Dokumen tersebut membahas proses-proses utama pelatihan yang menjadi perhatian khusus quality assurance (QA) untuk meningkatkan efektivitas pelatihan, yaitu proses perencanaan pelatihan, pengelolaan pelatihan, perancangan dan pelaksanaan pelatihan, serta evaluasi pelatihan. Dokumen tersebut juga menjelaskan komponen-komponen penting yang perlu dievaluasi pada setiap proses tersebut.
1.
Quality
Assurance/Quality
Improvement
Pelatihan
Intervensi
Perubahan
Perilaku
Ikatan
Praktisi
Intervensi
Perubahan
Perilaku
Indonesia
Kementerian
Kesehatan
Republik
Indonesia
Draft
#0,
prepared
by
erlian
rista
aditya
2. Proses
Pelatihan
yang
Disorot
QA/QI
Beberapa
proses
dan
tahap
inti
pelatihan
menjadi
perhatian
khusus
QA/QI
karena
dianggap
dapat
meningkatkan
efektivitas
pelatihan
sebagai
bentuk
intervensi
untuk
meningkatkan
kinerja
peserta
yang
dilatih
di
tempat
kerja
mereka
yang
sesungguhnya.
Beberapa
proses
dan
tahap
inti
tersebut
adalah
seperti
tergambar
dalam
diagram
berikut
ini.
Proses
performance
need
assessment
(PNA)
adalah
proses
perencanaan
pelatihan.
Sementara
proses
pengelolaan
pelatihan
adalah
proses
perencanaan
sebuah
pelatihan.
Dua
proses
berikutnya:
mendesain
dan
menyelenggarakan
pelatihan
adalah
proses
pelaksanaan
pelatihan
yang
diakhir
dengan
proses
evaluasi
pelatihan.
Setiap
proses
atau
tahap
inti
diatas
mempunyai
komponen
yang
berbeda.
Komponen-‐
komponen
inilah
yang
perlu
dinilai
untuk
memantau
dan
menetapkan
apakah
setiap
proses
pelatihan
telah
dijalankan
dengan
standar
kualitas
yang
diharapkan.
Jika
belum,
apakah
perbaikan
dapat
diidentifikasi,
dilaksanakan
dan
hasilnya
mampu
mengubah
kualitas
pelatihan
yang
dijalankan.
2
Quality
Assurance/Quality
Improvement
3. Quality
Assurance
(QA)
Pengelolaan/Perencanaan
Pelatihan
Asesmen
Skala
Keterangan
(jika
diperlukan)
A.
Performance
Need
Assessment
(PNA)
1
2
3
4
5
1.PNA
yang
memberikan
informasi
tentang
masalah
atau
gap/kesenjangan
kinerja
program
atau
staf
pelaksananya
telah
dilakukan
sebelum
pelatihan
dilaksanakan.
2.Review
atas
hasil
PNA
yang
menggambarkan
gap/kesenjangan
kinerja
telah
dilakukan
dan
memastikan
bahwa
akar
masalah
(root
cause)
kesenjangan
tersebut
adalah
kurangnya
pengetahuan
dan/atau
keterampilan.
3.Calon
peserta
mengetahui
tujuan
dan
keluaran
pelatihan
yang
diharapkan
sebelum
mereka
mengikuti
pelatihan.
B.
Merencanakan,
Mendapatkan
dan
Mengelola
Dana
untuk
Mencapai
Tujuan
Pelatihan
1. Dana
yang
mencakup
semua
kegiatan
pelatihan
telah
dikembangkan.
2. Dana
yang
dibutuhkan
diperoleh/tersedia.
3. Proses
penerimaan,
pengeluaran
dan
pengelolaan
keuangan
pelatihan
yang
memadai
dijalankan.
C.
Pemilihan
Tim
Perancang
Pelatihan
1. Tim
perancang
pelatihan
telah
dibentuk.
2. Tim
perancang
paling
tidak
terdiri
dari
atau
orang-‐orang
yang
menjalankan
fungsi:
training
manager,
trainer,
technical
content
expert
dan
training
evaluator.
3. Tim
perancang
berhasil
mengembangkan
rencana
dan
materi
yang
dibutuhkan
oleh
pelatihan.
4.
Tim
perancang
pelatihan
mempunyai
otoritas
mengambil
keputusan
terkait
rancangan
pelatihan.
D.
Pemantapan
Sistem
Monitoring
dan
Evaluasi
1.
Standar
kinerja
minimum
telah
dibuat
dan
mengacu
pada
standar
kinerja
yang
diinginkan
(ideal)
seperti
tercantum
dalam
PNA.
2.
Perangkat
dan
proses
untuk
menilai
kemajuan
dan
kepuasan
peserta
pelatihan
selama
sesi
pelatihan
berlangsung
tersedia.
Quality
Assurance/Quality
Improvement
3
4. 3.
Perangkat
dan
proses
untuk
memonitor
dan
mengevaluasi
kinerja
peserta
pelatihan
pasca
pelatihan
tersedia.
