التخطيط خطوة بخطوة

44,217 views

Published on

تقديم من ورشة عمل التخطيط الاستراتيجي التي قدمتها في جامعة الاحفاد للبنات لمنظطة كافا في مايو 2009

Published in: Business

التخطيط خطوة بخطوة

  1. 1. التخطيط ... خطوة بخطوة لمنظمة كافا ( مايو 2009 م ) د . غياث محمد عباس
  2. 2. فلنحدد مرامينا وأهدافنا !! من رواية ( أليس في بلاد العجائب ) Lewis Carroll ” إذا لم تكن تعرف إلى أين أنت ذاهب، فلا يهم أي طريق ستتخذه“ القطة شيساير Cheshire Cat
  3. 3. أهداف التقديم <ul><ul><li>التعرف على بعض المصطلحات الأساسية في عملية التخطيط ، واستعمالها بشكل صحيح مثل : التخطيط،تحليل SWOT ، الاطار المنطقي، مخطط جانت، أدوات تحليل المشكلات </li></ul></ul><ul><ul><li>أن يتمكن الحضور بنهاية هذه الجلسة التدريبية من : </li></ul></ul><ul><ul><li>استعمال أدوات تحليل المشكلات، واتخاذ القرارات </li></ul></ul><ul><ul><li>وضع مؤشرات المتابعة والتقييم . </li></ul></ul><ul><ul><li>وضع مسودات خطط المنظمةباستعمال الاطار المنطقي Logical Framework ، ومخطط جانت Gantt’s Chart. </li></ul></ul>
  4. 4. كيف نتخذ قراراتنا حالياً ؟ <ul><ul><li>امام كل منكم ورقة اقلبها </li></ul></ul><ul><ul><li>امامك 3 دقائق فقط لإتباع كل الإرشادات المكتوبة عليها </li></ul></ul><ul><ul><li>اتخذ القرار </li></ul></ul><ul><ul><li>قيّم نفسك </li></ul></ul>
  5. 5. في هذا التقديم <ul><ul><li>التخطيط والإدارة نظرة سريعة </li></ul></ul><ul><ul><li>التخطيط ليس ... ( مفاهيم خاطئة ) </li></ul></ul><ul><ul><li>التخطيط هو ... </li></ul></ul><ul><ul><li>لماذا نخطط؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>أنواع ومستويات التخطيط </li></ul></ul><ul><ul><li>سمات التخطيط الجيد </li></ul></ul><ul><ul><li>أدوات التخطيط </li></ul></ul><ul><ul><li>وضع الخطة ... </li></ul></ul><ul><ul><li>معوقات التخطيط </li></ul></ul>
  6. 6. التخطيط والإدارة <ul><ul><li>وظائف الإدارة الخمس هي : </li></ul></ul><ul><ul><li>التخطيط : هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية . </li></ul></ul><ul><ul><li>التنظيم : يعرف التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات . </li></ul></ul><ul><ul><li>التوظيف : يهتم باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة . </li></ul></ul><ul><ul><li>التوجيه : إرشاد وتحفيز العاملين باتجاه أهداف المنظمة . </li></ul></ul><ul><ul><li>الرقابة : الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا . </li></ul></ul>
  7. 7. مفاهيم خاطئة عن التخطيط <ul><ul><li>التخطيط تضييع للزمن ( إذا كنا نقوم بأعمالنا بدون تخطيط و ننجح فلماذا نخطط؟ ) </li></ul></ul><ul><ul><li>التخطيط حد من حرية الحركة وتقليل من فرص الابداع في المؤسسة </li></ul></ul><ul><ul><li>التخطيط هو وضع الخطط </li></ul></ul><ul><ul><li>يمكننا التخطيط لكل شيء لتغيير كل شيء </li></ul></ul>
  8. 8. التخطيط <ul><ul><li>التخطيط هو أهم وظائف الإدارة باعتباره عملية اتخاذ قرارات بشأن أهداف يراد تحقيقها، وتحديد النشاطات المطلوبة لبلوغ هذه الأهداف، مع تحديد زمنها المطلوب وتكلفتها، </li></ul></ul><ul><ul><li>كما يعد عملية استعداد منهجي للتغيرات المتوقع حدوثها خلال سير العمل لتحقيق الأهداف، بحيث يتم خفض المخاطرة إلى الحد الأدنى وبغرض الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة . </li></ul></ul>
