Teks tersebut membahas tentang teknik memimpin rapat, meliputi pengertian rapat, tujuan, jenis, prosedur, peran ketua dan notulis rapat, serta tips untuk melaksanakan rapat dengan sukses. Dokumen tersebut memberikan panduan komprehensif dalam mengelola rapat agar proses dan hasilnya dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

1. TEKNIK MEMIMPIN
RAPAT
Oleh:
Drs. Kasdi Haryanta
Disampaikan dalam Latihan Kepemimpinan
OSIS/PPSK SMA Xaverius 1
Palembang
Wismalat Podomoro, 8 November 2010

2. Rapat merupakan sarana
yang berguna dalam lembaga,
organisasi, biro jasa,
perusahaan, dan lain-lain
yang dapat membantu
manajemen karena melalui
rapat dapat dipermudah tugas
yang makin sulit untuk
mengoordinasi kegiatan yang
sifatnya beraneka ragam.

3. Pengertian rapat (meeting)
• Berkumpulnya sekurang-kurangnya dua
atau lebih orang untuk memutuskan
suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976).

4. • Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari
jumlah peserta, tujuan, maupun yang lain.
• Rapat sekelompok kecil orang dalam
organisasi secara teratur disebut rapat
komisi.
• Komisi merupakan suatu badan yang
mencakup orang-orang yang secara kolektif
bertanggung jawab atas keputusan dan
tindakannya terhadap otoritas ysng lebih
tinggi.
• Komisi diberi wewenang untuk mengesahkan
suatu keputusan melalui mayoritas suara dan
lazim terikat atas suara itu.

5. Tujuan rapat antara lain
• memberikan informasi tentang sesuatu, misalnya
hasil pertemuan, rapat, seminar yang relevan,
keputusan rapat terbatas
• memperoleh informasi tentang kegiatan, hasil
observasi, kerja lapangan, dan problema
mendesak
• menghimpun pengetahuan serta pengalaman
untuk memecahkan masalah
• mengembangkan kerja sama dan mempengaruhi
sikap agar berkomitmen, berdedikasi, dan
berloyalitas
• mengutarakan keluhan
• mengambil keputusan dalam batas-batas
kewenangannya
• menentukan langkah-langkah kerja opreasional
• dan lain-lain

6. Keuntungan rapat
• anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap
mereka
• anggota dapat mengajukan kepentingan mereka
• pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama
• banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan
angota
• gagasan dapat dikembangkan
• pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat tersebut
• kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan
sebab mereka merasa memberikan sumbangan untuk
organisasi
• pihak manajemen dapat memeproleh masukan tentang
kesulitan, hambatan, dan keluhan sehingga dapat diambil
tindakan yang tepat dan cepat guna mencegah terjadinya
hal –hal yang tak diinginkan.
• Arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral
dapat berjalan

7. Kekurangan rapat
• Segi penundaan: penundaan terjadi
karena
• tanpa alasan yang jelas
• diskusi berlarut-larut dan tak relevan
• seseorang mementingkan diri atau demi
kelompoknya
• kesulitan mengumpulkan orang karena
waktu singkat.

8. • Penundaan dapat berakibat buruk jika
keputusan harus diambil segera.
• Pengambilan keputusan dapat tertunda
dan menimbulkan keresahan serta rasa
frustrasi. Anggota yang tidak hadir
biasanya terkejut.

9. Segi kepribadian
• Segi kepribadian dapat menghambat bila:
• kurang pandai dalam menentukan kebijakan
atau pendapat
kurang dewasa dalam bersikap
• rasa egoisme tingi
• lupa atas status dan kedudukan yang erat
kaitannya dengan hak, kewajiban, dan
kewenangan
• sikap berpikir positif dan terbuka yang kurang
berjalan
• tidak bisa menepiskan kepentingan
tersembunyi di balik gagasan.

10. Jenis rapat
• Berdasarkan sifat :
•1) rapat formal;
•2) rapat nonformal.
• Berdasarkan jumlah peserta:
• 1) rapat kecil;
•2) rapat raksasa.

11. Rapat formal bercirikan:
• ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif
ketat dan disepakati
• kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua
• contoh:
• 8.3.1 rapat umum tahunan
• 8.3.2 rapat umum perusahaan
• 8.3.3 rapat dewan direktur
• 8.3.4 rapat dewan pemerintahan
• 8.3.5 rapat komisi lokal
• 8.3.6 rapat asosiasi profesional
• 8.3.7 rapat dewan kerja
• 8.3.8 rapat komisi konsultatif
• 8.3.9 dll.

