Kerangka Acuan Kerja Aplikasi Layanan Penanganan Keluhan Biro Teknologi Informasi Inspektorat membahas tentang pengembangan sistem untuk mencatat dan mengelola keluhan terkait perangkat TI di Inspektorat. Sistem ini akan memudahkan pencatatan keluhan, penyelesaian masalah, dan menyimpan data keluhan yang terjadi. Dokumen ini juga menjelaskan ruang lingkup pekerjaan, metodologi, jadwal, serta ser

1. Kerangka Acuan Kerja
Aplikasi Layanan Penanganan Keluhan Biro
Teknologi Informasi Inspektorat
Disusun oleh:
05111640000183 Natasha Valentina S
Kelas :
Manajemen Proyek Perangkat Lunak (D)
Departemen Teknik Infomatika
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
2019

2. 1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Inspektorat sebagai lembaga negara dibawah Undang-Undah 1945 bertugas
untuk melaksanakan pemeriksaan terhadap pengelolaan dan tanggung jawab
mengenai keuangan negara. Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya,
para auditor melakukan kegiatan pekerjaan dengan menggunakan bantuan
perangkat Teknologi dan Informasi (TI). Perangkat yang digunakan terdiri dari
personal computer (PC) dan laptop. Jumlah perangkat TI yang digunakan oleh
auditor mencapai ribuan. Banyak kendala yang dijumpai terkait dengan
perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi antara lain adalah kerusakan
operating system, kerusakan hardware, ataupun keluhan terkait jaringan.
Keluhan dan kendala terkait perangkat TI tersebut ditangani oleh satuan kerja
Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan perangkat TI sangat banyak
sedangkan personil yang menangani kendala mempunyai keterbatasan.
Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul terkadang
tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan waktu
penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan
berdampak bagi kinerja sebuah organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan
kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala, maka diperlukan sebuah
sistem layanan TI yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan dan
kendala. Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan desain dan tata
kelola teknis yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data
keluhan sampai permasalahan terselesaikan.
1.2. Maksud dan Sasaran
Maksud Pengembangan Aplikasi Layanan Penanganan Keluhan ini adalah
untuk mempermudah proses pencatatan keluhan yang akan mampu :
1. Membantu proses pencatatan keluhan dan kendala oleh personil Biro
TI
2. Membantu penyelesaian kendala terkait perangkat TI pada Inspektorat
3. Menyimpan semua data mengenai keluhan yang sedang terjadi dan
yang sudah terselesaikan

3. 4. Mempermudah menentukan personil Biro TI yang ditugaskan untuk
mengatasi kendala
Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan Pengembangan Aplikasi Layanan
Penanganan Keluhan ini adalah :
1. Kemudahan dalam pencatatan dan pengelolaan data dari kendala yang
terjadi pada perangkat TI dalam Inspektorat
2. Kemudahan dalam pengembangan, pemeliharaan dan pemanfaatan
data yang berkaitan dengan kendala yang terjadi pada perangkat TI
yang digunakan auditor Inspektorat
3. Memungkinkan merekam kendala-kendala yang terjadi di Inspektorat
sehingga mempersingkat waktu penyelesaian
1.3. Hasil Akhir yang Diharapkan
Hasil akhir yang diharapkan dari kegiatan pengadaan Aplikasi Layanan
Penanganan Keluhan adalah tersedianya aplikasi pengolahan data dari kendala
yang terjadi pada perangkat TI yang digunakan oleh auditor Inspektorat yang
dapat digunakan untuk mencatat keluhan dan kendala yang terjadi secara
langsung.
1.4. Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan
menyelesaikan kegiatan Pembuatan Aplikasi Layanan Penanganan Keluhan
Biro Teknologi Informasi Inspektorat adalah selama 2 bulan.
2. Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup kegiatan Pengembangan Aplikasi Layanan Penanganan Keluhan yang harus
dilaksanakan oleh tim pengembang terdiri atas 6 tahapan sebagai berikut :
1. Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
2. Analisis dan Evaluasi Terhadap Struktur, Proses Saat Ini, dan Instrumen Biro TI
Inspektorat
3. Perancangan Sistem

4. 4. Pembangunan Sistem
5. Uji Coba Operasional
6. Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem
7. Penyusunan Dokumentasi Sistem
2.1. Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
Pekerjaan Pengembangan Aplikasi Layanan Penanganan Keluhan diawali
dengan:
1. Survey Pendahuluan dalam rangka:
a. Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan
b. Mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan Pencatatan Kendala
Biro TI Inspektorat
2. Penyusunan rencana pelaksanaan pekerjaan yang di dalamnya paling tidak
mencakup:
a. Deliverables yang harus dihasilkan
b. Kegiatan yang akan dilaksanakan
c. Personil yang akan ditugaskan di setiap kegiatan
d. Perangkat-perangkat yang digunakan dalam menunjang pelaksanaan
setiap kegaitan.
e. Waktu pelaksanaan dalam periode harian
2.2. Analisis dan Evaluasi Terhadap Struktur, Proses Saat Ini, dan Instrumen
Biro TI Inspektorat
Tim pengembang harus melakukan analisis dan evaluasi terhadap :
1. Struktur, Proses Bisnis, dan Instrumen Biro TI Inspektorat yang digunakan
untuk menentukan konsep basis data.
2. Permasalah yang saat ini dihadapi berhubungan dengan pencatatan dan
pengelolaan data dari kendala yang terjadi pada perangkat TI yang digunakan
oleh auditor Inspektorat.
2.3. Perancangan Sistem

