Dokumen tersebut merupakan modul pelatihan time management yang membahas berbagai teknik untuk mengelola waktu dengan lebih efisien, seperti menetapkan tujuan yang spesifik, memprioritaskan tugas, mendelegasikan pekerjaan, dan menciptakan ritual rutin.

1. Manajemen Waktu
(Time Management)
By. M. Shobrie H.W., SE, CFA, CLA, CPHR, CPTr.
HARD-Hi SMART CONSULTING

2. Modul-1
PENDAHULUAN
Pelatihan Time Management selalu dimuai
dengan “Goal Setting”. Proses ini akan
menghasilkan Rencana dengan Daftar
Tugas ataupun Kalender Kegiatan.
Seluruh Proses ini didukung dengan
beberapa Keterampilan (Skill) yang harus
mencakup : motivasi diri, keterampilan
mendelegasi, perangkat organisasi, dan
pengelolaan krisis. Kita akan membahas
masalah-masalah tsb dalam Pelatihan ini.
Cherish your
dreams, as they
are the children
of your soul, the
blueprints of
your ultimate
achievements.
Napoleon Hill

3. Sasaran Pelatihan
Menangani
“Procrastination”
Mengatur
“Workspace”
Mendelegasikan
dengan Cara
yang Lebih
Efisien
Merencanakan
dan
Memprioritaskan

4. Pratinjau sebelum Pelatihan
Apa pemboros waktu yang paling besar bagi Anda?
Apa yang sedang Anda lakukan saat ini untuk
mengelola Waktu Anda?
Apa yang membuat Anda menjadi lebih baik?
Ungkapkan dengan satu Kalimat saja, Apa yang
membuat Anda ingin mengikuti Pelatihan ini?

5. Modul-2
Membuat SMART Goals
“Goal setting” dapat diterapkan di setiap
bidang kehidupan. Menentukan “Goal”
membuat Anda jadi selangkah di depan.
Banyak orang yang menyalahkan sesuatu
ataupun orang lain yang membuat dirinya
salah langkah dalam hidup. Orang-orang
yang sukses akan selalu mendedikasikan
dirinya untuk mengambil tanggungjawab
terhadap hal-hal yang tidak terduga
maupun hal-hal yang tidak dapat
dikendalikan oleh dirinya.
The bad news
is that time
flies. The good
news is that
you are the
pilot.
Michael
Altshuler

6. The 3 (three) – P’s
Positive
Personal
Possible

7. Dengan Cara S.M.A.R.T.
Specific (spesifik – rinci)
Measurable (dapat diukur)
Achievable (dapat dicapai)
Relevant (relevan – erat kaitan)
Timed (ada batasan waktunya)
R
M
A
S
T

8. Lakukan Prioritas Tujuan
Fokuskan secara
mental hanya kepada
Satu “Goal” saja
Pilih “Goal” yang
paling Ber-Dampak

9. Lakukan Visualisasi
Gambaran
Visualisasi
Emotionalizing
Vision board
List of the benefits

10. Modul-3
Memprioritaskan Waktu
Pengelolaan waktu lebih dari sekedar
mengelola waktu kita, tetapi lebih
kepada bagaimana mengelola diri
kita sendiri terhadap waktu.
Hal ini berarti berhubungan dengan
keinginan untuk mencoba berbagai
hal dan ide guna memperoleh cara
yang paling tepat dalam pengelolaan
dan pemanfaatan waktu tersebut.
What is
important is
seldom urgent
and what is
urgent is
seldom
important.
Dwight D.
Eisenhower

11. Aturan 80:20
80%
Hasil
20%
Tindakan

12. Matrix : Penting & Urgent
Urgent
dan
Penting
Penting
tapi Tidak
Urgent
Urgent
tapi Tidak
Penting
Tidak
Urgent
dan Tidak
Penting

13. Tegas (Assertive)
Penjelasan
yang Jujur
Kemukakan
Alasannya
Berikan
Alternatif
Penolakan
yang Tegas

14. Modul-4
Rencana yang Bijak
Tanda-tanda bahwa pengelolaan
waktu yang berhasil adalah dengan
melakukan produktifitas yang
konstan & konsisten setiap harinya.
Punya rencana harian & komitmen
akan membantu Anda lebih fokus
dalam membuat prioritas atas hari-
hari tertentu.
A work well
begun is
half ended.
Plato

