Hanya Untuk ETS MPPL

1. KERANGKA ACUAN KERJA :
WEB TICKETING KELUHAN PADA
KEMENTERIAN KEUANGAN
Disusun Oleh :
Alfian 05111640000073
Departemen Informatika
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya
2019

2. 1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Inspektorat adalah lembaga negara yang diamanatkan oleh undang-undang
1945 dalam memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab tentang keuangan negara.
Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya, para auditor melakukan kegiatan
pekerjaan dengan menggunakan bantuan perangkat TI.
Perangkat TI yang digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah
perangkat TI yang digunakan oleh auditor mencapai ribuan. Banyak kendala yang
dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi antara lain
adalah kerusakan operating system, kerusakan hardware, ataupun keluhan terkait
jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI tersebut ditangani oleh satuan
kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan perangkat TI sangat
banyak sedangkan personil yang menangani kendala mempunyai keterbatasan.
Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul
terkadang tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan
waktu penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan
berdampak bagi kinerja sebuah organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan
kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala, maka diperlukan sebuah sistem
layanan TI yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan dan kendala.
Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan desain dan tata kelola teknis
yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data keluhan sampai
permasalahan terselesaikan. Sistem yang akan dibuat membutuhkan suatu
manajemen proyek sehingga tata kelola proses pembuatan sistem manajemen
layanan TI lebih terstruktur dan dapat berjalan dengan baik.
1.2 Maksud dan Sasaran
Maksud dari Web Pengajuan Tugas Akhir/Skripsi adalah untuk
mempermudah Pengajuan Tugas Akhir mahasiswa yang mampu :
- Melakukan penyimpanan keluhan dari kementerian keuangan yaitu judul
Keluhan yang muncul dari staf kementerian keuangan
- Mempermudah proses pencatatan keluhan.
- Mempermudah akses informasi tentang Keluhan keluhan yang sedang dialami
Sasaran yang ingin dicapai dari Web Ticketing Keluhan adalah sebagai
berikut:
- Kemudahan dalam penyimpanan dan juga pengelolaan data keluhan
kementerian keuangan
- Kemudahan dalam manajemen keluhan dan penanganan dari keluhan tersebut

3. 1.3 Hasil Akhir yang Diharapkan
H​asil akhir yang diharapkan dari kegiatan pengadaan Web Keluhan
KemenKeu ini adalah tersedianya web yang dapat mempermudah proses
penanganan keluhan dari masalah masalah IT yang terjadi pada kementerian
keuangan
1.4 Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan menyelesaikan
kegiatan Web Ticketing Keluhan antara lain 60 hari.

4. 2. Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup kegiatan Pengembangan Web Pengajuan Tugas Akhir yang
harus dilaksanakan oleh Development Team terdiri atas 6 tahapan sebagai berikut :
• Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
• Perancangan Sistem
• Pembangunan Sistem
• Uji Coba Operasional
• Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem
• Penyusunan Dokumentasi Sistem
2.1​ ​Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
Pengembangan Web Pengajuan Tugas Akhir diawali dengan:
1. Survey Pendahuluan dalam rangka:
a. Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan
b. Mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan Pengembangan
Web Keluhan KemenKeu
2. Penyusunan rencana pelaksanaan pekerjaan yang di dalamnya paling
tidak mencakup:
a. Deliverables yang harus dihasilkan
b. Kegiatan yang akan dilaksanakan
c. Personil yang akan ditugaskan di setiap kegiatan
d. Perangkat-perangkat yang dipergunakan dalam menunjang
pelaksanaan setiap kegiatan
e. Waktu pelaksanaannya dalam periode harian.
2.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil analisis, Tim Pengembang kemudian menyusun
rencana sistem yang akan diimplementasikan. Rancangan sistem harus
berbasis pada sistem perangkat keras dan sistem perangkat lunak
pendukung yang tersedia. Adapun rancangan yang dimaksud paling tidak
mencakup aspek-aspek berikut :
- DESKRIPSI SISTEM
● Web Ticketing Keluhan ini berbasis website dan dapat berjalan
dengan baik di web browser berbasis desktop maupun mobile.
● Menggunakan Bahasa pemrograman HTML5, CSS, Javascript, dan
PHP, dengan framework Laravel dan Bootstrap 4.
● Menggunakan database MySQL.
● Memiliki fungsi pencetakan terhadap dokumen langsung dari data file
yang berhubungan dengan Web Ticketing Keluhan.
- PERTIMBANGAN DESAIN
● Asumsi: deskripsi asumsi, latar belakang atau ketergantungan
perangkat lunak, penggunaannya, lingkungan operasionalnya yang
diasumsikan benar dan berpengaruh terhadap desain secara
langsung