  9. 9. لماذا نخطط ؟ <ul><ul><li>توحيد الرؤية والمسار </li></ul></ul><ul><ul><li>تجانس الأداء وتحفيز العاملين </li></ul></ul><ul><ul><li>انسياب العمليات </li></ul></ul><ul><ul><li>الاستغلال الامثل للموارد </li></ul></ul><ul><ul><li>التحفيز بالتحدي </li></ul></ul><ul><ul><li>مشاركة المعلومات والمهام </li></ul></ul><ul><ul><li>تحديد الاحتياجات المطلوبة ( قوى عاملة و $) </li></ul></ul><ul><ul><li>لا نضيع خطوة ( من الصعب أن تسقط التفاصيل سهواً ) </li></ul></ul><ul><ul><li>يتيح لنا فرصة المراجعة والتصحيح ( المتابعة والتقييم ) </li></ul></ul>
  10. 10. سمات التخطيط الجيد <ul><ul><li>وضوح الأهداف </li></ul></ul><ul><ul><li>التوازن والمرونة </li></ul></ul><ul><ul><li>التنبؤات الدقيقة </li></ul></ul><ul><ul><li>مبني على أدلة </li></ul></ul><ul><ul><li>واقعية السقف الزمني </li></ul></ul><ul><ul><li>المشاركة الشاملة </li></ul></ul><ul><ul><li>عدم الإفراط في التفاؤل </li></ul></ul><ul><ul><li>تحديد معايير التخلي عن المشروع مسبقا </li></ul></ul><ul><ul><li>سلامة الخطة : ( السلامة المالية والأخلاقية ) </li></ul></ul>
  11. 11. سمات التخطيط الجيد <ul><ul><li>التفكير الابتكاري </li></ul></ul><ul><ul><li>المعلومات والقواعد البيانات </li></ul></ul><ul><ul><li>ربط النشاطات والفعاليات بالنتائج ( التخطيط المبني على النتائج ) </li></ul></ul><ul><ul><li>وضع المؤشرات للتقييم والمتابعة </li></ul></ul><ul><ul><li>تحديد الأدوار والمسئوليات على كل المستويات </li></ul></ul><ul><ul><li>الاستباقية : التنبؤ بالمخاطر وتعريفها وتحديدها كمياً </li></ul></ul>
  12. 12. مستويات وأنواع التخطيط <ul><ul><li>التخطيط الاستراتيجي Strategic Planning </li></ul></ul><ul><ul><li>التخطيط متوسط المدى Mid term Planning </li></ul></ul><ul><ul><li>التخطيط التكتيكي Operational Planning </li></ul></ul>الإدارة العليا الإدارة الوسيطة الإدارة التنفيذية
  13. 13. أنواع التخطيط
  14. 14. أنواع التخطيط <ul><ul><li>التخطيط الاستراتيجي Strategic plan; </li></ul></ul><ul><li>هي وثيقة تؤطر لاتجاهات المنظمة التي تنوي انتهاجها، في إطار وموجهات عامة للخدمات التي تقدمها </li></ul><ul><ul><li>التخطيط التنفيذي Operational plan; </li></ul></ul><ul><li>هي خطة للنشاطات موضحة بشكل تفصيلي بما في ذلك الزمن واساليب وطرق التنفيذ </li></ul>
  15. 15. ماذا الذي نخطط له؟
  16. 16. قبل أن تبدأ التخطيط تذكر ... <ul><ul><li>ابدأ بالأهم : من البديهي ألا يستطيع أي شخص عمل كل الأشياء في نفس الوقت، حتى وإن بدت كل الأشياء مهمة . </li></ul></ul><ul><ul><li>خطط لتغيير ما يمكنك تغييره بالفعل ، ( إمكانياتنا أو سلطاتنا أو وظيفتنا ...). </li></ul></ul><ul><ul><li>كن واقعياً ، ( فلننظر وراءنا لنعرف ما الذي أمكن تحقيقه بالفعل سابقا ) </li></ul></ul><ul><ul><li>إسأل : إلى أين نريد أن نصل ؟ . </li></ul></ul><ul><ul><li>التخطيط عملية Process </li></ul></ul>
  17. 17. حلزون التخطيط Planning Spiral حدد اهدافك ( رسالتك - رؤيتك ) حلل وضعك الراهن ( أين انت من اهدافك؟ ) ضع خطتك : النتائج المتوقعة - النشاطات - مؤشرات المتابعة والتقييم نفذ وتابع وقيِّم التنفيذ حدد مشكلاتك : ماذا يعوقك من تحقيق اهدافك؟ حدد اولوياتك : أين يمكن إحداث تغيير التغذية الراجعة - العكسية
