Principle of Purchasing Merchandise

1. การจัดซื้อจัดหาสินค้า
Buying Merchandise
Aj.Thamonwan Theerabunchorn

2. การจัดซื้อสินค้า
ความสาคัญ :
หน้าที่หลักของร้านค้าปลีก ก็คือการนาเสนอขายสินค้าให้แก่ผู้บิรโภค
การนาสินค้าเข้าร้านได้ ต้องมีการดาเนินการผ่าน การจัดซื้อสินค้า
การจัดซื้อสินค้าจึงถือเป็นงานสาคัญอย่างหนึ่ง เนื่องจากการสั่งซื้อที่ขาด
หลักเกณฑ์วิธีการที่ถูกต้อง อาจทาให้เกิดความเสี่ยงให้แก่ธุรกิจ ดังนี้
ความเสี่ยง
 สินค้าไม่ตรงกับความต้องการ
 สินค้าล้าสมัย
 สินค้าหมดอายุ
 สินค้าขาดสต้อก

3. การจัดซื้อสินค้า
เพื่อให้การจัดซื้อมีประสิทธิภาพ จึงควรปฏิบัติตามนโยบายจัดซื้อที่เรียกว่า
“การจัดซื้อที่ดีที่สุด”
โดยยึดหลัก
1. Right Goods : ชนิด คุณภาพ ตรงความต้องการ
2. Right Quantity : จานวนพอเหมาะ
3. Right Time : เวลาที่สั่งซื้อ
4. Right Price : ราคาเหมาะสมสามารถทากาไรได้

4. คุณสมบัติของผู้จัดซื้อ
1. จะต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกันสินค้า
: ต้องเป็นผู้เข้าใจในข้อกาหด หรือ Spect ของสินค้า เพื่อให้สอดคล้อง
กับความต้องการ และได้คุณภาพตามที่กาหนด
2. ต้องรู้ระบบการชาระเงิน การให้เครดิตเทอม วงเงินเชื่อ การให้ส่วนลด
3. ต้องมีความรู้เกี่ยวกับแหล่งสินค้า
4. มองการไกลและมีไหวพริบ เข้าใจผู้บริโภค

5. Integrated Merchandise Buying
and Handling Process
: เป็นการจัดการการสั่งซื้อแบบบูรณาการ ประกอบด้วย 9 ขั้นตอนดังนี้
1. Establish a formal or informal buying organization
2. Gather information about customer demand
3. Determine merchandise source
4. Evaluate merchandise
5. Negotiate the purchase
6. Conclude the purchase
7. Handle the merchandise
8. Reorder the merchandise
9. Re-evaluate on the regular basic
Berman and Evan : Retail Management Strategic Approach

6. 1. Establish a formal or informal
buying organization
: ขั้นตอนแรกของการจัดซื้อ คือการจัดตั้งผู้มีหน้าที่จัดซื้อ มี 2 ลักษณะคือ
- ผู้จัดซื้ออย่างเป็นทางการ(Formal buying organization)
: มีการจัดตั้งแผนกจัดซื้อขึ้นมา และมีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบการจัดซื้อ
เต็มเวลา มีอานาจการตัดสินใจเรื่องการจัดซื้อตามความรับผิดชอบ เหมาะกับธุรกิจ
ค้าปลีกขนาดใหญ่ เพราะมีข้อดีคือสามารถจัดการการจัดซื้อที่มีความซับซ้อน
เช่น สินค้ามีหลายประเภท สินค้ามีแหล่งผลิตหลายแหล่ง แต่มีข้อเสียคือ ต้นทุนการ
ดาเนินการสูง กรณี ธุรกิจที่มีสาขากระจายอยู่ทั่วไป ดาเนินการได้ 2 รูปแบบ คือ
การสั่งซื้อแบบรวมศูนย์(Centralized Buying) กับ
แบบกระจายอานาจซื้อ (Decentralized Buying)
- ผู้จัดซื้ออย่างไม่เป็นทางการ(Informal buying organization)
: ไม่มีแผนกจัดซื้อ แต่ให้พนักงานร้านเป็นผู้ดาเนินการ มีข้อดีคือ มีความคล่อง
ตัวสูง ต้นทุนการดาเนินการต่า เหมาะกับธุรกิจค้าปลีกขนาดเล็กที่มีสินค้าในร้านไม่
หลากหลายนัก

