Dokumen tersebut berisi biodata seorang arsiparis bernama Sri Martini yang telah bekerja di Arsip Nasional RI sejak tahun 1992 hingga sekarang dengan jabatan terakhir sebagai Direktorat Kearsipan Daerah II/a pada tahun 2015."

1. Arsip Nasional Republik Indonesia

2. BIODATA
• Nama : Sri Martini
• Pendidikan : Sarjana Komunikasi
• Jabatan : Arsiparis Muda
• Rumah : Kp. Betawi Setu Babakan
• Pengalaman Kerja :
Arsip Nasional RI ( 1992-sekarang )
- Bagian Humas (1992-2011)
- Bagian Arsip (2011-2013)
- Direktorat Kearsipan Daerah I (2013-2014)
- Direktorat Kearsipan Daerah II/a (2015)

6. 5

7. ARSIP (sebelum ditata)

11. Ssst...
Presentasi akan dimulai,
Semoga TIDAK NGANTUK atau
BOSAN
NGANTUK
Ssst...
Ssst...
Ssst....
SSSsSsst
..

12. Sejarah Singkat ANRI
• 28 Januari 1892 (landarchief)
Masa pemerintahan Hindia Belanda
• 1942-1945 (Kobunkyokun)
Masa pendudukan pemerintah Jepang
• 1945-1947 (Arsip Negeri)
Dibawah Kementerian Pendidikan, Pengajaran dan Kebudayaan dan
berdasarkan SK Menteri No.9052/B diubah menjadi Arsip Negara
• 1959-1967 (Arsip Nasional RI)
Dibawah beberapa Departemen
• 1967-2008 (Arsip Nasional RI)
Lembaga Pemerintah Non Departemen
• 2008 – sekarang (Arsip Nasional RI)
Lembaga Pemerintah Non Kementerian

13. KEDUDUKAN , TUGAS DAN FUNGSI
ARSIP NASIONAL RI
• Kedudukan (berdasarkan UU No.39 Th. 2008)
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah Lembaga
Pemerintah Non Kementerian (LPNK) yang
bertanggungjawab langsung kepada presiden, dipimpin
oleh seorang Kepala
• Tugas dan Fungsi
1. Pembina Kearsipan
2. Lembaga Konservasi Arsip
Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari
lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah,
swasta dan perorangan untuk menjamin pelestarian arsip
sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan warisan
budaya bangsa

14. VISI ANRI
MENJADIKAN ARSIP SEBAGAI SIMPUL
PEMERSATU BANGSA

15. MISI ANRI
• Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung
manajemen pemerintahan dan pembangunan;
• Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas
kinerja organisasi;
• Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah;
• Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri
bangsa dalam kerangka NKRI;
• Memberikan akses arsip kepada publik untuk
kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian,
dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat
sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-
kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

16. PENGERTIAN ARSIP
• Surat
• Tempat Simpan
• Organisasi

17. PENGERTIAN ARSIP
menurut UU No.43 Tahun 2009
• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

18. FUNGSI ARSIP
• Arsip Dinamis
• Arsip Statis

19. ARSIP DINAMIS
Arsip Dinamis adalah Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
Terdiri dari :
• Arsip Aktif
Arsip yang frekuensinya penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
• Arsip In aktif
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
• Arsip Vital
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Pasal 9 ayat 2 UU No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan

20. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi :
- Penciptaan
- Penggunaan dan Pemeliharaan
- Penyusutan Arsip

21. SISTEM PEMBERKASAN
PENGERTIAN :
Sistem pemberkasan / sistem penyimpanan
adalah pengaturan dan penyimpanan arsip
aktif secara logis dan sistematis,
menggunakan nomor, huruf atau kombinasi
nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang
bersangkutan.

22. SISTEM PENATAAN ARSIP
• Sistem penataan berkas pada dasarnya terdiri dari :
1. Pemberkasan Alphabetis
2. Pemberkasan NumerikPemberkasan Numerik
3. Pemberkasan Alpha Numerik
• Pengembangan Sistem Pemberkasan
1. Sistem Abjad
2. Sistem Nomor
3. Sistem Alphanumerik
4. Sistem Geografis
5. Sistem Subyek

23. Sistim Abjad
• Pengaturan arsip aktif secara logis & sistematis
dengan menggunakan metode penyusunan
secara alfabetis
(A s/d Z; Aa – Aj, Ak – Az, dll)
• Penggunaan
untuk menyebut nama : orang, klien, nasabah,
geografis, lembaga, instansi, organisasi, masalah,
dll.

