Sistem Informasi Akuntansi Teknik Pendokumentasian Sistem

1. Bab 3 System Documentation Techniques
Endy MulyoPrastyo NIM A31115720 Page 1
Teknik Pendokumentasian Sistem
TujuanPembelajaran:
Setelahmempelajaribabini,mahasiswaseharusnyamampuuntuk:
1. Menyiapkan dan menggunakan diagram aliran data untuk memahami, mengevaluasi, dan
mendokumentasikansistem informasi.
2. Menyiapkan dan menggunakan flowchart untuk memahami, mengevaluasi, dan mendokumentasikan
sistem informasi.
3. Menyiapkan dan menggunakan diagram proses bisnis untuk memahami, mengevaluasi, dan
mendokumentasikansistem informasi.
A. Pengenalan
Pendokumentasian menjelaskan bagaimana suatu sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, dimana,
mengapa, dan bagaimana memasukkan data, memproses data, menyimpan data, menghasilkan informasi,
dan mengontrol sistem. Beberapa cara yang populer dalam mendokumentasikan suatu sistem yaitu
diagram,flowchart,tabel,dancaravisual lainuntuk menggambarkandatadaninformasi.
Deskripsi narasi tentang sebuah sistem adalah penjelasan secara bertahap mengenai komponen-
komponensistem secaratertulisdanbagaimanaberinteraksi.
Beberapaalat-alatpendokumentasianadalah
1. Data flow diagram (DFD) adalah deskripsi grafik mengenai sumber data, aliran data, proses
transformasi,penyimpanandatadanlokasitujuandata.
2. Flowchart,adalahdeskripsi grafikdarisebuahsistem.Ada beberapatipedari flowchart yaitu:
a. Document flowchart, menunjukkan aliran dokumen dan informasi diantara beberapa departemen
atau pusat-pusatpertanggungjawaban.
b. System flowchart, menunjukkan hubungan antara masukan, proses, dan output dalam suatu
sistem informasi.
c. Program flowchart, menunjukkan rangkaian dari operasi logik dalam komputer dalam
menjalankansebuahprogram.
3. Businessprocessdiagram,deskripsigrafisdariprosesbisnisyang digunakanolehperusahaan.
Akuntan menggunakan teknik pendokumentasian secara luas. Standar auditing mensyaratkan bahwa
auditor independen harus memahami prosedur pengendalian internal yang digunakan perusahaan secara
otomatis maupun manual. Salah satu cara untuk memperoleh pemahaman tersebut adalah dengan
menggunakan model proses bisnis atau flowchart pendokumentasian sebuah sistem, karena ilustrasi
secaragrafiklebihmudahdalam membacakelemahandankekuatanpengendalianinternal.
B. DataFlowDiagrams(DFD)
DFD menggambarkan secara grafik aliran data dalam suatu organisasi. Berikut ini adalah simbol-simbol
DFDbeserta penjelasannya:

2. Bab 3 System Documentation Techniques
Endy MulyoPrastyo NIM A31115720 Page 2
Simbol Nama Uraian
Sumberdantujuandata Organisasi yang mengirim atau menerima data
disimbolkan dengan kotak persegi. Tujuan data juga
disebutdata sinks.
Aliran data Aliran data masuk atau keluar dari sebuah proses
disimbolkandengangarispanahlurusataulengkung.
Proses transformasi Proses mengubah data input menjadi data output
disimbolkandenganlingkaranatau bubble.
Penyimpanandata Penyimpanan data disimbolkan dengan dua garis
horosontal
PengendalianInternal
Sumber data dan tujuan data adalah entitas yang mengirimkan dan menerima data dimana sistem
menggunakan atau memproduksi. Sebuah entitas dapat menjadi sumber maupun tujuan. Disimbolkan
dengankotak persegi.
Aliran data adalah pergerakan suatu data dalam proses, penyimpanan, sumber dan tujuan. Data yang
melewatiantarapenyimpanandansumberatautujuanharusmelaluisebuahprosestransformasidata.
Aliran data diberikan keterangan untuk menunjukkan data apa yang mengalir. Pengecualian dilakukan
aliran yang menuju penyimpanan data (G), karena biasanya jenis aliran data yang menuju penyimpanan ini
tidak jelas.

3. Bab 3 System Documentation Techniques
Endy MulyoPrastyo NIM A31115720 Page 3
Jika dua atau lebih data mengalir bersamaan,maka tetap digunakan garis panah tunggal. Misalnya aliran B
(pembayaranpelanggan)terdiridaripembayarandanpengirimandata.
Dalam gambar di atas digunakan dua garis aliran karena permintaan pelanggan tidak selalu diikuti oleh
pembayaran.
Proses adalah suatukegiatanmengubahsuatudatake informasiataubentukdata lainnya.
Penyimpanan data adalah tempat atau media dimana data sistem disimpan. DFD tidak menunjukkan
sebuahpenyimpanansecarafisiksepertiserver atau kertas yang digunakanuntukmenyimpandata.
Pembagian DFD
DFD dibagi lagi kedalam tingkat yang lebih rendah untuk menyediakan detail yang lebih banyak, karena
beberapa sistem dapat secara penuh dibuat diagram dalam selembar kertas. Dan juga, pengguna memiliki
kebutuhan yang berbeda dan beragam tingkat DFD dapat memenuhi kebutuhan yang berbeda dengan
lebihbaik.
Context diagram adalah tingkat DFD tertinggi, merupakan sudut pandang ringkasan dari sebuah sistem.
Menyajikan sistem pemrosesan data, input dan output serta sumber dan tujuannya. Dari context diagram
ini dapat dibuat DFD level 0, DFD level 1 dan seterusnya yang menyediakan gambaran yang lebih detail
mengenaipemrosesandata.
GambarContextDiagram GambarDFDLevel0

