Panduan pengarsipan digital menyediakan alat bagi bisnis untuk melestarikan dan mengelola dokumen dengan aman dalam era informasi. Pengarsipan elektronik penting untuk menjaga integritas, aksesibilitas, dan keamanan data, terutama untuk melindungi dari serangan siber seperti ransomware. Dematerialisasi dokumen mengurangi risiko, menghemat ruang dan biaya, serta meningkatkan efisiensi akses informasi, membuatnya menjadi elemen penting dalam produktivitas perusahaan.

1. ARSIP DIGITAL

2. • Panduan pengarsipan digital ini, yang juga
disebut pengarsipan elektronik, bertujuan
untuk menyajikan berbagai alat digital yang
tersedia bagi bisnis, administrasi, komunitas
atau asosiasi untuk melestarikan, melestarikan,
mengamankan dan mengelola dokumen,
informasi dan data mereka.
• Seperti halnya setiap profesi, sektor
pengarsipan digital memiliki jargon dan
konsepnya, sedikit diketahui oleh masyarakat
umum, yang akan kita coba jelaskan dengan
jelas, untuk menjadikannya unsur konkret dari
penggunaan pragmatis dan praktis. efektif
dalam bisnis sehari-hari. Karena itu adalah
akses cepat dan berkelanjutan terhadap
informasi terpercaya yang menjadi perhatian
profesional dalam konteks ini.
Pengarsipan digital

4. • Di era informasi, isu pengelolaan
dokumen menjadi sangat penting,
bahkan penting, dan di Prancis ada
penundaan tertentu dalam
kesadaran akan pentingnya. Tapi
penundaan ini bisa segera terjadi,
karena solusi profesional telah
dikembangkan untuk
menyesuaikan semua konfigurasi
dokumen dan sekarang Anda bisa
memanfaatkan kemajuan ini
dengan mengintegrasikan secara
langsung alat terbaru dan paling
aman.
Tantangan
Pengarsipan
elektronik

5. • Melindungi data Anda dan menghindari serangan
komputer di dalamnya, sangat jarang terlindungi
secara lokal, menjadi praktis wajib untuk keamanan
perusahaan.
• Bahayanya sangat nyata saat ini untuk beberapa jenis
hacking (pencurian, penghancuran, modifikasi,
pemblokiran ...). Yang paling umum, dan salah satu
serangan paling berbahaya ini, disebut "Ransomware".
Hampir setengah dari perusahaan tersebut menjadi
korban serangan jenis ini pada tahun 2016: Hacker
mengenkripsi data Anda setelah melakukan gangguan
ke sistem Anda, melalui email misalnya, dan meminta
Anda uang tebusan Bitcoin (mata uang virtual) untuk
membuka kunci akses ke komputer Anda. Untuk
melindungi diri Anda sendiri, lebih baik menggunakan
brankas digital, untuk memiliki salinan data Anda yang
terintegrasi, dan / atau mengamankan pengarsipan
elektronik dari semua informasi Anda.
• Unsur
penting
keamanan
komputer
Anda

6. Beberapa pengertian dasar
Dokumen adalah sekumpulan informasi yang dikumpulkan pada
medium (digital atau kertas) dan sesuai dengan interpretasi data
mentah.
Tujuan pengarsipan adalah untuk menyusun dan melestarikan
dokumen, untuk menjamin keawetan data dan keasliannya (sesuai
ISO 15489).
Pengarsipan elektronik oleh karena itu merupakan bagian dari
pengarsipan yang berkaitan dengan pelestarian informasi ini secara
elektronik, namun juga aksesibilitasnya.
Arsip digital terdiri dari dokumen asal digital seperti email, file dari
perangkat lunak perkantoran (word, excel ...), informasi yang
dipertukarkan dalam bentuk database ... tapi juga file kertas digital.

7. Pengarsipan digital harus menjamin:
• Integritas data: tidak boleh ada perubahan atau modifikasi
(kecuali otorisasi) dari informasi.
• Ketertelusuran: kita harus bisa kembali ke asal dokumen,
misalnya kepada penulisnya.
• Daya tahan informasi: ini menyiratkan pelestarian
khususnya pada media yang diperbarui karena beberapa
format atau media dapat hilang dengan cepat.
• Akses terhadap informasi: hanya untuk orang yang
diotorisasi (kerahasiaan) dan dengan cara ergonomis.
Penyimpanan harus aman dan memiliki klasifikasi dan
sistem pencarian yang efisien.

