Dokumen tersebut merangkum tentang manajemen rapat, termasuk pengertian, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, jenis peserta dan fungsi mereka, notulen, serta cara melaksanakan rapat yang efektif dan efisien.
2. Pendahuluan
Rapat atau meeting merupakan kegiatan rutin bagi sebuah
organisasi. Kegiatan rapat yang efektif dan efisien akan
berdampak pada keberhasilan organisasi. Rapat biasanya
diadakan dalam ranga koordinasi pekerjaan antar tim, unit
kerja,atau departemen dalam sebuah organisasi,tidak tertutup
kemungkinan rapat diselenggarakn dengan melibatkan pihak lain
yang berkepentingan (stakeholders).
3. Pengertian rapat
Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu,siding,atau majelis
(kamus besar Bahasa Indonesia/kbbi).
Menurut nunung dan ratu evi (2001) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara
pimpinan kantor dengan stafnya. webster’s new word dictionary,menyatakan bahwa
rapat merupakan pertemuan orang orang; suatu siding yakni kumpulan orang orang
terutama untuk membahas atau memutuskan persoalan persoalan. Gie
(2007)menyatakan bahwa rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan
organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yg
menyangkut kepentingan Bersama.
Dapat disimpulkan rapat hakikatnya adalah bentuk pertemuan yang melibatkan
pegawai internal maupun pihak pihak yang berkepentingan terhadap organisasi.
20XX presentation title 3
4. Perencanaan rapat
Rapat yang berlangsung baik dilaksanakan dengan persiapan yang baik pula.berikut
beberapa tahapan dalam penyelenggaraan rapat
1. Membuat surat undangan
2. Persiapan ruangan rapat
3. Alat alat tulis
4. Perlengkapan rapat
5. Akomodasi
6. Konsumsi (snack0
7. Kesehatan
5. Pelaksanaan rapat
20XX presentation title 5
Berikut beberapa kegiatan teknis terkenaan dengan berlangsungnya rapat
1. Membuka rapat
2. Berlangsungnya rapat
3. Menutup rapat
6. Pengendalian rapat
20XX presentation title 6
1. Pengendalian terbatas
pengendalian ini merupakan rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para
peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian.
2. Pengendalian ketat
pengendalian ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau
mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya .
3. Pengendalian gabungan
pengendalian yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian
rapat yang memberikan kesempatan seluas luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan
pendapatnya dan apabila keadaan sudah muali kurang terkendali,pimpinan rapat langsung
menggunakan cara pengendalian ketat,sehingga keadaan Kembali normal.
7. Pemimpin dan kepemimpinan dalam
rapat
20XX presentation title 7
Pemimpin mengadakan rapat apabila :
1.Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya,karena pemimpin tidak
mau mengambil keputusan secara sepihak.
2. Materi yang akan dibicarakan,dibicarakan secara rahasia,sehingga pemimpin berpendapat bahwa
materi itu tidak tepat.
3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi,karena
masalah harus segera dipecahkan.
4. Pemimpin memberikan kesempatan kepada bawahan untuk memberi saran.
5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat.
Fungsi pimpinan rapat
1. Pengarah
2. Penengah
3. Penggerak
4. Pencari solusi
8. Macam macam rapat
20XX presentation title 8
1.Tujuannya
Menurut tujuannya,rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat penjelasan
b. Rapat pemecahan masalah
c. Rapat perundingan
2. Sifatnya
Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi
a. Rapat formal
b. Rapat informal
c. Rapat terbuka
d. Rapat tertutup
3. Jangka waktunya
Menurut jangka waktunya rapat dibedakan menjadi
a. Rapat mingguan
b. Rapat bulanan
c. Rapat semesteran
d. Rapat tahunan
4. Frekuensinya
Menurut frekuensinya rapat dibedakan menjad
a. Rapat rutin
b. Rapat insidental
9. tipe tipe peserta dan fungsi peserta rapat
GRAHAM BARNES ROWAN MURPHY ELIZABETH MOORE ROBINE KLINE
vp product SEO strategist product designer content developer
Tipe tipe peserta rapat
1.Pemberi informasi
2. Pemberi semangat
3. Inisiatif
4. Pemersatu
5. Penyerang
6. Perantara
7. Pendengar
Fungsi peserta rapat
1. Pemberi pendapat
2. Pemberi data
3. Perumus kesimpulan
4. Pembantu pimpinan
5. Penerima hasil keputusan
10. Notulen rapat
20XX presentation title 10
Notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal
dibicarakan dan diputuskan (kbbi) .notulen menjadi hal yang vital bagi jalannya rapat karena bisa
digunakan sebagai bukti telah diadakannya rapat.
Notulen ditulis oleh seorang notulis,yang akan dilaporkan oleh ketua kegiatan,dan akan
dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota acara.
11. Rapat yang efektif dan efisien
Rapat yang efektif berlandaskan pada ;
1. Penggunaan waktu secukupnya dalam membuat keputusan
2. Hanya membicarakan hal hal yang telah diagendakan
3. Menekankan objektivitas dan hasil yang diharapkan.
Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan,ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam rapat,yaitu;
1. Pemimpin yang cakap
2. Suasana rapat terbuka
3. Partisipasi aktif
4. Bimbingan dan pengawasan
5. Hindari perdebatan tanpa arah
6. Pertanyaan singkat dan jelas
12. Hal hal lain yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan rapat yang efektif dan efisien adalah;
20XX presentation title 12
1. Agenda rapat
2. Komunikasi
3. Jadwal rapat
4. Perhatikan situasi
5. Pengambilan suara
6. Batasi masalah diskusi
