arsip

1. PENGANTAR KEARSIPAN
Natta Sanjaya,S.Sos.,M.Si

2. PENGERTIAN ARSIP
(menurut Kamus)
1. Kamus Umum Bahasa
Indonesia
Arsip adalah simpanan
surat-surat penting yang
memenuhi syarat
tertentu ;
a. Mempunyai
kepentingan bagi
lembaga, organisasi,
instansi, perseorangan
baik untuk masa kini
maupun masa yang
akan datang
b. Disimpan dengan sistem
tertentu agar mudah
ditemukan kembali

3. PENGERTIAN ARSIP
(menurut kamus)
2. Kamus Administrasi
Perkantoran
Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan
secara teratur
berencana karena
mempunyai suatu
kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat
cepat ditemukan
kembali
a. Warkat harus
mempunyai kegunaan
b. Disimpan secara
teratur dan berencana
c. Dapat ditemukan
kembali dengan
mudah dan cepat
apabila diperlukan

4. PENGERTIAN ARSIP
( menurut asal kata)
• Tempat penyimpanan bahan arsip
• Kumpulan teratur
• Bahan-bahan arsip itu sendiri
Bhs. Belanda
Archief
• Lemari berlaci untuk menyimpan
berkas
• Sekelompok warkat sama jenis
disimpan dlm lemari arsip
• Arsip, kumpulan warkat yang disimpan
Bhs. Inggris
File
(Yunani; filum)

5. PENGERTIAN ARSIP
Informasi terekam yang dibuat atau
diterima oleh organisasi atau perorangan
dalam transaksi kegiatan atau tindakan
sebagai bukti aktifitas yang memiliki nilai
guna, disimpan dan dapat ditemukan kembali
dengan cara tertentu saat dibutuhkan.

6. PENGGOLONGAN ARSIP
•Arsip keuangan
•Arsip kepegawaian
•Arsip pemasaran
•Arsip pendidikan
SUBYEK
/ISI

7. PENGGOLONGAN ARSIP
•Surat
•Pita rekaman
•Piringan hitam
•Mikro film
BENTUK/
WUJUD

8. PENGGOLONGAN ARSIP
• Nilai informasi
• Nilai administratif
• Nilai Hukum
• Nilai sejarah
• Nilai ilmiah
• Nilai keuangan
• Nilai pendidikan
• Nilai dokumentasi
NILAI/
KEGUNAANNYA

9. PENGGOLONGAN ARSIP
•Arsip non essensial
•Useful archieves
•Important archieves
•Vital archieves
SIFAT
KEPENTINGANNYA

10. PENGGOLONGAN ARSIP
•Arsip aktif
•Arsip pasif
•Arsip abadi
FREKUENSI
PENGGUNAANNYA

11. PENGGOLONGAN ARSIP
•Arsip dinamis (aktif,
semi aktif, inaktif)
•Arsip statis
FUNGSINYA

12. PENGGOLONGAN ARSIP
•Arsip Pemerintah (ANRI,
Arsip daerah Tkt. I)
•Arsip Sentral
•Arsip Unit
TINGKAT
PENYIMPANAN
&
PEMELIHARAAN

13. PENGGOLONGAN ARSIP
• Arsip asli
• Arsip tembusan/tindasan
• Arsip salinan
• Arsip petikan
KEASLIANNYA

14. TUGAS
1. Kearsipan merupakan salah satu produksi pekerjaan kantor.
a. Sebutkan berbagai macam jenis pekerjaan kantor / office
work
b. Sebutkan produk kantor lain selain kearsipan, dan jelaskan
masing-masing !
2. Sebutkan nilai arsip-arsip dibawah ini !
a. Kuitansi
b. Neraca Keuangan
c. Ijasah
d. Surat Pengangkatan Pegawai
e. Laporan hasil penelitian ilmiah
f. Pengumuman penerimaan pegawai baru

15. TUGAS
3. Menurut sifat kepentingannya, termasuk arsip apakah arsip-arsip
dibawah ini
a. Akte pendirian organisasi
b. Ijasah
c. Pengumuman penerimaan mahasiswa baru
d. Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
e. Surat Keputusan Pemberian Pensiun
f. Surat Tanda Penerimaan Barang
g. Kuitansi
h. Laporan Tahunan
i. Surat Perintah Jalan
4. Sebutkan macam-macam arsip yang memiliki nilai kegunaan
hukum, sejarah, dan pendidikan !