4. Bab 3 System Documentation Techniques
Endy MulyoPrastyo NIM A31115720 Page 4
GambarDFDLevel1
Petunjukdalam menggambarDFD
1. Pahamisistemnya
2. Abaikan aspek-aspek tertentu dari sistem. DFD adalah diagram dari sumber, aliran, tranformasi,
penyimpanan dan tujuan dari data. Menentukan bagaimana suatu sistem mulai dan berhenti tidak
disajikandalam DFDini
3. Tentuanlingkupdarisistem.Tentukanapayangterkait (relevan terhadapsistem)dan tidakterkait.
4. Kembangkan contextdiagram
5. Identifikasialirandata
6. Kelompokkanaliran-alirandata
7. Identifikasi proses transformasi.Tempatkan gambar lingkaran dimaan suatu kegiatan diperlukan untuk
mengubahsatualirandatake yang lain
8. Kelompokkanproses-prosestransformasi
9. Identifikasisemua fileatau penyimpanandata
10. Identifikasisemuadatasumberdantujuannya
11. Berikan nama pada seluruh elemen DFD. Elemen-elemen data sebaiknya diberikan nama yang unik
dandeskriptif yang mewakilielementersebut.
12. Buat pembagianatauperincianterhadapDFD
13. Berikansetiap prosesnomoryang berurut
14. TinjauulangDFDsecaramenyeluruhdanpebaiki apabilaadayangkurangtepat
15. Siapkan salinan akhir. Jangan biarkan garis aliran data saling menyilang di antara beberapa garis
aliran,lebihbaikdiulangi penyimpananatautujuandata.
C. Flowchart
Adalah sebuah teknik analitis yang menggunakan rangkaian simbol-simbol standar untuk menjelaskan
beberapaaspekdarisebuahsistem informasisecarajelas,ringkas,danlogis.
Simbol-simbolflowchartdibagidalamempatkategoriyaitu:

5. Bab 3 System Documentation Techniques
Endy MulyoPrastyo NIM A31115720 Page 5
1. Simbolinput/output
2. Simbolproses
3. Simbolpenyimpanan
4. Simbolalirandansimbollainnya
Simbol –simbolflowchartyang umum:
Simbol Nama Simbol Nama
Dokumen Aliran dokumen atau
proses
Beberapa salinan dari satu
dokumenkertas
Jaringankomunikasi
Outputelektronik/ display Penghubung dalam satu
halaman
Input data elektronik Penghubung dari atau ke
halamanlain
Perangkat input dan output
elektronik
Terminal, awal mula, akhir
atau titik interupsi dalam
sebuahproses
Pemrosesankomputer Keputusan (tahap
pembuatankeputusan)
Operasimanual Catatan penjelas atau
keterangantambahan
Database
Pita magnetik
Filedokumenkertas
Jurnalatau bukubesar
Tipe-tipeflowchart
1. Flowchart dokumen, mengilustrasikan aliran dari dokumen dan data diantara area
pertanggungjawabandalam organisasi.
2. Flowchart pengendalian internal, digunakan untuk menggambarkan, menganalisa, dan
mengevaluasi pengendalian internal termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan dan inefisiensi
suatu sistem.

6. Bab 3 System Documentation Techniques
Endy MulyoPrastyo NIM A31115720 Page 6
Petunjukdalammenyiapkan flowchart
1. Pahamisistem
2. Identifikasientitas yang akan dibuatflowchart
3. Atur flowchartdenganbenar
4. Cantumkanlabelpadasemuasimboldenganjelas
5. Gunakanpenghubungapabilahalamankertastidakcukup
6. Gambarsketsakasar terlebihdahulu
7. Gambarflowchartfinal.
Flowchart sistem menggambarkan hubungan diantara input, proses, penyimpanan dan output dari sebuah
sistem.
Flowchart program mengilustrasikan urutan operasi logic yang dijalankan oleh komputer dalam
menjalankansuatuprogram.
D. BusinessProgramDiagram(BPD)
BPD adalah cara visual untuk menggambarkan tahap-tahap atau aktivitas yang berbeda dalam sebuah
proses bisnis. Misalnya, terdapat beberapa aktivitas pada siklus pendapatan, seperti menerima order,
memeriksa kredit pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengkonfirmasi penerimaan
order dari pelanggan. Demikian juga pada siklus pengeluaran, terdapat beberapa aktivitas. Semua aktivitas
tersebut dapat disajikan dalam BPD untuk memberikan gambaran yang mudah dimengerti bagi pembaca
tentangapa yang ada dalam prosesbisnis.
Petunjukuntukmenyiapkan diagramprosesbisnis(BPD)
1. Identifikasidan pahamiprosesbisnisnya
2. Abaikan hal-halyang bersifat khusus
3. Tentukanseberapabanyakdetailyang harusdimasukkan
4. Atur flowchartdenganbaik
5. Masukkansetiapprosesbisnisdalam diagram
6. Gambarsketsakasar terlebih dahulu
7. GambarBPDfinal.
Diskusi
Flowchart lebih detail penekanannya sistem, prosedur dan dokumentasinya. Simbol-simbol yang digunakan lebih
banyak.
BPD inginmelihatsiapayang melakukankegiatan-kegiatan
DFDinginmelihatprosesnya.Penekanannyalogika prosesnya.