Makalah ini membahas tentang sistem informasi manajemen dan otomatisasi kantor. Beberapa aplikasi otomatisasi kantor dijelaskan seperti word processing, electronic mail, voice mail, electronic calendaring, audio conferencing, video conferencing, dan computer conferencing. Kelebihan dan kekurangan e-commerce juga dibahas.

1. Makalah ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dosen: Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
DISUSUN OLEH :
Yasmin Navisa 43216010275
BIDANG STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
TAHUN
2018

2. Sistem Informasi Dikembangkan untuk Mendukung Tingkat dan Area Organisasi serta
KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE) DAN PENGGUNAAN OTOMATISASI
KANTOR
Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam
kantor.
Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :
1. Manajer
Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutamaSDM.
2. Profesional
Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya
Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus
Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris
Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif
Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy,
menyusun dokumen, menyimpan DO
Aplikasi Otomatisasi Kantor
• Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan
kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk
diberikan kepada anggota lain.
• Electronic Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
• Voice Mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan
kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam
bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.

3. • Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus
diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan
mengkomunikasikan informasi.
• Audio Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan
konferensi.
Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan
komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
• Video Conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan
untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada
di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:
1) Video satu arah dan audio satu arah
2) Video satu arah dan audio dua arah
3) Video dan audio dua arah
• Computer Conferencing
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini
menggunakan hardware dan software yang sama.
Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk
konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk
menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah)
yang berada di kota yang berlainan.
• Facsimile Transmission
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau
copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur
telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih
sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
• Video Text

4. Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual
pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam
penyimpanan sekunder pada computer.
• Image Storage and Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus
menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika
diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka
digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi
kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage
and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat
kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalahnya
• Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama
dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi,
printer laser, software desktop publishing.
Pengguna dan Pengembangan Sistem
Spesialis spesialis informasi perusahaan terdiri dari atas analis system , adminisstrtor basis
data,webmaster, spesialis jaringan, programmer, dan operator. Para spesialis ini pada awalnya
berada dalam unit layanan informasinamun belakangan mereka mulai dialokasikan ke area
area bisnis. Seiring dengan perusahaan melakukan evaluasi atas keuntungan organisasi IS,
maka diidentifikasikan pula sebuah sekutu, platform, dan model model yang dapat ditentukan
skalanya dengan jaringan jaringan khusus yang ditambahkan untuk memastikan tercapainya
sasaran.
Perusahaan hendaknya mengelola pengetahuan yang diawali oleh sumber daya
informasinya. Pengetahuan ini terdapat dalam system, peranti lunak, database, dan
pengetahuan khusus yang dimiliki oleh pengguna computer dan spesialis informasi.
ORGANISASI BISNIS
Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi bisnis. Dapat mempelajari
bahwa manajer dapat ditemukan pada semua tingkat dan semua area bisnis perusahaan. Area
area dasar perusahaan adalah keungan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi,
dan pemasaran.
Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi
Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan
area bisnis. SIM dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer
perusahaan; system informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat

5. strategis perusahaan; dan lima lima system ditingkat lebih rendah dalam figure tersebut
mencakup kebutuhan kebutuhan informasi untuk dari area area bisnis tersebut.
ORGANISASI LAYANAN INFORMASI
Kita telah menggunakan istilah layanan informasi untuk menguraikan unit perusahaan yang
memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber dayainformasi. Nama nama lain Divisi SIM
atau Departemen SIM dan khusus nya teknologi informasi
SUMBER DAYA INFORMASI
Telah mengidentifikasikan sumber daya informasi yang terdiri atas peranti keras computer,
peranti lunak computer , spesialis informasi , pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi.
Sebagian besar sumber daya ini pada umumya berlokasi di layanan informasi dan merupakan
tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informai yang terdapat di
area area pengguna adalah taggung jawab dari pada manajer area pengguna.
Pengertian Ecommerce
E-commerce adalah dimana dalam satu website menyediakan atau dapatmelakukan Transaksi
secara online atau juga bisa merupakan suatu cara berbelanja atau berdagang secara online
atau direct selling yang memanfaatkan fasilitas Internet dimana terdapat website yang dapat
menyediakan layanan “get and deliver“. E-commerce akan merubah semua kegiatan
marketing dan juga sekaligus memangkas biaya-biaya operasional untuk kegiatan trading
(perdagangan) .
Adapun pendapat mengenai pengertian E-Commerce bahwa E-commerce mengacu pada
internet untuk belanja online dan jangkauan lebih sempit. dimana e-commerce adalah
subperangkat dari E-Bisnis. cara pembayarannya: melalui transfer uang secara digital seperti
melalui account paypal atau kartu credit Sedangkan, E-Bisnis mengacu pada internet tapi
jangkauan lebih luas. area bisnisnya terjadi ketika perusahaan atau individu berkomunikasi
dengan klien atau nasabah melalui e-mail tapi pemasaran atau penjualan di lakukan dengan
internet. dengan begitu dapat memberikan keuntungan berupa keamanan fleksibililtas dan
efisiensi. cara pembayarannya yaitu dengan melaui pembayaran digital secara E-Gold dan
sudah di akui di seluruh dunia dalam melakukan transaksi online.
Pada umumnya pengunjung Website dapat melihat barang atau produk yang dijual secara
online (24 jam sehari) serta dapat melakukan correspondence dengan pihak penjual atau
pemilik website yang dilakukan melalui email.
Dalam prakteknya, berbelanja di web memerlukan koneksi ke internet dan browser yang
mendukung transaksi elektronik yang aman, seperti Microsoft Internet Explorer dan Netscape
Navigator. Microsoft dan Netscape, bekerja sama dengan perusahaan kartu kredit (Visa dan
MasterCard), serta perusahaan-perusahaan internet security (seperti VeriSign), telah membuat