24. A
B
C
D
A
ASAAT BONE
SISTEM ABJAD
FOLDER
GUIDE

25. SISTEM NUMERIK
• Pengaturan arsip aktif secara logis dan
sistematis dengan menggunakan angka /
nomor sebagai kode dari lokasi, nama orang
dll
• Penggunaan :
Polis Asuransi, KTP, SIM dll

26. A
020
030
140
010
010 000 020
SISTEM NOMOR

27.  Sistem penyimpanan arsip berdasarkan
permasalahan (topik) atau pokok masalah yang
terdapat dalam kegiatan organisasi dalam
menjalankan tugas dan fungsinya, menggunakan
kode huruf, nomor atau kombinasi huruf dan nomor
yang digunakan sebagai identitas arsip yang akan
disimpan.
SUBJECT FILING SYSTEM
(SISTEM PEMBERKASAN SUBYEK)

28. SISTEM ALFANUMERIK
Pengaturan arsip aktif secara logis & sistematis dengan
menggunakan kombinasi abjad & angka.
•Kode Abjad atau huruf menunjukkan seri atau informasi isi file
(kategori subyek).
•Kode angka pertama menunjukkan berkas/file (sub
kategori/sekunder),
•Kode angka kedua menunjukkan item (sub sub kategori/tersier).
•Biasanya digunakan untuk arsip yg dikelompokkan berdasarkan
tupoksi organisasi (subjek)

29. KP. KEPEGAWAIAN
KP.O1
FORMASI
KP.01.01 SLA
KP.01.02 SARJANA
KP.02 PENGADAAN
LAMARAN
TEST
Pokok Masalah
Sub Masalah
Sub-Sub Masalah

30. GEOGRAPHIC FILING SYSTEM
(SISTEM PEMBERKASAN GEOGRAFI)
 Pengaturan dan penyimpanan arsip aktif
berdasarkan nama wilayah yang disusun secara
abjad.
 Sistem ini masih merupakan bagian dari
sistem pemberkasan alphabetis/abjad.

31. SIJUNJUNG
SUMPUR KUDUS
TANJUNG
GADANG
LUBUK TAROK
SIJUNJUNG
SUMATERA BARAT
PEMBERKASAN GEOGRAFIS

32. SARANA PEMBERKASAN
• Perangkat Keras:
- Filing Cabinet, Rotary Filing
- Sekat/Guide, Folder, map gantung, Out indikator
 Perangkat Lunak:
- Kode
- Indeks
- Klasifikasi
- Label
- Tunjuk Silang

33. 33
Penyimpanan arsip aktif

34. Azas Pengorganisasian Arsip
• Sentralisasi
Penyimpanan Arsip secara terpusat pada satu
tempat/lokasi (Central File)
• Desentralisasi
Penyimpanan Arsip Aktif di masing-masing
unit kerja
• Gabungan
Unit kerja menyimpan arsip aktifnya namun
melalui sistem kontrol secara sentral

35. SENTRALISASI
UNIT KERJA
UNIT KERJA
UNIT KERJA
PENGENDALIAN INFORMASI SURAT
Central File
Records Centre

36. UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA
PENGENDALIAN INFORMASI SURAT
Central File
Record
Center
12
Central File Central File
Record
Center
Record
Center

37. UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA
PENGENDALIAN INFORMASI SURAT
Records Centre
13
Central File Central File Central File

38. ARSIP
DINAMIS
AKTIF
IN AKTIF
Disimpan di unit
pengolah
Disimpan di
Unit kearsipan
STATIS
Disimpan di lembaga
kearsipan
ARSIP VITAL Disimpan di
unit
Pengolah

39. 39
Penyimpanan arsip aktif

40. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP
(DAFTAR BERKAS DAN iSI BERKAS)
• Daftar Berkas
terdiri dari :
1. Nama Unit Pengolah
2. Nomor Berkas
3. Kode Klasifikasi
4. Uraian Informasi
Berkas
5. Kurun Waktu
6. Jumlah
7. Keterangan
• Daftar Isi Berkas
terdiri dari :
1. Nomor Berkas;
2. Nomor Item Arsip;
3. Kode Klasifikasi;
4. Uraian Informasi
Arsip;
5. Tanggal;
6. Jumlah;
7. Keterangan.

