Il documento presenta la soluzione di gestione delle fatture tramite SAP Invoice Management di OpenText, evidenziando le inefficienze tipiche nei processi di contabilità fornitori e i benefici di un'automazione integrata. Questa soluzione migliora la visibilità delle passività, ottimizza i flussi di cassa e riduce i costi tramite l'automazione dei processi, il controllo del workflow e la gestione delle eccezioni. Viene anche sottolineata l'importanza di un sistema di reporting accurato e della possibilità di approvazione mobile delle fatture.

1. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
Sap Invoice Management
by OpenText
M. Puzzello
F. Baradel
28/03/2014

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 Presentazione Altevie
 Presentazione della soluzione
 Demo
 Q&A
Agenda – SAP Invoice Management

3. Focus – Business Layout

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Presentazione della Soluzione

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SAP Invoice Management
Questo scenario risulta essere familiare?
Contabilità
Contabilità
Fornitori
Acquisti
Come posso migliorare la
nostra bottom line?
L’uso del cash discount è
basso, il costo del capitale
è in aumento.
Si potrebbe abbassare il
costo dei beni se si
potesse fare un uso
sistematico del cash
discount.
Fare business con quella
società è difficile in
quanto non sono in grado
di dirmi quando
pagheranno le fatture.
Fornitori
CEO CFO
Ho scarsa visibilità dei miei
debiti futuri.
Analista
Finanziario
Non sappiamo quali
fatture riceveremo dagli
altri uffici senza avere il
controllo della scadenza di
pagamento.
Spendiamo più del 50%
del nostro tempo a
rispondere alle chiamate e
e-mail da parte dei
fornitori.

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SAP Invoice Management
Barriere tipiche all’efficienza nel processo di
contabilità fornitori
 Poche relazioni con i fornitori
 Eccessivo costo per fattura
 Difficoltà nel calcolo degli
accantonamenti
 Gestione tramite
strumenti stand-alone
 Mancanza di workflow e
di gestione del dato
 Nessuna integrazione
con la contabilità
generale o con la
contabilità clienti
 Basso controllo del
processo di verifica fattura
(Rischio compliance)
 Limitata visibilità delle
passività
 Difficoltà
nell’individuazione dei
colli di bottiglia
 Frammentato e poco
efficiente
 Processo basato sulla
circolazione della carta e
sul data entry
 Mancanza di
standardizzazione

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SAP Invoice Management
Processo manuale di gestione fattura
Un rischio serio ed inefficiente per il vostro business
 Processo inefficiente,
dispendioso in termini di lavoro
 Difficoltà nell’ottimizzazione dei
cash flow e nelle relazioni con i
fornitori
 Difficoltà nel migliorare la
trasparenza aziendale
complessiva
 Ricerca fattura storicamente
dispendiosa in termini di tempo
 Complicate relazioni con i fornitori
 Documentazione e altre richieste di
informazioni supplementari
 Routing manuale
 Monitoraggio e aggiornamento
dispendioso in termini di lavoro
 Scalabilità solo attraverso aumento
della forza lavoro.

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SAP Invoice Management
 Definizione e
standardizzazione del
Processo di
Contabilizzazione Fatture
 Sistemi e processi
integrati
 Stop all’entropia
tecnologica
 Applicazione semplice
da imparare ed usare
 Maggiore visibilità sulle
passività
 Maggiore visibilità sui
task di processo che
risultano essere colli di
bottiglia
 Indicatori KPI aggiornati
 Maggiore
standardizzazione e
automatizzazione
 Razionalizzazione dei
processi manuali
 Workflows per
minimizzare il tempo il
tempo di lavorazione della
fattura
Come fare per ottimizzare i processi di
contabilità fornitori

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SAP Invoice Management:
Processo interamente automatico e integrato
* O altro repository certificato SAP ArchiveLink
CommentiWorkflow
Registrazione
fattura
Riconoscimento
Fattura
Collazione e
Monitoraggio
Completamento
Fattura
Verifica Fattura
Invoice Capture
Center
ERP (FI/AP)
Pagamento
Vendor Invoice Management
Verifica e
Completamento
Gestione
Eccezioni
Approvazione
Fattura
Riconciliazione e registrazione automatica
Trasformazione
OCR
Validazione
Inbox
(incoming
mail / fax)
Archiving for
SAP Solutions *
Scansione
Archiviazione
Preparazione Pagamento

