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Presentazione web doc
- 2. Agenda >> Presentazione di Omnia Group >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>
- 3. Agenda >> Presentazione di Omnia Group >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>
- 4. Presentazione di Omnia Group >> La scommessa di Omnia Group è quella di applicare alla progettazione del software e all‟erogazione dei servizi informatici il modello della Lean Production tesa all‟eliminazione degli sprechi e alla comprensione piena dei bisogni e desideri del cliente
- 5. Il Gruppo >> è composta da circa 70 persone, tutti tecnici altamente specializzati di cui oltre il 70% laureati in discipline informatiche
- 6. Le competenze >> B2B Integration Enterprise Document Management Business Intelligence Enterprise Logistics Platform
- 7. Agenda >> Presentazione di Omnia Group >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>
- 8. Le sfide per Poligrafici Editoriale >> • Miglioramento della comunicazione con i fornitori che ad oggi è poco automatizzata • La dematerializzazione delle fatture attive e passive e la loro conservazione sostitutiva • La gestione di documenti per la Segreteria di Redazione
- 9. L’idea di Omnia per >> • Omnia Group propone di affrontare le sfide con la sua soluzione di Enterprise Document Management
- 10. La soluzione >> • WebDoc è in grado di: • Gestire tipi di documenti differenti • Archiviare, classificare e ricercare con estrema semplicità • Integrarsi con applicazioni “esterne” portale fornitori contabilità utenti interni fattura elettronica e scanner conservazione altri sistemi sostitutiva aziendali
- 11. Considerazioni >> • La soluzione è scalabile potendo attivare tipi di documento differenti in tempi successivi • La scalabilità sarà anche sulle applicazioni e i servizi a corredo della soluzione • Gli investimenti saranno proporzionati ai processi coperti presupponendo l‟investimento iniziale su WebDoc
- 12. Approccio progettuale >> divide et impera • Definizione delle priorità • Attivazione di WebDoc per il cliente • Risoluzione delle esigenze in ordine di priorità secondo tempistiche dettate dagli investimenti
- 13. Agenda >> Presentazione di Omnia Group >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>
- 14. Vantaggi >> • Il tempo è denaro • Facilità di accesso ai documenti • Eliminazione del tempo dedicato ad archiviazione e recupero • Certezza di lavorare su file aggiornati • Maggior precisione ed efficienza rispetto alla posta elettronica (eliminazione dei duplicati e dei ritardi) • Accesso 24 su 24 alla gestione da qualsiasi postazione internet nel mondo • Logistica • Diminuzione delle spese di archiviazione e gestione del cartaceo
- 15. Vantaggi >> Maggiore velocità nell‟organizzazione interna dell‟azienda Risparmio!
- 16. WebDoc “in pillole” >> • Argomenti principali: • Profili utente • Tipi di documento • La ricerca nei documenti • Cenni al workflow
- 17. Ipotesi progettuale >> • Definizione degli utenti e dei moduli del prodotto utili al cliente • Formulazione di un‟ipotesi di progetto • Installazione di WebDoc presso il cliente • Impostazione del prodotto e avviamento
- 18. Cenni sull’offerta >> • Il costo di WebDoc dipende da: • Costo del prodotto • Personalizzazione • Eventuale supporto all‟avviamento • Il costo del prodotto dipende da: • Moduli applicativi richiesti • Numero di utenti, cosiddetti named
- 19. Agenda >> Presentazione di Omnia Group >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>
- 20. Obiettivi >> • La proposta di Omnia si pone come obiettivo quello di razionalizzare il processo di business con i fornitori • L‟obiettivo è creare uno strumento che: • Automatizzi i processi interni relativi alle forniture • Migliori i canali di comunicazione con i fornitori • Acceda agli stessi dati eliminando fax, telefonate e tutta la carta
- 21. Scenario di riferimento >> • Il portale fornitori sarà un sito internet che vedrà come attori principali: • Il potenziale fornitore • Il fornitore qualificato Ai fornitori potenziali… Ai fornitori qualificati… Informazione sulle Contenuti procedure per il informativi, servizi processo di e strumenti per qualificazione e integrare le fasi del consultazione news processo di acquisto pubbliche
