AZIENDA RMB è una delle principali piattaforme polifunzionali d’Europa per il trattamento finalizzato al recupero di rifiuti speciali, pericolosi e non. ESIGENZA L'obiettivo primario era pertanto quello di far firmare le offerte, nel rispetto delle procedure, nonostante l’assenza fisica dei soggetti preposti, velocizzando l’iter di accettazione del materiali. LA SOLUZIONE Le offerte generate vengono prese in carico da ARXivar, che provvede ad archiviarle e innesca il relativo flusso di gestione e approvazione, che prevede l’apertura di task agli agenti e successivamente al responsabile commerciale per l’approvazione e la firma delle offerte Grazie alla possibilità di utilizzo dei dispositivi mobili anche il personale fuori sede può facilmente approvare le offerte visualizzando il documento completo. Al termine del processo approvativo ARXivar provvede tramite mail all’invio dei documenti ai clienti. La ricezione della mail di ritorno, contenente l’offerta firmata e timbrata da clienti o fornitori determina l’avanzamento del workflow verso le successive attività di stesura dei contratti BENEFICI - Approvazione in tempo reale delle offerte - Eliminazione tempi morti grazie all’uso dell’APP - Invio automatico dei documenti a clienti/fornitori - Evidenza dello stato di avanzamento del processo di approvazione - Eliminazione totale della carta grazie all’archiviazione automatica integrata nel processo; - Semplificazione nella ricerca dei documenti processati.

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. RMB è una delle principali piattaforme polifunzionali
d’Europa per il trattamento finalizzato al recupero di rifiuti
speciali, pericolosi e non.
Fin dal 1981 recupera risorse dai rifiuti gestendone il ciclo
completo, nel totale rispetto dell’ambiente, secondo le più
virtuose pratiche della Economia Circolare.
La piattaforma di Polpenazze del Garda (BS), con una
superficie complessiva di circa 100.000 mq, opera in forza
dell’Autorizzazione Integrata Ambientale (AIA-IPPC),
rilasciata con Atto Dirigenziale della Provincia di Brescia n.
7688 del 19.12.2014, che ne autorizza la gestione di
720.000 Ton/anno di rifiuto.
L’AZIENDA

3. L’AZIENDA
RMB è provvista di un sistema integrato di gestione della
Qualità – Ambiente - Salute e sicurezza sul luogo di lavoro
certificato secondo le norme ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 e ISO 45001:2018 che ne accredita tra l’altro:
• Certificazione per la produzione di ferro, acciaio e
alluminio End of Waste in conformità a quanto previsto
dal “Regolamento CEE/UE n. 333 del 31/03/2011
• Certificazione per la produzione di rame End of Waste in
conformità a quanto previsto dal “Regolamento CEE/UE
n. 715 del 25/07/2013.

4. L’ESIGENZA
RMB emette giornalmente un numero elevato di offerte di acquisto e vendita dei
materiali che hanno necessità di essere processate e totalmente evase entro la
giornata, al fine di organizzare i servizi di smaltimento/recupero in tempi brevi, per
rimanere al passo con la dinamicità del mercato dei metalli.
La procedura interna, secondo il sistema integrato della qualità, prevede due livelli di
approvazione: dopo l’emissione da parte del back office, l’offerta deve essere firmata
dall’agente commerciale e dal responsabile commerciale, entrambi poco presenti in
ufficio.
La gestione cartacea del processo, oltre ad appesantire l’archivio in termini di spazio,
risultava ormai lenta e inadeguata: l’obiettivo primario era pertanto quello di far
firmare le offerte, nel rispetto delle procedure, nonostante l’assenza fisica dei
soggetti preposti, velocizzando l’iter di accettazione del materiale.

5. La soluzione

6. La flessibilità di ARXivar ha consentito l’integrazione con il software di gestione delle
procedure ambientali, realizzato da SIA, GRIF che gestisce anche il ciclo commerciale
attualmente in uso.
Le offerte generate da GRIF vengono prese in carico da ARXivar, che provvede ad
archiviarle e innesca il relativo flusso di gestione e approvazione, che prevede
l’apertura di task agli agenti e successivamente al responsabile commerciale per
l’approvazione e la firma delle offerte.
GESTIONE APPROVAZIONE OFFERTE

7. Grazie alla possibilità di utilizzo dei dispositivi mobili (Android o Apple), anche il
personale fuori sede può facilmente approvare le offerte visualizzando il documento
completo.
Al termine del processo approvativo ARXivar provvede tramite mail all’invio dei
documenti ai clienti.
La ricezione della mail di ritorno, contenente l’offerta firmata e timbrata da clienti o
fornitori determina l’avanzamento del workflow verso le successive attività di stesura
dei contratti
APPROVAZIONE OFFERTE DA MOBILE

8. PANNELLO DI CONTROLLO
Un apposito pannello di controllo consente agli operatori di back office di avere in
tempo reale informazioni puntuali sullo stato di avanzamento della pratica e su chi
l’abbia in carico nello specifico momento.

9. I BENEFICI
 Approvazione in tempo reale delle offerte
 Eliminazione tempi morti grazie all’uso dell’APP
 Invio automatico dei documenti a clienti/fornitori
 Evidenza dello stato di avanzamento del processo di
approvazione
 Eliminazione totale della carta grazie
all’archiviazione automatica integrata nel processo;
 Semplificazione nella ricerca dei documenti
processati.

10. LA PAROLA AL CLIENTE
«ARXivar ha apportato alla nostra realtà aziendale i seguenti vantaggi distintivi: In primis la
dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti sia per il ciclo di approvazione delle
offerte che per altre tipologie documentali ha permesso di abbattere costi e tempi di
gestione. Inoltre la condivisione temporizzata dei documenti digitali tramite link anziché
tramite la diffusione di allegati ha aumentato il livello di affidabilità e di sicurezza della
condivisione dei documenti.
La modularità di ARXivar ci ha consentito di estenderne l’utilizzo in diverse aree aziendali
fornendoci altresì molteplici spunti per future applicazioni».
Antonio Amato | Amministratore Delegato RMB