SIM, Sefty Echamawaty, Hapzi Ali, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pada Perusahaan PT. TAM (Toyota Astra Motor) UAS, Universitas Mercu Buana, 2017

1. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Pada Perusahaan PT. TAM (Toyota Astra Motor)
Disusun Oleh
Nama : Sefty Echamawaty (43215010046)
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Ruang : B-203/13:15-15:45
Dosen : Hapzi, Prof. Dr. MM
FAKULTAS EKONOMI BISNIS JURUSAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2017

2. ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi Implementasi Sistem Informasi
Manajemen pada PT. Toyota Astra Motor guna untuk mengetahui kelebihan serta kekurangan dari
system informasi PT. Toyota Astra Motor Penemuan dalam karya ilmiah ini didasarkan pada
berbagai tinjuan mengenai Implementasi Sistem Informasi Manajemen yang diterapkan oleh PT.
Toyota Astra Motor. Setiap perusahaan memerlukan adanya Sistem Informasi yang tidak boleh
diabaikan. Kesadaran atas pentingnya manajemen merupakan hal yang mendorong majunya
perusahaan. Semakin maju perusahaan itu berarti semakin maju pula system informasi tersebut.
Diakhir karya ilmiah ini, akan ada kesimpulan serta saran untuk PT. Toyota Astra Motor agar
dapat lebih memahami serta mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen lebih baik lagi.
Dari hasil karya ilmiah ini, akan menunjukan bahwa dengan adanya system informasi pada
perusahaan tersebut dapat mendorong untuk kesadaran bahwa data informasi perusahaan dapat
dikelola dengan lebih baik lagi. Serta mampu menghindari kesalahan fatal akibat kelalaian sumber
daya manusia, dan memudahkan manajemen perusahaan baik dari segi waktu, dan efektif.
Perusahaan akan lebih peka dengan adanya kekeliruan, dan kelengkapan informasi data perjalanan
bisnis perusahaan. Sehingga dengan latar belakang tersebut segala upaya perbaikan dan evaluasi
bisa cepat segara dilakukan. Dan mampu mengendalikan kinerja bisnis supaya lebih cepat dengan
pendayagunaan waktu yang efektif dan maksimal.

3. KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Alhamdulillahirabbil’alamin, segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat
waktu. Shalawat dan salam tak lupa senantiasa kita sanjungkan kepada Nabi Muhammad SAW
yang kita harapkan syafa’atnya di yaumulqiyamah nanti, amin.
Penyusunan makalah ini dibuat guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen.
Penulis menyadari penyusunan makalah ini jauh dari sempuna. Oleh sebab itu, penulis
memohon kepada pembaca atas kritik dan saran guna melengkapi makalah ini.Semoga
makalah ini dapat bermanfaat dalam menambah wawasan bagi pembaca dan penulis sendiri.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Jakarta, 10 Desember 2017
Penulis

4. DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................................ 1
KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 2
DAFTAR ISI ............................................................................................................................ 3
BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................................... 4
1.1 Latar Belakang ........................................................................................................... 4
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................................... 5
1.3 Tujuan ......................................................................................................................... 5
BAB 2 PEMBAHASAN .......................................................................................................... 6
2.1 PT Toyota Astra Motor .............................................................................................. 6
2.2 Analisis dan Perancangan ............................................................................................ 6
2.3 Gambaran Umum Sistem ............................................................................................ 7
2.4 Aplikator ..................................................................................................................... 7
2.5 Penerapan Sistem Informasi ....................................................................................... 8
2.6 Kelebihan dan Kekurangan Penerapan SI di Perusahaan ......................................... 10
2.7 Sistem dan Cara Kerja ............................................................................................ 13
BAB 3 PENUTUP
3.1 Kesimpulan ............................................................................................................... 14
3.2 Saran ........................................................................................................................ 14
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................ 15

5. BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT Astra International Tbk (“Perseroan”) didirikan pada tahun 1957 dengan nama PT
Astra International Incorporated. Pada tahun 1990, Perseroan mengubah namanya menjadi PT
Astra International Tbk. Perusahaan ini telah tercatat di Bursa Efek Jakarta sejak tanggal 4
April1990. Saat ini mayoritas kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Jardine Cycle & Carriage's
sebesar 50,1%.
Perseroan berdomisili di Jakarta, Indonesia, dengan kantor pusat di JI. Gaya Motor
Raya No. 8, Sunter II, Jakarta. Ruang lingkup kegiatan Perseroan seperti yang tertuang dalam
Anggaran Dasarnya adalah perdagangan umum, perindustrian, jasa pertambangan,
pengangkutan, pertanian, pembangunan dan jasa konsultasi.Ruang lingkup kegiatan utama
entitas anak meliputi perakitan dan penyaluran mobil, sepeda motor berikut suku cadangnya,
penjualan dan penyewaan alat berat, pertambangan dan jasa terkait, pengembangan
perkebunan, jasa keuangan, infrastruktur dan teknologi informasi.PT Toyota Astra Motor
(TAM) adalah salah satu perusahaan terbesar distributor kendaraan produk Toyota.Saat ini,
PT. TAM mempunyai cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, dan pusatnya berada
di Jakarta.PT TAM sendiri mempunyai divisi - divisi yang menangani penjualan produk ke
pelanggan.Salah satunya yaitu divisi Duty Free Sales, yaitu divisi yang menangani penjualan
produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi nonpemerintah/internasional maupun
kedutaan asing di Indonesia.
Divisi Duty Free Sales saat ini mengolah data pelanggan dengan menggunakan
aplikasispreadsheet, dimana aplikasi ini kurang efektif dalam perhitungan dan pencarian data
yang kemungkinan akan bertambah dan akan selalu di-update. Selain itu, data yang ada
pada spreadsheet tidak bisa diakses dan digunakan secara bersamaan, mengingat jumlah
karyawan yang banyak dan keperluan akses data yang berbeda-beda. Serta laporan yang tidak
dapat disediakan setiap saat, karena pencarian data dan pembuatan laporan membutuhkan
waktu yang lama. Oleh karena itu, PT TAM divisi Duty Free Sales membutuhkan sistem
informasi yang membantu perusahaan melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan
proses pengolahan informasi, pencarian, dan pelaporan menjadi lebih baik sehingga
operasionalnya menjadi lebih efektif dan efisien.

6. 1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem informasi manajemen yang digunakan oleh PT Toyota Astra Motor?
2. Bagaimana keberhasilan sistem informasi manajemen yang digunakan oleh PT Toyota Astra
Motor?
3. Bagaimana sistem dan cara kerja yang membantu PT Toyota Astra Motor menjadi nomor satu?
1.3 Tujuan
1. Mengetahui sistem informasi manajemen yang digunakan oleh PT Toyota Astra Motor.
2. Mengetahui keberhasilan sistem informasi manajemen yang digunakan oleh PT Toyota Astra
Motor
3. Mengetahui sistem dan cara kerja yang membantu PT Toyota Astra Motor menjadi nomor satu.

7. BAB 2
PEMBAHASAN
2.1 PT Toyota Astra Motor
Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama -sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran
tertentu.Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja
sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah
masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mendukung
kegiatan operasi pengolahan kebutuhan transaksi harian yang bersifat manajerial dan strategis
dari suatu organisasi dengan laporan-laporan yang diperlukan.
PT. Toyota Astra Motor (PT TAM) adalah salah satu perusahaan terbesar distributor
kendaraan produk Toyota. Saat ini, PT. Toyota Astra Motor mempunyai cabang yang tersebar
di seluruh wilayah Indonesia, dan pusatnya berada di Jakarta. PT.TAM sendiri mempunyai
divisidivisi yang menangani penjualan produk ke pelanggan. Salah satunya yaitu divisi Duty
Free Sales, yaitu divisi yang menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk
organisasi nonpemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia. Divisi Duty Free
Sales saat ini mengolah data pelanggan dengan menggunakan aplikasi spreadsheet, dimana
aplikasi ini kurang efektif dalam perhitungan dan pencarian data yang kemungkinan akan
bertambah dan akan selalu di-update. Selain itu, data yang ada pada spreadsheet tidak bisa
diakses dan digunakan secara bersamaan, mengingat jumlah karyawan yang banyak dan
keperluan akses data yang berbeda-beda. Serta laporan yang tidak dapat disediakan setiap saat,
karena pencarian data dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Oleh karena
itu, PT. TAM divisi Duty Free Sales membutuhkan sistem informasi yang membantu
perusahaan melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses pengolahan informasi,
pencarian, dan pelaporan menjadi lebih baik sehingga operasionalnya menjadi lebih efektif dan
efisien.
Pengolahan data pelanggan PT TAM masih menggunakan pencatatan secara
spreadsheet. Data yang begitu banyak meembutuhkan waktu untuk penyususan laporan dan
juga pencetakan dokumen.Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan
untuk pengolah data dan juga pelaporan.Dalam aplikasi di PT TAM ini terdapat tiga aktor,
yaitu Admin Gudang, Admin Toyota dan Manajer.Adapun tugas dari admin gudang yaitu

