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Fatturare Digitale 2018 - Proteggere e custodire le Fatture Elettroniche: la Conservazione

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Relatore: Avv. Adriana Augenti, Segretario del Centro Studi Informatica Giuridica (CSIG Bari), Segretario del Centro Studi Informatica Giuridica (CSIG Bari) e Vice Presidente del Centro Studi Processo Telematico. Data Protection Officer dell’Ordine degli Avvocati di Bari.

Quando si parla di fatturazione elettronica, in particolare quando si parla dell’obbligatorietà della fatturazione elettronica anche nei rapporti B2B, troppo spesso ci si dimentica di riferirsi alla modalità di conservazione di tale particolare “documento”.
La Conservazione a norma, effettuata in maniera corretta, ha ripercussioni tanto dal punto di vista civilistico quanto dal punto di vista fiscale.
L’intervento, attraverso una breve trattazione dei principi generali contenuti nel Codice dell’Amministrazione Digitale, mira a chiarire le basi giuridiche dell’obbligatorietà e l’importanza della Conservazione e ad orientare gli operatori verso un corretto uso di questo strumento.

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Fatturare Digitale 2018 - Proteggere e custodire le Fatture Elettroniche: la Conservazione

  1. 1. Milano, 26 novembre 2018 Avv. Adriana Augenti
  2. 2. Produzione di quasi 110 milioni di documenti che hanno dato origine a: •160 milioni di registrazioni e 147 milioni di documenti archiviati. •Impegnati 50.000 dipendenti distribuiti su 19000 uffici •.... No sanità, scuola e giustizia
  3. 3. GESTIONE DOCUMENTALE ▪ La gestione documentale vale oltre 2% del PIL ▪ Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10% genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni anno ▪ Il quadro normativo sarebbe* sostanzialmente completo e le tecnologie sono adeguate
  4. 4. La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1 comma 1 lett. p) CAD)
  5. 5. Formazione Sottoscrizione Condivisione Classificazione e fascicolazione elettronica Iter di approvazione e workflow Registrazione di protocollo Produzione copie e copie conformi Trasmissione Archiviazione Conservazione Reperimento ed esibizione
  6. 6. Archiviazione: raccolta ordinata e sistematica di documenti al fine rendere una successiva consultazione più semplice ed immediata. E’ elettronica: l’archiviazione che ha per oggetto documenti informatici in modo che a ciascun documento informatico corrisponda un proprio codice unico (software gestionali) I documenti archiviati elettronicamente possono essere informatici in origine (ad es. una determina elettronica, una fattura elettronica) oppure inizialmente cartacei e poi resi informatici tramite l’uso di scanner.
  7. 7. è un processo informatico che consente di mantenere nel tempo, integri ed autentici, documenti analogici ed informatici in idonei supporti (ottici, come CD, DVD, o di altre tipologie) e ciò assolvendo ad ogni regola giuridica di conservazione ed esibizione documentale. insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione.
  8. 8. «i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione,anche se in possesso di terzi» (art. 1 lett. v) CAD)
  9. 9. DPR 28 dicembre 2000 n. 445 (TU documentazione amministrativa) Dpcm 31/10/00 regole tecniche gestione informatica documenti CODICE AMMINISTRAZIONE DIGITALE (d. lgs. 82/05) Subisce numerose modifiche sino a testo attuale che risulta a seguito emanazione d. lgs. 217/2017 REGOLE TECNICHE CAD Dpcm 22/02/2013 Dpcm 31/03/13 Dpcm 03/12/13 Dpcm 13/11/2014
  10. 10. DPCM 22/02/2013 – Firma elettronica 01 DPCM 31/03/2013 – Disciplina degli originali unici 02 DPCM 3/12/2013 – Regole tecniche di conservazione 03 DPCM 3/11/2014 – Regole tecniche sul documento informatico 04
  11. 11. OBBLIGHI DA OSSERVARE PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DI DOCUMENTI E SCRITTURE ANALOGICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI (ART. 4 DMEF 14/06/2014) 1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le modalità di cui all'art. 3 del presente decreto. 2. Ai fini fiscali, la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le modalità di cui all'art. 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e delle relative regole tecniche. 3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di cui ai precedenti commi.
  12. 12. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI AI FINI DELLA RILEVANZA FISCALE (ART. 3 DMEF 17/06/2014) 1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che: a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali. 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. 3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.
  13. 13. In materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno che ha abrogato la direttiva 1999/93/CE in materia di firme elettroniche «documento elettronico» qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva
  14. 14. INSIEME DEI PRINCIPI, DELLE POLITICHE, DELLE DISPOSIZIONI E DELLE STRATEGIE FINALIZZATE A PROLUNGARE L’ESISTENZA DI UN DOCUMENTO O DI UNA RISORSA DIGITALE GRAZIE ALLA SUA TENUTA IN CONDIZIONI ADATTE ALL’USO NELLA SUA FORMA ORIGINALE E/O IN UN FORMATO PERSISTENTE CHE GARANTISCA L’INTEGRITA’ DELLA CONFIGURAZIONE LOGICA DEL CONTENUTO (Standard ISO 14721 – OAIS)
  15. 15. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: ▪ l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ; ▪ l'integrità del documento; ▪ la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; ▪ il rispetto delle misure di sicurezza.
  16. 16. ▪ INTEGRITA’: insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo e inalterato ▪ IMMODIFICABILITA’: caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione
  17. 17. ▪ Gestione documetale veloce ▪ Tracciabilità delle informazioni ▪ Disponibilità delle informazioni
