UTS MPPL 2019

1. Ujian Tengah Semester
Kerangka Acuan Kerja
Sistem Penyelesaian Masalah IT
Nama :
Muhammad Ryanda Nugraha M 05111640000180
Kelas :
Manajemen Proyek Perangkat Lunak (D)
Departemen Informatika
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2019

2. 1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Inspektorat adalah lembaga negara yang diamanatkan oleh undang-undang 1945 dalam
memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab tentang keuangan negara. Dalam menjalankan
tugas dan kewenangannya, para auditor melakukan kegiatan pekerjaan dengan menggunakan
bantuan perangkat TI.
Perangkat TI yang digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah perangkat TI yang
digunakan oleh auditor mencapai ribuan. Banyak kendala yang dijumpai terkait dengan
perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi antara lain adalah kerusakan operating system,
kerusakan hardware, ataupun keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat
TI tersebut ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan
perangkat TI sangat banyak sedangkan personel yang menangani kendala mempunyai
keterbatasan.
Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul terkadang tidak
dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan waktu penyelesaian menjadi
lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan berdampak bagi kinerja sebuah organisasi.
Untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala, maka
diperlukan sebuah sistem layanan TI yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan
dan kendala. Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan desain dan tata kelola teknis
yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data keluhan sampai permasalahan
terselesaikan. Sistem yang akan dibuat membutuhkan suatu manajemen proyek sehingga tata
kelola proses pembuatan sistem manajemen layanan TI lebih terstruktur dan dapat berjalan
dengan baik.
1.2. Maksud dan Sasaran
Maksud dari Sistem Penyelesaian Masalah IT adalah untuk mempermudah
Auditor dan Personel untuk :
 Menyampaikan permasalahan yang dihadapi dalam bidang IT
 Melihat daftar permasalahan untuk kemudian ditentukan prioritas pengerjaanya
 Melakukan monitoring terhadap setiap permasalahan yang ada sampai masalah
tersebut terselesaikan
 Melakukan estimasi resource yang dibutuhkan untuk penyelesaian masalah
Sasaran yang ingin dicapai dari Sistem Penyelesaian Masalah IT adalah sebagai berikut,
 Kemudahan dalam penyimpanan dan juga pengolaan data permasalahan yang
dihadapi pihak auditor
 Kemudahan dalam pengelolaan, pemeriksaan dan penyelesaian masalah yang ada.

3. 1.3. Hasil Akhir yang diharapkan
Hasil akhir yang diharapkan dari kegiatan pengadaan Sistem Penyelesaian Masalah IT
adalah tersedianya aplikasi yang dapat mempermudah proses pelaporan dan penyelesaian
masalah IT yang dihadapi auditor di Inspektorat.
1.4. Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Secara keseluruhan, kurun waktu yan tersedia untuk melaksanakan dan menyelesaikan
kegiatan Sistem Penyelesaian Masalah IT antara lain 60 hari.
2. Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang Lingkup kegiatan pembuatan Sistem Penyelesaian Masalah IT yang harus
dilaksanakan oleh Development Team terdiri atas lima tahapan sebagai berikut :
o Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
o Perancangan Sistem
o Pembangunan Sistem
o Uji Coba Operasional
o Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem
2.1. Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
Kegiatan perencanaan meliputi perkiraan kebutuhan akan apliaksi yang akan dibuat dan
dikembangkan sehingga dapat memahami permasalahan utama dan mendefinisikannya secara
rinci untuk dituangkan ke dalam rancangan aplikasi serta pembuatan jadwal pelaksaan yang
memuat tahapan pekerjaan dimana tahapan tersebut akan dilakukan
2.2. Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil analisis, pengembang kemudian menyusun rancangan sistem yang akan
diimplementasikan. Rancangan sistem harus berbasis pada sistem perangkat keras dan sistem
perangkat lunak pendukung yang tersedia, Adapun rancangan tersebut memiliki
Deskripsi Sistem
o Aplikasi berbasis web dan dapat berjalan dengan baik di web browser berbasis
desktop maupun smartphone
o Menggunakan bahasa pemrograman minimal PHP 6.0, JAVA 8, ataupun Javascript.
o Menggunakan Web Framework sebagai back-end yang mengadopsi template engine,
unit testing, schema builder, database migrations, RESTful Controller, dan
Dependency Injection. (Laravel atau Spring merupakan
contoh yang bagus).
o Menggunakan Front End Framework sebagai Single Page Application. o
Memiliki fungsi export data ke dalam Grafik, MIcrosoft Excel dan PDF.
Pertimbangan Desain
o Metodologi Desain : Ringkasan pendekatan yang digunakan untuk
merancang sistem.
o Asumsi : Deskripsikan asumsi, latar belakang, ketergantungan dengan
perangkat lunak, lingkungan operasional, yang berpengaruh terhadap desain
secara langsung