4.
Perangkat
dan
proses
untuk
mengidentifikasi
hambatan
peserta
dalam
menerapkan
pengetahuan
dan
keterampilan
baru
yang
diperoleh
selama
pelatihan
tersedia.
E.
Pengelolaan
Logistik
Pelatihan
1.
Kurikulum
atau
silabus
pelatihan
telah
dikirim
kepada
peserta
dan
supervisor
mereka
sebelum
pelatihan
dilaksanakan.
2.
Daftar
semua
kebutuhan
logistik
telah
disiapkan
3.
Ada
seorang
atau
beberapa
orang
penanggung
jawab
logistik
yang
bertugas
menjamin
pengadaan,
ditribusi
dan
pemanfaatnnya
pada
proses
pelatihan.
4.
Pengecekan
dan
pengaturan
tempat
dan
fasilitas
pelatihan
dilakukan
sebelum
pelatihan.
5.
Akomodasi,
konsumsi
dan
transportasi
telah
diatur
demi
kenyamanan
peserta
dan
kelancaran
pelatihan.
6.
Perlengkapan
dan
audiovisual
pelatihan
telah
dipesan,
dipasang
dan
berfungsi
seperti
harapan
Desain
Pelatihan
Asesmen
Skala
Keterangan
(jika
diperlukan)
1
2
3
4
5
Verifikasi
atas
situasi
gap
kinerja
dan
tujuan
training
untuk
menutup
gap
tersebut
dilakukan.
Informasi
latar
belakang
peserta
dikumpulkan
dan
identifikasi
pengetahuan,
sikap
serta
keterampilan
yang
perlu
mereka
dapatkan
di
pelatihan
dilaksanakan.
Identifikasi
sumber-‐sumber
konten
pelatihan
dilakukan.
Tujuan
pembelajaran
tersedia
dan
tertulis
Rencana
pelatihan
dikembangkan:
training
syllabus,
schedule,
dan
training
outline.
Materi-‐materi
pelatihan
dikembangkan
atau
diadaptasi.
Instrumen
evaluasi
pelatihan
dikembangkan
atau
diadaptasi
4
Quality
Assurance/Quality
Improvement
5. Penyelenggaraan
Pelatihan
Asesmen
Skala
Keterangan
(jika
diperlukan)
1
2
3
4
5
Semua
trainer,
panitia
dan
pihak
lain
yang
menyelenggarakan
pelatihan
mampu
meraih
dan
menjaga
kredibiitas
selama
pelatihan
sikap
dan
perilaku
prefesional
mereka.
Semua
panitia,
trainer
dan
pendukung
training
lain
mampu
bekerja
sama
dan
responsif
dengan
kebutuhan
peserta
Lingkungan
dan
suasana
pelatihan
yang
mendukung,
nyaman
dan
aman
mampu
diciptakan
Trainer
menyediakan
dan
melakukan
umpan
balik
suportif.
Trainer
menggunakan
teknik-‐teknik
komunikasi
dan
presentasi
efektif.
Trainer
menggunakan
teknis
fasilitasi
efefktif
Trainer
menggunakan
penguatan
positif
dan
insentfi
motivasional
Pelatihan
menyediakan
kesempatan
bagi
peserta
untuk
mengaplikasikan
pengetahuan
dan
keterampilan
praktis.
Pelatihan
dimonitor
sesi
demi
sesi
dan
setiap
hari
dan
melakukan
penyesuaian,
jika
diperlukan
Evaluasi
Pelatihan
Asesmen
Skala
Keterangan
(jika
diperlukan)
1
2
3
4
5
Alat
evaluasi
pelatihan
tersedia
Alat
evaluasi
pelatihan
digunakan
Alat
evaluasi
mampu
mengevaluasi
kinerja
panitia,
trainer
dan
unsur-‐unsur
lain
yang
terlibat
dalam
penyelenggaraan
pelatihan.
Alat
evaluasi
kepuasan
peserta
terhadap
pelatihan
tersedia
dan
digunakan
Alat
evaluasi
kemajuan
peserta
sesuai
tujuan
pelatihan
tersedia
dan
digunakan
Pelatihan
menggunakan
informasi
dari
evaluasi
peserta
untuk
memperbaiki
proses
dan
kualitas
pelatihan.
Alat
evaluasi
kinerja
peserta
pelatihan
di
tempat
kerja
pasca
pelatihan
tersedia
dan
Quality
Assurance/Quality
Improvement
5
6. digunakan
Alat
evaluasi
efektifitas
pelatihan
dalam
mengurangi
gap
kinerja
tersedia
dan
digunakan
Quality
Improvement
???
Referensi:
FHI,
TRG,
JHPIEGO,
PLP,
IHI.,
Training
Works:
what
you
need
to
know
about
managing,
designing,
delivering
and
evaluating
group-‐based
training,
USAID,
2003.
6
Quality
Assurance/Quality
Improvement