7. (Centralized Buying) กับ
(Decentralized Buying)
Centralized Buying Decentralized Buying
ข้อดี
- สร้างความเข็มแข็งให้ภาพลักษณ์
องค์กรธรุกิจเพราะมีความแตกต่างของ
สินค้าที่จาหน่ายในร้านสาขาในระดับต่า
- มีอานาจการต่อรองสูง
- ได้เปรียบเรื่องส่วนลดปริมาณ
ข้อเสีย
- ระยะเวลาจัดซื้อล่าช้า
- สินค้าที่เหมือนกันในแต่ละสาขา
อาจไม่ตอบสนองความต้องการที่แตกต่าง
ของผู้บริโภคที่อาศัยอยู่ต่างภูมิภาคได้
ข้อดี
- สามารถตอบสนองความต้องการที่แตกต่าง
ในแต่ละพื้นที่ได้ดี
- มีกระบวนการจัดซื้อที่สั้น และรวดเร็วกว่า
ข้อเสีย
- อานาจการต่อรองลดลงไป

8. 2. Gather information about
customer demand
: ขั้นตอนที่ 2 คือการรวบรวมข้อมูลลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย โดยข้อมูลที่จาเป็นต้องใช้
ในการจัดซื้อก็คือ ปริมาณความต้องการของลูกค้า ข้อมูลปริมาณความต้องการที่ถูกต้อง
แม่นยาจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสั่งซื้อ โดยแหล่งข้อมูลได้แก่
- ประวัติการขายย้อนหลังของร้านค้าแต่ละสาขา
- การทาวิจัยตลาดของบริษัทผู้ผลิต
- การลงพื้นที่สารวจธุรกิจของคู่แข่ง
- ตัวเลขทางเศรษฐกิจที่รายงานโดยหน่วยงานของรัฐ
- ผลการสารวจของหน่วยงานอิสระ เช่น การสารวจความนิยม พฤติกรรมผู้บริโภค
ของสานักโพลต่างๆ เป็นต้น

9. 3. Determine merchandise source
: ขั้นตอนที่ 3 เป็นการพิจารณาคัดเลือกแหล่งจาหน่ายสินค้าให้แก่ธุรกิจค้าปลีก
โดยการพิจารณามีเกณฑ์มาตรฐานที่ใช้อยู่ 16 ประการ ได้แก่
3.1 Reliability : ความน่าเชื่อถือ เช่น มาตรฐานการผลิต ตราสินค้า
3.2 Price/Quality : ความสมเหตุสมผลของราคากับคุณภาพ
3.3 Order processing time : ระยะเวลาการจัดส่งของตั้งแต่เริ่มคาสั่งซื้อ
3.4 Exclusive Rights: สิทธิประโยชน์จากการเป็นลูกค้า เช่น การมีโฆษณา
ช่องทางการจาหน่าย เป็นต้น
3.5 Function Provided : สิ่งที่ต้องดาเนินการเมื่อสั่งซื้อสินค้า เช่น ธุรกิจค้าปลีก
ต้องมาขนสินค้าหน้าโรงงานเอง ต้องโอนเงิน 50%ก่อนจึงจะส่งสินค้า เป็นต้น
3.6 Information : การบริการข้อมูลต่างๆ เช่น การบริการสารวจวิจัยตลาด
การรายงานสถานการณ์จัดส่งสินค้า เป็นต้น

