Come scegliere il giusto Gestore Documentale per la mia azienda? Come evitare di spendere una montagna di soldi e tempo senza avere un reale vantaggio e un reale risparmio di tempo e soldi? Questa è una piccola analisi dei punti principali a analizzare per poter capire come muoversi nella scelta di un gestore documentale

1. LINEE GUIDA PER LA
GESTIONE DOCUMENTALE

2. Premessa
Linee guida per gestione documentale
• La gestione elettronica dei documenti sta cambiando in modo radicale, è sempre più evidente la necessità di
collaborazione, sia all’interno dell’azienda che all’esterno della stessa. Molto importante l’uso delle nuove
tecnologie (tablet, smartphone, ecc…) per superare l’uso eccessivo della posta elettronica.
• La gestione documentale è ancora in gran parte limitata all’uso dipartimentale, (marketing, U.T., Qualità,
ecc…) e ad alcune tipologie di utenti (progettisti, responsabili di dipartimento, ecc…), invece deve diventare
patrimonio di tutta l’azienda, in modo che tutti possano lavorare con maggiore efficienza e senza carta.

3. Soluzione in locale, cloud, ibride
Linee guida per gestione documentale
On-Premise
• Installazione client / server
• Infrastruttura performante
Cloud
• Si evita l’investimento per l’implementazione e l’amministrazione
• Si può inoltre contare su un sistema costantemente aggiornato
• Scalare in maniera elastica la capacità in rapporto alle esigenze di business
Ibrido
• I sistemi on-premise con le risorse infrastrutturali
• Licenze a noleggio
• Progetti esterni su Cloud
• Gestione con Private Cloud
Vediamo qual è lo stato dell’arte nell’architettura di un sistema per la gestione documentale

4. Le piattaforme documentali enterprise
Linee guida per gestione documentale
Un altro aspetto chiave, riguarda l’utilizzo di una piattaforma documentale completa che abbia caratteristiche
di classe enterprise.
Vediamo le caratteristiche in rilievo:
• Potente, scalabile e affidabile
• Capace di sostenere carichi elevati (sia come quantità di documenti gestiti sia come numero di utenti
contemporanei)
• Gestire applicazioni complesse e articolate a livello aziendale
• Facilmente fruibili anche da utenti non professionali
• Gestibile attraverso smartphone e tablet
Il valore aggiunto è:
La soluzione diventa flat e collaborativa per tutta l’organizzazione e può gestire qualunque tipo di
documentazione.

5. Vantaggi e benefici con la gestione documentale collaborativa
Linee guida per gestione documentale
I vantaggi sono:
• Una migliore efficienza
• Migliore qualità del lavoro
• Totale rispetto delle normative
• Sparizione della carta
• Vantaggi dell’integrazione con i sistemi aziendali (dati univoci)
• ROI Tasso di profitto (Profitto relativo ad un investimento) calcolato in anticipo
Vanno considerati inoltre i vantaggi legati all’impiego dei moduli di una piattaforma collaborativa, che
ottimizzano i processi aziendali strutturati e non, introducendo un nuovo modo di lavorare:
si calcola che la riduzione delle e-mail, aumenti la produttività degli utenti del 20-25% e questa, a sua
volta, incrementa il fatturato aziendale anche del 2%
Nei processi di lavoro le fasi più ripetitive sono quelle dell’archiviazione e ricerca dei documenti, che possono
essere quasi totalmente automatizzate mediante la gestione documentale collaborativa:
i tempi di ricerca calano del 90% e quelli di archiviazione dell’80% (e quindi i costi associati) .

6. Misurazione dei vantaggi economici in azienda
Linee guida per gestione documentale
La tabella porta un esempio di misurazione dei costi aziendali
In conclusione: i processi collaborativi, le interfacce smart, le funzionalità interne per l’utente, il
coinvolgimento di manager e lavoratori a progetto, introducono un nuovo modo di lavorare e di gestione la
documentazione.

7. Percorso verso l’obiettivo e come gestire il cambiamento
Linee guida per gestione documentale
Problematiche dell’azienda:
• In tutti gli ambienti di lavoro, e in qualunque reparto aziendale, le procedure di svolgimento di una data
attività fanno parte della cultura e delle abitudini del personale, pertanto sono difficili da scardinare, anche
quando è necessario.
• Tuttavia oggi per competere sul mercato, le aziende devono poter contare su un team di lavoro
collaborativo, non solo sulle singole persone, e per fare in modo che il team sia e resti sempre coeso,
l’azienda spende soldi e tempo.
• Gli utenti possono essere numerosi e distribuiti a livello geografico, abituati a modalità operative diverse tra
loro con grandi difficoltà di coordinamento, Questo genera lentezze ed errori nell’esecuzione dei compiti.
La strategia per avere un cambio di passo e di gestione all’interno dell’azienda, e per renderlo meno indolore
possibile è:
l’introduzione di un sistema di gestione documentale enterprise

