Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
La soluzione semplice, completa e scalabile
per un ufficio senza carta !
Benvenuti
Archiviazione Gestione Workflow Conserv...
Classificazione Documenti
Tipologie di documenti
 Acquisti
 Vendite
 Contabilità
 Clienti
 Fornitori
 Fatture Acquis...
Archiviazione
• Ciclo AttivoAutomatica
• Ciclo Passivo
Semi
Automatica
• Altre FontiManuale
Archiviazione Automatica - Spool
Elaborazione delle Stampe iSeries, Unix, Txt
Torna a Indice
Archiviazione Automatica – PDF
Elaborazione dei PDF generati da voi o da terzi
• Archiviazione Automatica del PDF
• Acquis...
Torna a Indice
• L’operatore identifica il documento:
• l’etichetta non è vincolante è solo un numeratore univoco
• si rid...
Torna a Indice
Archiviazione Semi Automatica
Esempio di sequenza di lavorazione
1) Generazione delle etichette identificat...
Torna a Indice
• L’operatore risparmia tempo:
• l’etichetta prodotta riporta i dati di registrazione contabile
• la scansi...
Archiviazione Semi Automatica
Acquisizione dati precedente alla scansione dell’immagine
Torna a Indice
• L’operatore lavor...
• 1) Ufficio Posta - Centralino:
• Appone l’etichetta sui documenti
• Scansiona i documenti
• Esegue il riconoscimento
Tor...
Archiviazione Manuale
Torna a Indice
• Applicazione con standard aperti: Html5, Css3
• Versione Web Multi-Piattaforma: Win...
Archiviazione Manuale - Fonti
Torna a Indice
• Archiviazione Multi-Sorgente: File, Mail, Cloud
• Possibilità di selezionar...
Archiviazione Manuale - Sfoglia
Torna a Indice
• Lettura dei file presenti sul Device
Archiviazione Manuale - Folder
Torna a Indice
• PDF Print
• stampante locale
• stampante server remoto
• File Share
utiliz...
Torna a Indice
• Lettura dei file depositati con File-Share o PDF Print
Archiviazione Manuale - WorkSpace
Torna a Indice
• Tecnologia IMAP
• Platform indipendent
• Outlook, Notes, Gmail
Archiviazione Manuale - Imap
Torna a Indice
• Lettura delle Email nelle cartelle direttamente dal server di posta
Archiviazione Manuale - Email
Archiviazione Manuale - Profilo
Torna a Indice
• Archiviazione Rapida: Indici Preferiti, Query esterne (As/400, SQL, ODBC)
Gestione Documenti
Torna a Indice
•Ricerca con indici e Full Text
•Viste, Cronologia, Viewer/ErpRicercare
•Diretta e Workf...
Gestione - Ricerche
Torna a Indice
• Applicazione con standard aperti: Html5, Css3
• Versione Web Multi-Piattaforma: Windo...
Gestione - Ricerca Libera
Torna a Indice
• Ricerca Rapida: Indici Preferiti, Query esterne (As/400, SQL, ODBC)
Gestione - Elenco Documenti
Torna a Indice
• Ricerca Multipla: Le ricerche rimangono sempre a disposizione
Gestione - Raccoglitore
Torna a Indice
• Evidenza immediata: i documenti importanti sempre a portata di mano
Gestione - Scheda Documento
Torna a Indice
• Visione d’insieme: Tutte le informazioni in una unica scheda
(Dati, File, Not...
Gestione - Anteprima e Confronto
Torna a Indice
• Visione Multipla e Comparata: Immagini sempre a disposizione
Gestione - Processi
Torna a Indice
• Tracciabilità Immediata: sai sempre dove è il documento
Gestione - Approvazione
Torna a Indice
• Approvazione Multi-Piattaforma: Web & Mobile
Gestione - Firma Digitale
Torna a Indice
• Firma Grafometrica (Richiede l’installazione in locale della tavoletta grafica)
Gestione - Condivisione Mail
Torna a Indice
• Con i messaggi interni i documenti non vengono mai duplicati
• Con l’email S...
