1. TEKNIKTEKNIK
MEMIMPINMEMIMPIN
RAPATRAPAT
Drs. Kasdi HaryantaDrs. Kasdi Haryanta
Disampaikan dalam Latihan KepemimpinanDisampaikan dalam Latihan Kepemimpinan
OSIS/PPSK SMA Xaverius 1 PalembangOSIS/PPSK SMA Xaverius 1 Palembang
di Wismalat Podomorodi Wismalat Podomoro

2. 1. Konsep dasar1. Konsep dasar
• Rapat merupakan sarana yang
berguna dalam lembaga,
organisasi, biro jasa, perusahaan,
dan lain-lain yang dapat membantu
manajemen karena melalui rapat
dapat dipermudah tugas yang
makin sulit untuk mengoordinasi
kegiatan yang sifatnya beraneka
ragam.

3. 2. Pengertian2. Pengertian
• Berkumpulnya sekurang-kurangnya dua
atau lebih orang untuk memutuskan suatu
tujuan (Shrap v. Dawes, 1976).
• Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari jumlah
peserta, tujuan, maupun yang lain. Rapat
sekelompok kecil orang dalam organisasi secara
teratur disebut rapat komisi. Komisi merupakan
suatu badan yang mencakup orang-orang yang
secara kolektif bertanggung jawab atas keputusan
dan tindakannya terhadap otoritas ysng lebih
tinggi. Komisi diberi wewenang untuk
mengesahkan suatu keputusan melalui mayoritas
suara dan lazim terikat atas suara itu.

4. 3. Tujuan Rapat3. Tujuan Rapat
– memberikan informasi tentang sesuatu, misalnya hasil
pertemuan, rapat, seminar, berita yang relevan,
keputusan rapat terbatas
– memperoleh informasi tentang kegiatan, hasil
observasi, kerja lapangan, dan problema mendesak
– menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk
memecahkan masalah
– mengembangkan kerja sama dan mempengaruhi sikap
agar berkomitmen, berdedikasi, dan berloyalitas
– mengutarakan keluhan
– mengambil keputusan dalam batas-batas
kewenangannya
– menentukan langkah-langkah kerja opreasional
– dan lain-lain

5. 4. Keuntungan Rapat4. Keuntungan Rapat
– anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap
mereka
– anggota dapat mengajukan kepentingan mereka
– pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun
bersama
– banyak informasi yang tersedia yang dapat
dikumpulkan angota
– gagasan dapat dikembangkan
– pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat
tersebut
– kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan
sebab mereka merasa memberikan sumbangan untuk
organisasi
– pihak manajemen dapat memeproleh masukan
tentang kesulitan, hambatan, dan keluhan sehingga
dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna
mencegah terjadinya hal –hal yang tak diinginkan.
– Arus komunikasi horizontal terbina serta garis
strukutral dapat berjalan

6. 5. Kekurangan Rapat5. Kekurangan Rapat
• Segi penundaan
• Penundaan terjadi karena:
• tanpa alasan yang jelas
• diskusi berlarut-larut dan tak relevan
• seseorang mementingkan diri atau demi kelompoknya
• kesulitan mengumpulkan orang karena waktu singkat.
• Penundaan dapat berakibat buruk jika
keputusan harus diambil segera. Pengambilan
keputusan dapat tertunda dan menimbulkan
keresahan serta rasa frustrasi. Anggota yang
tidak hadir biasanya terkejut.

7. Segi kepribadianSegi kepribadian
• Segi kepribadian dapat menghambat bila:
• kurang pandai dalam menentukan kebijakan
atau pendapat
• kurang dewasa dalam bersikap
• rasa egoisme tingi
• lupa atas status dan kedudukan yang erat
kaitannya dengan hak, kewajiban, dan
kewenangan
• sikap berpikir positif dan terbuka yang kurang
berjalan
• tidak bisa menepiskan kepentingan tersembunyi
di balik gagasan.

8. 6. Jenis Rapat6. Jenis Rapat
– Berdasarkan sifat : 1) rapat fo0rmal;
2) rapat nonformal.
– Berdasarkan jumlah peserta: 1) rapat
kecil; 2) rapat raksasa.

9. 7. Rapat formal7. Rapat formal
bercirikanbercirikan::
– ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif ketat dan
disepakati
– kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua
– contoh:
• 8.3.1 rapat umum tahunan
• 8.3.2 rapat umum perusahaan
• 8.3.3 rapat dewan direktur
• 8.3.4 rapat dewan pemerintahan
• 8.3.5 rapat komisi lokal
• 8.3.6 rapat asosiasi profesional
• 8.3.7 rapat dewan kerja
• 8.3.8 rapat komisi konsultatif
• 8.3.9 dll.