41. NO KODE
KLASIFI
KASI
INDEKS URAIAN TAHUN TINGKAT
PERKEMB
ANGAN
JUMLAH LOKASI KET
1. 35.074.21 bimtek.
Pemberkasa
n arsip
Berkas
tentang.kegiatan
bimtek pemberkasan
arsip
2014 Asli,copy 1 folder Laci 1
DAFTAR ARSIP AKTIF ( UNIT KERJA / PENGOLAH )
TAHUN ........................

42. DAFTAR ISI BERKAS ARSIP AKTIF (UNIT KERJA / PENGOLAH)
TAHUN .............
NO
KODE
KLASIFIK
ASI
JUDUL BERKAS URAIAN TANGGAL
TINGKAT
PERKEMBAN
GAN
JUMLAH
LOKAS
I
1 074.21
Bimtek pemberkasan
arsip aktif
1
Surat dari Dinas Sosial Panti Sosial Bina Insan Bangun
Daya 3 NO: 326/-079.51 tentang permintaan tenaga
narasumber
23 Juli l 2014 asli
1
Lembar
2
Surat nomor B-PK-03.04/1254/2014 dari Arsip
Nasional kepada Dinas Sosial Panti Sosial Bina Insan
Bangun Daya 3 tentang peyampaian nama
narasumber
7 Agustus 2014 pertinggal 1 lembar
3
Surat Perintah Nomor ; PK.03.04/1528/2014 tentang
pemberian perintah kepada Sdr. Ali Fajaruddin dan Sdr.
Sri Martini untuk menjadi narasumber pada kegiatan
Bimtek pemberkasan arsip pada Dinas Sosial Panti
Sosial Bina Insan Bangun Daya 3
DST
11 Agustus
2014
Asli
2
Lembar

43. PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara :
• Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan
• Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna
• Penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan

44. Teknik pemindahan arsip inaktif
PEMERIKSAAN
PENDAFTARAN
PENATAAN FISIK
PEMINDAHAN
UNIT PENGOLAH
melakukan
UNIT KEARSIPAN
PEMERIKSAAN
PENERIMAAN
PENYIMPANAN
melakukan
BA dan Daftar
Jadwal Retensi Arsip
Lihat kolom aktif

46. PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan arsip adalah :
Kegiatan menghancurkan atau meniadakan
fisik dan informasi arsip melalui cara-cara
tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak
dapat dikenali lagi.

47. PELAKSANAAN PEMUSNAHAN
Berdasarkan PP 28 tahun 2012 pasal 66 huruf g :
1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi
musnah dan tidak dapat dikenali
2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 pejabat dari
unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan
pencipta arsip yang bersangkutan
3. disertai penandatangan berita acara yang memuat
daftar arsip yang dimusnahkan

48. Teknis Penyusutan/Pemusnahan
• Dicacah
(kertas menjadi terpotong-potong kecil)
• Dibakar
(perhatikan AMDAL)
• Daur ulang
(perusahaan pembuat kertas)

49. Pemusnahan arsip

50. Pemusnahan arsip dengan cara
dicacah

51. Penyusutan/pemusnahan arsip
dengan cara dilebur

52. Pasal 86
Setiap orang yang dengan sengaja
memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2)
dipidana dengan pidana penjara paling lama 10
(sepuluh) tahun dan denda paling banyak
Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta) rupiah.

53. PENYERAHAN ARSIP
• Menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta
arsip, dilakukan terhadap arsip yang :
a. Memiliki nilai guna kesejarahan
b. Telah habis retensinya
c. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
pencipta arsip
PP 28/12 pasal 79

55. PASAL 87 UU NO.43 TH. 2009
Setiap orang yang memperjualbelikan atau
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan kepada pihak lain di luar yang
telah ditentukan sebagaimana dimaksud
dalam pasal 53 dipidana dengan pidana
penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan
denda paling banyak Rp. 500.000.000,00

56. ARSIP STATIS
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverivikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional RI dan / atau
lembaga kearsipan
Terdiri dari :
• Arsip Konvensional
Informasi dalam bentuk tulisan (tangan/mesin) diatas media kertas
• Arsip Media Baru
Informasi dalam bentuk tulisan dan gambar diatas media non kertas

57. PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi
akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam
suatu sistem kearsipan nasional

58. AKUISISI ARSIP
Proses penambahan khasanah arsip, melalui
proses penerimaan arsip yang memiliki nilai
pertanggungjawaban nasional atau arsip
statis dari lembaga-lembaga dan badan-
badan pemerintah, swasta, dan perorangan
sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan yang berlaku.

