Rapat efektif memerlukan perencanaan yang matang, seperti menentukan tujuan dan peserta rapat, menetapkan peran dan tanggung jawab, memilih lokasi dan waktu yang tepat, serta menyiapkan agenda dan materi rapat. Hal ini bertujuan untuk memaksimalkan produktivitas rapat dan partisipasi peserta.

1. Rapat Efektif

2. Latar Belakang
• Rapat atau meeting biasanya diadakan untuk berbagai kepentingan, dari mulai
berbagi ide dalam tim, menetapkan harapan atau tujuan perusahaan, sampai
menyelesaikan suatu masalah yang mungkin sedang dihadapi.
Urgensi
• Namun tidak bisa dipungkiri juga, kadang kala kalau rapat tidak dilakukan secara
efisien, hal ini justru bisa menurunkan produktivitas kerja karyawan, karena durasi
kerja karyawan menjadi berkurang. Padahal bagaimanapun juga setiap karyawan
memiliki tugas utama yang wajib dikerjakan dengan sebaik mungkin. Oleh karena
itu, ada baiknya rapat diadakan dengan se-efektif mungkin.
Dampak

3. Tips Rapat Efektif
Tentukan
tujuan rapat
Tentukan
peserta rapat
Tetapkan
peran dan
tanggung
jawab
Pilih lokasi dan
waktu
Pertimbangkan
kebutuhan
setiap peserta
Siapkan
agenda rapat
Bagikan materi
terlebih dahulu
Kirim hasil
rekap rapat
kepada seluruh
peserta rapat

4. 1. Tentukan tujuan rapat
Langkah pertama untuk mengatur rapat adalah menentukan tujuan
rapat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menentukan tujuan
rapat, yaitu:
Pada umumnya merencanakan pertemuan untuk menyampaikan
informasi, membuat keputusan dengan tim, memecahkan masalah,
mengembangkan hubungan rekan kerja, atau berbagi ide.
Apa alasan utama rapat perlu diadakan?
Informasi apa yang ingin disampaikan?
Hasil apa yang diharapkan dari rapat?

5. 2. Tentukan peserta rapat
Peserta yang diundang ke rapat mungkin tergantung pada tujuannya. Jika tujuannya
adalah untuk berbagi ide, bisa mengundang lebih banyak peserta rapat. Hal ini
bermanfaat agar bisa mendapatkan ide yang benar-benar sesuai dengan harapan.
Namun, jika rapat diadakan untuk mengatasi suatu masalah dan pengambilan
keputusan, maka tidak ada salahnya jika mengundang sedikit peserta rapat saja. Hal
ini bermanfaat untuk memudahkan mengambil keputusan.
Saat mengidentifikasi peserta rapat, juga dapat mempertimbangkan siapa saja yang
mungkin akan memberikan banyak berkontribusi dan siapa yang memerlukan
informasi dalam rapat tersebut.

6. 3. Tetapkan peran dan tanggung jawab
Jika perlu, tetapkan peran atau tanggung jawab kepada peserta rapat. Hal ini dapat
membantu peserta memahami materi rapat dengan sebaik mungkin, sehingga ketika sesi
pertanyaan tiba peserta rapat tidak banyak bertanya dan rapat bisa berjalan dengan cepat.
Pada dasarnya menetapkan tanggung jawab khusus dapat meningkat-kan efektivitas
pertemuan dan keterlibatan peserta. Berikut adalah beberapa peran umum dalam rapat yang
mungkin perlu ditetapkan:

