I fattori chiave per la fatturazione elettronica e dematerializzazione di documenti

1. Fattori chiave per la
fatturazione elettronica e
dematerializzazione di
documenti
Simone Angelica Wolf
Objectif Lune Italy

2. Programma
• Chi siamo
• Situazione attuale di fatturazione
• L'approccio smart alla fatturazione elettronica
• Demo
• Q&A

3. Chi siamo
OBJECTIF LUNE • Numero 1 al mondo per installazioni e
nuovi clienti annuali
• Comprovata tecnologia con 20 anni di esperienza
CANADA
STATI UNITI
REGNO UNITO
SVEZIA
PAESI BASSI
FRANCIA
ITALIA
GERMANIA
MEDIO ORIENTE
GIAPPONE
MALAYSIA
SUDAFRICA
AUSTRALIA
BRASILE
SINGAPORE

4. Chi siamo
• Il software più installato del nostro settore (si
evita il rischio di essere i primi utilizzatori)
• La tecnologia di livello aziendale sviluppata
su misura per le aziende di medie dimensioni
• Un'implementazione rapida ad un costo
significativamente inferiore alla media
• Azienda globale con uffici sparsi in tutto il
mondo per fornire assistenza e manutenzione
locale
• Facile da usare, permette di mantenere il
controllo dei processi e dei documenti
OBJECTIF LUNE

5. Processo dell'ordine
- Automazione ordini di vendita
- Prova della consegna mobile
CICLO DALL'ORDINE AL
PAGAMENTO
CICLO DALL'ORDINE
ALL'INCASSO
Contabilità
Elaborazione fatture
Contabilità clienti
- Automazione fatture
- Ottimizzazione posta
in uscita
- Preferenze di consegna
- Conformità EDI
Acquisti
- Conformità EDI
SUPPLY CHAIN
FORNITORI AZIENDA CLIENTI

6. Situazione attuale
• Vengono utilizzati processi cartacei manuali
• Ogni fattura viene scansionata
• I dati vengono inseriti a mano oppure viene utilizzata la tecnologia OCR
• Le fatture elettroniche vengono stampate per essere elaborate

7. Situazione attuale
16
20
• per fattura
• fatture al giorno
• giorni per l'elaborazione
Elaborazione contabilità fornitori
manuale:
• costosa
• inefficiente
• crea problemi di conformità
• può incidere sull'affidabilità
creditizia
$17

8. Situazione attuale
REQUISITI DEI
CLIENTI
• Aumentare la velocità di elaborazione
• Aumentare la precisione
• Ridurre i costi
• Avvalersi degli sconti per pagamenti
anticipati

9. Quindi quali sono le opzioni?

10. Opzione 1
PROCESSI BASATI SUL
CARTACEO
Persino quando un fornitore invia una fattura
via e-mail, occorre stamparla per poterla
elaborare.
Difficoltà
• Le fatture vengono archiviate in
maniera errata, vengono
smarrite o danneggiate.
• Le fatture devono essere
abbinate fisicamente agli ordini
di acquisto e ai documenti di
trasporto, un processo manuale
che porta via tanto tempo e
comporta ritardi nei pagamenti.
• Gli errori causano pagamenti in
eccesso.
• Le relazioni con i propri fornitori
si logorano.

11. Opzione 2
SCANSIONE PER ECM
L'utilizzo di scanner e sistemi ECM
aiuta ad accelerare il processo, ma si
affida comunque a processi manuali.
Difficoltà
• La schedatura manuale è soggetta a
errori.
• L'utilizzo di OCR crea errori di
schedatura.
• La scansione di produzione è
costosa.
• L'acquisizione anticipata è
complessa e costosa.
• L'abbinamento a tre è eseguito a
mano e porta via tanto tempo.
• Rimane comunque un processo
abbastanza manuale che non può
essere preciso al 100%.

12. Opzione 3
Difficoltà
• EDI non può essere usato in tutte
le occasioni.
• Alcuni fornitori possono solo
inviare documenti cartacei o e-
mail.
• Persino quando si utilizza EDI, le
imprese finiscono con il dover
elaborare il cartaceo a mano.
EDI
Persino quando l'attività di un'impresa usa
EDI, non elimina completamente il cartaceo.
AZIENDA
FORNITORE 1
FORNITORE 2

13. L'APPROCCIO SMART
ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Proponiamo una soluzione che si avvale di
un'armonizzazione di tecnologie

14. Processo attuale
La fattura
è abbinata
al documento
di trasporto
I dati sono inseriti a
mano o tramite
OCR
Ricezione fattura Scansionata
Archiviata
Emissione
ordine di
pagamento

15. Con una soluzione di OL
Emissione ordine
di pagamento
Abbinamento
automatizzato
Comunicazione
Acquisiamo le fatture
PRIMA che vengano
stampate, senza
scansioni o OCR.
Estrazione dei dati
Pubblicazione su ECM
quando necessario
Acquisizione

16. CAPACITÀ
PRINCIPALI
• Acquisizione delle fatture PRIMA che vengano
stampate.
• Gestione manuale necessaria soltanto per le
eccezioni.
• Adattamento ai sistemi e processi
pre-esistenti.
NESSUNA
modifica

17. VANTAGGI
PRINCIPALI
• Velocizzazione del ciclo acquisto-pagamento.
• Eliminazione/riduzione delle scansioni e dei
processi manuali.
• Automatizzazione dei processi.
• Aumento della precisione dei dati.
• Prevenzione di frodi e raggiri.

18. VANTAGGI
PRINCIPALI
PER I VOSTRI
CLIENTI
by Nirmalya Kumar, Prof. London School of Business

19. • Il software più installato del nostro settore.
• La tecnologia di livello aziendale sviluppata su
misura per le aziende medio-piccole.
• Azienda globale che fornisce assistenza locale.
• Un'implementazione rapida che non supera i
limiti del budget.
• Facile da usare, permette di mantenere il
controllo dei processi e dei documenti.
DIFFERENZIATORI
PRINCIPALI

20. Simone Angelica Wolf
Director OL Italy
e: wolfs@it.objectiflune.com
t: 0522 – 511 301
w: objectiflune.com/it
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