5. ● Constraints: deskripsi Batasan yang harus diterapkan yaitu technology
constraints, performance requirements, end-user characteristics,
validation requirements.
● Lingkungan Sistem: perangkat keras yang digunakan dapat melalui
desktop/PC dan smartphone dengan basis perangkat lunak web dan
mobile.
● Metodologi Desain: pendekatan yang digunakan untuk merancang
sistem yang struktural dan object-oriented, serta metodologi lainnya.
- HIGH LEVEL DESIGN (HLD)
HLD adalah proses untuk menentukan sisi internal dan eksternal dari
perspektif sebuah komponen. Tujuan nya yaitu:
● Untuk mengembangkan fungsi eksternal dan antar muka.
● Desain struktur komponen internal yang mencakup antamuka antar
komponen dan struktur data.
● Memastikan bahwa semua kebutuhan fungsi telah terpenuhi.
● Memastikan bahwa semua komponen sesuai dengan struktur produk
dan sistem.
● Memastikan bahwa desain komponen diselesaikan dengan sempurna.
● Memastikan fungsi eksternal bisa dilakukan.
- LOW LEVEL DESIGN (LLD)
LLD adalah sebuah proses untuk mengubah HLD menjadi desain yang lebih
terperinci dari sudut pandang pembagian (modules, macros, includes, dan
seterusnya). Tujuannya yaitu:
● Finalisasi desain komponen dan bagian-bagian di dalam sistem atau
produk.
● Menyelesaikan seluruh rencana uji komponen.
● Memberikan umpan balik tentang HLD dan verifikasi perubahan yang
dilakukan pada HDl.
- USER INTERFACE DESIGN
User interface design menyajikan deskripsi desain yang secara langsung
mendukung konstruksi user interface dan perilaku end-user.
- UJI COBA WEB
Untuk menjamin beroperasinya sistem yang baru sebagaimana diharapkan,
maka uji coba web mutlak harus dilaksanakan. Uji coba web harus dilakukan
dalam suatu periode waktu yang dapat diketahui siklus hidup sistem setiap
harinya.
- MAINTENANCE
Setelah web selesai dibuat dan diberikan kepada klien, ada kurun waktu
untuk melakukan maintenance atau pemeliharaan sistem. Dimana nanti
apabila ada masalah yang dihadapi oleh klien seperti bug atau masalah yang
belum pernah terjadi sebelumnya, dapat segera terselesaikan dengan baik
karena adanya masa untuk melakukan perbaikan. Masa maintenance bisa
disebut juga sebagai masa garansi web.

6. 2.3 Implementasi Sistem
Implementasi sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem
yang telah dilakukan sebelumnya
2.4 Uji Coba Operasional
Uji Coba Operasional Untuk menjamin beroperasinya sistem
informasi yang baru sebagaimana yang diharapkan maka uji coba
operasional mutlak harus dilaksanakan. Uji coba operasional harus
dilakukan dalam satu periode waktu yang mencerminkan siklus hidup
sistem sehari-harinya.
2.5 Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem
Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem informasi yang
baru maka selama pekerjaan berlangsung harus terjadi alih teknologi
dari pihak Tim Pengembang kepada pihak calon pengguna sistem.
Namun demikian, tetap diperlukan periode waktu yang bersifat khusus
guna merealisasikan alih teknologi secara efektif. Karena itu,
menjelang akhir pekerjaan, Tim Pengembang harus memberikan
pelatihan kepada para calon pengguna sistem.​ ​Pelatihan harus
mencakup: instalasi dan kustomisasi (pengadministrasian),
pengoperasian, dan pemeliharaan sistem. Peserta yang akan dilatih
terdiri atas: operator, administrator, dan pengguna akhir (end-users).
2.6 Metodologi
Metodologi yang digunakan adalah dengan menggunakan
SDLC (Software Development Life Cycle) yang bernamakan Prototype.
Model prototype merupakan model pengembangan software yang
mengizinkan pengguna/user memiliki gambaran awal tentang program
yang akan dikembangkan serta melakukan pengujian awal. Model
prototype juga memberi fasilitas bagi pengembangn dan user untuk
saling terkait dan berinteraksi.