10. 3. Determine merchandise source
3.7 Ethics: จริยธรรมในการดาเนินธุรกิจ
3.8 Guarantee: การรับประกันสินค้า
3.9 Credit: การให้ระบบเงินเชื่อ เช่น 45 วันสาหรับลูกค้าใหม่ 90 วันสาหรับ
ลูกค้าเดิม
3.10 Long run relation : ระบบส่วนลด ระบบตอบแทนลูกค้า
3.11 Reorder: ระบบบริหารจัดการการสั่งซื้อซ้า
3.12 Mark up: ระบบกาหนดเพดานราคา หรือตั้งราคาตามความพอใจของผู้ขาย
3.13 Fashion leadership: ความร่วมสมัยของผู้จาหน่ายสินค้า
3.14 Local advertising: การจัดการส่งเสริมการขายหรือโฆษณาในระดับชุมชน
หรือท้องถิ่น
3.15 Risk: ความเสี่ยงจากการสั่งซื้อ เช่น ยอดขาย ภาพลักษณ์จากการนาสินค้านั้นมาขาย
3.16 Investment: ขนาดการลงทุนเพื่อนาสินค้านั้นมาจาหน่ายสูงมาน้อยเพียงใด

11. 4. Evaluate Merchandise
การตรวจสอบสินค้าที่ถูกจัดส่ง เป็นสิ่งจาเป็นที่ต้องกาหนดไว้ในเงื่อนไขการจัดซื้อ
มี 3 วิธีหลักๆด้วยกัน
4.1 Inspection : วิธีนี้จะทาการตรวจสินค้าทุกชิ้น ใช้กับสินค้ามูลค่าสูง
เช่น อัญมณี ผลงานศิลปะระดับโลก
4.2 Sampling : วิธีนี้ใช้การสุ่มตรวจ สาหรับสินค้าที่จับต้องได้ แยกหีบห่อได้
ราคาไม่แพง
4.3 Description buying : วิธีไม่ใช้การสุ่ม และไม่ต้องตรวจสอบ แต่จะพิจารณา
ตรวจสอบใบกากับสินค้า ใช้กับสินค้าที่ไม่สามารถแยก

12. 5. Negotiating the purchase
หลังจากสินค้าผ่านการประเมินแหล่งจาหน่าย และเกณฑ์ตรวจสอบคุณภาพแล้ว
ขั้นตอนถัดมาคือการเจรจาต่อรองซื้อขาย
• กรณีการสั่งซื้อครั้งแรก หรือสั่งซื้อพิเศษ ข้อตกลงของการเจรจาซื้อขาย จะถูกกาหนด
ออกมาเป็น “สัญญาการเจรจาต่อรอง” หรือ Negotiation Contract
• กรณีการซื้อเป็นปกติกิจวัตร ข้อตกลงการเจรจาซื้อขายนี้เราเรียกว่า
“สัญญามาตรฐาน” หรือ Uniform Contract
โดยองค์ประกอบข้อสรุปการเจรจาที่ต้องระบุไว้ในสัญญาประกอบด้วย

13. 5. Negotiating the purchase
โดยองค์ประกอบข้อสรุปการเจรจาที่ต้องระบุไว้ในสัญญาประกอบด้วย
5.1 Date of Delivery: กาหนดการส่งของ
5.2 Quantity Purchase: จานวนสั่งซื้อ
5.3 Price: ราคาขายส่ง
5.4 Discount: ส่วนลดการขาย เช่น รับส่วนลด 2% เมื่อชาระสินค้าทั้งหมด
ภายใน 10 วัน (2/10/net)
5.5 Form of Delivery: รูปแบบการจัดส่ง ต้องระบุลงไปว่า เป็นทางน้า ทางอากาศ
ทางรถบรรทุก และรับผิดชอบการจัดส่งนั้นด้วย
5.6 Point of Transfer of Title: การถ่ายโอนเจ้าของความเป็นสินค้า มีทางเลือก
ให้พิจารณาดังนี้

14. 5. Negotiating the purchase
5.6 Point of Transfer of Title: การถ่ายโอนเจ้าของความเป็นสินค้า มีทางเลือก
ให้พิจารณาดังนี้
• ถ่ายโอนความเป็นเจ้าของ ณ ทันทีที่มีการซื้อ
• ถ่ายโอนความเป็นเจ้าของ ณ จุดที่ขนสินค้าลงพาหนะ
• ถ่ายโอนความเป็นเจ้าของ ณ จุดที่มีการรับสินค้า
• ถ่ายโอนความเป็นเจ้าของ ณ จุดที่มีการชาระค่าสินค้า
• รับสินค้าโดยไม่มีการถ่ายโอนความเป็นเจ้าของ (ใช้ในกรณีที่ผู้ซื้อสินค้าไม่มีความ
• ชานาญในการบริหารตราสินค้า)

