Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

ادارة الاجتماعات

3,805 views

Published on

دورة ادارة الاجتماعات

Published in: Business
  • Sex in your area is here: ❤❤❤ http://bit.ly/2ZDZFYj ❤❤❤
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Follow the link, new dating source: ❶❶❶ http://bit.ly/2ZDZFYj ❶❶❶
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here

ادارة الاجتماعات

  1. 1. إدارة الاجتماعات
  2. 2. <ul><li>الحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله ... وبعد </li></ul><ul><li>السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .. ومرحباً بكم جميعاً يسرني في الدقائق القادمة أن أقدم لكم خلاصة من تجارب المختصين في إدارة الاجتماعات ، وأرجو أن لا يكون همكم الخروج من الدورة بالمعلومات المجردة بل بالمهارة المطبقة وستجدون أثر ذلك في إنتاجكم لاحقاً وفي ردود أفعال الناس لتصرفاتكم الجديدة ..... </li></ul>
  3. 3. <ul><li>هل يقوم الأعضاء بالتعبير عن آرائهم بحرية ؟ </li></ul><ul><li>هل يتم فحص الآراء بشكل كاف قبل رفضها أو قبولها ؟ </li></ul><ul><li>هل يستغل وقت الاجتماع بشكل جيد ؟ </li></ul><ul><li>هل يتم حل الاختلافات في وجهات النظر بصورة بناءة ؟ </li></ul><ul><li>هل يصغي الأعضاء لبعضهم البعض ويبنون آرائهم على آراء الآخرين </li></ul><ul><li>هل يسود جو الثقة في الاجتماعات </li></ul><ul><li>هل يشارك كل عضو بالحديث في كافة الموضوعان المطروحة للنقاش </li></ul><ul><li>هل يغادرون الاجتماع ولديهم تصور واضح عن الكيفية التي سيتصرفون بها حيال القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع ؟ </li></ul><ul><li>هل المناقشات ذات الطابع السري تظل سرية بعد الاجتماع ؟ </li></ul><ul><li>هل توافق على الطريقة التي تدار بها الاجتماعات </li></ul>اختبار أولي
  4. 4. ما رأيك في الأقوال التالية ؟ <ul><li>إذا أردت أن تقتل موضوعاً فشكل له لجنة . </li></ul><ul><li>اللجنة هي مجموعة من الناس الذين لا يستطيعون عمل أي شيء فرادى . </li></ul><ul><li>واللذين يقررون عندما يجتمعون أنه ليس هناك ما يمكن عمله </li></ul><ul><li>لا يدور في الاجتماعات إلا : التناقض ، حب السيطرة ، عدم الاكتراث ، العداوة ، المراوغة </li></ul>
  5. 5. مقدمه <ul><li>تعد الاجتماعات إحدى أهم الوسائل التي يتم من خلالها إدارة العمل غير الفردي ، سواءً كان هذا العمل مؤقتاً أو مستمراَ </li></ul><ul><li>دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين 40% - 70% من وقت العمل يذهب ويقضى في الاجتماعات </li></ul><ul><li>مع أن المنتج والمجدي فقط من هذه الاجتماعات هو ما نسبته 25% منها </li></ul>
  6. 6. الاجتماعات هي : <ul><li>وسيط فعال لتجميع المواهب والقدرات وإعطاء نتائج أكبر من المجهود الفردي للجميع </li></ul>
  7. 7. أنواع الاجتماعات <ul><li>اجتماعات تبادل المعلومات </li></ul><ul><li>اجتماعات اتخاذ القرارات </li></ul><ul><li>اجتماعات البحث والدراسات </li></ul><ul><li>اجتماعات علمية تعليمية </li></ul><ul><li>اجتماعات طارئة </li></ul><ul><li>اجتماعات روتينية دورية </li></ul><ul><li>اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية </li></ul>
  8. 8. فوائد الاجتماعات <ul><li>إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين </li></ul><ul><li>من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من أوثق المصادر </li></ul><ul><li>تعطي الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات </li></ul><ul><li>تكرس روح الفريق الواحد في العمل </li></ul>
  9. 9. متى تكون الاجتماعات ضرورة؟ <ul><li>عند الحاجة للابداع </li></ul><ul><li>عندما يريد القائد أن يستطاع الآراء ويجمع المعلومات </li></ul><ul><li>عندما تكون المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرار متوفرة لدى كافة الأعضاء </li></ul><ul><li>عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها </li></ul><ul><li>عندما يريد المدير أن يشرك مرؤوسية في صنع القرار أو يشعرهم بأنهم جزء مهم في العملية الإدارية أو يبني جسور الثقة معهم </li></ul><ul><li>عندما يتطلب الأمر اتخاذ مواقف تنطوي على مخاطرة </li></ul><ul><li>عندما يريد اعضاء المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض </li></ul><ul><li>عندما تكون المجموعة كلها مسئولة عن اتخاذ القرار </li></ul>
