SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Pengguna dan Pengembang Sistem.

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengguna dan Pengembang Sistem
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan
aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut,
selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih
berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat
cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi
informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan
kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya
manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak dan
waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
• Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau
alat-alat kerja.
• Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
• Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
• Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan
untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

2. • Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
• Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan
kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
• Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.
Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan,
meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat
bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
• Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang
yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk
pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
• Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara
geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
• Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar
informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
• Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan
membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan
membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.

3. • Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.
• Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan
layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di implementasikan
pada perkantoran modern saat ini
Automation Office System memiliki beberapa macam jenis yaitu :
1. Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem )
sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja
dan organisasiorganisasi.Ditempat saya bekerja (bergerak di bidang percetakan) , pengimplementasian
dari sistem:
• e-mail
e-mail adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan seperti Gmail , yahoo dsb
• Facsimile Transmission
Faximile , penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel
komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan
dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian
peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
• Voicemail
voicemail mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
2. Sistem Kolaborasi Elektronik,
suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan
pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.

4. • Audio Conferencing
penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang
yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah
aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas
komunikasi audio dua arah. Contoh software : FireWire
• Video Conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk
mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat
melihaselagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatanyang digunakan ), yaitu Video satu
arah dan audio satu arah, video satu arah dan audio dua arah, dan video dan audio dua arah
• Computer Conferencing
penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan
pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic
mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah
‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar
informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada
dikotayang berlainan. Contoh aplikasi seperti AUDIO CONFERENCING.
3. Sistem Publikasi Dan Pengolahan Gambar Elektronik,
sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak.
Ditempat saya bekerja (bergerak di bidang percetakan) , pengimplementasian dari sistem Publikasi
Dan Pengolahan Gambar Elektronik adalah Divisi prepress yang mempunyai 3 bagian yakni:
CTP : menggunakan aplikasi Signa Packaging Pro & PDF Toolbox, yang berguna untuk membuat
montase data gambar yang akan dibuat plate
Digital Printing : menggunakan aplikasi Adobe Ilustrator dan Photoshop
Dekstop Publishing: menggunakan aplikasi Adobe Ilustrator ,Photoshop, Coreldraw , Indesign , dan
Esko ArtiosCad , yang mana semua aplikasi tersebut berguna untuk mengolah data gambar yang

5. diperoleh dari customer untuk nantinya akan dicetak, Selain itu ada multimedia presentation yang
dapat mempresentasikan grafik, foto, suara dan video.
4. Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems)
sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang diorganisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-
aktivitas kerja mereka.Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling
atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer
telepon dan daftar jam janjian.
pengimplementasian dari sistem tersebut penggunaaan aplikasi :
• Ms. Word ( pengolah kata/ word processing ) , adalah penggunaan peralatan elektronik yang
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau
cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih
efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
• Ms excel ( pengolah angka ) ,program yang difungsikan untuk mengolah data berupa angka.
Kemampuan aplikasi ini, antara lain: pembuatan tabel data, pengolahan data dengan
melibatkan penggunaan rumus, grafik, database, dan Iain-Iain. Dalam hal ini, angka yang
sering muncul di bidang bisnis, ilmiah, perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar
kerja, pengelolaan angka untuk perhitungan sebuah data (basisdata) dan grafik.
• Ms Access ( pengolah database ), Microsoft Access adalah program aplikasi keluaran
Microsoft yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola database (basis data).
• Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur jadwal kerja .
penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan
oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat
menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.
• Ms.Outlooksebuah aplikasi pengelola informasi pribadi dari Microsoft Office Suite. Aplikasi
ini biasanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat elektronik (email). Meskipun
begitu,aplikasi ini juga memiliki fungsi fungsi seperti catatan, jurnal, jadwal kerja dan
kalender. Microsoft Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal
bersama jika dikombinasikan dengan Microsoft Exchange Server

6. 5. Sistem Elektronik Formal
sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.Diterapkan diseluruh perusahaan
untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM.
6 . Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumberutama bahannya, yaitu :
• Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
• Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext
yang disediakan oleh jasa tersebut.
• Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain
Kantor Maya Didalam Menjalankan Bisnisnya Dalam Persaingan Bisnis Yang Semakin
Kompetitif Saat Ini.
Terbentuknya kantor maya karena kantor maya yaitu Kantor maya muncul karena perkembangan
teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk
berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular
semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal
yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal ini didukung mahalnya sewa
lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang
dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya
harus terhubung dalam komunikasi elektronik, untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal
di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan Kantor Maya
• Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar,
karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan
perluasan kantor.
• Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai,
dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN
saling berbagi sumber daya.
• Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat
perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.
Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui

7. percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter
berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di
lokasi tetap.
• Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin rebut,
dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan
perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat
dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal ini
listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak mengalami kemacetan.
• Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang
tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan
anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih memungkinkan
perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan kontribusi sosial dapat
dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan, sebelum kantor
maya.
Kerugian Kantor Maya
• Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka
kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
• Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi
perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu.
Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat
melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan
elektronik”.
• Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja
pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi
langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji
telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat
kantor tetap.
• Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan
diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat
menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.
Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari
dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Oleh karena itu
supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa
pegawai tidak menderita.

8. Daftar Pustaka
http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-maya.html
https://www.slideshare.net/JeffryKurniawan5/sim-jeffry-kurniawan-hapzi-ali-terbentuknya-kantor-
maya-dan-aplikasi-sistem-informasi-perkantoran-modern-universitas-mercu-buana-2017
https://www.slideshare.net/SitiKhuraidah/sim-siti-khuraidah-aplikasi-office-automation-oa-yang-di-
implementasikan-pada-perusahaan-fenomena-yang-mengawali-terbentuknya-kantor-maya-serta-
persepsi-tentang-kantor-maya-dalam-persaingan-bisnis-saat-ini-universitas-mercubuana-2017
https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-manajemen-
kantor/