- 22. La struttura >> • Il portale fornitori sarà organizzato in due aree: • Area pubblica • Area privata Area pubblica Area privata Vetrina in cui presentare i L‟accesso a questa area è servizi e le modalità per riservato ai soli fornitori diventare fornitore qualificati ed offre funzionalità qualificato, esporre news e faq avanzate di gestione dei per scambi di documenti di business informazioni, suggerimenti e chiarimenti da e verso il potenziale fornitore
- 23. Agenda >> Presentazione di Omnia Group >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>
- 24. Concetti preliminari >> • I sistemi di Document Management sono gli strumenti ideali per risolvere problematiche di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva • La fatturazione elettronica è un caso specifico di gestione documentale avanzata • La conservazione sostitutiva è un‟opzione integrativa, ma distinta, della fatturazione elettronica
- 25. Vantaggi >> fatturazione elettronica + conservazione sostitutiva = dematerializzazione ossia immutato valore legale a fronte dell‟eliminazione di tutte le fatture cartacee e di tutte le spese in termini di denaro e tempo ad esse collegate
- 26. Cenni legali >> • Fatturazione elettronica: – Direttiva 2001/115/CE – Decreto Legislativo 52/2004 – DMEF n. 27 del 23 gennaio 2004 – Circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 dell‟Agenzia delle Entrate • Conservazione elettronica: – Delibera n. 11 del CNIPA (19 febbraio 2004) – DM del 23 gennaio 2004 (Art. 23) – Commissione europea: quadro strategico 229/2005 – Circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 dell‟Agenzia delle Entrate • Finanziaria 2008: – Obbligatorietà della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva delle fatture per le imprese che lavorano con le amministrazioni pubbliche centrali e regionali
- 27. Prospettive >> • È facilmente intuibile come la trasmissione e conservazione elettronica dei documenti fiscali sia destinata a diventare la regola dei rapporti tra imprese* (*) Applicazione del quadro strategico UE già applicato nei paesi del nord Europa
- 28. La soluzione lean per la conservazione sostitutiva >> • Il servizio di conservazione sostitutiva può essere fornito in modalità lean delegando Omnia nella gestione dell‟intero processo e delle tecnologie correlate in modalità full outsourcing • La fruizione di queste soluzioni per l‟utente sarà estremamente semplice e sarà sollevato da qualsiasi fattore di complessità legato ai processi organizzativi ed alle tecnologie utilizzate • Omnia propone un servizio chiavi in mano e, se richiesto, si fa completamente carico della gestione del servizio fin dalla prima richiesta di informazioni
- 29. Il processo >> • Una fattura elettronica è il documento pdf, doc o altro ma Generazione della comprensivo di firma digitale e marca temporale fattura elettronica • Un plico è un archivio „zip‟ di fatture elettroniche • Entro 15 giorni dalla data di emissione/ricezione deve essere fatta la conservazione • Vengono “chiusi” i documenti di fattura • Le fatture sono riversate su supporto ottico con conservazione (3 copie) • Aggiornamento dei documenti presso il Cliente con le coordinate di archiviazione • Consegna del supporto ottico al Cliente, a Omnia e in un luogo sicuro
- 30. Generazione della fattura elettronica >> Generazione della fattura elettronica pdf, doc dalla contabilità apposizione della firma digitale e marca temporale • Giornalmente vengono acquisite le fatture tramite un interfaccia utente che: – Preleva automaticamente i documenti digitali (pdf, doc, ecc) dalla contabilità – Firma digitalmente i documenti – Marca temporalmente i documenti tramite la Certification Authority ACTALIS – Archivia la fattura elettronica su WebDoc – Invia un report via email ai responsabili del processo per conferma dell‟operazione
- 31. Generazione della fattura elettronica >> Generazione della fattura elettronica WDCE • Il WebDoc Conservazione Elettronica (WDCE) si attiva settimanalmente in modo automatico e: – Estrae le fatture della settimana precedente – Controlla la continuità dei numeri di fattura – Segnala eventuali problemi ai responsabili del processo – Marca lo stato delle fatture elettroniche su WebDoc – Crea un plico firmato dal responsabile della conservazione e marcato tramite la Certification Authority ACTALIS – Invia il plico a Omnia utilizzando un protocollo sicuro (ftps)