  10. 10. <ul><li>لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ويستفاد منه الفائدة القصوى لا بد من جودة الاعداد له سلفاً وحسن الادارة أثناءه ودقة المتابعة بعده </li></ul>
  11. 11. ما قبل الاجتماع <ul><li>استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة </li></ul><ul><li>يجب تحديد هدف الاجتماع بدقة ووضوح وابلاغ المشاركين بذلك </li></ul><ul><li>حد من سيحضر الاجتماع </li></ul><ul><li>لا بد من تحديد تاريخ وزمان ومكان ومدة الاجتماع وأن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين </li></ul><ul><li>أعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي ( جدول الأعمال ) </li></ul>
  12. 12. ما قبل الاجتماع <ul><li>حدد الوقت الذي يتم تكريسه لكل موضوع </li></ul><ul><li>حدد الدراسات والمهام والمواضيع المطلوبة من كل عضو أن يقوم أن يقوم بها قبل الاجتماع </li></ul><ul><li>أبلغ المشاركين بكل ما سبق قبل الاجتماع بوقت كاف </li></ul><ul><li>لا تنسى أن تعد للاجتماع ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات ووسائل نقل .... </li></ul><ul><li>ينبغي لكل مشارك أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع </li></ul>
  13. 13. أثناء الاجتماع <ul><li>التزام الجميع بالحضور في الزمان والمكان المحددين سلفا ً </li></ul><ul><li>الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية </li></ul><ul><li>السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الاسلام </li></ul><ul><li>افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسوله ثم تلاوة شيء من القرآن إن أمكن </li></ul><ul><li>التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيات مهمة كل واحد في الاجتماع </li></ul><ul><li>تذكير الحاضرين بجدول الأعمال </li></ul><ul><li>تحديد نهاية الاجتماع حتى يكون الجميع على بينه </li></ul>
  14. 14. أثناء الاجتماع <ul><li>ارصد الرسائل غير اللفظية </li></ul><ul><li>اتاحة الفرصة للجميع في الحوار والنقاش بالعدل والسوية وعدم ترك المجال لأي فرد أن يحتكر الحوار </li></ul><ul><li>عدم الخروج من أي فقرة من فقرات الاجتماع قبل اتخاذقرار محدد وواضح وتسجيل ذلك أولاً بأول </li></ul><ul><li>لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع الاجتماع أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه أو يسيء إلى غيره </li></ul><ul><li>في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصل إليها وما يخص كل عضو منها وما هي الخطوات التالية </li></ul><ul><li>أحكم السيطرة على الصراعات والعدوات </li></ul><ul><li>انهاء الاجتماع في وقته المحدد ولخص ما تم إنجازه </li></ul>
  15. 15. كيف تجعل الأعضاء يستعدون للاجتماع ؟ <ul><li>أرسل إليهم جدول الأعمال مع مرفقاته قبل الموعد بوقت كاف </li></ul><ul><li>لخص الوثائق المطولة </li></ul><ul><li>اترك مساحة واسعة بين العناوين الرئيسية واترك مسافات بين الأسطر </li></ul><ul><li>نوع النماذج التي تستخدمها ونوع لون الورق وشكل الطباعة </li></ul><ul><li>اجعل مراسلتك مع الأعضاء تتخذ السمة الشخصية </li></ul><ul><li>أبرز المواضيع الأساسية التي يجب قراءتها </li></ul>
  16. 16. كيف تجعل الأعضاء يستعدون للاجتماع ؟ <ul><li>اسمح ببعض الوقت في بداية الاجتماع لمراجعة الوثائق </li></ul><ul><li>وضح للأعضاء أن بعض الأوراق التي قدمت تعاني من نقص في المعلومات </li></ul><ul><li>قم بسرعة بتلخيص الوثائق المهمة للأعضاء </li></ul><ul><li>أعتبر تعليقات الأعضاء الذي يبدو أنهم لم يقرؤوا الوثائق ( نقطة خارج النظام ) </li></ul>
  17. 17. تحسين نسبة الحضور <ul><li>اجعل الاجتماعات التي تديرها أكثر فعالية وكفاءة </li></ul><ul><li>أبدأ الاجتماع وأنهه في الوقت المحدد </li></ul><ul><li>أعقد الاجتماع في المكان والزمان الأكثر مناسبة للأعضاء </li></ul><ul><li>لا تهمل جاذبية الحجرة وإضاءتها وتكييفها والشراب والطعام اللازم </li></ul><ul><li>ادخر أهم ما تريد الاعلان عنه إلى الاجتماع </li></ul><ul><li>اذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسات </li></ul><ul><li>قم باستبدال الذين يتكرر غيابهم </li></ul>