5. Berdasarkan hasil analisis, Tim Pengembang kemudian menyusun rencana
sistem yang akan di implementasikan. Rancangan sistem harus berbasis pada
sistem perangkat keras dan sistem perangkat lunak pendukung yang tersedia.
Adapun rancangan yang dimaksud mencakup aspek-aspek berikut :
1. Deskripsi Sistem
a. Aplikasi pengajuan tugas akhir ini berupa aplikasi web yang hanya
diinstall di PC atau laptop pada Biro TI Inspektorat.
b. Menggunakan bahasa pemrograman HTML5, CSS, Javascript, dan
PHP dengan framework Laravel.
c. Menggunakan database PostgreSQL.
d. Memiliki fungsi export data ke dalam grafik, Microsoft Excel, dan
PDF.
2. Pertimbangan-Pertimbangan Desain
a. Asumsi : deskripsi asumsi, latar belakang, atau ketergantungan
perangkat lunak, penggunanya, lingkungan operasionalnya, yang
diasumsikan benar dan berpengaruh terhadap desain secara langsung.
b. Constraints : deskripsi constraints yang harus diterapkan terhadap
sistem. Constraints ini adalah aspek-aspek yang diminta oleh customer
yang secara langsung berpengaruh terhadap desain.
c. Lingkungan Sistem : deskripsi perangkat keras dan perangkat lunak
dimana sistem harus beroperasi dan dengan perangkat keran dan
perangkat lunak apa saja yang harus berinteraksi dengan sistem.
d. Metodologi Desain : ringkasan pendekatan yang digunakan untuk
merancang sistem.
3. Arsitektur Sistem: Arsitektur sistem yang digunakan merupakan arsitektur
MVC, dan arsitektur jaringan akan menggunakan client-server.
4. High Level Design High Level Design memodelkan kelompok-kelompok
elemen sistem dari berbagai view yang berbeda. Tim Pengembang dapat
menggunakan satu atau lebih view berikut :
a. Conceptual atau Logical View : memperlihatkan elemen-elemen
fungsional logika dari sistem.
b. Process View : merupakan runtime view dari sistem. Komponen-
komponennya berupa threads atau proses-proses atau aplikasi-aplikasi
terdistribusi.

6. c. Physical View : untuk distributed systems. Komponennya berupa
physical processors yang menjalankan bagian-bagian sistem.
d. Module View : untuk project management dan code organizations.
Komponen umumnya berupa files atau direcotries.
e. Security View : umumnya terfokus pada komponen yang bekera sama
untuk menyediakan fitur-fitur pengamanan sistem.
5. Low Level Design
Bagian ini menyajikan deskripsi desain level bawah yang secara lansgung
mengandung konstruksi modul-modul sistem.
6. User Interface Design
User Interface Design menyajikan deskripsi desain yang secara langsung
mengandung konstruksi user interface screens, termasuk rincian perilaku umum
yang dimiliki semua screen, common look and feel seperti perilaku menu,
popup menu, toolbars, status bars, drag and drop mouse juga harus dijelaskan.
2.4. Implementasi Sistem
Implementasi sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem yang telah
dihasilkan pada tahap sebelumnya.
2.5. Uji Coba Operasional
Uji coba dilakukan untuk menjamin beroperasinya sistem informasi yang baru
sebagaimana yang diharapkan maka uji coba operasional mutlak harus
dilaksanakan. Uji coba operasional harus dilakukan dalam satu periode waktu
yang mencerminkan siklus hidup sistem sehari-harinya.
2.6. Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem
Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem informasi yang baru maka
selama pekerjaan berlangsung harus terjadi alih teknologi dari pihak Tim
Pengembang kepada pihak calon pengguna sistem. Namun demikian, tetap
diperlukan periode waktu yang bersifat khusus guna merealisasikan alih
teknologi secara efektif. Karena itu, menjelang akhir pekerjaan, Tim
Pengembang harus memberikan pelatihan kepada para calon pengguna sistem.
Pelatihan harus mencakup: instalasi dan kustomisasi (pengadministrasian),

