informatizzata dei documenti della Pubblica Amministrazione – Salerno Archivio di Stato – maggio e giugno 2009 Modulo A: Principi di base Archivistica e di analisi della struttura del documento digitale Modulo B: La gestione informatica dei documenti: requisiti funzionali Modulo C: I processi conservativi: Selezione, digitalizzazione e conservazione Modulo D: Aspetti legislativi
8. I fattori di successo L’esiguità delle risorse umane e l’assenza di qualsiasi forma di incentivazione, oltre che una criticità è stata anche una leva di successo, in quanto il personale, motivato dalle possibilità offerte dal piano, ha volontariamente offerto la propria collaborazione senza incidere sulla prestazione ordinaria di servizio. L’altro aspetto positivo è costituito dall’intesa raggiunta con la Prefettura di Salerno, che ha sostenuto l’iniziativa nei vari momenti istituzionali di collegamento delle pubbliche amministrazioni.
9. I risultati raggiunti Assessment evasione ricerche storico-anagrafiche Confronto anni 2006 - 2009
10. Le criticità incontrate L’esiguità delle risorse umane. Le carenze finanziarie: non è stato possibile acquisire attrezzature informatiche e di supporto alla razionalizzazione dei depositi.
11. Per informazioni Renato Dentoni-Litta [email_address] Archivio di Stato di Salerno Piazza Abate Conforti, 7 84121 Salerno