8. • Dengan memenuhi keempat kondisi ini, keaslian data
dipelihara dan dokumen dapat dikonsultasikan setiap
saat. Informasi menjadi elemen tambahan
produktivitas, di mana bisa mewakili risiko.
• Harus diingat bahwa arsip digital dapat terdiri dari
kedua dokumen yang dapat diedit yang dibuat
(individual atau kolektif) serta dokumen yang
diselesaikan dan divalidasi, tidak dapat dimodifikasi.
Oleh karena itu, fitur yang jauh melampaui
penyimpanan sederhana, dan merupakan alat kerja
sehari-hari yang terintegrasi ke arus informasi.

9. Definisi
kebutuhan
Anda
Definisi
kebutuhan
Anda

10. Untuk mengatur proses dematerialisasi, Anda harus terlebih
dahulu menentukan kebutuhan Anda:
Anda ingin:
Mendematerialisasi dokumen Anda: Anda harus memilih penawaran pemindaian,
yang terdiri dari mengubah dokumen kertas menjadi dokumen digital.
Mendematerialisasi proses –proses Anda: Penawaran menawarkan platform yang
aman untuk dematerialisasi dokumen seperti faktur pemasok atau pelanggan,
payslips dan dokumen sumber daya manusia lainnya, kontrak, dokumentasi teknis
atau hukum ...
Mengelola dokumen secara digital setiap hari: Tawaran EDM (Electronic Document
Management) yang terkait, terintegrasi ke dalam sistem informasi Anda,
memungkinkan untuk memusatkan dan menyediakan arus dokumenter saat ini
yang diuraikan secara internal, untuk meresmikan akses dan penyebaran
dokumen-dokumen ini, untuk mengelola otorisasi dalam modifikasi, penghapusan
atau pengesahan dokumen yang kemudian dapat dituangkan dalam arsip, setelah
diperbaiki. EDM tentu saja menyertakan solusi penyimpanan dokumen, namun
tidak secara ketat mengarsipkan pengarsipan elektronik.

11. Mengarsipkan dokumen Anda:
• Untuk menjaga keawetan informasi dan aksesibilitasnya, pilihlah
hosting yang aman. Melindungi keberlanjutan berarti migrasi
format dan media direncanakan.
• Bankas digital memastikan kerahasiaan dan integritas informasi.
Oleh karena itu ada pengelolaan otorisasi akses serta verifikasi
integritas secara permanen dengan perhitungan timestamping, cap
waktu, konservasi log dan peristiwa.
• Backup TI outsourcing adalah penyimpanan informasi yang aman
yang menjamin pelestarian fisik data di berbagai situs, di
lingkungan yang aman dan sesuai untuk pelestarian media yang
dipilih (DAT, kaset, DLT ...)
• Sistem pengarsipan elektronik atau SAE adalah solusi global yang
memastikan akses, kerahasiaan, integritas, dan keawetan informasi
dengan nilai probabilitas, yaitu konservasi nilai legal dokumen

12. • Untuk suatu dematerialisasi yang lengkap, mengintegrasikan
semua fungsi ini, perlu untuk memilih: digitalisasi dokumen
kertas (jika belum dilakukan secara internal), dematerialisasi
proses, GED dan SAE. Alat pelengkap yang berbeda ini saling
terhubung satu sama lain dengan kompatibilitas format,
solusi perangkat lunak dan dukungan sesuai dengan kebijakan
pengarsipan Anda.