8. Percorso verso l’obiettivo e come gestire il cambiamento
Linee guida per gestione documentale
Cercare di favorire la comunicazione all’interno del
Team
• Chat
• Notifiche automatiche
Semplificare e standardizzare la pianificazione
delle attività e l’assegnazione dei compiti
• gestione dei compiti e calendario
• schede attività
Limitare le riunioni, aumentando l’efficacia di quelle
programmate
• processi di approvazione
• Gant per stato avanzamento lavori
• Gestione dei ruoli del Team

9. Percorso verso l’obiettivo e come gestire il cambiamento
Linee guida per gestione documentale
Dogmi fondamentali per un gestore documentale
• Velocità: implica un’infrastruttura gestita a regola d’arte
• Accessibilità: poter accedere alle informazioni da qualunque piattaforma (IOs, Android, ecc…)
• Fruibilità: un sistema semplice, intuitivo e che possa essere usato da tutti gli utenti
• Condivisione: Distribuire tutte le informazioni e i documenti
Circolazione della conoscenza
• Raccolta in un unico repository
• Classificazione con codifica intelligente
• Condivisione tra gli utenti interessati
• librerie di contenuti
• co-elaborazione
• realizzazione di documenti

10. Come scegliere un gestore documentale
Linee guida per gestione documentale
In maniera analoga a quanto accade in altre aree del software enterprise, come ad esempio i sistemi
gestionali e ERP, anche nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato
sono numerose e classificabili in diverse categorie. L’organizzazione non può permettersi di perdere tempo
con una ricerca «Fai da te», sarebbe troppo dispendioso, quindi si deve rivolgere ad aziende esterne.
• BISOGNI PRIMARI. La soluzione più comune per gestire i documenti aziendali, è l'archiviazione su
un server o un disco di rete condiviso, in una gerarchia di cartelle articolata e complessa. In questo
scenario si evidenziano problematiche, complicazioni e inefficienze, connaturate all’utilizzo del File
System, sintetizzato in due tematiche:
ARCHIVIZIONE
RICERCA
• IMPLEMENTAZIONE DI UN GESTORE DOCUMENTALE. Non è consigliabile partire subito con
una implementazione globale, che poi magari si rivela sovradimensionato rispetto alle reali esigenze.
Piuttosto è preferibile creare un business care globale, per tutti gli aspetti aziendali, ma cominciare a
lavorare su delle specifiche necessità, più legate a obiettivi di business ben definiti e meglio misurabili.

11. Scegliere il partner
Linee guida per gestione documentale
Come abbiamo evidenziato fino ad adesso, l’organizzazione deve poter scegliere un gestore documentale in
base alle sue esigenze e alle sue aspettative.
Per poter far questo ha bisogno di un partner, non di un rivenditore, di qualcuno che lo aiuti a capire come
risolvere i suoi problemi, non di qualcuno che gli venda «solo» un software di gestione documentale…
TROVARE IL PARTNER GIUSTO. Non si tratta infatti semplicemente di acquistare e installare un pacchetto
software, ma bisogna prima partire da una fase di analisi delle nuove esigenze di lavoro e dei processi
aziendali, meglio quindi essere affiancati da un partner di comprovata esperienza nel settore. Il partner
giusto diventa un consulente industriale
Ci sono degli step da prendere in considerazione quando si stila un’analisi tecnica.
1) Analisi dello stato attuale dei processi del cliente e loro criticità
2) Stesura delle innovazioni da apportare ai processi con spiegazione dettagliata dei vantaggi, anche con
l’aiuto di tutti i supporti multimediali che possono servire ( immagini, filmati, grafici, ecc…)
3) Inserimento della proposta del partner (il sw di gestione documentale) nei nuovi processi aziendali per
automatizzare, velocizzare e rendere più sicuri i processi sopracitati
4) Calcolo del ROI, insieme al cliente, per vedere i vantaggi economici introducendo una soluzione di
Document Management Enterprise

12. Chi siamo
Systema
‘15
Systema è una società di consulenza informatica nata nel 1995. L’esperienza acquisita porta oggi Systema a proporsi sul
mercato come un vero e proprio System Integrator in grado di consigliare e seguire la propria clientela in tutto il percorso di
informatizzazione aziendale.
Siamo in grado di fornire al cliente una soluzione completa, partendo da una singola stazione fino a reti complesse. Siamo convinti
che solo una precisa individuazione delle peculiarità dell’azienda e del modello di business consenta di proporre un sistema
informativo e delle soluzioni che “creino valore”, che sappiano fornire un concreto miglioramento dei flussi e dei processi , e quindi
un reale vantaggio competitivo.
L’approccio non consiste quindi solo nell’essere in grado di realizzare “quello che chiede il Cliente”, ma è per Systema,
l’insieme di conoscenze, capacità, competenze, componenti tecnologici ed applicativi, frutto di una ineguagliabile esperienza
ventennale maturata al fianco delle Aziende Italiane.

13. SYSTEMA S.r.l.
Carmelo Coglitore
tel. +393358335005
ccoglitore@systemasrl.it
www.systemasrl.it
Linee guida per gestione documentale