4. o Lingkungan Sistem : Deskripsikan perangkat keras dan perangkat lunak dimana
sistem harus beroperasi serta berinteraksi dengan sistem
o Constraints : Deskripsikan Constraint yang harus diterapkan t erhadap
sistem (misal teknologi, karakter user, performa, ataupun secara sistem)
High Level Desain
o Logical View : View ini memperlihatkan elemen-elemen fungsional logic
dari sistem, setiap komponen merepresentasikan pengelompokan
fungsionalitas
o Process View : View ini merupakan runtime view dari sistem.
Komponennya berupa thread/ proses/ atau aplikasi secara terdistribusi
o Physical View : VIew ini adalah untuk distributed system.
o Module View : View ini untuk project management dan code organization.
Komponennya berupa file dan direktori. View ini memperlihatkan
bagaimana struktur direktori dan development environment akan dirancang
o Security View : View ini terfokus pada komponen-komponen yang bekerja sama
untuk menyediakan fitur pengamanan pada sistem.
Low Level Desain
o Bagian ini menyajikan deskripsi desain level bawah yang secara langsung
mendukung konstruksi modul-modul sistem
User Interface Desain
o Desain User nterface menyajikan deskripsi desain yang secara langsung
mendukung konstruksi user interface, user experience, interaksi dengan manusia,
termasuk perilaku umum yang dimiliki halaman, menu, popup, status bar, dan
lain-lain.
Arsitektur
o Arsitektur Sistem yang digunakan merupakan arsitektur MVC, sementara untuk
Arsitektur Jaringan menggunakan client-server.
Database dan Server
o Sebagai penyimpanan data order, dapat menggunakan aplikasi yang tersedia yaitu
MySQL 7.0, atau pun menggunakan aplikasi RDBMS Open Source yang cepat, ringan,
dan mampu menampung data dalam jumlah besar. Server dapat menggunakan server
yang telah tersedia, ataupun dapat dilakukan upgrade berdasarkan permintaan
developer, karena faktor performa maupun user.
Jaringan
o Sistem yang dikembangkan harus mendukung tipe jaringan client-server, yang
mengakomodir penggunaan secara multiuser disaat bersamaan
Keamanan
o Autentikasi user Setiap user (Mahasiswa) memiliki password tersendiri
sehingga hanya Mahasiswa saja yang dapat mengakses ataupun mengubah data
order/tracking, sehingga diperlukan tools untuk manajemen user.
o Privilege user Demi keamanan dan pembagian wewenang untuk setiap user, maka
diperlukan adanya privilege hak akses dan kewenangan masing-masing user. Yang
terdiri dari Admin, Auditor dan Personel IT
o Backup/Restore Karena pentingnya data yang digunakan oleh aplikasi, maka aplikasi
harus dapat menyediakan fasilitas untuk membackup/restore
database sehingga apabila terjadi kesalahan/kejadian tak terduga, dapat
melakukan backup/restore data dengan mudah
o User Log Karena bersifat multiuser, untuk kontrol dan pengawasan diperlukan
log untuk memantau kegiatan masing-masing user dalam penggunaan aplikasi