Gestione - Condivisione Web
Torna a Indice
• Gli utenti che visualizzano
sono codificati separatamente
dagli utenti aziend...
Torna a Indice
Workflow Management
più Agilità, più Efficienza, più Controllo con docPorter BPM
Torna a Indice
Workflow - Attori
Variabili utente Coordinatori
Mansioni Automi
Utenti
Struttura Flessibile
Sia in fase di ...
Torna a Indice
Workflow - Modellazione
Timer
• sulle attività (Task)
• sul Processo
Attività (Task)
• semplici,alternative...
Torna a Indice
Workflow - ToDo List
• Assegnazione delle Attività
• Automatica
• Prenotazione degli utenti della mansione
...
Torna a Indice
Workflow - Cruscotto
Documenti Coinvolti
• I documenti sono immediatamente
accessibili e confrontabili fra ...
Torna a Indice
Workflow - Avanzamento
Note e Avvisi
• Anche nella fase finale di avanzamento è possibile
inserire le note ...
Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 1
Ordini di Acquisto
gestione dell’ordine di acquisto dalla approvazione alla fattura...
Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 2
Ordini di Acquisto
approvazione dell’ordine legata ai centri di costo con verifica ...
Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 3
Fatture di Acquisto
verifica delle non conformità legate ai centri di costo e final...
Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 4
Fatture di Acquisto
verifica delle non conformità legate ai centri di costo e final...
Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 5
Ordini di Vendita
generazione della conferma d’ordine con approvazione e pianificaz...
Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 6
Creazione e Gestione Fatture di Vendita
gestione della pratica e conseguente fattur...
Torna a Indice
Workflow - Caso Reale 7
Delivery Automatizzato
gestione delle ricevute firmate e degli eventuali solleciti
Torna a Indice
Conservazione Sostitutiva
Perché conservare la carta ?
Se possiamo farne a meno !
Sostitutiva - Regole
Torna a Indice
• Regole per la creazione automatica dei Lotti:
• Metodi di conservazione
• Parametri ...
Sostitutiva - Logica
Torna a Indice
• Creazione suddivida in fasi
• Suddivisione del carico di lavoro
• Controllo e modifi...
Sostitutiva - Creazione Lotto
Torna a Indice
• Estrazione e Lotto Temporaneo
• Filtro per utente
• Filtro per Aziende coll...
Sostitutiva - Creazione Lotto
Torna a Indice
• Accesso SmartCard
• Compatibile con tutte
le Smart Card emesse da
C.A. Ital...
Sostitutiva - Chiusura Lotto
Torna a Indice
• Chiusura Lotto e Verifica
• Elenco Multi-lotto
• Consultazione documenti Fir...
Sostitutiva - Consultazione
Torna a Indice
• Elenco Lotti chiusi
• Multi-Azienda
• Suddiviso per Anno Fiscale
• Raggruppat...
Sostitutiva - Esibizione
Torna a Indice
• Procedura di esibizione
(Stand-Alone, liberamente redistribuibile)
• Mono Aziend...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

docPorter

473 views

Published on

La Gestione Documentale di Ala Informatica consente di archiviare in modalità elettronica i documenti aziendali, organizzare processi di workflow e conservare i documenti in modalità sostitutiva della carta in modo semplice e veloce

Published in: Technology
  • Be the first to comment

docPorter

  1. 1. La soluzione semplice, completa e scalabile per un ufficio senza carta ! Benvenuti Archiviazione Gestione Workflow Conservativa