8. memiliki hak akses untuk mengelola data mobil dan mengelola data user.Admin Toyota
memiliki hak akses untuk mengelola data kedutaan dan data pelanggan.Sedangkan untuk
manajer memiliki hak akses untuk mengubah status dokumen dan melihat laporan
penjualan.Adapun divisi usaha dan anak perusahaan terdiri dari :
a. Otomotif
 PT Toyota Astra Motor sebagai Agen Tunggal Pemegang
MerkToyota dan Lexus di Indonesia
 Auto 2000 sebagai salah satu Dealer Utama Toyota di Indonesia
 PT Astra Daihatsu Motor sebagai ATPM Daihatsu di Indonesia
 PT Pantja Motor sebagai ATPM Isuzu di Indonesia
 PT Astra Nissan Diesel Indonesia sebagai ATPM Truk Nissan Diesel di
Indonesia
 PT Tjahja Sakti Motor sebagai ATPM BMW dan Peugeot di Indonesia
 PT Serasi Autoraya atau biasa dikenal dengan TRAC
 Mobil 88
 PT Astra Honda Motor sebagai ATPM motor bermerk Honda
 PT Astra Otoparts Tbk
b. Agro industri
 PT Astra Agro Lestari Tbk
c. Pelayanan Finansial
 PT Astra Credit Company atau biasa dikenal dengan ACC
 PT Toyota Astra Financial Services
 PT Asuransi Astra Buana dengan salah satu produk terkenalnya adalah Garda
Oto
 PT Federal International Finance
 PT Surya Artha Nusantara Finance
 PT PermataBank
d. Alat-alat Berat
 PT United Tractors Tbk (juga sebagai ATPM Scania di indonesia)
 PT Traktor Nusantara
 PT Pamapersada Nusantara

9.  PT Kalimantan Prima Persada
e. Teknologi Informasi
 PT Astragraphia Tbk
 PT Astra Graphia Information Technologies - AGIT
f. Infrastruktur
 PT Astratel Nusantara
 PT Intertel Nusaperdana
2.2 Analisis dan Perancangan
Analisis kebutuhan fungsional sistem pada kebutuhan fungsional ini, terdapat beberapa
fungsi yang harus dibuat, diantaranya:
a. Melakukan login dan logout untuk admin
b. Melakukan pendataan mobil yaitu meliputi fungisi : add, update, delete,
searching, dan detail.
c. Melakukan Pendataan embassy
d. Melakukan Pendataan pelanggan
e. Menampilkan report penjualan dan grafik
f. Melakukan view dan update data admin
2.3 Gambaran Umum Sistem
Pengolahan data, informasi pelanggan PT Toyota Astra Motor masih menggunakan
pencatatan secara spreadsheet. Data yang begitu banyak membutuhkan waktu untuk
penyususan laporan dan juga pencetakan dokumen. Oleh karena itu, dibangun sistem yang
memudahkan perusahaan untuk menginformasikan data dan juga pelaporan. MDP Online
adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat memberikan layanan data MDP (Monthly
Delivery Plan) secara online kepada user yang berada di TAM, Main Dealer, Zone serta Dealer
Cabang. Data MDP berisi data rencana produksi kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap
periode produksi tertentu. Data-data tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer, Zone
maupun dealer Cabang. Dengan diimplementasikan sistem MDP Online ini, banyak manfaat