  18. 18. خطوات التخطيط ... <ul><ul><li>الرؤية والرسالة </li></ul></ul><ul><ul><li>تحليل الموقف الراهن (SWOT) </li></ul></ul><ul><ul><li>تحديد الأولويات </li></ul></ul><ul><ul><li>وضع الخطة الإستراتيجية </li></ul></ul><ul><ul><li>وضع الخطط التفصيلية </li></ul></ul><ul><ul><li>التنفيذ </li></ul></ul><ul><ul><li>التقييم والمتابعة </li></ul></ul>
  19. 19. 1. الرؤية والرسالة Vision & Mission <ul><ul><li>الرؤية هي إجابة عن سؤال : كيف سيبدو النجاح؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>الرسالة : وفيها توضيح لكل من </li></ul></ul><ul><ul><li>الغرض : أي ما الذي نحاول أن نفعله؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>العمل : بمعني ما هي النشاطات التي نقوم بها فعلياً؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>القيم : ما هي معتقداتنا واسس عملنا </li></ul></ul>
  20. 20. أمثلة على رؤى المؤسسات <ul><ul><li>” تسعى كرايزلر لتحقيق رضا العميل، من خلال مهرات مهندسينا، ومنتجاتنا المتجددة، والخدمة عالية الجودة، ونحن نؤدي ذلك كفريق“ </li></ul></ul><ul><ul><li>” MSF هي منظمة مساعدات إنسانية طبية مستقلة ملتزمة بهدفين : توفير الخدمات الطبية في أي مكان يحتاجه بغض النظر عن العرق، أو الدين، أو الجنس، أو السياسة، وأن نرفع الوعي عن مآسي الناس الذين نساعدهم“ </li></ul></ul>
  21. 21. 2. تحليل الوضع الراهن SWOT <ul><ul><li>SWOT عبارة عن أداة لتحليل أي مشروع داخلياً ( القوة والضعف ) وخارجياً ( الفرص والتهديدات ) التي يتعرض لها . </li></ul></ul><ul><ul><li>يركز تحليل SWOT على الأسئلة التالية : </li></ul></ul><ul><ul><li>ما هي أهدافك؟ وما هي الموارد المتاحة؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>ما هي احتياجات الفئات المستهدفة؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>كيف يمكننا تمييز أنفسنا عن باقي المنظمات وأن لا نكرر عملها؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>كيف يمكننا تمييز ظروف النطاق الداخلي ( القوى والضعف ) من ظروف النطاق الخارجي ( الفرص والتهديدات ) </li></ul></ul>
  22. 22. خطوات التخطيط ... تحليل الوضع الراهن التعريف أمثلة نموذجية نقاط القوة الإمكانات الداخلية التي ستساعد على تلبية المطالب وطرد التهديدات . الأسئلة : أ . ما هو الشيء الذي نجيده؟ ب . كيف هي منافستنا؟ ج . ما هي مصادرنا؟ متدربين جيدين , مدراء جيدين , موارد مالية جيدة , اتصال جيد مع الفئة المستهدفة , التكنولوجيا متوفرة . نقاط الضعف العجز الداخلي الذي يعمل على منع المنظمة من تلبية مطالبها . الأسئلة : أ . ما هي سيئاتنا؟ ب . ما هو أكثر شيء يزعج الفئات المستهدفة؟ - الحاجة للتحفيز - الحاجة للتنقل - التسهيلات - مشاكل توزيع الخدمات .
  23. 23. تحليل الوضع الراهن ... تابع الفُرص أية ظروف خارجية أو اتجاهات معينة التي تسّهل الوصول إلى الهدف . الأسئلة : أ . ما هي التغيرات أو الظروف الخارجية التي ستساعدنا في تنفيذ البرنامج؟ - إقبال الفئات المستهدفة على البرنامج . - وجود منظمات متعاونة معنا . التهديدات أية ظروف خارجية واتجاهات التي ستؤثر على كفاءة المنظمة . الأسئلة : أ . ما هي الأشياء التي يعملها الناس ونحن لا نعملها؟ ب . ما هي التغيرات المستقبلية التي ستؤثر على منظمتنا؟ عدم إقبال الفئات المستهدفة على البرنامج مثلاً .