6. standar enkripsi khusus yang membuat transaksi melalui web menjadi sangat aman. Bahkan,
Visa dan MasterCard menyediakan jaminan keamanan 100% kepada pengguna credit cardnya
yang menggunakan e-com.
Adapun proses yang terdapat dalam E-Commerce adalah sebagai berikut :
1. Presentasi electronis (Pembuatan Website) untuk produk dan layanan.
2. Pemesanan secara langsung dan tersedianya tagihan.
3. Secar otomatis account pelanggan dapat secara aman (baik nomor rekening maupun nomor
kartu kredit).
4. Pembayaran yang dilakukan secara langsung (online) dan penanganan transaksi.
Adapun keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan transaksi melalui E-Commerce
bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan pendapatan dengan menggunakan online channel yang biayanya lebih
murah.
2. Mengurangi biaya-biaya yang berhubungan dengan kertas, seperti biaya pos surat,
pencetakan, report, dan sebagainya.
3. Mengurangi keterlambatan dengan menggunakan transfer elektronik/pembayaran yang
tepat waktu dan dapat langsung dicek.
4. Mempercepat pelayanan ke pelanggan, dan pelayanan lebih responsif.
Contoh Ecommerce :
Banyak sekali yang dapat kita lakukan melalui E-Commerce yaitu :
1. Pembelian buku melalui online.
2. Pembelian elektronik melalui online.
3. Pembelian kendaraan melalui online.
4. Pembelian pakaian melalui online, dll.
Kelebihan dan Kekurangan Ecommerce :
Didalam dunia E-Commerce pasti terdapat kelebihan dan kekurangannya
Kelebihan :
1. Revenue Stream (aliran pendapatan) baru yang mungkin lebih menjanjikan yang tidak bisa
ditemui di sistem transaksi tradisional.
2. Dapat meningkatkan market exposure (pangsa pasar).
3. Menurunkan biaya operasional(operating cost).
4. Melebarkan jangkauan (global reach).
5. Meningkatkan customer loyality.
6. Meningkatkan supplier management.
7. Memperpendek waktu produksi.
8. Meningkatkan value chain (mata rantai pendapatan).
Kekurangan :
1. Kehilangan segi finansial secara langsung karena kecurangan. Seorang penipu mentransfer
uang dari rekening satu ke rekening lainnya atau dia telah mengganti semua data finansial
yang ada.
2. Pencurian informasi rahasia yang berharga. Gangguan yang timbul bisa menyingkap
semua informasi rahasia tersebut kepada pihak-pihak yang tidak berhak dan dapat

7. mengakibatkan kerugian yang besar bagi si korban.
3. Kehilangan kesempatan bisnis karena gangguan pelayanan. Kesalahan ini bersifat
kesalahan non-teknis seperti aliran listrik tiba-tiba padam.
4. Penggunaan akses ke sumber oleh pihak yang tidak berhak. Misalkan seorang hacker yang
berhasil membobol sebuah sistem perbankan. Setelah itu dia memindahkan sejumlah
rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.
5. Kehilangan kepercayaan dari para konsumen. Ini karena berbagai macam faktor seperti
usaha yang dilakukan dengan sengaja oleh pihak lain yang berusaha menjatuhkan reputasi
perusahaan tersebut.
6. Kerugian yang tidak terduga. Disebabkan oleh gangguan yang dilakukan dengan sengaja,
ketidakjujuran, praktek bisnis yang tidak benar, kesalahan faktor manusia, kesalahan faktor
manusia atau kesalahan sistem elektronik.

8. Daftar Pustaka :
http://haxtunchamber.org/pengertian-kelebihan-dan-kekurangan-ecommerce/ (26 September
2018 20:09)
Cham Chamid ,http://www.academia.edu/4869827/OTOMATISASI_KANTOR(26
September 2018, Jam 23:24)
Elsa Mulsaropah, 2017 http://elsamusaropah12.blogspot.co.id/2017/05/otomatisasi-
kantoroffice-
automation.html (26 September 2018, Jam 23:20)
http://wasisriyanto2903.blogspot.com/2013/04/kantor-maya.html (26 September 20:04)