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Un nostro caso di successo
L’azienda
La copertura capillare del territorio e
l’accesso al mare consentono a
Duferdofin-Nucor di garantire un servizio
tempestivo e di qualità sul mercato
nazionale ed internazionale, anche
attraverso la propria rete distributiva.
Duferdofin-Nucor con i suoi 750
dipendenti, ha una capacità produttiva di
circa 950 mila tonnellate l’anno di
prodotti lunghi ed è sempre più orientata
verso la produzione di profili speciali e
acciai di qualità per la forgiatura e la
laminazione.
L’esigenza
L’azienda intendeva dotarsi di un sistema di gestione documentale veloce ed
efficace che consentisse di gestire il Ciclo Attivo e Passivo al fine di ottenere una
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documenti aziendali e che al tempo stesso, con la dematerializzazione, permettesse
di evitare l’archiviazione cartacea, portando i documenti in conservazione sostitutiva.
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Ciclo attivo e passivo
Per archiviare i documenti del Ciclo Attivo, sono state create delle regole di lettura
dei documenti per ricavare le informazioni utili a popolare i campi di profilo.
L’archiviazione dei documenti del Ciclo Passivo è stata realizzata sfruttando la tecnica
del barcode, ovvero l’affissione sul documento da acquisire di una etichetta formata
secondo regole condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei
documenti.
 Il connettore permette la stampa / ristampa di etichette barcode recuperando le
informazioni necessarie per i profili del documento direttamente da Sme.UP ERP.
 Tutto il lavoro di archiviazione, organizzazione documentale e gestione dei
processi non ha sconvolto il modus operandi degli operatori.
 Inoltre l’integrazione permette la consultazione dei documenti archiviati in
ARXivar dalle varie applicazioni di Sme.UP ERP.
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vengono inviati al Servizio di Conservazione Elettronica a Norma IX-CE.
Spedizione fatture
E’ stato realizzato un processo per la spedizione via e-mail delle Fatture Clienti.
L’invio delle mail viene realizzato tramite Link che permette di avviare una serie di
controlli relativi al numero di aperture dell’e-mail e riprogrammare un nuovo invio
per coloro che non l’hanno aperta.
I benefici
 Semplificazione del processo di archiviazione con
conseguente riduzione dei costi di archiviazione
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con tracciatura e monitoraggio della ricezione
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documenti cartacei
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Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso, flessibilità e
nell’integrazione con il Sistema informativo Sme.UP ERP.
E’ in progetto l’estensione dell’utilizzo di ARXivar all’implementazione di Workflow per
snellire l’operatività quotidiana ed aumentare il controllo dei processi.
In particolare:
 La procedura di consegna del materiale DPI (dotazione protezione individuale) ai
dipendenti
 La dematerializzazione dei DDT Clienti con applicazione della Firma Grafometrica.
Inoltre, con ARXivar si vuole procedere ad organizzare tutti i documenti presenti in
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Gestione digitale dei documenti: ciclo di vendita automatizzato
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Milano Santa Giulia: dalla gestione fatture alla conservazione
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ARXivar per Duferdofin-Nucor: Gestione ciclo attivo e passivo

  • 1. Un nostro caso di successo
  • 2. L’azienda La copertura capillare del territorio e l’accesso al mare consentono a Duferdofin-Nucor di garantire un servizio tempestivo e di qualità sul mercato nazionale ed internazionale, anche attraverso la propria rete distributiva. Duferdofin-Nucor con i suoi 750 dipendenti, ha una capacità produttiva di circa 950 mila tonnellate l’anno di prodotti lunghi ed è sempre più orientata verso la produzione di profili speciali e acciai di qualità per la forgiatura e la laminazione.
  • 3. L’esigenza L’azienda intendeva dotarsi di un sistema di gestione documentale veloce ed efficace che consentisse di gestire il Ciclo Attivo e Passivo al fine di ottenere una significativa riduzione dei tempi per la produzione, archiviazione e ricerca documenti aziendali e che al tempo stesso, con la dematerializzazione, permettesse di evitare l’archiviazione cartacea, portando i documenti in conservazione sostitutiva.
  • 5. Ciclo attivo e passivo Per archiviare i documenti del Ciclo Attivo, sono state create delle regole di lettura dei documenti per ricavare le informazioni utili a popolare i campi di profilo. L’archiviazione dei documenti del Ciclo Passivo è stata realizzata sfruttando la tecnica del barcode, ovvero l’affissione sul documento da acquisire di una etichetta formata secondo regole condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei documenti.  Il connettore permette la stampa / ristampa di etichette barcode recuperando le informazioni necessarie per i profili del documento direttamente da Sme.UP ERP.  Tutto il lavoro di archiviazione, organizzazione documentale e gestione dei processi non ha sconvolto il modus operandi degli operatori.  Inoltre l’integrazione permette la consultazione dei documenti archiviati in ARXivar dalle varie applicazioni di Sme.UP ERP.
  • 6. Conservazione elettronica Tramite il connettore di ARXivar, i documenti del ciclo Attivo e Passivo archiviati vengono inviati al Servizio di Conservazione Elettronica a Norma IX-CE.
  • 7. Spedizione fatture E’ stato realizzato un processo per la spedizione via e-mail delle Fatture Clienti. L’invio delle mail viene realizzato tramite Link che permette di avviare una serie di controlli relativi al numero di aperture dell’e-mail e riprogrammare un nuovo invio per coloro che non l’hanno aperta.
  • 8. I benefici  Semplificazione del processo di archiviazione con conseguente riduzione dei costi di archiviazione  Automazione del processo di invio Fatture Clienti con tracciatura e monitoraggio della ricezione  Diminuzione del volume di carta stampata  Eliminazione dei tempi di ricerca dei documenti cartacei  Condivisione più efficiente dei documenti
  • 9. Sviluppi futuri Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso, flessibilità e nell’integrazione con il Sistema informativo Sme.UP ERP. E’ in progetto l’estensione dell’utilizzo di ARXivar all’implementazione di Workflow per snellire l’operatività quotidiana ed aumentare il controllo dei processi. In particolare:  La procedura di consegna del materiale DPI (dotazione protezione individuale) ai dipendenti  La dematerializzazione dei DDT Clienti con applicazione della Firma Grafometrica. Inoltre, con ARXivar si vuole procedere ad organizzare tutti i documenti presenti in azienda, collegandoli tra di loro per avere un ambiente unico ed integrato per la gestione dei documenti e permetterne la consultazione non solo da ARXivar, ma anche da altre applicazioni ad esso integrate.