59. PENGOLAHAN ARSIP STATIS
1. Pemilahan Arsip (Arsip dan non arsip )
2. Pengelompokan Arsip (tupoksi)
3. Inventariasi ( jalan masuk )

61. PRESERVASI
Kegiatan perlindungan dan perawatan
arsip sehingga arsip dapat disimpan dan
dimanfaatkan dalam jangka waktu lama

62. Arsip yang akan direstorasi

63. Alat-alat restorasi

66. PENYIMPANAN ARSIP

72. AKSES
Ketersediaan arsip atau ijin untuk membaca
arsip atau kesempatan untuk memperoleh
informasi yang terekam dalam arsip

75. PEMANFAATAN DAN PENGGUNAAN
ARSIP
1. PAMERAN
2. PUBLIKASI

76. ARSIP KONVENSIONAL

77. ARSIP KARTOGRAFIK

78. Arsip Gambar Statik
Arsip yang isi informasinya berupa citra
diam (still images) atau tidak bergerak
Pemeliharaan :
Hindarkan sentuhan langsung
Hindari penyinaran cahaya secara
langsung
Disimpan dalam amplop tertutup
dibersihkan dengan menggunakan
negatif cleaner/film cleaner, dengan
cara menggosok searah secara
perlahan dengan kain halus.
Penyimpanan : foto disimpan terpisah
(satu amplop, satu lembar foto) dalam
sampul yang bersifat netral dan foto
berwarna disimpan dalam pembungkus
plastik yang tahan uap lembab.
Kelembaban antara 40-50 %. Temperatur
sekitar 10-15 derajat celcius, foto warna 0-
5 derajat celcius.

79. Film
Arsip yang isi informasinya berupa citra
bergerak (moving image), terekam dlm
rangkaian gambar fotografik dan suara
pada bahan dasar film yang
penciptaannya menggunakan
rancangan teknis dan artistik dengan
peralatan khusus
Pemeliharaan:
Cleaning film, dengan
Trichloroethane, Hydrofluroethers
Rewashing, mengurangi kerusakan
dan menghilangkan pengaruh
ferrotyping
Unblocking, mengendurkan dan
melepaskan film yang terkena
blocking
Molecular Sieve, mengurangi
tingkat uap lembab
Penyimpanan : wadah plastik, disimpan
pada tempat kering dengan fluktuasi
temperatur dan kelembaban minimum

80. Video
Arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving
image), terekam dlm rangkaian gambar fotografik dan suara
pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media
teknologi elektronik
Pemeliharaan :
Merawat dan memonitor playback
Reproduksi arsip
Tape diputar ulang sebelum disimpan
Disimpan dalam kotak plastik secara vertikal
dibersihkan dengan mesin pembersih (Video cassette
evaluator/cleaner)
Penyimpanan : suhu konstan 18-20 derajat celcius,
kelembaban relatif antara 35-45%

81. Arsip Rekaman Suara
Arsip yang isi informasinya terekam
dalam sinyal suara dengan
menggunakan sistem perekaman
tertentu
Pemeliharaan :
Hindarkan sentuhan langsung
Tape diputar ulang tiap tahun
dibersihkan dengan menggunakan
swab/kain penyeka
isoprapanol(sejenis alkohol gosok)
Penyimpanan : disimpan dalam rak
dengan temperatur 18-20 derajat
celcius, kelembaban relatif antara 40-
50%

82. Khazanah Arsip Statis ANRI
Periode-periode:
VOC dan Hindia Belanda (1602-1948) 22.000 ml
Republik Indonesia (1945-sekarang) 8.000 ml
Arsip Konvensional
* Tekstual : 30.000 ML
* Kartografik : 128.403 lbr
* Poster : 640 lbr
Arsip Media Baru
* Film : 58.997 reel
* Video : 30.000 kaset
* Rekaman suara : 44.903 kaset
* Foto : 1.157.967 lbr
* Microfilm : 14.463 roll
* Mikrofische : 14.262 fische

83. Periodisasi
• Arsip masa VOC (1602-1811)
• Arsip Masa Hindia Belanda (1811—
1942 )
• Masa Pendudukan Jepang (1942-
1945 )
• Arsip Pemerintah Republik
Indonesia
(sejak 1945 – sekarang)
• Arsip Masa Pemerintahan Seoharto
• Arsip koleksi perorangan

84. DIORAMA
SEJARAH PERJALANAN BANGSA