5. o Cache Untuk menjaga performa, diperlukannya caching, sehingga tidak perlu akses
ke database terlalu sering.
2.3. Implementasi Sistem
Implementasi sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem yang telah dihasilkan pada
tahap sebelumnya.
2.4. Uji Coba Operasional
Untuk menjamin beroperasinya sistem operasi yang baru sebagaimana diharapkan, maka uji
coba operasional mutlak harus dilaksanakan. Uji coba operasional harus dilakukan dalam satu
periode waktu yang mencerminkan siklus hidup sistem sehari-harinya.
2.5. Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem
Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem informasi yang baru, maka selama pekerjaan
berlangsung harus terjadi alih teknologi dari pihak tim pengembang kepada pihak calon
pengguna sistem. Namun demikian, tetap diperlukan periode waktu yang bersifat khusus guna
merealisasikan alih teknologi secara efektif. Oleh karena itu, menjelang akhir pekerjaan, tim
pengembang harus memberikan pelatihan kepada para calon pengguna sistem. Pelatihan harus
mencakup:
1. Instalasi dan kustomisasi
2. Pengoperasian
3. Pemeliharaan sistem
Peserta yang akan dilatih terdiri atas:
1. Administrator
2. Pengguna akhir (auditor dan personel IT)
2.6. Metodologi
Metodologi yang digunakan adalah dengan menggunakan SDLC (Software Development Life
Cycle) yang bernamakan Prototype. Model prototype merupakan model pengembangan
software yang mengijinkan pengguna/user memiliki gambaran awal tentang program yang akan
dikembangkan serta melakukan pengujian awal. Model prototype juga memberi fasilitas bagi
pengembangn dan user untuk saling terkait dan berinteraksi.
Model ini digunakan karena sifatnya yang fleksibel, selain itu juga bersifat aktif sehingga user
dapat melihat, merasakan, dan juga mengalami proses pengembangannya. Selain itu, dengan
menggunakan model Prototype, perbaikan kesalahannya relatif lebih cepat.

6. 2.7. Jangka Waktu Pelaksanaan
Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan menyelesaikan
kegiatan Sistem Penyelesaian Masalah IT adalah selama 60 hari dengan rincian sebagai berikut,
No Kegiatan
April 2019 Mei 2019
I II III IV I II III IV
1 Kontrak
2 Analisis dan Perancangan Sistem
3 Pemrograman
4 Uji Coba
5 Pelatihan
6 Pelaporan
3. Keluaran
3.1. Aplikasi
Sistem Penyelesaian Masalah IT yang telah terinstalasi pada infrastruktur yang ada.
3.2. Dokumentasi
 Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, seperti kebututuhan, desain,
dan konfigurasi sistem serta arsitektu program.
 Dokumentasi yang terdiri dari manual untuk Administrator dan Pengguna
diserahkan bersamaan dengan laporan akhir.
 Dokumentasi SOP (System Operation Procedure) maupun SMP (System
Maintenance Procedure).
3.3. Migrasi Data
Migrasi data pada sistem lama kepada sistem baru, dengan tidak merusak data pada sistem
lama.
3.4. Pendampingan, Pemeliharaan, serta Garansi
Diperlukannya pendampingan selama 1 minggu, untuk memantau hasil dari alih
pengetahuan yang berasal dari developer
3.5. Hak Kepemilikan
Seluruh prosedur, proses, dokumentasi, analisis, kajian, aplikasi dalam bentuk file maupun
object file, execute file atau properti intelektual lainnya yang mungkin dihasilkan pada kegiatan
pengembangan sistem ini, baik softcopy maupun hardcopy yang merupakan hasil
pembangunan sistem ini merupakan dan akan tetap menjadi hak properti Inspektorat.