13. KEUNTUNGAN DEMATERIALISASI

14. Proses dematerialisasi, pengolahan dan pengamanan
dokumen menawarkan banyak keuntungan bagi
perusahaan atau administrasi:
• Hemat ruang: Menyimpan arsip kertas selama bertahun-tahun
sering membutuhkan monopoli seluruh ruangan, atau bahkan
lantai yang lengkap untuk perusahaan besar. Bahkan jika beberapa
arsip kertas asli harus disimpan untuk alasan hukum misalnya,
bagian yang bagus dari dokumen saat ini dapat didematerialisasi.
• Hemat biaya : biaya penyimpanan fisik jauh lebih tinggi daripada
setara dengan komputer.
• Menyimpan waktu: begitu arsip didigitalkan, mereka dapat diakses
kapan saja dan sangat cepat, tanpa pindah ke ruang arsip: dengan
bantuan alat pengelolaan dokumen, Anda dapat dengan mudah
menemukan dokumen apapun pada tanggalnya, judulnya, sifat
dokumen (faktur pelanggan, faktur pemasok, daftar gaji ...), nama
subjek data, dll. Untuk melakukan ini, setiap dokumen harus
dikaitkan dengan kriteria yang dipilih dengan baik dalam database
yang dapat dicari menggunakan mesin pencari atau indeks.

15. • Mengurangi risiko: Pengarsipan kertas tidak terlalu dapat diandalkan, ada
risiko kehilangan dokumen, kebingungan, kesalahan klasifikasi atau
penyimpanan yang salah, penghancuran (pengerat, api, dll.), Pencurian.
Peristiwa ini dapat menyebabkan risiko hukum, pajak atau asuransi yang
jauh lebih besar.
• Akses dokumentasi yang efektif: di luar waktu yang diperoleh dalam tahap
pencarian dan konsultasi, akses langsung ke informasi yang dicari
menghasilkan keuntungan produktivitas kualitatif: tidak terganggu dalam
sebuah tugas oleh pencarian dokumenter yang memakan waktu
memungkinkan untuk menghindari hilangnya konsentrasi, gugup atau
kelelahan dan memberikan kontribusi terhadap kualitas eksekusi.
Demikian pula, jika pelanggan di telepon meminta informasi spesifik Anda
dan Anda dapat memberikannya, ini adalah jaminan keseriusan dan
efisiensi yang dapat meyakinkannya untuk bekerja sama dengan Anda.

16. • Menemukan konten dengan cara yang mudah dan ergonomis dalam
hitungan detik sekarang penting di dunia di mana informasi dan
kecepatan propagasinya adalah kunci kesuksesan.
• Aksesibilitas informasi: terlepas dari posisi geografis dan beberapa orang
secara bersamaan jika perlu, tidak seperti format kertas, data dapat
dikonsultasikan dengan koneksi internet sederhana dan kode yang benar.
• Analisis yang lebih baik: Dokumen yang dapat saling berhubungan dan
dikelompokkan dalam tema yang berbeda, dengan penggunaan metadata,
Anda dapat menganalisis lebih banyak informasi dan data yang berkaitan
dengan tema yang sama. Misalnya, jika Anda telah mengidentifikasi
dengan kata kunci atau referensi yang sama semua dokumen yang
berpartisipasi dalam bisnis yang sama (data pelanggan, pemasok, data
akuntansi, pertukaran surat, dokumentasi teknis, file stakeholder,
perencanaan ...) Anda memiliki sebuah file virtual yang komprehensif
dalam kasus ini dimana Anda akan dengan mudah menemukan
ketidakkonsistenan antara bagian-bagian akuntansi.
• Aspek ekologi juga harus diperhitungkan, jejak karbon pengarsipan digital,
meski tidak nol, jauh lebih rendah dari pada fisik, yang kadang-kadang
dibawa untuk memindahkan kota. ke yang lain oleh operator.

17. • Singkatnya: dematerialisasi (penggandaan faktur misalnya)
mewakili aspek pengarsipan elektronik lainnya. Mengganti
dokumen kertas dengan padanan dematerialisasi dapat
menghindari hilangnya dokumen-dokumen ini (misalnya
dalam kebakaran atau pencurian), untuk membatasi biaya
penyimpanan kotak-kotak ini diisi dengan dokumen-dokumen
yang harus disimpan selama beberapa tahun atau lebih dan
yang kadang-kadang memakan tempat (beberapa arsip
menempati tempat beberapa kantor). Dematerialisasi ini juga
memungkinkan pemrosesan informasi yang jauh lebih
relevan, kuat dan cepat, serta interkoneksi data untuk analisis
yang lebih baik, ingatan perusahaan tersebar selama
bertahun-tahun.