15. Buat Produktifitas Harian Anda
Pindah ke Tugas yang belum selesai
Tandai hal-hal yang sudah diselesaikan
Tugas-tugas yang diprioritaskan
Buku Catatan

16. Maksimumkan Kekuatan
Produktifitas Harian Diri Anda
Rencanakan satu
malam sebelumnya
Bawa selalu bersama Anda
buku harian Anda
Ciptakan Sensasi Kepuasan
Buang tugas yang sudah ditunda 3 kali

17. Kendi/Botol Kaca :
Batu, Kerikil, Pasir, dan Air
Batu Kerikil
Pasir Air

18. Gumpal, Ganjal, dan Pegang !
Gumpal
Ganjal
Pegang

19. Siap, Tembak, Tujuan !
Jangan Terlalu Berencana
Ambillah Tindakan
Sesuaikan Tujuanmu

20. Modul-5
Tangani “Procrastination”
“Procrastination” artinya menunda-
nunda tugas-tugas pekerjaan yang
seharusnya menjadi prioritas.
Kemampuan untuk bisa menangani
“Procrastination” serta menangani
Tugas-tugas Penting merupakan
Tanda-tanda Kesuksesan Seseorang…
I am a great
believer in
luck, and I find
the harder I
work, the
More I have of
it.
Thomas
Jefferson

21. Mengapa Kita “Procrastinate”
Merasa Kewalahan
Kurang Semangat Takut Gagal
Tak ada “Deadline” yang Jelas
Sumber Daya yang
tidak mendukung
Tak tahu harus
memulainya dari mana

22. 9 Cara Menangani Procrastination
Coret Delegasi Kerjakan
Minta
Nasehat
Potong-
potong
Dgn Aturan
15 Menit
Perjelas
“deadline”
Beri
Imbalan
Hilangkan
Selingan

23. Makanlah Katak itu !
“Jika Anda harus
memakan salah
satu dari 2 ekor
katak, maka
Makanlah yang
paling Jelek !"

24. Modul-6
Penanganan Krisis
Dengan Perencanaan yang lebih baik,
efisiensi yang meningkat, serta
produktivitas yang bertambah maka
jumlah Krisis yang akan Anda temui
akan Berkurang !
Namun, Anda tak bisa berencana
untuk segalanya, maka dalam Modul
ini Kita akan melihat Apa-apa saja
yang harus dilakukan jika Krisis terjadi.
In a crisis, be
aware of the
danger, but
recognize the
opportunity.
John F.
Kennedy

25. Bila Terjadi Badai
Siapa-siapa saja yang boleh tahu tentang keadaan ini ?
Peristiwa apa yang akan menjadi dampaknya ?
Apa yang akan terjadi berikutnya ?
Apa yang menyebabkannya ?
Apa yang terjadi ?

26. Membuat Sebuah Rencana
Kenali Masalahnya
Putuskan dengan Solusi
Uraikan bagian-bagiannya
Buatlah Jadwal/Waktu yang Tepat

27. Merealisasikan Rencana
Evaluasi Rencana yang berjalan
Tetap teratur pada rencana semula
Komunikasikan kepada orang lain

28. Lessons Learned
( Pembelajaran )
Mengapa hal
itu terjadi
Belajar dari
Kejadian itu
Persiapan

29. Modul-7
Atur “Workspace”
Supaya pengelolaan waktu Anda Efektif
dan Produktif setiap harinya maka Anda
harus menciptakan Lingkungan yang
selalu Kondusif.
Dengan menghilangkan Kekusutan,
“filing system” yang rapih, dan selalu
mengumpulkan alat-alat kerja utama,
serta pengelolaan “Alur Kerja” yang baik
maka Anda akan selalu berada pada
Kondisi yang BENAR dalam mengelola
“Workspace” yang Kreatif dan Efektif.
The only thing
even in this world
is the number of
hours in a day.
The difference in
winning or losing
is what you do
with those hours.
Woody Hayes

30. Hilangkan Kekacau-balauan :
Pekerjaan
Acuan
Capaian

31. Mengelola ALUR KERJA
Pilih satu tugas untuk dikerjakan
Batasi waktu Anda
Abaikan hal-hal lainnya
Jangan ada jeda / interupsi
Beri imbalan diri Anda