7. Media dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang
digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format PDF.
Dokumen yang diserahkan merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan / dibangun
melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.
4. Tenaga Ahli
4.1. Kebutuhan Tenaga Ahli
Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ada, maka dibutuhkan tenaga ahli maupun pendukung
dengan spesifikasi sebagai berikut :
A. Tenaga Ahli
Dalam melaksanakan pekerjaan ini, konsultan harus memiliki tenaga ahli dengan
kualifikasi dan jumlah sebagai berikut:
i. Project Manager, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau
Manajemen atau sejenisnya, memiliki sertifikasi di bidang proyek
manajemen, mempunyai pengalaman sejenis minimal 5 tahun yang
dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
ii. Team Leader, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 5 tahun yang dibuktikan
dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
iii. System Analyst, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang
system development yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1
orang.
iv. Database Analyst, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang database
yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
v. Programmer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 2 tahun pada bidang
pemrograman yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
vi. Network Engineer, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang jaringan
yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
B. Tenaga Pendukung
Dalam pelaksanaan pekerjaan kegiatan ini, konsultan juga harus memiliki tenaga
pendukung dengan kualifikasi dan jumlah sebagai berikut:
i. Technical Support, berpendidikan minimal D3 jurusan Teknik Informatika atau
sejenisnya, sebanyak 1 orang.
ii. Tenaga Dokumentasi, berpendidikan minimal D3 semua jurusan serta telah
memiliki pengalaman melakukan dokumentasi proyek selama minimal 2 tahun,
sebanyak 1 orang.
iii. Tenaga Administrasi, berpendidikan minimal D3 jurusan Manajemen atau
Administrasi atau sejenisnya, sebanyak 1 orang.

8. 4.1. Tugas Pokok Tenaga Ahli
Berikut merupakan tugas dari :
A. Tenaga ahli,B. Tenaga Ahli
i. Project Manager, bertugas untuk mengkoordinir, merancanakan dan
membuat laporan mengenai kinerja para pegawai dalam mencapai
target proyek.
ii. Team Leader, bertugas untuk menjadi pemimpin dalam tim proyek,
bertanggung jawab atas koordinasi tim serta integrator sistem
meliputi aplikasi dan jaringan.
iii. System Analyst, bertugas untuk menjadi perancang desain input,
desain proses, dan desain output suatu sistem.
iv. Database Analyst, bertugas untuk mengumpulkan, mengelola,
menganalisa data dari berbagai sumber data.
v. Programmer, bertugas untuk membangun program atau aplikasi yang
telah dirancang.
vi. Network Engineer, bertugas untuk mengimplementasi jaringan pada
sistem.
B. Tenaga Pendukung
i. Technical Support, bertugas untuk memberi dukungan teknis
untuk membantu customer dalam pemakaian aplikasi.
ii. Tenaga Dokumentasi, bertugas untuk menyusun dokumentasi proyek.
iii. Tenanga Administrasi, bertugas untuk menyusun dan menyiapkan
segala keperluan administrasi kantor dalam pelaksanaan pekerjaan
pembuatan aplikasi.
5.Pembiayaan Kegiatan
Kegiatan ini mendapatakan dana sebanyak Rp 150.000.000,00 yang bersumber dari dana inspektorat.
6. Pelaporan
6.1. Laporan Awal
Laporan pendahuluan berisi :
1. Rencana Kerja secara menyeluruh
2. Jadwal Kegiatan
3. Metodologi dan tools yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan
4. Analisa awal terhadap ruang lingkup pekerjaan
Laporan ini diserahkan paling lambat 2 (dua) minggu semenjak penandatanganan Surat
Perintah Mulai Pekerjaan (SPMK).
6.2. Laporan Pertengahan
Laporan Pertengahan berisi :
1. Hasil kegiatan yang sudah dicapai (volume pekerjaan)

9. 2. Masalah pelaksanaan dan rencana solusi
3. Rencana baru berikutnya
Laporan ini diserahkan paling lambat 1 (satu) minggu setiap bulannya.
6.3. Laporan Akhir
Laporan Akhir berisi :
1. Seluruh proses kegiatan dan pertanggungjawaban karena telah selesainya tahapan
proyek
2. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan pembuatan aplikasi
3. Serta keluaran proyek
Laporan ini diserahkan paling lambat 40 (empat puluh) hari sejak proyek selesai.
7. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) pada Sistem Penyelesaian Masalah IT ini disusun sebagai
dasar maupun pedoman pelaksanaan kegiatan.