18. • Misalnya, sistem informasi perusahaan dapat
menghubungkan pesanan penjualan, faktur terlampir,
informasi pelanggan, kuitansi pengiriman, manajemen
persediaan, dan pesanan pembelian. Dengan cara ini, kita
dapat mengatur tenggat waktu, kebutuhan, riwayat bisnis,
mengoptimalkan persediaan dan logistik sambil menyimpan
semua informasi di ujung jari Anda dengan beberapa klik saat
menjawab pertanyaan dari pelanggan. mitra bisnis, baik
pelanggan maupun pemasok.
• Akhirnya, ada keuntungan ekonomi langsung pada
pengiriman surat misalnya, dalam kasus dematerialisasi
tagihan, yang bisa dikirim melalui email atau disimpan di area
anggota pelanggan secara online.

19. Biaya dematerialisasi.
• Sangat tidak mungkin memberi perintah sebesar tanpa
mengetahui kebutuhan Anda, karena ini adalah layanan yang
dibuat khusus dan à la carte (hanya untuk pemindaian, GED,
backup ...).
• Di sisi lain, kami menyarankan Anda, dalam kasus pendekatan
digital global (penerapan semua alat, atau beberapa di
antaranya, yang disebutkan di atas) untuk memilih satu dan
penyedia yang sama, untuk memastikan koherensi Anda
strategi dokumen dan memanfaatkan konvergensi solusi
profesional terpadu (satu akses untuk mengelola semua
proses). Itulah sebabnya kami menyarankan Anda
mengirimkan permintaan kutipan pengarsipan digital Anda
seakurat mungkin.

20. Digitalisasi arsip
Pengarsipan digital sedang booming. Setelah beberapa tahun
ketidakpercayaan dari pengguna, mereka menyadari bahwa
pengarsipan online adalah solusi yang jauh lebih aman
daripada pengarsipan digital lokal atau arsip kertas
tradisional. Perusahaan backup digital sangat fokus pada
keamanan sehingga Anda tidak dapat mencapai tingkat
privasi dan keamanan yang sama secara internal. Memindai
melibatkan pembuatan dokumen elektronik dari dokumen
kertas dalam dua langkah: Memindai dokumen dan kemudian
secara digital mendapatkannya menggunakan perangkat
lunak Optical Character Recognition (OCR).

21. Media mana yang memilih untuk
mengarsipkan file Anda?
• Media perekaman digital yang baru praktis, kompak dan melipatgandakan
kapasitasnya setiap 6 bulan dengan harga setara. Masih, apakah mereka
harus diandalkan dan tahan lama?
• Memori flash, misalnya, yang ditemukan pada drive USB kita memiliki
masa pakai sekitar lima puluh tahun, dan juga hard drive, namun kita
menyadari bahwa ini tidak bertahan selama inidan mungkin rusak atau
hilang. CD atau DVD tidak lebih baik dan bahkan lebih rapuh, terutama
karena goresan. Sebenarnya, ada sedikit vinil LP lama kita yang bisa
mencapai umur 150 tahun jika terlindungi dengan baik.
• Sebenarnya, akumulasi memori secara digital, yang jilidnya juga dua kali
lipat setiap tahun, nampak sangat singkat dan mungkin tidak bisa
melawan waktu. Salinan dan backup kemudian dibutuhkan secara teratur.

22. • Oleh karena itu, lebih baik beralih ke pengarsipan online,
terutama di Cloud, yang menawarkan keamanan lebih besar
daripada komputer Anda, layanan aksesibilitas permanen dan
layanan backup hemat waktu untuk klien Anda. data.
• Penyimpanan file atau fungsi backup berfungsi sebagai kubah
digital untuk data bisnis yang sensitif. Data strategis ini,
apakah itu database pelanggan, neraca, dokumen rekayasa
untuk paten atau lainnya, harus diamankan semaksimal
mungkin saat diakses setiap saat bagi pengguna yang
terakreditasi.