32. Berhubungan dengan E-mail
E-mail
sebaiknya
ditangani
secara
“Batch”
Buatlah
pengaturan
untuk
Pengiriman
E-mail
Buatlah
Folder2
untuk
Topik-topik
yg berbeda

33. Menggunakan Kalender
Susun &
Aturlah
Tugas-
tugas
Kenali
Polanya
Perbaiki
Alur
Kerjanya

34. Modul-8
Delegasi membuat Mudah
Jika Anda mengerjakan Pekerjaan Anda
sendirian, begitu banyak pekerjaan yang
harus Anda kerjakan. Salah satu cara yang
paling umum untuk memecahkan hal ini
adalah dengan jalan Mendelegasikannya
kepada orang lain (bawahan).
Mula-mula “delegasi” dapat dirasakan spt
ada pertentangan daripada kebaikannya.
Dengan “delegasi” yang efektif Anda akan
dapat memperbanyak jumlah pekerjaan
yang dapat Anda lakukan & selesaikan.
The best executive
is the one who has
sense enough to
pick good men to
do what he wants
done, and self-
restraint enough to
keep from meddling
with them while
they do it.
Theodore
Roosevelt

35. Kapan untuk Mendelegasi
Kesempatan untuk
Menumbuhkan
Keterampilan
Bawahan
Mengerjakan
Kembali atas
Tugas-tugas tsb
Tugas-tugas yang
“Non-critical”

36. Apa yang Anda Delegasikan ?
Pengalaman, Pengetahuan,
dan Keterampilan
Waktu dan Sumber2 Daya
Yang Membutuhkan Supervisi
Beban Kerja yang ada Saat ini

37. Bgm Anda Harus Mendelegasi ?
Prakarsai Tindakan, kemudian mintalah
laporannya secara berkala
Bertindak, lalu beritahu hasilnya segera
Buat rekomendasi, lalu bertindaklah
Tanyakan apa-apa yang harus dilakukan
Tunggu, lalu beritahukan apa-apa yang
harus dilakukan
Lingkaran2 yang Saling Berhubungan

38. Jaga Pengendalian (Control)
Arahkan anggota2 team Anda
Siap sedia untuk pertanyaan
Jangan “micro-manage”
Tanya Solusi-solusinya

39. Pentingnya “Full Acceptance”
Tinjaulah dengan Seksama
Hanya menerima Pekerjaan yang
sudah Rampung (Komplit)
Akui & Berilah Imbalan (Reward)

40. Modul-9
Melaksanakan Ritual
Ritual dan rutinitas sebenarnya dapat
membantu Anda guna meningkatkan
spontanitas dan “fun” di dalam
kehidupan Anda…
Sebab Tugas-tugas Rutin sudah
terencana dengan baik sehingga
Anda punya banyak Energi lebih yang
dapat dipakai pada tugas2 tsb yang
akan membawa Anda lebih dekat
kepada Tujuan Anda…
Discipline is
the bridge
between goals
and
accomplish-
ment.
Jim Rohn

41. Apakah Ritual itu ?
Ritual
Mengenali
WAKTU
Mengenali
SUB-SUB
TUGAS
Mengenali
TUGAS-
TUGAS

42. Peng-Ritual-an atas :
Tidur, Makan, dan Latihan
Biasakan
sebuah
Ritual
sebelum
Anda
TIDUR
Rencanakan
MAKAN
untuk
Minggu
Depan
Usahakan
LATIHAN
1 Jam
sebanyak
3 Kali
dalam
Seminggu

43. Beberapa CONTOH Ritual :
Pemajangan Baju
satu malam
Sebelumnya
Menyiapkan
Makan Siang
Mengumpulkan
Kegiatan-kegiatan
Kebersamaan

44. Gunakan Ritual untuk
Mengoptimalkan Waktu Anda
Membaca selama 10 menit selagi istirahat
Tarif Nafas dalam-dalam dan Menguletlah
Bersihkan “a small area”
“Update” Buku Harian Anda
Pesan Makan siang pribadi di samping Anda