10. yang diperoleh PT Toyota AstraMotor dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan
kertas-kertas untuk pendistribusian secara hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan,
penghematan tinta printer berkaitan denganpendistribusian data MDP dan laporanlaporan yang
diperlukan, peningkatan janji delivery kepada customer karena pihak 60 dealer dapat
memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP yang berdampak pada
berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data MDP, proses distribusi data MDP
menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya memerlukan waktu 3 hari untuk distribusi data
MDP sampai ke main dealer/dealer sekarang hanya butuh waktu 10 menit saja maka pihak
main dealer/dealer sudah menerima data MDP, proses MDP resived lebih cepat untuk proses
pengiriman atau pembatalan pengiriman dari main dealer/dealer yang diinformasikan kepada
pelanggan yang tadinyahanya dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang dapat dilakukan
setiap jam. Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor
bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada main dealer atau dealarmengenai data
kendaraan yang diproduksi untuk membantu main dealer atau dealer, memberikan janji
delivery kepada customer. Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan baik
sehingga dapatmencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan
informasi mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui Monthly
Delivery Plan (MDP).
2.4 Aplikator
Di dalam perusahaan ini terdapat tiga peran aktor, yaitu:
a. Admin gudang, yaitu orang yang bertugas dan memiliki hak akses untukmengelola data mobil
dan mengelola data user
b. Admin toyota,yaitu orang yang bertugas untuk mengelola data kedutaan dan data pelanggan
c. Manager, yaitu orang yang bertugas untuk mengubah status dokumen dan melihat laporan
penjualan.
2.5 Penerapan Sistem Informasi
Secara garis besar, penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam perusahaan
dapat membantu hampir seluruh proses bisnis yang dijalankan.Sistem informasi terintegrasi
dianggap dapat mendukung manajemenstrategis perusahaan mencapai target meningkatkan
profit. Beberapa alasan penerapan sistem informasi perusahaan antara lain :
a. Dapat mencakup seluruh fungsi bisnis baik manufaktur, pemasaran, finansial, level
manajemen, dan lainnya

11. b. Sebagai sarana pengumpulan, pengolahan, dan distribusi data antar komponen dalam
organisasi perusahaan.
c. Sebagai penyedia data atau informasi baik yang dari internal maupun eksternal perusahaan
untuk mendukung proses “decision making” yang lebih cepat dan aktual pada berbagai level
dalam organisasi.
d. Mempermudah komunikasi antar fungsi sehingga lebih mudah berkoordinasi dalam
pengambilan keputusan
e. Memungkinkan efisiensi jumlah pegawai karena beberapa pegawai dapat merangkap dengan
jabatan administratifnya.
f. Dimanfaatkan sebagai strategi bersaing terhadap kompetitor dengan memaksimalkan
penggunaan teknologi informasi yang dimiliki disesuaikan dengan struktur organisasi dan
standar kerja. Teknologi sistem informasi tersebut dapat sekaligus dijadikan dasar
perbandingan komparatif dengan yang diterapkan kompetitor.
Di samping alasan penerapan sistem informasi perusahaan tersebut terdapat beberapa
kendala bagi perusahaan ini untuk menerapkan sistem informasi dengan teknologi yang lebih
canggih antara lain:
a. Diperlukan pegawai dengan batas kualifikasi pendidikan atau pengalaman tertentu yang
dianggap dapat mengoperasikan teknologi sistem informasi yang diterapkan perusahaan
beserta komputasi pengolahan data
b. Diperlukan pelatihan bagi pegawai mengenai pengoperasian teknologi sistem informasi.
c. Instalasi perangkat sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih membutuhkan
biaya yang lebih tinggi agar dapat sesusai dengan sistem organisasi perusahaan.
d. Terdapat kemungkinan perubahan struktur organisasi dan standar kerja masing-masing unit
untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang baru.
e. Manajemen perusahaan seharusnya dapat memilih dan mengatur sistem informasi yang
diterapkan disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan perusahaan saat diperlukan perubahan
sistem informasi. Selain itu juga perlu dikenali unit apa saja yang kinerjanya mungkin menurun
jika dipaksa dengan standar penerapan sistem informasi tersebut.

