Coim è un'azienda chimica italiana attiva dal 1962, leader nella produzione di poliesteri e polioli, con stabilimenti in vari paesi e oltre 1000 dipendenti. Il documento descrive il sistema di gestione documentale dell'azienda, comprensivo di archiviazione elettronica, fatturazione e processi approvativi, garantendo la sicurezza e la tracciabilità dei documenti. Viene menzionato l'uso di servizi di conservazione elettronica in outsourcing e la gestione delle documentazioni bancarie per diverse banche.

1. COIM è una multinazionale italiana che dal 1962 sviluppa e realizza
specialità chimiche.
Ad oltre 50 anni dall’inizio dell’attività, Coim è una realtà
internazionale che ricopre un ruolo di leadership nella produzione di
poliesteri e polioli, poliuretani e resine speciali per la realizzazione di
materiali compositi e coatings.

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stabilimenti
produttivi
Italia
Brasile
USA
Singapore
India
2
Con 20 filiali in 4 continenti diversi e
oltre 1000 dipendenti, COIM assicura,
su base mondiale, presenza locale e
approccio globale.

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✓ Fatturazione elettronica attiva e
passiva
✓ Ordini di acquisto
✓ DDT passive archiviate con
etichetta barcode
✓ Conservazione elettronica
✓ Archiviazione di schede prodotto
protette da password per i
trasferimenti di laboratorio
✓ Archiviazione documentazione
bancaria suddivisa per
Banca/Rapporto
In conservazione
elettronica dal 2019
I volumi annuali stimati
sono di circa:
19.000 Fatture Passive
28.000 Fatture Attive

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La Fattura Attiva è emessa nel sistema contabile NAV in formato
XML (sia per l’Italia che per l’estero) e in formato PDF (copia
cortesia)
I documenti fattura, in formato XML e in formato PDF, corredati
dei propri metadati, sono salvati in una cartella monitorata.
Vengono archiviati in Arxivar, completi del loro profilo, e
canalizzati nelle specifiche classi documentali
Le fatture in formato XML subiscono un processo automatico in
cui la relativa copia cortesia è aggiunta in allegato al documento
principale con l’opzione di invio a IXFE
La Fattura Attiva elettronica è inviata al SdI mediante il
connettore IXFE, che si occupa di trasmettere il documento e
ricevere le notifiche di trasmissione

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Inserimento dell’Ordine al Fornitore nel sistema Erp e archiviazione in
Arxivar del documento completo di profilo
Inserimento nel sistema Erp del Ricevimento a fronte di un Documento
di Trasporto e aggiornamento automatico in Arxivar di un profilo con
associazione automatica dell'immagine attraverso la scansione
dell’etichetta barcode e sviluppo contestuale della relazione con l’OdA
Ricevimento automatico della Fattura passiva:
• attraverso il sistema IX-FE per le Fatture Elettroniche dei fornitori italiani
• via mail per i fornitori esteri e i regimi minimi
Registrazione della Fattura sull'Erp (interfacciato ad Arxivar via web-
services) con assegnazione del protocollo Iva digitale e sviluppo
contestuale della relazione con OdA e DDT

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Archiviazione in Arxivar dei documenti provenienti dal SdI, attraverso il
servizio IXFE, o recuperati direttamente da caselle mail monitorate
Costruzione del profilo documento con i dati riconosciuti dall’XML,
oppure con un processo di completamento dei dati di testata per le
fatture in formato PDF
Processo approvativo in base alla tipologia del fornitore per ufficio di
competenza + gestione note credito e blocco al pagamento
Registrazione fattura nel sistema contabile con aggiornamento
automatico del protocollo in Arxivar (via web services)
Applicazione automatica del timbro digitale sul documento fattura
Invio al servizio IXCE dei documenti da conservare, completi del
proprio profilo documentale

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9. Firma digitale
automatica dei
documenti per conto
dell’Azienda produttrice
Generazione pacchetto
di versamento (PdV)
costituito dai documenti
completi di firma digitale
e metadati
Trasformazione del
pacchetto di versamento
in pacchetto di
archiviazione (PdA) e
firma digitale del
Responsabile della
Conservazione
Inoltro dell’hash all’ente
preposto per l’apposizione
della marcatura
temporale
Generazione del file di
chiusura UNI SInCRO
9
IXCE in outsourcing è il servizio cloud di conservazione elettronica.
AbleTech assume il ruolo di Responsabile della Conservazione.
Invio ad IXCE dei
documenti da conservare
completi del proprio profilo
documentale
Aggiornamento dello
stato sul profilo
documento
Fatture passive
Fatture attive

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L’ESIGENZA:
Tenendo conto della realtà
internazionale dell’azienda e
della dislocazione territoriale
dei Laboratori
si ha l’esigenza di tracciare
la documentazione di
Laboratorio
GLI OBIETTIVI RAGGIUNTI:
Applicazione delle regole di
sicurezza con liste di
distribuzione e password a
livello di singolo documento.
Evidenza degli utenti
autorizzati all’accesso.
Il Laboratorio produce la documentazione e
la archivia in Arxivar
Tramite processo vengono selezionati i
Laboratori con i quali condividere la
documentazione
La documentazione può subire delle
revisioni
La lista di distribuzione può essere
modificata solo dal Laboratorio che ha
generato il documento

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L’ESIGENZA:
Archiviazione della
documentazione Bancaria,
proveniente da 8 banche
distinte, condivisa a gruppi
specifici di utenti autorizzati.
GLI OBIETTIVI RAGGIUNTI:
Archiviazione automatica dei
documenti di tutte le banche.
Gestione delle riservatezze sui
singoli documenti.
Classificazione dei documenti
per tipologia:
• Contabile di Incasso
• Contabile di Pagamento
• Estratto conto ordinario
• E/C Carte di Credito
• E/C Investimenti
Ognuna delle otto Banche produce la propria
documentazione e la invia attraverso un
canale concordato (PEC/Home Banking)
I documenti sono archiviati automaticamente
da:
• Casella di Posta certificata per Banca
• Cartella condivisa per Banca
La documentazione è condivisa a gruppi di
utenti autorizzati
Attraverso un workflow l’utente è chiamato a
classificare il documento indicandone
tipologia e data contabile