12. Rapat nonformal bercirikan
• kurang diperhatikan prosedur dan ketentuan
atau peraturan
• sering sekadar bertemu muka
• sering juga sengaja dibuat nonformal sesuai
dengan tujuan sehingga tepat sasaran 
menghimpun pendapat dan memecahkan
masalah
• tidak ada ketua, acara, peraturan, resolusi
atau laporan meskipun ada data tertulis.

13. • Beberapa jenis dan urusan yang berbeda
mungkin dipadukan, dan formalitas dapat
diubah yang memberi kesempatan diskusi
efektif serta pengambilan keputusan
sebagaimana diperlukan.
• Rapat eksekutif bersifat membahas dan
menentukan pokok-pokok pembicaraan serta
mempunyai tugas tambahan yaitu
mengimplementasikan isi keputusan. Misal
dewan direktur

14. Prosedur dalam rapat
• Adalah pola tetap dalam kegiatan rapat.
• Dasarnya adalah peraturan dan
konvensi yang sudah dikondisikan,
ditinjau, ditimbang, dan diterima secara
umum dalam pengertian adil dan
secepatnya

15. Tiga Tahap Kategori dalam Rapat
• Tahap Rapat dapat dikategorikan ke
dalam 4 bidang yaitu : (1) Tahap
persiapan, (2) Tahap Menjelang, (3)
Tahap pelaksanaan, dan (4) Tahap
setelah rapat.

16. 1. Tahap Persiapan
• Sebelum memimpin rapat, sebagai seorang
pemimpin kita harus melakukan persiapan terlebih
dahulu. Pada tahap ini kita dapat menentukan
beberapa hal, di antaranya : Kapan dan dimana rapat
akan dilakukan, Jadwal dan agenda atau tujuan rapat
yang sederhana dan jelas, Mengirimkan
pemberitahuan sehingga yang akan di undang rapat
harus menerima pemberitahuan sebelumnya,
Mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang
dibutuhkan dengan baik, Yang terpenting
memastikan bahwa para peserta rapat menyiapkan
data atau informasi yang relevan dengan agenda
rapat

17. 2. Tahap Menjelang
• Kemampuan kita sebagai seorang pemimpin
mendapat ujian ketika kita mengendalikan sebuah
rapat. Kemampuan itu akan terlihat dari kemampuan
kita dalam hal : Kemampuan mendengar dengan
aktif, Mengetahui persoalan dengan rinci, Memandu
jalannya diskusi, Memotong diskusi yang tidak
relevan, Mampu menerima kritik , Memantau waktu
Rapat, Menyimpulkan hasil rapat dengan sederhana
dan mudah dimengerti, Membuat riasalah rapat;
dikerjakan oleh sekretaris atau seorang peserta rapat
dalam format yang sederhana

18. 3. Tahap Pelaksanaan Rapat
• Mengelola urutan acara sesuai dengan
alokasi waktu
• Mengelola arus pembicaraan
• Mencatat inti pembicaraan
• Meringkas butir-butir gagasan-pendapat
• Menyimpulkan kesepakatan-hasil rapat

19. 4. Tahap Setelah Rapat
• Biasanya peserta rapat lupa atau kurang komitmen dengan apa
yang telah dibicarakan atau telah disepakati bersama.
Pekerjaan kita sebagai pemimpin adalah “mengingatkan” hasil
hasil rapat dan menjamin pelaksanaan hasil rapat. Pekerjaan ini
merupakan pekerjaan yang tidak mudah dan melelahkan serta
membutuhkan kemauan, konsistensi, dan komitmen.
• Untuk menghindari hal hal di atas, sebaiknya kita melakukan hal
hal berikut : 1) Membagikan hasil rapat secara tertulis, 2)
Membuat rencana tindakan sederhana dalam suatu lembar
(sheet) yang terdiri atas : pekerjaan/aktivitas yang disepakati,
oleh siapa, jadwalnya dan status dari kegiatan tersebut (who, to
do what, when, and the status), 3) Memantau semua aktivitas
beserta pelaksanaan dari hasil rapat. 4) Hasil pantauan
sebaikknya dibicarakan secara singkat pada rapat berikutnya.

20. Ketua rapat
• Ketua merupakan orang yang penting
dalam rapat yang atas
kesanggupannya amat menentukan
hasil pertemuan.

21. Untuk itu bagi seorang ketua rapat perlu:
• memiliki watak yang kuat
• tak bersikap dogmatik-tak memaksakan kehendak
atau pandangan sendiri
• mampu mengungkapkan gagasan secara lancar
tanpa harus berpidato
• mampu mengendalikan rapat tanpa menolak adanya
tukar-menukar pikiran
• berwibawa
• menghormati pendapat orang lain
• menanamkan sikap adil
• tegas dalam menentukasn sikap
• arif dan bijaksana dalam berpikir, berkata, bertiundak,
dan berbuat

22. • Berbicara spontan
• Mengemukakan gagasan cemerlang
• Mampu memotivasi peserta rapat
untuk aktif dalam rapat.
• Mewakili kepentingan pimpinan
dengan baik, sehingga tanpa
kehadiran pimpinan, rapat tetap
mencapai hasil sesuai dengan yang
diharapkan.