  18. 18. كيف تجعل الأعضاء يحضرون في الوقت المحدد ؟ <ul><li>برمج الاجتماعات لتبدأ في أوقات ملفته للانتباه </li></ul><ul><li>ابدأ في الوقت المحدد ولا تنتظر أحدا </li></ul><ul><li>أغلق الباب عندما يبدأ الاجتماع </li></ul><ul><li>ضع أهم النقاط في رأس الجدول </li></ul><ul><li>ضع المواضيع ذات الأهمية الخاصة بالمتأخرين في البداية </li></ul><ul><li>اطلب مساعدة الملتزمين للضغط على الآخرين </li></ul><ul><li>تحدث عن المتأخرين عن أهميتهم في تطور ونجاح المجموع </li></ul><ul><li>أعرف منهم أسباب التأخير </li></ul>
  19. 19. كيف تبث الروح في مناقشات المجموعة ؟ <ul><li>اعقد الاجتماعات في الصباح </li></ul><ul><li>قدم غداءً خفيفاً إذا استمر الاجتماع إلى ما بعد الظهر </li></ul><ul><li>كن قائداً مرناً يسهل سير المناقشات وليس قائداً مستبداً </li></ul><ul><li>رتب المقاعد ليسهل الاتصال البصري بين الأعضاء واجعل عددها مناسباً لهم </li></ul><ul><li>وجه أسئلة للأعضاء الجامدين لتشركهم في النقاش </li></ul><ul><li>ردد أسماء الأعضاء الخاملين خلال النقاش </li></ul><ul><li>أعط الأعضاء مزيداً من المسؤوليات ودعهم يعقدون اجتماعات بديلة ويرأسون اللجان الفرعية </li></ul>
  20. 20. موقعك يحكمك <ul><li>أثبتت الدراسات أن الموقع المقابل أهم للاتصال من الموقع المجاور </li></ul><ul><li>ففي الموقع ( أ ) تكون أكثر اتصالاً ب ( و ) و ( هـ ) وأقل اتصالاً ب ( ب ).... وهكذا </li></ul>أ ب ج هـ د و
  21. 21. دراسة علمية 1 2 3 المحادثة 63% 17% 20% التعاون 82% 7% 10% الأعنال المشتركة 13% 36% 51% التنافس 12% 25% 63%
  22. 22. بعد الاجتماع <ul><li>أنه الاجتماع بسرد ملخص عن الأعمال التي اتفق على تنفيذها وزود كل عضو بما يخصه من قرارات </li></ul><ul><li>بلغ الأشخاص أو الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قرارات </li></ul><ul><li>اجعل الشعار السائد ( ابدأ بالعمل المطلوب بعد الاجتماع مباشرة ) </li></ul><ul><li>لاتنسى حسن توديع المشاركين بعد نهاية الاجتماع </li></ul><ul><li>سجل الوعود التي تقدم في محاضر الاجتماع </li></ul><ul><li>أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من الاجتماع للتذكير بالأعمال المطلوبة </li></ul>
  23. 23. بعد الاجتماع <ul><li>إذا تأخرت النتائج أتصل بالأعضاء لترى إن كانوا يحتاجون لمساعدتك </li></ul><ul><li>ضمن جدول أعمال الجلسة القادمة تقريراً عن الوضع الذي وصلت إليه كافة الأعمال التي أتفق عليها في الاجتماع السابق </li></ul>
  24. 24. إذا لم تكن رئيساً كيف تزيد من أهميتك ؟ <ul><li>كن مجوداً في الوقت المحدد </li></ul><ul><li>اجلس قبالة قائد المجموعة </li></ul><ul><li>كن مستعداً للاجتماع </li></ul><ul><li>شارك في أحداث الاجتماع </li></ul><ul><li>لا تحتكر النقاش </li></ul><ul><li>أحسن الاصغاء </li></ul><ul><li>تكلم بحيث يفهمك الجميع </li></ul><ul><li>التزم بجدول الأعمال </li></ul><ul><li>ميز أفكارك عن الآخرين </li></ul><ul><li>كن متفائلاً </li></ul><ul><li>استثر روح التحدي والقوى الكامنة </li></ul><ul><li>قم بنقد الآراء وليس الأشخاص </li></ul><ul><li>إياك والنقاشات الفردية </li></ul><ul><li>تسلم قيادةالمجموعة عند الضرورة </li></ul><ul><li>انجز الأعمال المطلوبة منك بدقة وعناية </li></ul>
  25. 25. أسباب فشل الاجتماعات <ul><li>عدم وضوح الهدف </li></ul><ul><li>عدم التخطيط الكافي للاجتماع </li></ul><ul><li>سوء التبليغ للمشاركين </li></ul><ul><li>اختيار وقت غير مناسب للاجتماع أو غير كاف له </li></ul><ul><li>عدم حضور المشاركين في الزمان أو المكان المحددين </li></ul><ul><li>عدم أهلية المشاركين في الاجتماع </li></ul><ul><li>الاشتغال أثناء الاجتماع بغير جدول أعماله </li></ul>
  26. 26. أسباب فشل الاجتماعات <ul><li>عدم التوصل لقرارات محددة في موضوعات الاجتماع أو عدم وضوح القرارات لدى المشاركين </li></ul><ul><li>الغلظة والقسوة أو التسيب والإهمال في إدارة الاجتماع </li></ul><ul><li>فقدان التنفيذ الناجح والكفء للقرارات الصادرة عن الاجتماع </li></ul>
  27. 27. وصلى الله على سيدنا محمد

×