  2. 2. Classificazione Documenti Tipologie di documenti  Acquisti  Vendite  Contabilità  Clienti  Fornitori  Fatture Acquisto Italia  Fatture Acquisto Cee  …  Note Credito  Generale  Giornale Generale  Registri Iva  Iva Vendite  Iva Acquisti  …  Mastrini contabili  Personale  Libro unico lavoro  CUD  .. Campi Index Standard o Tipo Documento o Da o A o Oggetto o Numero Documento o Data Documento o Numero Protocollo o Data Protocollo o Stato Campi Index Specifici o Agente o Causale Contabile o Causale Magazzino o Cespite o Cod. Cli-For. o Commessa o Conti di Costo o Deposito o … Fattura Acquisto • Tipo Doc = Fattura Acquisto • Da = Fornitore • Numero e Data Documento • Numero e Data Protocollo • Stato = Da protocollare, Protocollata, da Approvare • Causale Contabile, Conto di Costo, Registro IVA, • Cod. Fornitore, Partita Iva, Codice Fiscale. L’oggetto Documento è composto da: Dati di indicizzazione/ricerca + Immagine documento
  3. 3. Archiviazione • Ciclo AttivoAutomatica • Ciclo Passivo Semi Automatica • Altre FontiManuale
  4. 4. Archiviazione Automatica - Spool Elaborazione delle Stampe iSeries, Unix, Txt Torna a Indice
  5. 5. Archiviazione Automatica – PDF Elaborazione dei PDF generati da voi o da terzi • Archiviazione Automatica del PDF • Acquisizione degli indici • Separazione dei documenti • Spedizione massiva E-Mail/Fax Torna a Indice
  6. 6. Torna a Indice • L’operatore identifica il documento: • l’etichetta non è vincolante è solo un numeratore univoco • si riduce il numero di stampantine e la loro manutenzione • la scansione può essere fatta anche dopo da altri operatori Archiviazione Semi Automatica Acquisizione dati precedente alla scansione dell’immagine
  7. 7. Torna a Indice Archiviazione Semi Automatica Esempio di sequenza di lavorazione 1) Generazione delle etichette identificative 2) Apposizione della l’etichetta sul documento 3) Lettura del barcode in fase di registrazione 4) Scansione di uno o più documenti
  8. 8. Torna a Indice • L’operatore risparmia tempo: • l’etichetta prodotta riporta i dati di registrazione contabile • la scansione può essere fatta anche dopo da altri operatori Archiviazione Semi Automatica Acquisizione dati precedente alla scansione dell’immagine
  9. 9. Archiviazione Semi Automatica Acquisizione dati precedente alla scansione dell’immagine Torna a Indice • L’operatore lavora come è abituato: • viene automaticamente avviata la scansione • l’immagine è subito disponibile nel sistema
  10. 10. • 1) Ufficio Posta - Centralino: • Appone l’etichetta sui documenti • Scansiona i documenti • Esegue il riconoscimento Torna a Indice • 2) Contabilità Fornitori: • contabilizza il documento • legge il barcode • l’immagine è subito disponibile nel sistema • l’etichetta non è vincolante è solo un numeratore univoco • si riduce il numero di stampantine e la loro manutenzione Archiviazione Semi Automatica Acquisizione dati successiva alla scansione dell’immagine
  11. 11. Archiviazione Manuale Torna a Indice • Applicazione con standard aperti: Html5, Css3 • Versione Web Multi-Piattaforma: Windows, Mac, Linux • Versione Mobile Multi-Piattaforma: iOS, Android, Windows
  12. 12. Archiviazione Manuale - Fonti Torna a Indice • Archiviazione Multi-Sorgente: File, Mail, Cloud • Possibilità di selezionare oppure trascinare: Drag & Drop
  13. 13. Archiviazione Manuale - Sfoglia Torna a Indice • Lettura dei file presenti sul Device
  14. 14. Archiviazione Manuale - Folder Torna a Indice • PDF Print • stampante locale • stampante server remoto • File Share utilizzabile anche da scanner di rete • Cartella Locale • Cartella Server remoto • Percorso FTP
  15. 15. Torna a Indice • Lettura dei file depositati con File-Share o PDF Print Archiviazione Manuale - WorkSpace
  16. 16. Torna a Indice • Tecnologia IMAP • Platform indipendent • Outlook, Notes, Gmail Archiviazione Manuale - Imap
  17. 17. Torna a Indice • Lettura delle Email nelle cartelle direttamente dal server di posta Archiviazione Manuale - Email
  18. 18. Archiviazione Manuale - Profilo Torna a Indice • Archiviazione Rapida: Indici Preferiti, Query esterne (As/400, SQL, ODBC)