  24. 24. 3. تحليل المشكلات و تحديد الأولويات <ul><ul><li>يهدف تحليل المشكلات إلى : </li></ul></ul><ul><ul><li>إعادة تحجيم المشكلات بحجمها الحقيقي بحيث تبدو المشكلات في الغالب أكبر من حجمها الحقيقي، </li></ul></ul><ul><ul><li>تحديد العناصر المتعددة التي تسهم في صنع المشكلة . </li></ul></ul><ul><ul><li>عدم تسطيح المشكلة باعتبارها مشكلة واحدة، فكل مشكلة لها عدد من الأسباب والعوامل التي تؤدي لها وتترتب عليها . </li></ul></ul><ul><ul><li>التغلب على إحساس عدم القدرة واليأس التي تواجه القائمين على حل مشكلة معينة . </li></ul></ul>
  25. 25. تعريف المشكلة يجب أن تجيب على الأسئلة الآتية : <ul><ul><ul><li>تحديد سبب محتمل : الإعلام ضعيف </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>تحديد الحل : المنظمة تحتاج لمزيد من المتطوعين </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>توجيه اللوم : يوجد عدم اهتمام من الأعضاء </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>ما هى المشكلة؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>كيف تعرفت عليها؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>معدل تكرارها و مدى استمرارها؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>ما هى بداية و نهاية المشكلة؟ </li></ul></ul>يجب ألا يتضمن
  26. 26. الادوات التحـليـلية تحليل السبب والنتيجة مخطط سير الاجراءات المعطيات عمليات مخرجات مؤثرات أثـر نمـط الانظمـة
  27. 27. الأدوات الإحصائية ~~~~~ ~~~~~ استمارات المدرج التكراري مخطط المسار الزمني المخطط الإنتشارى جدول الضبط مخطط باريتو
  28. 28. 4. وضع الخطة الاستراتيجية <ul><ul><li>اجعل اهدافك ذكية (5 م ) SMART </li></ul></ul><ul><ul><li>S pecific/ S ustainable محددة ( مستدامة ) </li></ul></ul><ul><ul><li>M easureable مقيسة ( ممكن قياسها ) </li></ul></ul><ul><ul><li>A chievable ممكنة </li></ul></ul><ul><ul><li>R elevant موائمة </li></ul></ul><ul><ul><li>T imebound مربوطة بزمن </li></ul></ul><ul><li>2. تحديد الاستراتيجيات : مثال ( التدخلات المسندة evidence-based interventions) </li></ul>
  29. 29. 5. خطة العمل التنفيذية <ul><ul><li>خطة العمل وثيقة يتفق عليها العاملون في المؤسسة لتحديد الخطوات التالية لما ينبغي القيام به لتحقيق الأهداف </li></ul></ul><ul><ul><li>تجيب خطة العمل عن الأسئلة الآتية : </li></ul></ul><ul><ul><li>ما الذي سنقوم به؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>من سيقوم به؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>متى سيقوم به؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>ما هي النتيجة المباشرة وغير المباشرة للنشاط؟ </li></ul></ul><ul><ul><li>المؤشرات : كيف سنعرف أن العمل قد تم؟ </li></ul></ul>
  30. 30. Shewhart-Deming Cycle Сheck Management
  31. 31. منظومة الإدارة
  32. 32. مكونات الخطة ... <ul><ul><li>المرامي Goals </li></ul></ul><ul><ul><li>المستهدفات Targets </li></ul></ul><ul><ul><li>الأهداف Objectives </li></ul></ul><ul><ul><li>المخرجات Outputs </li></ul></ul><ul><ul><li>النشاطات Activities </li></ul></ul><ul><ul><li>المؤشرات Indicators </li></ul></ul>
  33. 33. الاطار المنطقي Logical Frame Approach <ul><ul><li>النتائج المتوقعة هي </li></ul></ul>مخرجات outputs نتاج outcomes مردود impacts مدخلات inputs عملية process نتائج results
  34. 34. سلسلة النتائج Result Chain... مثال أمصال محصنين حملات توعية مدخلات Inputs التحصين الموسع العملية process أطفال محصنين مخرجات output إصابات وأمراض اقل outcomes نتاج مواطنون أصحاء مردود Impact