45. Modul-10
Mengelola Rapat
Sedikit sekali orang yang menantikan
Rapat dengan riang dan harapan baik.
Terlalu banyak Rapat-rapat yang Tak
punya Tujuan dan Struktur yang jelas.
Namun, hanya dengan “sedikit alat”
Anda dapat membuat setiap Rapat
Anda menjadi sangat Baik serta
Berguna bagi Penggunaan waktu milik
orang lain…
History is
written by
people who
attend
meetings, and
stay until the
end, and keep
the minutes.
Anonymous

46. Putuskan hanya Jika :
“Rapat adalah sesuatu yang Penting”
Peserta Pengamat

47. Gunakan Pendekatan “P-A-T”
TimeAgendaPurpose

48. Membangun Agenda
TIME ITEM PRESENTER
2:05-2:10 1. Agenda and Meeting Purpose Jill Smith
2:10-2:20 2. Review of Current Invoice Signing Process Joe King
2:20-2:40 3. Review of New Invoice Signing Process Joe King
2:40-2:50 4. Questions and Answers Joe King
2:50-2:55 5. Wrap-Up Jill Smith

49. Jaga segala sesuatunya selalu :
“On The Track”
Berpegang
pada
“Agenda”
Tindaklanjut
atas
“Missed items”
Mempertemukan
“Agreement”

50. Pastikan bahwa :
“Rapat itu Bermanfaat”
Ikhtisar
Tindakan-
tindakan
Time
Progress
Tindak-
lanjut
Agenda

51. Modul-11
Pilihan-pilihan Rapat
Kadangkala, rapat secara tatap muka bukan
sebuah solusi yang paling baik.
Dalam Modul ini, kita akan menunjukkan
Alternatif-alternatif Rapat yang dapat
membantu Anda & Team Anda menghemat
waktu Anda serta dengan lebih produktif.
Jangan Lupa, meskipun Anda menggunakan
Rapat Alternatif, tetapi Anda masih tetap harus
menggunakan Pendekatan P-A-T tersebut,
mencatat isi rapat, kemudian mendistribusikan
catatan2 “post-meeting” dan “action items” tsb.
Our meetings
are held to
discuss many
problems which
would never
arise if we held
fewer meetings.
Ashleigh
Brilliant

52. Instant Messaging (IM)
& Chat Rooms (Chatting)
Berpegang
pada Agenda
Aturan
“Ground
(offline)”
Catat
(minutes)

53. Konferensi Jarak Jauh
Screen
sharing
(Berbagi
Layar)
Interactive
whiteboards
(Papan Tulis
Interaktif)
Recordable
(Dapat
Direkam)

54. E-mail Lists & Online Groups
Moderator
Interaksi
yang
sedang
Berjalan
Punya
Tujuan
(purpose)

55. Aplikasi Kolaborasi
Collaborate
Authorstream
Skype
Slideshare

56. Modul-12
PENUTUP
Meskipun Pelatihan ini segera akan
Berakhir, namun Kami berharap bahwa
Perjalanan Anda untuk Meningkatkan
Keterampilan “Time Management”
Anda baru saja dimulai…
Silahkan Anda Tinjau sejenak serta
Perbarui “Action Plan” Anda. Karena
Hal ini akan jadi “A key tool” guna
memandu “Progress” Anda secara
harian, mingguan, bulanan bahkan
tahunan untuk segera tercapai.
It has been my
observation that
most people get
ahead during
the time that
others waste
time.
Henry Ford

57. Kata-kata Bijak
Harvey Mackay: Waktu adalah Gratis tetapi ia Tak Ternilai harganya.
Anda dapat memilikinya tetapi Anda harus menggunakannya. Anda tak
dapat menjaganya tetapi hanya dapat menghabiskannya. Sekali saja Anda
kehilangannya maka Anda tak akan pernah dapat kembali lagi kepadanya.
Napoleon Bonaparte: Ambil waktu Anda secara tenang dan berhati-hati,
namun jika Waktu untuk bertindak sudah tiba maka Berhentilah berfikir
saja tetapi segeralah Bertindak.
Steve Jobs: Waktu Anda terbatas, maka janganlah memboroskannya
dengan hidup di dalam kehidupan orang lain.
Benjamin Franklin: Anda dapat menunda-nunda tetapi Waktu tidak.

58. Terimakasih
ThankYou
Arigato
Danke
Please Contact
HARD-Hi SMART CONSULTING
www.hardhismart-consulting-blogspot.com