23. • Memahami tujuan rapat yang akan
diselenggarakan.
• Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin
rapat
• Memahami setiap acara rapat
• Memahami Perencanaan prosedur rapat
• Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
• Mengatur/memanage petugas konsumsi
dan akomodasi
• Mempersiapkan perlengkapan rapat
• Memeriksa ruangan rapat.

24. Tugas ketua
• memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan
peraturan
• memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai
dengan ketetapan yang berlaku dan kuorum memenuhi
ketentuan
• mengikuti urutan mata acara
• memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan baik
• memberi kesempatan yang ingin bicara
• mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan rapat
sehingga tak terbawa ke hal yang tak relevan
• menangkap aspirasi peserta baik yang menerima
maupun menolak pendapat
• membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang
notulis
• menyampaikan informasi kepada pihak yang
berkompeten.

25. Wewenang ketua
• memelihara ketertiban dan bila perlu
memerintahklan orang yang tak tertib
meninggalkan tempat rapat
• menentukan urutan acara
• memutuskan titik-titik prosedur
• menunda rapat (jika perlu)
• menentukan rumusan hasil rapat sebagai
kesimpulan yang perlu ditegaskan
• menggunakan jalan/suara khusus apabila
rapat menemui jalan buntu.

26. Pendekatan ketua dalam rapat
• menyambut hadirin, terutama anggota yang
baru
• mengatakan tujuan rapat (menegasskan
tujuan)
• menggalakkan diskusi, lewat pernyataan
umum atau tanggapan khusus atas seorang
peserta
• membuat ringkasan pada tahap tertentu
• mengulangi argumen pro dan kotra atas
usulan yang belum diambil keputusan
• menutup rapat dengan tepat waktu.

27. Notulis
• Notulis merupakan pihak yang terlibat
dalam rapat dengan tugas utama
menginventarisasi prosedur dan
gagasan pembicaraan.

28. Untuk itu bagi seorang notulis perlu:
• memiliki keterampilan menyimak gagasan dengan
baik
• mempunyai kemampuan mengangkap gagasan utama
pembicaraan
• memiliki keterampilan menulis dengan cepat
• memiliki kemampuan merumuskan gagasan dengan
cermat
• mempunyai kecerdikan dalam memilih kata-kata
rumusan
• bersikap objektif
• mampu membedakan fakta dan opini
• mampu membedakan konsep dan pendapat
• dan lain-lain.

29. Unsur-unsur dalam Notulen
• Kop judul
• Contoh: Notulen Rapat pengurus Harian
OSIS/PPSK SMA Xaverius 1 Palembang
• Deskripsi kegiatan
• Contoh:
• Hari, tanggal : Senin, 22 November 2010
• Waktu : pukul 13.30-15.30
• Tempat : Ruang OSIS/PPSK SMA
Xaverius 1 Palembang, Lt. I Gedung Paulus
• Acara : Rapat Perayaan Natal dan
Tahun Baru 2011 OSIS/PPSK SMA Xaverius
1

30. • Peserta hadir : 14 0rang (Lihat: Daftar Hadir)
• Susunan Acara:
• Doa pembuka=> Ketua Seksi I
• Sambutan-sambutan:
• Ketua OSIS/PPSK 2010/2011
• Pengarahan Pembina Osis=> Tumpal Sihotang
• Pemimpin rapat: Ketua Seksi VIII=> Rahmawati
• Butir-butir pembicaraan
• 1. Sdr. Rangkuti: …………………
• 2. Sdri. Revina : …………………
• 3. dt.
• Butir-butir tanya jawab:
• 1. Pertanyaan:
• 1.1 Sdr. Revo: ………………
• 1.2 Sdri. Dewi: …………………….

31. • Jawaban:
• 1.1 Ketua Osis: ……………….
• 1.2 Seksi V : …………………
• Kesimpulan:
• 1.1…………….
• 1.2 ………………
Palembang, 22 November 2010
Tumpal Sihotang Revinia
Ketua OSIS/PPSK Notulis
Mengetahui,
Drs. B. Wilarno Tumpal Sihotang
Waka Kesiswaan Pembina

32. Sepuluh rumus untuk melaksanakan
rapat dengan sukses adalah :
• Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan
• Rencanakan suatu rapat dengan baik
• Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat
• Waktu dan jadwal rapat sangat berharga
• Kendalikan rapat tersebut
• Undanglah yang paling berkompetensi dan mempunyai
pengalaman
• Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota
• Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana
• Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan
• Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara objektif