Kantor maya muncul karena perkembangan teknologi komputer dan komunikasi yang memungkinkan orang bekerja dari mana saja. Kantor maya memudahkan bisnis untuk beroperasi tanpa harus menyewa ruangan kantor fisik dan mengurangi biaya. Namun, kantor maya juga dapat menyebabkan masalah komunikasi dan produktivitas karena kurangnya interaksi tatap muka antar karyawan.

1. Fenomena apa yang mengawali terbentuknya kantor maya dan bagaimana persepsi
saudara tentang kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam
menjalankan bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini.
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota
besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja
dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus
terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal
di internet menyediakan jasa kantor maya.
Dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Maya, memudahkan
individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infrastruktur otomasi
perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang
terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon
profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain. Selain itu, dengan
adanya kantor maya ini, perusahaan dapat mengurangi biaya tenaga kerja, transportasi dan
tagihan bulanan dalam hal apapun. Kemudian dapat menghemat waktu dalam penyusunan setiap
pekerjaan kantor.
Namun dengan adanya kantor maya tersebut, dapat menyebabkan adanya miskomunikasi karena
tempat bekerja yang berbeda antara pemilik dengan rekan kita. Karena dengan adanya kantor
maya, kita tidak bisa tatap muka dan mungkin gagal untuk menyampaikan pesan dengan tepat.
Kemudian juga dengan adanya kantor maya dapat menghambat kemampuan karyawan untuk
bekerja secara efektif serta dapat mengakibatkan karyawan merasa kesepian dan kurang
bersemangat, berbeda jika bekerja dengan tim.

2. Sumber :
https://officesuitesblog.wordpress.com/2016/09/23/keuntungan-dan-kerugian-dari-virtual-office/
(22 september, 14:50)
http://muharomhari.blogspot.co.id/2017/03/dalam-dunia-modern-ini-dansektor-bisnis.html (22
september, 14:50)
https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual#Perkembangan
http://awal-teak.blogspot.co.id/2009/12/perkantoran-maya-virtual-office.html (22 september,
14:50)
Jelaskan bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang
banyak di implementasikan pada perkantoran modern saat ini dan atau bagaimana
dengan Sistem Informasi di kantor saudara implmentasi office Automation apa saja ?
Office automation ialah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan
informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di
luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Tujuan dari office automation ialah :
 Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi
 Menaikkan produktifitas
 Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di luar
organisasi
 Mengurangi penghentian kerja
 Pengurangan biaya peralatan
Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :
1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga
memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

3. 2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara
cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak
diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang
harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan
kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali
menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah
manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.
4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
mengambil kalender pertemuan.
5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat
mengefisiensikan waktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau
audio converencin ialah:
 Ada moderator
 Jumlah peserta maksimal 6 orang
 Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
 Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
 Rekaman hasil konferensi harus disimpan
 Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
 Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta hadir
tepat waktu.

4. 6. Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk menghubungkan
para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis konfigurasi konferensi
video, yaitu:
 One-way video and audio
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat
penerimaan
 One-way video and two-way audio
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan
orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.
 Two-way video and audio
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan
menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik
bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu.
7. Konferensi Komputer
dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda. Selain itu, computer
converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk
mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen
pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Fax
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim
pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis
9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang
tersimpan ke layar CRT

5. 10. Pencitraan
Pencitraan ialah penggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas
atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses
pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau
beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital.
Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu
masalah
11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
 Administrative
meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi,
laporan, dan warta
 Technical
meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
 Corporate
meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan
contoh implementasi Office Automation pada perusahaan adalah penggunaan Personal Computer
yang berguna untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai
dengan keinginan user (pengguna). Selain itu, Penggunaan E-mail (surat elektronik) sebagai
sarana kirim mengirim surat melalui jalur internet. E-Mail merupakan salah satu process
pengiriman surat melalui internet dengan menggunakan waktu yang sangat singkat dan cepat.
Sumber :
https://meidasintiadevi.wordpress.com/2015/04/05/otomatisasi-perkantoran-office-automation/
(25 September 2017, 11:30)
https://permanaderry.wordpress.com/kumpulan-tugas/pengertian-office-automation/ (25
(September 2017, 11:30)