- 32. Conservazione in outsourcing >> Generazione della www fattura elettronica registro digitale di conservazione PDCE • La Procedura di Conservazione Elettronica (PDCE) tratta il plico arrivato in Omnia e: – Genera un file di chiusura firmato digitalmente e marcato tramite la Certification Authority ACTALIS – Aggiorna il registro di conservazione • Il registro di conservazione è consultabile via web dai Clienti tramite un sito internet ad accesso protetto
- 33. Riconsegna e archiviazione >> Generazione della fattura elettronica BDCE • Il Browser di Conservazione Elettronica (BDCE): – Ritorna a WebDoc i riferimenti di archiviazione delle fatture – Produce 3 copie su supporto ottico (CD/DVD) • Una copia è fisicamente consegnata a Poligrafici Editoriale, un‟altra rimane a Omnia e l‟ultima viene recapitata in un terzo luogo sicuro • Il supporto ottico è dotato di un sistema di ricerca per la consultazione “rapida” • L‟anno successivo viene inviato all‟Agenzia delle Entrate l‟impronta di tutto l‟archivio informatico
- 34. Il processo in sintesi e tempistiche >> riferimenti di archiviazione tutti i giorni WDCE max 15gg contabilità PDCE BDCE consultazione generazione della fattura elettronica controllo utenti registro digitale di conservazione riconsegna
- 35. Altri servizi lean >> • Servizio di digitalizzazione del cartaceo per facilitare il processo di fatturazione elettronica (e eventuale integrazione con la conservazione sostitutiva) dematerializzazione a partire dalla carta • Servizio di archiviazione del cartaceo in full outsourcing • Omnia Group ha attivo un Centro Servizi che è in grado di supportare il processo sostituendosi, ove richiesto e possibile, al Cliente
- 36. L’offerta >> • Supporto consulenziale per la stesura delle Linee Guida per la Conservazione sostitutiva • Fornitura di tutta la modulistica necessaria alla gestione delle formalità associate al processo • Fornitura del software applicativo per la corretta gestione del processo e per l‟interazione con il Centro Servizi di Omnia • Riversamento periodico su supporto ottico contenente i documenti e riconsegna al cliente • Monitoraggio delle attività di conservazione disponibile su sito web • Conservazione dei supporti in luogo sicuro e protetto per 10 anni dalla loro produzione
- 37. Un caso di successo >> • Nel 2006 Omnia ha avviato con Coop Italia ed il Ministero delle Finanze un progetto pilota su un volume di circa 100.000 fatture l‟anno • Prima i costi di gestione manuale delle fatture (stampa, personale dedicato a produzione, gestione e ricerca, spedizione e altre spese postali, conservazione decennale in ambienti dedicati) sono stati stimati in 9 €/fattura per quelle attive e 13 €/fattura per quelle passive • Dopo due anni si stima sia cambiato l‟ordine di grandezza dei costi (abbattimento dei costi di stampa, postali, conservazione fisica dei documenti; riduzione superiore al 50% del personale dedicato alla produzione/gestione documenti fiscali) • Coop Italia ha optato per il pagamento di un canone annuale flat indipendente dal numero di documenti oggetto di conservazione
- 38. Agenda >> Presentazione di Omnia Group >> La soluzione per il Document Management >> Panoramica del prodotto WebDoc >> Il portale fornitori >> Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >> Conclusioni >> Approfondimenti: Cenni di Business Intelligence >>
- 39. Conclusioni >> • Omnia Group propone WebDoc come Enterprise Document Management System per Poligrafici Editoriale • Le sfide, anche future, legate alla gestione documentale potranno essere affrontate integrando e personalizzando WebDoc • I servizi lean di Omnia Group facilitano l‟adozione della soluzione
- 40. Enterprise Document Management >> La proposta di Omnia per Poligrafici Editoriale s.p.a. >> Carlo Brazzini cbrazzini@omniagroup.it Matteo Rogai mrogai@omniagroup.it Francesco Corti fcorti@omniagroup.it
- 41. Approfondimenti >> Cenni di Business Intelligence >>
- 42. Le informazioni valore aziendali >> indicazioni strategiche rapporti informazioni selezionate fonti informative primarie quantità
- 43. Frasi ricorrenti >> • Abbiamo montagne di dati ma non possiamo accedervi! • Come è possibile che persone che svolgono lo stesso ruolo presentino risultati sostanzialmente diversi? • Vogliamo selezionare, raggruppare e manipolare i dati in ogni modo possibile! • Mostratemi solo ciò che è importante! • Tutti sanno che alcuni dati non sono corretti!