12. 2.6 Kelebihan dan Kekurangan Penerapan SI di Perusahaan
Kelebihannya antara lain:
a. Mampu mengitegrasi berbagai fungsi bisnis berbeda untuk menjamin sarana komunikasi
yang tepat demi produktifitas perusahaan.
b. Perangkat lunak yang tersedia dapat sangat membantu kegiatan di beberapa fungsi bisnis
perusahaan.
c. Mampu mengatur keterkaitan antar proses yang bersesuaian sehingga mempermudah
pelacakan material, keuangan, dan sumber daya lain yang kompleks.
Sedangkan kekurangan penerapan SI adalah
a. Kustomisasi software yang disediakan SAP terbatas sehingga pada perusahaan tertentu
diperlukan penyesuaian modul SAP dengan sistem yang dijalankan atau dikombinasikan
dengan perubahan alur kerjanya.
b. Penerapan SAP memerlukan biaya yang tinggi, baik pengadaan perangkat, instalasi program,
biaya pegawai dengan keahlian di bidang SAP, serta berbagai maintenance teknologi sistem
ERP.
c. Penggunaan data yang disimpan dalam sistem ERP sensitif terhadap perusakan sistem yang
mungkin dilakukan pihak tertentu. Jika terjadi pembobolan sistem keamanan dan hacker
merubah sistem program ERP dengan tujuan tertentu maka dapat mengancam kelancaran
kinerja pada suatu fungsi dalam perusahaan.
2.7 Sistem dan Cara Kerja
Toyota Motor Eropa mengunakan sistem manajemen pemesanan berbasiskan aplikasi
Oracle E-Business Suite dengan tujuan menurunkan waktu yang habis antara penempatan
pemesanan pelanggan dan pengiriman kendaraan kepada pelanggan. Aplikasi tersebut dengan
mudah terintegrasi dengan sistem perusahaan saat ini dan juga dengan dealer (penyalur)
independen serta pemasaran nasional dan perusahaan penjual. Perusahaan – perusahaan ini
menjalankan sistem mereka sendiri yang terpisah berbasiskan teknologi yang beraneka ragam.
Sistem ini mencakup beberapa proses bisnis yang berawal dari pelanggan memilih
mobil dan pilihan – pilihan lainnya seperti jendela berwarna atau sistem navigasi. Dealer
kemudian menggunakan sistem tersebut untuk mengonfigurasi mobil berdasarkan pilihan yang
tersedia dalam rantai pemasok Toyota termasuk jadwal produksi mobil tersebut di masa dating.
Dealer kemudian meggunakan sistem untuk menempatkan pemesanan melalui distributor

13. nasional yang mengonsolidasikan pemesanan yang sejenis dan menempatkan pmesanan
melalui Toyota Motor Eropa. Toyota Motor Eropa kemudian mengonsolidasikan pemesanan
dari distributor nasional dan menempatkan pemesanan dengan pabrik Toyota. Mobil – mobil
tersebut kemudian di kirim dan ditagihkan dari pabrik ke kantor pusat, kemudian ke distributor
nasional dilanjutkan ke peritel. Proses ini kemudian akan mengaktifkan seluruh proses
akuntansi yang berhubungan di setiap tahap. Distributor nasional dapat menggunakan sistem
untuk memonitor pesanan mereka serta pesanan – pesanan dari bermacam peritel da bahkan
“menukar” pesanan mobil dengan berbagai macam eritel.
Sistem manajemen pesanan kendaraan kendaraan ini telah membantu Toyota
menurunkan waktu produksi dan biaya pengolahan bahan baku dan mobil yang menjadi
persediaan dan dalam waktu bersamaan meningkatkan pelayanan dan kepuasan pelanggan.
Menurut Vandervelden, “dengan transparansi informasi yang meningkat, kami dapat lebih baik
menyesuaikan kembali alokasi produk yang tersedia untuk dipasarkan yang mengalami
permintaan tinggi dan mengurangi stok.”

14. BAB 3
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
1. Aplikasi atau penerapan sistem informasi manajemen ini membantu pihak PT Toyota Astra
Motor dalam mengelola dan mencari data pelanggan maupun data mobil
2. Aplikasi atau penerapan sistem informasi manajemen ini membantu manajer untuk mengubah
status pelanggan sehingga proses informasi untuk open D/O lebih cepat
3. Sistem informasi manajemen memudahkan pihak manajer untuk mendapatkan informasi
dalam melihat laporan penjualan
3.2 Saran
Untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut bisa ditambahkan fungsi pengolahan data pelanggan
sampai tahap pengurusan STNK mobil dan dokumen lainnya serta adanya penambahan berita
atau informasi seputar perusahaan.

15. DAFTAR PUSTAKA
http://bobbygunawan11.blogspot.co.id/2015/03/peran-sistem-informasi-manajemen-
dalam.html
https://books.google.co.id/books?id=XwPierYspWkC&pg=PA3&lpg=PA3&dq=sistem+infor
masi+manajemen+pada+perusahaan+toyota&source=bl&ots=14Il2UlS8E&sig=yPvWWmE
ODu7u-
3PRN7EY0OC2ubA&hl=id&sa=X&ved=0CFQQ6AEwCTgKahUKEwj3zojW59PIAhUDG
Y4KHcUUBSg#v=onepage&q=sistem%20informasi%20manajemen%20pada%20perusahaa
n%20toyota&f=false
http://bram10.blogspot.co.id/
http://zeebon.blogspot.co.id/2012/11/perusahaan-menerapkan-manajamen.html