  35. 35. نموذج من خطة العمل ... مخطط جانت
  36. 36. 6- ، 7. التنفيذ والتقييم والمتابعة <ul><ul><li>لابد أن توضع خطة متكاملة مسبقة للتقييم والمتابعة لتحقيق : </li></ul></ul><ul><ul><li>التأكد من الفعلية والكفاءة efficiency and effectiveness </li></ul></ul><ul><ul><li>تحديد ما إذا كانت لاهداف الموضوعة والنتائج المتوقعة قد تحققت </li></ul></ul><ul><ul><li>التأكد من أن الخطط تم تنفيذها وفق ما هو مقرر لها </li></ul></ul><ul><ul><li>التأكد من أن المنتجات المخطط لها موجودة وفاعلة </li></ul></ul><ul><ul><li>التعرف على المشكلات مبكرا للاسراع في حلها </li></ul></ul>
  37. 37. معايير التغذية الراجعة الفعالة <ul><ul><li>آنية Prompt </li></ul></ul><ul><ul><li>بناءة Constructive </li></ul></ul><ul><ul><li>ملهمة ومحفزة Inspiring and motivating </li></ul></ul><ul><ul><li>مرتبطة بالمهمة Task-related </li></ul></ul><ul><ul><li>مرتبطة بالفعل Action-oriented </li></ul></ul>
  38. 38. المتابعة والتقييم <ul><ul><li>المتابعة : تكون محصورة غالباً في العمليات process ; </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>تحتاج إلى نظام إشراف فعال </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>تحتاج إلى نظام تقارير فعال </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>التقييم : يغطي كل من العملية والمردود outcome . </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>يحتاج إلى منهجية متفق عليها </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>قد يحتاج إلى مقيِّم خارجي </li></ul></ul></ul>
  39. 39. ما هي مؤشرات المتابعة والتقييم ؟ <ul><ul><li>هو مقياس يمكنه أن يوفر البرهان عن حالة أو موقف، وهو ما يجيبنا عن سؤال : كيف يمكننا أن نتأكد أن شيئا قد تحقق من عملنا الذي قمنا به؟ </li></ul></ul>
  40. 40. خارطة طريق المتابعة والتقيم
  41. 41. أنواع المؤشرات ... Indicators
  42. 42. معوقات التخطيط <ul><ul><li>عدم وضوح الخطة </li></ul></ul><ul><ul><li>عدم الاتفاق على رؤية موحدة للخطة </li></ul></ul><ul><ul><li>عدم إشراك المستويات المختلفة في التخطيط </li></ul></ul><ul><ul><li>فقر المعلومات </li></ul></ul><ul><ul><li>المبالغة في التوقعات </li></ul></ul><ul><ul><li>فقر المتابعة والتقييم </li></ul></ul><ul><ul><li>عدم وجود خطط بديلة </li></ul></ul><ul><ul><li>مقاومة التغيير أو التحديث </li></ul></ul>
  43. 43. هيا بنا نبدأ <ul><ul><li>المطلوب من كل مجموعة تحضير مسودة خطة عمل بها : </li></ul></ul><ul><ul><li>الهدف العام </li></ul></ul><ul><ul><li>3 أهداف محددة </li></ul></ul><ul><ul><li>اختيار احد الأهداف المحددة وعمل 3 نشاطات لتنفيذه </li></ul></ul><ul><ul><li>وضع النشاطات في مخطط جانت Gantt’s Chart </li></ul></ul>
  44. 44. مراجع وقراءات <ul><ul><li>مقدمة عن التخطيط . مقال د . خليفة المشرف . رابطة الشهادة العربية </li></ul></ul><ul><ul><li>كتاب التخطيط وبناء القدرات . د . وليد أبو بكر –منظمة الصحة العالمية . صدر عن الإدارة العامة للتخطيط والتنمية الصحية - ووزارة الصحة الاتحادية . السودان </li></ul></ul><ul><ul><li>www.mindtools.com </li></ul></ul><ul><ul><li>http://cbsudan.pbwiki.com </li></ul></ul><ul><ul><li>http://tlt.its.psu.edu/ </li></ul></ul><ul><ul><li>http://www.cnr.berkeley.edu/ucce50/ag-labor/7labor/06.pdf </li></ul></ul><ul><ul><li>http://www.khayma.com/madina/m3.htm </li></ul></ul>

×