10. 8. Rapat nonformal8. Rapat nonformal
bercirikanbercirikan
– kurang diperhatikan prosedur dan
ketentuan atau peraturan
– sering sekadar bertemu muka
– sering juga sengaja dibuat nonformal
sesuai dengan tujuan sehingga tepat
sasaran  menghimpun pendapat dan
memecahkan masalah
– tidak ada ketua, acara, peraturan,
resolusi atau laporan meskipun ada
data tertulis.

11. • Beberapa jenis dan urusan yang berbeda
mungkin dipadukan, dan formalitas dapat
diubah yang memberi kesempatan diskusi
efektif serta pengambilan keputusan
sebagaimana diperlukan.
• Rapat eksekutif bersifat membahas dan
menentukan pokok-pokok pembicaraan
serta mempunyai tugas tambahan yaitu
mengimplementasikan isi keputusan. Misal
dewan direktur

12. 9. Prosedur dalam rapat9. Prosedur dalam rapat
• Pola tetap dalam kegiatan rapat.
Dasarnya adalah peraturan dan
konvensi yang sudah dikondisikan,
ditinjau, ditimbang, dan diterima
secara umum dalam pengertian adil
dan secepatnya.

13. 10. Ketua rapat10. Ketua rapat
• Ketua merupakan orang yang penting dalam rapat yang
atas kesanggupannya amat menentukan hasil pertemuan.
• Untuk itu bagi seorang ketua rapat perlu:
– memiliki watak yang kuat
– tak bersikap dogmatik
– tak memaksakan kehendak atau pandangan sendiri
– mampu mengungkapkan gagasan secara lancar tanpa harus
berpidato
– mampu mengendalikan rapat tanpa menolak adanya tukar-
menukar pikiran
– berwibawa
– menghormati pendapat orang lain
– menanamkan sikap adil
– tegas dalam menentukasn sikap
– arif dan bijaksana dalam berpikir, berkata, bertiundak, dan
berbuat

14. 11. Tugas ketua11. Tugas ketua
– memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan
peraturan
– memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai
dengan ketetapan yang berlaku dan kuorum
memenuhi ketentuan
– mengikuti urutan mata acara
– memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan
baik
– memberi kesempatan yang ingin bicara
– mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan
rapat sehingga tak terbawa ke hal yang tak relevan
– menangkap aspirasi peserta baik yang menerima
maupun menolak pendapat
– membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang
notulis
– menyampaikan informasi kepada pihak yang
berkompeten.

15. 12. Wewenang ketua12. Wewenang ketua
– memelihara ketertiban dan bila perlu
memerintahklan orang yang tak tertib
meninggalkan tempat rapat
– menentukan urutan acara
– memutuskan titik-titik prosedur
– menunda rapat (jika perlu)
– menentukan rumusan hasil rapat sebagai
kesimpulan yang perlu ditegaskan
– menggunakan jalan/suara khusus apabila
rapat menemui jalan buntu.

16. 14. Pendekatan ketua14. Pendekatan ketua
dalam rapatdalam rapat
– menyambut hadirin, terutama anggota yang
baru
– mengatakan tujuan rapat (menegasskan
tujuan)
– menggalakkan diskusi, lewat pernyataan
umum atau tanggapan khusus atas seorang
peserta
– membuat ringkasan pada tahap tertentu
– mengulangi argumen pro dan kotra atas
usulan yang belum diambil keputusan
– menutup rapat dengan tepat waktu.

17. 15. Notulis15. Notulis
• Notulis merupakan pihak yang terlibat dalam rapat dengan
tugas utama menginventarisasi prosedur dan gagasan
pembicaraan.
• Untuk itu bagi seorang notulis perlu:
– memiliki keterampilan menyimak gagasan dengan baik
– mempunyai kemampuan mengangkap gagasan utama
pembicaraan
– memiliki keterampilan menulis dengan cepat
– memiliki kemampuan merumuskan gagasan dengan cermat
– mempunyai kecerdikan dalam memilih kata-kata rumusan
– bersikap objektif
– mampu membedakan fakta dan opini
– mampu membedakan konsep dan pendapat
– dan lain-lain.

18. 16. Tugas Notulis16. Tugas Notulis
– menulis deskripsi tentang rapat dalam 5W+H
(apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan
bagaimana)
– mencatat urutan prosedural rapat
– menuliskan gagasan-gagasan yang muncul
beserta pihak yang mengemukakan
– menuliskan butir-butir kesepakatan hasil
rapat
– menuliskan butir-butir keputusan rapat
– merumuskan ketetapan hasil rapat
– dan lain-lain.

19. The wis man has longThe wis man has long
ears and a shortears and a short
tongue.tongue.

20. • The wis man shapes himself to
circumstances as water shapes
itself to the vessel than containts
it.
• (Orang arif membentuk dirinya ke dalam
lingkungannya seperti air membentuk dirinya ke
dalam bejana yang menampungnya)

21. • He who has health has hope;
and he who has hope, has
everything.
•(Siapa saja yang memiliki kesehatan puya
harapan, dan dia yang memiliki harapan
mempunyai segalanya)

22. Good luck!
Goodbless with you!