- 44. La soluzione >> • Le soluzioni di Business Intelligence sono basate su un mix di competenze, tecnologie, metodologie, processi, appli cazioni e sistemi, in grado di fornire una risposta alle esigenze dell'impresa • Omnia Group sposa la visione più consolidata che prevede l‟applicazione contemporanea di: • Data Warehouse per archiviare le informazioni riorganizzate per l‟analisi • Reporting e analisi per l‟esame delle informazioni in modo semplice e potente da parte degli analisti
- 45. Data Warehousing >> • I Data Warehouse rappresentano ad oggi le soluzioni più sofisticate per il monitoraggio dell'azienda nel suo complesso • Omnia Group è in grado di realizzare Data Warehouse con i prodotti più affermati sul mercato fra i quali segnaliamo:
- 46. Reporting e analisi >> • Gli strumenti di analisi più importanti di un Data Warehouse sono: • Reportistica tradizionale • On-Line Analytical Processing (OLAP) • Data Mining • Omnia Group realizza dashboard e cruscotti a vari livelli con i prodotti più affermati fra i quali si segnala: Pentaho (open source)
- 47. Un caso di successo >> • Omnia Group realizza per Coop Italia numerosi progetti di analisi con tecniche di Business Intelligence • [Business Objects] Osservatorio Aziendale del non-food: – Monitoraggio vendite di sintesi e dettaglio – Monitoraggio oneri, ricarico e costi accessori – Giacenze, e indici di rotazione – Ordini da fornitori, clienti e inevasi • [Business Objects] Analisi degli indicatori logistici • [Business Objects] Dashboard direzionali • [Hyperion Essbase] Sistema di centralizzazione del processo di pianificazione delle campagne per il Supply Chain Management (tecniche di what-if)
- 48. Ipotesi progettuale >> Kick off fase I Identificare un‟area di Realizzare il Data Mart business circoscritta e il relativo sistema di ma “sensibile” per le analisi integrandolo con Milestone gli esistenti tematiche aziendali di verifica Realizzare il primo Data Mart (segmento di Identificare una Data Warehouse) e il nuova area di relativo sistema di Milestone business circoscritta analisi di verifica fase II – III – IV – …
- 49. Come procedere >> • Scelta della piattaforma • Scelta della piattaforma del Data Warehouse • Scelta dello strumento di analisi • Scelta della prima area di business • Definizione del progetto (con relativa valutazione economica) • Analisi e sviluppo del Data Mart • Analisi delle fonti alimentanti • Analisi e sviluppo del Data Mart • Analisi e sviluppo delle analisi • Rilascio in produzione e conclusione del progetto • (Milestone) Pianificazione delle evoluzioni di progetto
- 50. Come procedere >> • Scelta della piattaforma studio di • Scelta della piattaforma del Data Warehouse fattibilità • Scelta dello strumento di analisi e impostazione di progetto • Scelta della prima area di business • Definizione del progetto (con relativa valutazione economica) • Analisi e sviluppo del Data Mart Sviluppo • Analisi delle fonti alimentanti del primo • Analisi e sviluppo del Data Mart Data Mart • Analisi e sviluppo delle analisi • Rilascio in produzione e conclusione del progetto • (Milestone) Pianificazione delle evoluzioni di progetto
- 51. Approfondimenti >> Cenni di Business Intelligence >>