16. KEGIATAN PENGARSIPAN
Pembuatan
Distribusi
Penggunaan
Penyimpanan
Penyusutan/
penghapusan

17. 1. Pembuatan Arsip
Termasuk kegiatan pembuatan arsip adalah;
a. Menulis surat, E-mail, Fax, Mengisi formulir,
Membuat pamflet, Menulis notulen, atau
merekam pidato (pelajari prosedur
pengurusan surat keluar)
b. Menerima surat, e-mail, fax, atau informasi
lain. (pelajari prosedur pengurusan surat
masuk)

18. 2. Distribusi
Kegiatan mendistribusikan informasi yang
sudah dibuat atau diterima kepada orang-
orang yang akan menggunakannya (atasan,
karyawan dalam satu bagian, atau bagian lain
dalam satu perusahaan, atau dikirim keluar)
Pastikan dibuat salinanya untuk disimpan
sebelum didistribusikan

19. 3. Penggunaan
Kegiatan pemanfaatan informasi oleh
penerima untuk;
a. Membuat keputusan
b. Referensi
c. Pemenuhan persyaratan legal

20. 4. Penyimpanan (filing)
Kegiatan penyimpanan arsip ditempat
yang aman dengan cara tertentu agar mudah
ditemukan kembali saat diperlukan di waktu
yang lain.

21. 4. Penyusutan & Penghapusan
Kegiatan pemindahan arsip, penyusutan
dan penghancuran arsip setelah melewati
periode waktu penyimpanan tertentu.

22. PEMBERKASAN
(Filing)
• Kegiatan menata arsip agar aman dan mudah
ditemukan kembali.
• Prosedur
• Pemeriksaan
• Pengindeksan
• Pengkodean
• Pembuatan tunjuk silang
• Pengurutan
• Penyimpanan

23. PEMBERKASAN
(Filing)
1. PEMERIKSAAN
Kegiatan menentukan apakah suatu
informasi sudah siap diarsip atau belum
dengan melihat tanda pelepas (release mark)
berupa ;
 paraf dr pihak yang berwenang
 disposisi / catatan “Dep”, untuk diarsip
Cap agenda
 tanda lain yang disepakati

24. PEMBERKASAN
(Filing)
2. PENGINDEKSAN ( baca cara mengindeks )
Kegiatan mengelompokan arsip-arsip sejenis
sesuai cara penyimpanan yang digunakan
melalui tahapan;
a. Penentuan sistem pengindeksan; dengan
alphabetis dan numerik .
b. Penentuan segmen berkas; pemilihan
bagian dari informasi dalam berkas yang
akan dijadikan rujukan dalam menentukan
tempat dalam kelompok arsip

25. PEMBERKASAN
(Filing)
3. PEMBUATAN KODE
Kode penyimpanan bisa dibuat dengan;
 huruf
 angka
 gabungan huruf dan angka

26. PEMBERKASAN
(Filing)
4. PEMBUATAN TUNJUK SILANG
tunjuk silang ini dibuat hanya jika diperlukan,
yaitu ketika suatu berkas dikenali dengan
nama yang lain atau satu berkas berisi lebih
dari 1 masalah.

27. PEMBERKASAN
(Filing)
5. PENYORTIRAN
Kegiatan menyusun arsip berdasarkan
klasifikasinya sesuai sistem pengindeksan
yang digunakan.

28. PEMBERKASAN
(Filing)
6. PENYIMPANAN
Kegiatan menata arsip ke tempat
penyimpanan sesuai dengan kode
penyimpanan masing-masing

29. ALAT-ALAT KEARSIPAN
....PERLENGKAPAN ARSIP.docx