7. pengoperasian, dan pemeliharaan sistem. Peserta yang akan dilatih terdiri atas:
operator, administrator, dan pengguna akhir (end-users).
2.7. Metodologi
Metodologi yang digunakan adalah dengan menggunakan SDLC (Software
Development Life Cycle) yang bernamakan Prototype. Model prototype
merupakan model pengembangan software yang mengijinkan pengguna/user
memiliki gambaran awal tentang program yang akan dikembangkan serta
melakukan pengujian awal. Model prototype juga memberi fasilitas bagi
pengembangn dan user untuk saling terkait dan berinteraksi.
2.8. Jangka Waktu Pelaksanaan
Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan
menyelesaikan kegiatan pembuatan sistem ini adalah selama 60 hari kerja atau
2 (dua) bulan dengan rincian sebagai berikut :
Kegiatan Juni 2019 Juli 2019
I II III IV I II III IV
Kontrak Proyek
Analisis Kebutuhan
Prototyping
Pemrograman
Uji Coba
Pelatihan
Pelaporan
3. Serahan Pekerjaan
Serahan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan Pengembangan Aplikasi Layanan
Penanganan Keluhan adalah sebagai berikut :
1. Laporan Kemajuan Pekerjaan yang terdiri atas :
a. Laporan pendahuluan yang berisikan perencanaan penyelesaian pekerjaan, jadwal
kerja, metodologi yang digunakan, tools yang digunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan, analisa awal terhadap lingkup pekerjaan.
b. Laporan antara yang berisikan kemajuan pekerjaan kegiatan Pengembangan Aplikasi
Layanan Penanganan Keluhan.

8. c. Laporan akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan kegiatan Pengembangan
Aplikasi Layanan Penanganan Keluhan.
2. Software Aplikasi Pengolahan Data
Aplikasi ini diberikan dalam bentuk installer yang telah terinstalasi pada insfrastruktur yang
ada beserta softcopy berupa CD dan 15 hardcopy berupa buku.
3. Program
Program akan dibutuhkan untuk tahap pengembangan aplikasi, sehingga ketika IT support
ingin melakukan pengembangan atau perubahan pada aplikasi dapat dilakukan dengan lebih
mudah.
4. Dokumentasi Sistem terdiri atas:
a. Manual untuk administrator yang akan memudahkan administrator untuk melakukan
maintenance.
b. Manual untuk pengguna yang akan memudahkan pengguna dalam penggunaan aplikasi.
5. Migrasi Data
Migrasi data diperlukan agar daata baru yang diintegrasikan ke sistem tidak merusak data lama.
6. Pelatihan, Pendampingan, dan Pemeliharaan Aplikasi
Poin ini ditujukan agar pengguna memiliki pengetahuan terhadap sistem beserta cara
penggunaannya.
4. Tugas Pokok Tenaga Ahli
4.1 Kebutuhan Tenaga Ahli
(1) Tenaga Ahli
Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ada, maka dibutuhkan tenaga ahli dengan spesifikasi
sebagai berikut :
1. Project Manager, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau Manajemen
atau sejenisnya, memiliki sertifikasi di bidang proyek manajemen, mempunyai pengalaman
sejenis minimal 3 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
2. Team Leader, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatikaatau sejenisnya,
mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi,
sebanyak 1 orang.

9. 3. System Analyst, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau sejenisnya,
mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang system development yang
dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
4. Database Administrator, berpendidikan minimal S1 bidang TekniknInformatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang database yang
dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
5. Network Engineer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau sejenisnya,
mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang jaringan yang dibuktikan dengan
surat referensi, sebanyak 1 orang.
6. Back-end Developer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau sejenisnya,
mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang website dibuktikan dengan surat
referensi.
7. Front-end Developer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang website dan
mendalami bahasa CSS dan sejenisnya.
8. UI / UX Designer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau Desain atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bisan UI/UX Design.
4.2 Tugas Pokok Tenaga Ahli
(1) Tenaga Ahli
1. Project Manager
Bertugas untuk mengawasi jalannya proyek dan pengambil keputusan dalam lingkup proyek.
2. Team Leader
Bertugas untuk memimpin dalam tim proyek dan bertanggung jawab atas koordinasi tim.
3. System Analyst
Bertugas menganalisis kebutuhan agar fitur yang akan diberikan dapat sesuai dengan
kebutuhan yang ada.
4. Database Administrator
Bertugas menyusun struktur database dan query database yang diperlukan agar dapat sesuai
dengan kebutuhan.

10. 5. Network Engineer
Bertugas untuk melakukan implementasi jaringan yang sudah direncanakan pada sistem.
6. Back-end Developer
Bertugas membuat back-end proses pada sistem dan mengintegrasikannya dengan database.
7. Front-end Developer
Bertugas untuk membuat tampilan pada website seperti yang sudah didesain oleh UI/UX
Designer.
8. UI/UX Designer
Bertugas membuat design tampilan dari website dan membuat flow dari sistem agar mudah
untuk digunakan yang nantinya akan di implementasikan oleh front-end developer.
5. Pembiayaan
Kegiatan ini diperkirakan akan membutuhkan biaya sebesar 145.378.000,- yang
bersumber dari APBN Tahun Anggaran 2020.
6. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) pada kegiatan Pembuatan Aplikasi Layanan
Penanganan Keluhan Biro Teknologi Informasi Inspektorat ini disusun sebagai pedoman
pelaksanaan proyek.