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Invoice Capture
Center
Pagamento
Vendor Invoice Management
Verifica Fattura
SAP Business Suite
ERP (FI/AP)
Automated reconciliation and posting
SAP Invoice Management:
molteplici canali di ingresso
$€
Y
Riconciliazione e contabilizzazione automatica Pagamento
e.g. Archiving for SAP Solutions
Document Repository
SAP Information Interchange On Demand
ERP
SRM
Hubs e
Portali
HUBHUB
HUB
EDI
Digital Signature Validation
Fornitori
Fax Document
Scan
e.g.
Enterprise
Scan
FAX
Carta
Email

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SAP Invoice Management
Benefit organizzativi della soluzione
SAP Invoice Management by OpenText
 Abilita un reporting finanziario
più accurato attraverso una
visibilità maggiore del dato
 Segregation of duties
attraverso il controllo del
workflow
 Monitoraggio di tutte le fasi del
processo di verifica fattura
 Fornisce un completo audit trail
 Crea efficienza della forza lavoro
attraverso un processo semplificato
ed automatico, che include
l’approvazione via mobile
 Migliora la gestione del capitale
circolante attraverso una migliore
visibilità delle esigenze di cassa
 Riduce i costi attraverso l'estrazione
automatizzata dei dati,
l'automazione di processo e
controllo
 Riduce i costi per la gestione degli
errori manuali
Migliora i processi di business e
riduce i rischi di compliance

12. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
SAP Invoice Management:
OCR offre alta qualità
Elevata produttività nella
verifica delle eccezioni legate
all’OCR tramite la verifica
congiunta dell’immagine
fattura e dei dati estratti

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SAP Invoice Management:
VIM Workplace
Possibilità di effettuare dei
filtri
Tab: Lista lavoro,
fatture in sospeso,
fatture completate
Possibilità di scelta della
vista da utilizzare (personale,
team, ecc.)
Lista di lavoro Plug in (immagine, storico processo,
commenti, ecc.)

14. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
SAP Invoice Management:
Visualizzazione documento – Gestione delle eccezioni
Plug in (immagine, storico processo,
commenti, ecc.)
Azioni processo visibili per tutti i
tab
Tab diversi per raggruppare
i dati della fattura
Check duplicati fattura
prima di effettuare la
registrazione

15. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
SAP Invoice Management:
Approvazione fattura (BB, iPhone, iPad, Android)

16. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
SAP Invoice Management:
Analytics e Monitoraggio
Analisi tramite
oltre 50 criteri
di ricerca
Accesso pieno
alle
funzionalità
SAP
Completa
overview dello
stato delle
fatture
Accesso al
dettaglio della
fattura tramite
un solo click
Overview di
tutte le fatture
raggruppate
per criteri
diversi

17. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
SAP Invoice Management:
Liability report
Analisi
passività
con criteri
accurati
Valutazione
passività
per
CdC/Conto

18. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
SAP Invoice Management:
Identificazione dei colli di bottiglia nel processo tramite l’“Aging Report”
“Chi
rappresenta
al
momento il
collo di
bottiglia nel
processo?”
Raggruppamen
to per funzione
o per tipo
documento
Doppio
click per il
dettaglio

19. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
SAP Invoice Management:
Analisi delle eccezioni
Comparazione
tra due periodi
Focus sui
giusti
problemi
“Quale
eccezione/
fornitore/
società
stanno
causando
maggior
effort?”

20. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
SAP Invoice Management:
Productivity report
Carico di
lavoro per
funzione/in
dividuale
Comparazione
tra due periodi
Focus sui
giusti
problemi

21. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.
SAP Invoice Management:
KPI report
Passività
totali
Fatture da
registrare
Numero
eccezioni
Canali di
ingresso fatture
Fatture ancora
da processare
Top
fornitori
Criteri di
filtro

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Demo

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