15. 6. Concluding the purchase
เมื่อเจรจาซื้อขายตามประเด็นต่างๆ จนลงตัวแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการสรุปการซื้อโดย
เป็นขั้นที่ต้องมีการจัดทาเอกสารสรุปการสั่งซื้อเป็น มูลค่า จานวน และชนิดสินค้า
โดยใบสั่งซื้อนี้ ต้องทาโดยมีอานาจในการจัดซื้อ หรือเรียกว่า มีการอนุมัติให้ทา
การสั่งซื้อได้ สาหรับบริษัทธุรกิจค้าปลีกขนาดใหญ่ จะมีโปรแกรมสรุปการสั่งซื้อ
และเชื่อมโยงข้อมูลสินค้านั้นเข้าระบบคงคลังสินค้าโดยอัตโนมัติ สาหรับ
บริษัทขนาดเล็กที่มีโปรแกรมสาเร็จรูปช่วยในการจัดการก็ยังคงต้องใช้คน
ในแผนกจัดซื้อดาเนินการสรุปการสั่งซื้อ ซึ่งการสั่งซื้อนั้น สามารถทาได้ทั้งแบบ
รวมศูนย์และแบบกระจายตามภูมิภาค แล้วแต่ความเหมาะสมของรูปแบบธุรกิจ

16. 7. Handling the Merchandise
หลังจากที่ผู้ซื้อได้รับสินค้านั้นแล้ว อันดับต่อมาที่ต้องทา คือการจัดการกับสินค้า
เริ่มตั้งแต่การรับสินค้าเข้าคลังสินค้า การจัดทาสต้อกสินค้า ให้เป็นปัจจุบัน โดย
เพิ่มสินค้าที่รับเข้าไปใหม่ และตัดสินค้าเสื่อมสภาพ ส่งกลับ หรือหมดอายุออกไปจาก
สต้อก นอกจากนี้ยังรวมถึงกิจกรรมต่างๆ ดังนี้
- จัดทาราคาสินค้า
- จัดสินค้าสาหรับแสดง
- กาหนดปริมาณสินค้าที่จัดวางบนชั้น และความหลากหลายของขนาดบรรจุสินค้า
- กาหนดแนวทางสินค้าคืน ระบบป้องกันการสูญหาย
- จัดการระบบชาระเงินสินค้าที่ผู้บริโภคซื้อสินค้า
- การจัดการวางชั้นสินค้า

17. 8. Re-ordering the Merchandise
การสั่งซื้อสินค้าซ้านั้นควรจะดาเนินการตามแผนที่มี โดยแผนนั้นต้องมาจาก
องค์ประกอบ 4 อย่าง ได้แก่
1. ระยะเวลาการสั่งซื้อ
2. อัตตราการหมุนเวียนสินค้าออก (การขาย)
3. โครงสร้างต้นทุนสินค้า คือสั่งคราวละมากๆ เพื่อต้นทุนต่อหน่วยที่ลดลง
หรือประหยัดวงเงินที่สั่งซื้อแต่ละครั้ง แต่ต้องยอมรับต้นทุสินค้าต่อหน่วยที่
เพิ่มขึ้น
4. ปริมาณสินค้าคงคลัง (Buffer Stock)

18. 9. Reevaluating on Regular Basis
เจ้าหน้าที่สั่งซื้อ จะต้องคอยตรวจสอบระบบการสั่งซื้ออยู่เป็นระยะๆ
ว่าเหมาะสมสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันหรือไม่ ความนิยมของผู้บริโภค
เปลี่ยนแปลงอย่างไร อัตราการขายมากขึ้นลดลงไหม
มาตรฐานการผลิตของผู้ขายคงที่หรือไม่ เป็นสิ่งที่ต้องทบทวนเพื่อ
ปรับแผนการจัดซื้อให้ทันเวลาและมีประสิทธิภาพ