7. 3. Tetapkan peran dan tanggung jawab
Pemimpin biasanya adalah orang yang merencanakan pertemuan. Selain itu, pemimpin rapat bertanggung jawab untuk
memutuskan tujuan, agenda, dan peserta rapat.
Pemimpin
Seorang fasilitator akan memandu diskusi selama pertemuan dan memastikan tim membahas semua bagian dari suatu
masalah. Fasilitator juga dapat membantu mengurangi kebingungan dan memastikan semua orang mendengarkan
pembicara.
Fasilitator
Sekretaris rapat mencatat selama pertemuan, menangkap ide-ide penting, keputusan dan kesimpulan. Selain itu,
sekretaris rapat juga akan menyusun catatan dalam format standar dan mendistribusikannya setelah rapat.
Sekretaris rapat
Time keeper mengatur kecepatan rapat, memastikan rapat tetap dalam waktu yang dijadwalkan dan menggerakkan
diskusi dengan kecepatan yang efisien. Selain itu, time keeper juga dapat mengelola peralatan atau alat bantu visual,
seperti papan tulis atau tayangan slide.
Time keeper
Selama rapat, kontributor akan memberikan masukan untuk diskusi. Kontributor mempresentasikan ide-ide dengan
agenda dan tujuan pertemuan dalam pikiran.
Kontributor
Pada beberapa rapat kamu juga bisa mengundang pakar ke rapat untuk berbagi pengetahuan tentang topik tertentu.
Pakar

8. 4. Pilih lokasi dan waktu
Jangan lupa untuk mengecek ketersediaan waktu peserta
saat merencanakan waktu rapat. Hal ini bermanfaat untuk
membuat peserta bisa hadir dan memberikan
kontribusinya secara maksimal.
Selain itu, pilih lokasi pertemuan yang nyaman, memiliki
fasilitas lengkap, dan mudah dijangkau peserta (hal ini
hanya berlaku jika kamu mengadakan rapat di luar
kantor). Setelah itu periksa ketersediaan tempat rapat.

9. 5. Pertimbangkan kebutuhan setiap peserta
Pertimbangkan kebutuhan peserta yang berbeda saat merencanakan
setiap aspek rapat. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan adalah
seberapa sering tim membutuhkan istirahat, serta bagaimana
peserta memproses dan mengomunikasikan informasi.

10. 6. Siapkan agenda rapat
Menyiapkan agenda rapat juga
merupakan hal yang penting untuk
dilakukan. Pahami apa yang ingin
didiskusikan dan tentukan bagaimana
cara menyampaikan informasi saat
rapat. Memberikan demonstrasi,
membagi peserta ke dalam kelompok
diskusi kecil, melakukan survei, atau
mengundang pembicara tamu.
Kumpulkan bahan dan peralatan apa
pun yang direncanakan untuk
digunakan dalam rapat.
Setelah itu bisa mulai menyusun
agenda rapat. Putuskan berapa
banyak waktu yang ingin
didedikasikan untuk setiap topik.
Agenda dapat mencakup judul rapat,
waktu, tanggal, lokasi, alat untuk
diskusi, dan peran peserta.

11. 7. Bagikan materi terlebih dahulu
Pada beberapa rapat, tidak ada salahnya
jika mengirimkan materi rapat kepada
peserta terlebih dahulu. Materi ini bisa
disertakan dalam undangan rapat.
Selain itu, pastikan juga mengirimkan
agenda rapat dan menyampaikan
kontribusi apa yang bisa diberikan
peserta saat rapat.
Dapat membagikan materi ini beberapa
hari atau seminggu sebelum pertemuan.
Hal ini bermanfaat untuk membantu
peserta mempersiapkan diri guna
melakukan percakapan yang produktif
selama rapat.

12. 8. Kirim hasil rapat ke seluruh peserta rapat
Tidak ada salahnya juga jika kamu mengirim email tindak lanjut setelah rapat kepada setiap peserta untuk
meringkas informasi yang disampaikan. Hal ini dapat bermanfaat untuk membantu memperkuat poin
diskusi penting dan kesimpulan.
Dalam email yang di kirim, kamu juga bisa mengingatkan peserta rapat tentang tanggung jawab atau
tugas yang didelegasikan selama rapat. Selain itu, sertakan langkah selanjutnya dan tenggat waktu
penting apa pun di email yang dikirimkan. Pada beberapa hal, kamu mungkin perlu menjadwalkan
pertemuan tambahan.

13. Referensi
• https://careertrend.com/how-6600645-arrange-
business-meeting.html
• https://www.indeed.com/career-advice/career-
development/organizing-a-meeting