  19. 19. Gestione Documenti Torna a Indice •Ricerca con indici e Full Text •Viste, Cronologia, Viewer/ErpRicercare •Diretta e Workflow •Check in/out, RevisioniModificare •Note, AllegatiIntegrare •Associazioni, Fascicoli, PraticheOrganizzare •WorkflowApprovare •Firma Digitale e GrafometricaFirmare •Posta interna e Email, WebFolder •Esportazione e Stampa MultiplaCondividere
  20. 20. Gestione - Ricerche Torna a Indice • Applicazione con standard aperti: Html5, Css3 • Versione Web Multi-Piattaforma: Windows, Mac, Linux • Versione Mobile Multi-Piattaforma: iOS, Android, Windows
  21. 21. Gestione - Ricerca Libera Torna a Indice • Ricerca Rapida: Indici Preferiti, Query esterne (As/400, SQL, ODBC)
  22. 22. Gestione - Elenco Documenti Torna a Indice • Ricerca Multipla: Le ricerche rimangono sempre a disposizione
  23. 23. Gestione - Raccoglitore Torna a Indice • Evidenza immediata: i documenti importanti sempre a portata di mano
  24. 24. Gestione - Scheda Documento Torna a Indice • Visione d’insieme: Tutte le informazioni in una unica scheda (Dati, File, Note, Movimentazione, Cronologia, Fascicoli, Associazioni, etc)
  25. 25. Gestione - Anteprima e Confronto Torna a Indice • Visione Multipla e Comparata: Immagini sempre a disposizione
  26. 26. Gestione - Processi Torna a Indice • Tracciabilità Immediata: sai sempre dove è il documento
  27. 27. Gestione - Approvazione Torna a Indice • Approvazione Multi-Piattaforma: Web & Mobile
  28. 28. Gestione - Firma Digitale Torna a Indice • Firma Grafometrica (Richiede l’installazione in locale della tavoletta grafica)
  29. 29. Gestione - Condivisione Mail Torna a Indice • Con i messaggi interni i documenti non vengono mai duplicati • Con l’email SMTP, abbiamo il pieno controllo di chi invia e quando
  30. 30. Gestione - Condivisione Web Torna a Indice • Gli utenti che visualizzano sono codificati separatamente dagli utenti aziendali • Vengono create delle viste per decidere in dettaglio cosa possono vedere • Possono ordinare ed esportare l’elenco dei documenti • Quando visualizzano il sistema traccia la lettura con la possibilità di controllo dall’interno
  31. 31. Torna a Indice Workflow Management più Agilità, più Efficienza, più Controllo con docPorter BPM
  32. 32. Torna a Indice Workflow - Attori Variabili utente Coordinatori Mansioni Automi Utenti Struttura Flessibile Sia in fase di disegno che in fase di esecuzione, grazie alle variabili e agli automi, è possibile gestire con flessibilità gli attori che dovranno interagire con il processo
  33. 33. Torna a Indice Workflow - Modellazione Timer • sulle attività (Task) • sul Processo Attività (Task) • semplici,alternative,condizionate,parallele • operare sui documenti • inviare documenti • eseguire programmi • valorizzare variabili Collegamenti (Link) • collegano logicamente i task • determinano lo sviluppo del flusso • vengono eseguite azioni automatiche Nodi punti di connessione o diramazione semplici o condizionati
  34. 34. Torna a Indice Workflow - ToDo List • Assegnazione delle Attività • Automatica • Prenotazione degli utenti della mansione • Assegnazione a cura dei coordinatori Elenco Operazioni Nell’elenco delle operazioni vengono riportate tutte le informazioni necessarie per una rapida selezione delle attività da svolgere
  35. 35. Torna a Indice Workflow - Cruscotto Documenti Coinvolti • I documenti sono immediatamente accessibili e confrontabili fra loro Compiti da Svolgere • Le operazioni che l’utente deve eseguire sono elencate contestualmente ai documenti Informazioni di Processo • I dati e le istruzioni del processo sono subito visibili Variabili e Note • Le informazioni aggiuntive sono ben evidenziate e leggibili