  18. 18. a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; b) l’apposizione di una validazione temporale; c) il trasferimento a soggetti terzi con Posta Elettronica Certificata con ricevuta completa; d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino politiche di sicurezza; e) il riversamento in un sistema di conservazione.
  19. 19. Autenticità Integrità Affidabilità Leggibilità Reperibilità
  20. 20. VALORE GIURIDICO E LEGALE
  21. 21. PRINCIPIO DI EQUIVALENZA “Gli atti,dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici,i contratti stipulati nelle medesime forme,nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici,sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.…” (art. 15, 2° comma, L. 15 marzo 1997, n. 59)
  22. 22. a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; b) l’apposizione di una validazione temporale; c) il trasferimento a soggetti terzi con Posta Elettronica Certificata con ricevuta completa; d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino politiche di sicurezza; e) il riversamento in un sistema di conservazione.
  23. 23. Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture,le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini,sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti. (art. 2220 c.c.)
  24. 24. L’obbligo di conservazione di soli atti e documenti stabilito ai soli effetti tributari non può eccedere il termine di 10 anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione (art. 8 c. 5 Statuto del Contribuente, l. 212/2000) ma «…fino a quando non siano finiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta» (art. 22 c. 2 DPR 600/73) Image from fiscooggi.it
  25. 25. ▪ Pacchetto informativo: il contenitore degli oggetti da conservare ▪ Pacchetto di versamento: il pacchetto informativo inviato dal Produttore al sistema di conservazione ▪ Pacchetto di archiviazione: la conservazione attuata secondo le regole tecniche e il manuale ▪ Pacchetto di distribuzione: la risposta inviata dal sistema di conservazione all’utente che ne fa richiesta
  26. 26. Figura prevista dalla delibera CNIPA N. 11/2004 aggiornata dalle Regole Tecniche DPCM 3 dicembre 2013. Può essere un soggetto autorizzato interno o un soggetto esterno È tenuto a collaborare con [il responsabile del trattamento dei dati personali], con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informatici. I compiti sono molteplici: definire caratteristiche e requisiti della conservazione; gestire la conservazione e garantire nel tempo la conformità alla normativa; generare il rapporto di versamento; generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione; monitorare; verificare l’integrità e la leggibilità; adottare le misure di sicurezza; fungere da punto di contatto con gli altri soggetti interessati; predisporre un manuale di conservazione; … È IL CUSTODE DELL’AUTENTICITÀ DEL DOCUMENTO
  27. 27. Verifica la coerenza del pacchetto di versamento con quanto contenuto nel manuale, nonché dei formati usati Può procedere allo scarto Se non lo fa, genera un rapporto di versamento che consente di identificare quel pacchetto univocamente e contiene un riferimento temporale e una o più impronte Il rapporto di versamento può anche essere firmato digitalmente dal Responsabile della conservazione Deve essere in grado di garantire la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche che abbiano le caratteristiche richieste alla conservazione
  28. 28. Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica Anche quelle cartacee digitalizzate possono essere conservate in modalità elettronica L’AdE fornisce un servizio gratuito di conservazione tramite abilitazione dopo aver accettato le condizioni del servizio e il manuale del servizio L’adesione potrà anche essere revocata Il servizio permette la conservazione delle SOLE FATTURE in formato xml
  29. 29. ▪ possibilità di conservare fatture singole o fatture singole contenute in file archivio nel sistema di conservazione gratuito dell'Agenzia delle Entrate; ▪ possibilità di richiedere l'esibizione di fatture conservate nel sistema di conservazione dell'Agenzia delle Entrate; ▪ possibilità di visualizzare gli esiti delle proprie richieste e di reperire la messaggistica di ritorno del sistema di conservazione dell'Agenzia delle Entrate; ▪ possibilità di scaricare i "Pacchetti di distribuzione" contenenti le fatture per le quali si è chiesta l'esibizione, a valle di motivazione specifica, al sistema di conservazione dell'Agenzia delle Entrate. NOTE In caso di avvenuto recesso, il Contribuente potrà richiedere esclusivamente l'esibizione delle fatture elettroniche conservate prima del recesso, per le quali l'Agenzia garantirà il servizio di conservazione per il tempo previsto della convenzione di servizio (15 anni).
  30. 30. La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato. Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file Riportandosi in parte al DPCM 03/12/2013 la conservazione delle fatture elettroniche è ammessa nei formati: Pdf Jpg Txt che garantiscono: apertura; sicurezza; portabilità; funzionalità; supporto allo sviluppo; diffusione) (circolare AdE 2 luglio 2018, n. 13/E)
  31. 31. Contratto per adesione (standardizzato) Frammentazione di archivi Solo le fatture in formato xml Caricamento manuale Conflitto di interessi
  32. 32. Informativa - disclaimer L' notiz' ind a stu m'ssagg e ind' all'allgat' potn' jes pr'vat' e avonn' a scì asslut a cudd' dà! C' t'azzard a disc' u fatt' a chiddaltr', c' u copiesc', c' u dà a cuddalt' angor', n'tir o nu stezzaridd, c' tu nn zì u c'mpagn' mì ti ha tagghjà l' man, e non n' stà p' nisciun'! (art. 616 c.p. e GDPR) C' non sì tu e sò sbagghjat' je ... meh e scus! Cancidd tutt'quand! Quest’opera è distribuita con Licenza Creative Commons Attribuzione – Non Commerciale – Condividi allo stesso modo 4.0 Internazionale. Se vuoi sapere cosa puoi fare/non fare clicca sulla la licenza.

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