Il progetto 'ufficio in tasca' mira a migliorare la gestione delle informazioni nelle amministrazioni pubbliche, riducendo gli errori e ottimizzando l'uso delle risorse. Sono state implementate soluzioni come la creazione di aree di lavoro condivise e l'adozione di strumenti per la pianificazione, risultando in una diminuzione del 30% del tempo necessario per catalogare e archiviare informazioni. Tuttavia, il progetto ha incontrato criticità legate al sovraccarico di lavoro del personale addetto alla gestione dell'iniziativa.

1. Id 1857 – Ufficio in tasca progetto “Ufficio in tasca” Corte dei conti –

2. I problemi affrontati Necessità di migliorare e velocizzare la gestione delle informazioni e del loro transito attraverso Amministrazioni, uffici e unità organizzative, assicurando affidabilità e reperibilità, riducendo drasticamente l’incidenza di errori Programmazione delle scadenze, pubblicità delle decisioni organizzative e delle attività per il più ottimale utilizzo delle risorse Migliorare il clima organizzativo, affrontando il problema della gestione di informazioni e del loro transito attraverso diversi uffici, compartimenti o unità organizzative, superando il tradizionale approccio dei flussi di comunicazione.

3. Le soluzioni adottate Creazione di specifiche aree di lavoro per la condivisione di documenti progressivamente aggiornabili e tracciabili Adozione dell’Agenda del Servizio quale strumento ordinario e condiviso di pianificazione e comunicazione Gestione completa e informatizzata dei processi di produzione, gestione, e archiviazione di tutte le fasi di lavoro e dei documenti Sezioni riunite in sede di controllo

4. I risultati raggiunti Riduzione del 30% del tempo complessivo impiegato per il lavoro di ricerca, catalogazione, archiviazione delle fonti informative e per la produzione delle relazioni al Parlamento delle Sezioni riunite in sede di controllo Dematerializzazione dell’iter di produzione, autorizzazione e registrazione di alcune istanze del dipendente. Target: - 80% su base annua. Riduzione del 80% del cartaceo nei processi di produzione dei referti delle Sezioni riunite in sede di controllo Accessibilità delle repository h 24 da qualsiasi postazione di lavoro anche esterna all’Istituto Formazione di tutto il personale delle Sezioni riunite in sede di controllo e conseguente velocizzazione dell’attuazione del progetto Costruzione on line dei testi delle relazioni delle Sezioni riunite in sede di controllo al Parlamento Acquisizione di elementi utili per la valutazione dei contributi individuali al raggiungimento degli obiettivi

5. I fattori di successo Appoggio attivo del personale degli uffici coinvolti Condivisione del piano di miglioramento ai livelli più elevati dell’Amministrazione Appoggio attivo della componente dirigenziale degli uffici coinvolti Costituzione di un gruppo di lavoro che ha seguito, coordinato, monitorato e rendicontato le attività eseguite Responsabilizzazione di ciascun componente del team di lavoro ... sono il carburante del motore dell’Innovazione dell’Istituto Fruibilità immediata dei prodotti in progress del progetto Accesso diretto all’Agenda e alla Repository h24

6. Le criticità incontrate sovraccarico di lavoro che ha interessato il personale addetto alla gestione/implementazione dell’ iniziativa, soprattutto in relazione alla adesione massiccia ed interessata dei componenti degli uffici all’iniziativa fin dalla sua definizione, che ha comportato un aumento dei contatti con il personale ed i dirigenti degli uffici interessati. organizzazione dei piani di comunicazione verso i massimi vertici istituzionali, in concomitanza di alcuni eventi istituzionali conciliazione dell’organizzazione degli eventi formativi con l’esigenza della continuità lavorativa diffusione ed illustrazione dell’iniziativa all’interno dell’Istituto

7. Per informazioni Consigliere Angelo Buscema Corte dei conti Ufficio del Responsabile dei Sistemi Informativi Automatizzati L.go Morosini 1° - Roma [email_address]