Dokumen tersebut menjelaskan tentang definisi arsip, asal kata arsip dalam bahasa Yunani dan Latin, serta pengelompokan arsip berdasarkan tingkat penyimpanan, jenis, dan statusnya antara lain arsip sentral, pemerintah, unit, aktif, inaktif, vital, dan dinamis.

1. Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris
disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti
“permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”.
Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti
‘Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut
Serdamayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.
Menurut Wursanto (1991:11) Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office
work).
Menurut Perka ANRI No. 9 tahun 2018, Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat oleh
lembaga negara, lembaga pendidikan, pemerintah, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan
tentang kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan
tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan
penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu
pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik
Indonesia).
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit
disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang
bersangkutan.
Berdasarkan Perka ANRI NO. 9 tahun 2018:
• Arsip aktif ialah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi/terus menerus digunakan langsung
oleh unit kerja masing-masing.

2. • Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun yang berada di unit kearsipan/pusat arsip
• Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
keberlangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui apabila rusak atau
hilang.
• Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan dalam jangka waktu tertentu.
BERIKUT INI TUJUAN PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS SBB:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip
2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan & keselamatan arsip
3. Menjamin ketersediaan informasi arsip
PEDOMAN PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
Sebagai acuan bagi pencipta arsip dalam melaksanakan pemberkasan &
penyimpanan arsip aktif dan inaktif serta alih media.
PEDOMAN PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS:
1. Pemeliharaan Arsip Aktif
2. Pemeliharaan Arsip In Aktif
3. Alih Media Arsip
• Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab unit kerja masing- masing.
• Menggunakan sarana & prasarana kearsipan yang standar.
PEMBERKASAN ARSIP
Dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima. Dilaksanakan berdasarkan:
• SKD No.41/DIR/VII.19 tentang Klasifikasi Arsip/dokumen Perusahaan
• SKD No. 42/DIR/VII.19 tentang Jadwal Retensi Arsip

3. • Arsip inaktif diserahkan kepada unit pengelola (Pusat
Arsip) yang telah dipilah sesuai SOP.
• Arsip yang telah habis masa retensinya (arsip yang telah lama) bisa dimusnahkan sesuai
ketentuan dan prosedur yang berlaku yang telah disetujui oleh ANRI.