  36. 36. Torna a Indice Workflow - Avanzamento Note e Avvisi • Anche nella fase finale di avanzamento è possibile inserire le note (informazioni aggiuntive al flusso) • E’ anche possibile creare degli avvisi, con evidenza, che fungeranno da solletico per il prossimo attore Avanzamento di flusso • Alla fine della attività l’utente è chiamato ad indicare l’esito del suo lavoro. Questa scelta incide sul percorso del processo nelle sue varie diramazioni
  37. 37. Torna a Indice Workflow - Caso Reale 1 Ordini di Acquisto gestione dell’ordine di acquisto dalla approvazione alla fattura passando dal magazzino
  38. 38. Torna a Indice Workflow - Caso Reale 2 Ordini di Acquisto approvazione dell’ordine legata ai centri di costo con verifica finale
  39. 39. Torna a Indice Workflow - Caso Reale 3 Fatture di Acquisto verifica delle non conformità legate ai centri di costo e finale sblocco pagamento in ERP
  40. 40. Torna a Indice Workflow - Caso Reale 4 Fatture di Acquisto verifica delle non conformità legate ai centri di costo e finale sblocco pagamento in ERP
  41. 41. Torna a Indice Workflow - Caso Reale 5 Ordini di Vendita generazione della conferma d’ordine con approvazione e pianificazione di produzione
  42. 42. Torna a Indice Workflow - Caso Reale 6 Creazione e Gestione Fatture di Vendita gestione della pratica e conseguente fatturazione con invio automatico dei documenti
  43. 43. Torna a Indice Workflow - Caso Reale 7 Delivery Automatizzato gestione delle ricevute firmate e degli eventuali solleciti
  44. 44. Torna a Indice Conservazione Sostitutiva Perché conservare la carta ? Se possiamo farne a meno !
  45. 45. Sostitutiva - Regole Torna a Indice • Regole per la creazione automatica dei Lotti: • Metodi di conservazione • Parametri di estrazione dall’archivio • Dati obbligatori • Campi di Rottura , Ordinamento e Controllo
  46. 46. Sostitutiva - Logica Torna a Indice • Creazione suddivida in fasi • Suddivisione del carico di lavoro • Controllo e modifica dei documenti prima della chiusura del processo
  47. 47. Sostitutiva - Creazione Lotto Torna a Indice • Estrazione e Lotto Temporaneo • Filtro per utente • Filtro per Aziende collegate all’utente • Filtro modificabile anche a Run-Time • Estrazione collegata alla precedente • Consultazione immediata • Controllo integrità anche in fase temporanea • Accodamento automatico per conservazioni temporanee parziali I documenti vengono convertiti, vengono firmati digitalmente e parcheggiati in attesa di chiusura
  48. 48. Sostitutiva - Creazione Lotto Torna a Indice • Accesso SmartCard • Compatibile con tutte le Smart Card emesse da C.A. Italiane (Anche Token USB) • Gestione delle Smart Card Multi-certificato (CNS – CRS) • Log dettagliato delle operazioni in corso
  49. 49. Sostitutiva - Chiusura Lotto Torna a Indice • Chiusura Lotto e Verifica • Elenco Multi-lotto • Consultazione documenti Firmati • Controllo integrità anche prima di chiudere • Informazioni aggiuntive criptate nel lotto (Vengono Firmate e Marcate) • Avanzamento Monitorato Viene creata l’evidenza informatica, firmata digitalmente e apposta la marca temporale
  50. 50. Sostitutiva - Consultazione Torna a Indice • Elenco Lotti chiusi • Multi-Azienda • Suddiviso per Anno Fiscale • Raggruppato in regole • Funzioni di verifica dell’integrità • Creazione della Super Impronta (integrata)
  51. 51. Sostitutiva - Esibizione Torna a Indice • Procedura di esibizione (Stand-Alone, liberamente redistribuibile) • Mono Aziendale, Multi-anno • Consultazione Multi-lotto • Filtro parametrico su tutti i valori presenti • Estrazione sotto archivi (Vengono estratti i file ricercati, le rispettive evidenze informatiche e marche temporali) • Consultazione anche in HTML e FileSystem (Tramite Browser su qualsiasi OS)

×