untuk mengetahui manajemen rapat yang efektif.

1. .............
Please Wait
Please wait
Bismillahirrahmanirrahiiim

31. RAPAT
RAPAT RAPAT
RAPAT
RAPAT

32. Kenapa harus rapat…...
• Distribusi dan pertukaran informasi
• Menjalankan fungsi organisasi
• Informasi yang didapat semua orang sama
• Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming
• Untuk Pemecahan masalah, kerjasama,
koordinasi antar personal, tim/bidang
• Mencari komitmen bersama

33. Intensitas Akibat
 Banyak waktu terbuang
Terlalu  Anggota tim tidak punya cukup
Sering waktu untuk mengimplementasikan
keputusan. Kemungkinan lain,
 Tim menjadi tidak fokus karena
banyak keputusan yang diambil
Jarang  Anggota tim kehilangan arah, tidak tahu
sasaran yang harus dicapai bersama
sehingga anggota tim menjadi berjalan
sendiri sendiri

34. Jika Ini yang terjadi…
 Waktu rapat yang terus molor tanpa batas
 Rapat rutin tanpa agenda yang jelas
 Pembicaraan tidak fokus
 Terjadi adanya dominasi individu
 Tidak ada mekanisme rapat
 Manajemen konflik yang lemah
 Tidak ada keputusan yang jelas
 Dinamika kelompok yang kurang/pasif
 Ketua ingin dia yang paling benar dan
tidak boleh dibantah
 Rapat hanya menjadi ajang menyerang
lawan atau mempertahankan pendapat
Tidak Efektif

36. Kapan dan dimana rapat
akan dilakukan
Jadwal dan agenda atau
tujuan rapat yang
sederhana dan jelas
Ingat !
Jika anda tidak memperhatikan
rambu rambu dan tidak tahu tujuan
anda maka anda akan trsesat dan
kehilangan arah

38. Selanjutnya…..
Mengirimkan pemberitahuan sehingga
yang akan di undang rapat harus
menerima pemberitahuan sebelumnya
Mempersiapkan tempat rapat dan
peralatan yang dibutuhkan dengan baik
Yang terpenting memastikan bahwa para
peserta rapat menyiapkan data atau
informasi yang relevan dengan agenda
rapat

40. Kemampuan mendengar dengan aktif
Mengetahui persoalan dengan rinci
Memandu jalannya diskusi
Memotong diskusi yang tidak relevan
Mampu menerima kritik
Memantau waktu Rapat
Mengambil Keputusan
Menyimpulkan hasil rapat dengan
sederhana dan mudah dimengerti
Membuat risalah rapat; dikerjakan oleh
sekretaris atau seorang peserta rapat
dalam format yang sederhana

43. Dalam rapat kita akan bertemu
dengan berbagai karakter manusia

44. Batas kewajaran dalam berbeda pendapat
Tingkat Nilai Karakteristik Organisasi Tingkat
Perbedaan Responsif &
Pendapat Kemampuan
Organisasi
Tidak ada Negatif Tidak peduli, jumud, lambat Rendah
atau rendah antisipasi, tingkat kreatifitas untuk
mencari alternatif baru rendah,
tidak ada inovasi
Batas Positif Dinamis, bebas berpendapat, Tinggi
Kewajaran selalu mencari solusi, kreatifitas
positif untuk mencapai target
Tinggi Negatif Mengada-ada, tidak ada Rendah
kerjasama, aktivitas
kontraproduktif, tidak terkendali dan
tidak terkoordinir dengan baik

45. Tinggi
Kepedulian
Organisasi
Rendah Tinggi
A B C
Tingkat Perbedaan

46. Membagikan hasil rapat secara tertulis
Membuat rencana tindakan sederhana
dalam suatu lembar (sheet) yang terdiri
atas : pekerjaan/aktivitas yang disepakati,
oleh siapa, jadwalnya dan status dari
kegiatan tersebut (who, to do what, when,
and the status)
Memantau semua aktivitas beserta
pelaksanaan dari hasil rapat.
Hasil pantauan sebaiknya dibicarakan
secara singkat pada rapat berikutnya

47. 10 Rumus untuk melaksanakan rapat
dengan sukses
1. Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan
2. Rencanakan suatu rapat dengan baik
3. Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat
4. Waktu dan jadwal rapat sangat berharga
5. Kendalikan rapat tersebut
6. Undanglah yang paling berkompetensi dan mempunyai
pengalaman
7. Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota
8. Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana
9. Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan
10. Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara
objektif

48. Model rapat, sebuah alternatif
Tahap 1. Pembukaan
Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu
Tahap 3. Pembahasan agenda rapat
Tahap 4. Penutupan.

49. Tahap 1. Pembukaan
 PJ pembukaan/ MC, sebaiknya telah
ditunjuk pekan lalu
 Pembukaan. Kapan boleh dimulai, urutan
pemimpin, bila mulai terlambat.
 Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah.
 Nasihat/arahan. Giliran, bahan, pembicara ,
mekanisme, alokasi waktu.
 Pengajuan agenda
 Pengantar umum rapat.

50. Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu
 PJ sekretaris
 Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report.
 Mengecek hasil pekerjaan
 Apa yang perlu diagendakan kembali.
 Konsep penting dan mendesak

51. Tahap 3. Pembahasan agenda rapat
 PJ pemimpin
 Penetapan agenda rapat: permanen dan
nonpermanen
 Alokasi waktu per agenda
 Notulensi rapat (sekretaris)
 Manfaatkan teknik pemecahan masalah
 Laksanakan konsep

52. Tahap 4. Penutupan.
 PJ. Sekretaris
 Hasil Keputusan dibaca ulang
 Person yang terkait mencatat
 Receck buat yang penting
 Apa yang akan dikerjakan pekan depan
 Berkas penting tercecer
 perjanjian khusus, kontak
 hamdalah.

54. Sesungguhnya hari ini adalah satu hari di
antara hari-hari Allah, tidak pantas diisi
dengan kebanggaan dan
kesombongan/keangkuhan. Ikhlaskanlah
amalmu dan tujulah Allah dengan
amalmu, karena hari ini menentukan
hari-hari yang akan datang.

55. Teruslah bergerak hingga KELELAHAN itu
LELAH mengikutimu
Teruslah berlari hingga KEBOSANAN itu BOSAN
mengejarmu
Teruslah berjalan hingga KELETIHAN itu LETIH
bersamamu
Teruslah bertahan hingga KEFUTURAN itu
FUTUR menyertaimu
Tetaplah berjaga hingga KELESUAN itu LESU
menemanimu

56. Hai orang-orang yang beriman, bertaqwalah kepada
Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan
apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok
(akhirat), dan sesungguhnya Allah Maha
Mengetahui apa yang kamu kerjakan.
(Q.S. Al Hasyr : 18)

57. Untuk saudaraku yang aku cintai karena Allah
‘Fasiruu bi barakatillah wa antum fa’izuun
(Berangkatlah kalian dengan keberkahan Allah dan kalian akan menang)