7. 3. Ruang Lingkup Proyek
Ruang lingkup pembuatan ​ Web Ticketing Keluhan​ dilaksanakan oleh
Tim Pengembang yang terdiri dari enam tahapan sebagai berikut :
● Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan
● Analisis dan Evaluasi terhadap Struktur dan Proses Bisnis
● Perancangan Sistem
● Pembangunan Sistem
● Uji Coba Operasional
● Penyusunan Laporan dan Dokumentasi Sistem
3.1 Organisasi Pengguna Jasa
Seluruh divisi KemenKeu
3.2 Sumber Pendanaan
Proyek ini mendapatkan dana kurang lebih sebesar Rp 200.000.000,- (tiga
ratus juta rupiah) termasuk pembiayaan tenaga ahli dan tidak termasuk server
dan alat-alat penunjang proyek. Pendanaan ini diperoleh dari Anggaran
Belanja Kementerian Keuangan.
3.3 Lokasi Kegiatan
Di kantor vendor yang mengerjakan proyek.
3.4 Fasilitas Penunjang
Oleh Pengguna Jasa:
a) Server Digital Ocean
b) Komputer dan CPU (sesuai jumlah kebutuhan)
c) Data mentah untuk pengujian
d) Printer 5.4.2
Oleh Penyedia Jasa:
a) Executable Program
b) Pelatihan Instalasi dan Pengoperasian
c) Pemeliharaan
3.5 Alih Pengetahuan
Setelah web telah dibuat dan sudah melakukan tahap uji coba,
selanjutnya akan dilakukan training atau pelatihan untuk para pengguna web
dengan tujuan agar seluruh elemen end-user dapat mengoperasikan web
dengan mudah dan lancar. Kemudian akan dilakukan pendampingan selama
masa garansi (maintenance) yang bertujuan untuk mengetahui letak
kesalahan sistem (apabila ada), sehingga dapat segera mencari solusinya
dan melakukan error-handling.

8. 4. Tenaga Ahli
4.1 Kebutuhan Tenaga Ahli
Tenaga Ahli Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ada, maka
dibutuhkan tenaga ahli dengan spesifikasi sebagai berikut :
1. Project Manager, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau
Manajemen atau sejenisnya, memiliki sertifikasi di bidang proyek manajemen,
mempunyai pengalaman sejenis minimal 3 tahun yang dibuktikan dengan
surat referensi, sebanyak 1 orang.
2. Team Leader, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun yang dibuktikan
dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
3. System Analyst, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang
system development yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1
orang.
4. Database Administrator, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik
Informatika atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun
pada bidang database yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1
orang.
5. Network Engineer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika
atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang
jaringan yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
6. Back-end Developer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika
atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang
website dibuktikan dengan surat referensi.
7. Front-end Developer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika
atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang
website dan mendalami bahasa CSS dan sejenisnya.
8. UI / UX Designer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika
atau Desain atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun
pada bisan UI/UX Design.
Tenaga Pendukung, di antara lain :
1. Technical Support, berpendidikan minimal D3 di bidang apapun.
2. Dokumentator, berpendidikan minimal D3 di bidang apapun dan memiliki
pengetahuan tentang dokumentasi proyek.
4.2 Tugas Pokok Tenaga Ahli
Tenaga Ahli, di antara lain :
1. Project Manager Bertugas untuk mengawasi jalannya proyek dan
pengambil keputusan dalam lingkup proyek.

9. 2. Team Leader Bertugas untuk memimpin dalam tim proyek dan
bertanggung jawab atas koordinasi tim.
3. System Analyst Bertugas menganalisis kebutuhan agar fitur yang akan
diberikan dapat sesuai dengan kebutuhan yang ada.
4. Database Administrator Bertugas menyusun struktur database dan query
database yang diperlukan agar dapat sesuai dengan kebutuhan.
5. Network Engineer Bertugas untuk melakukan implementasi jaringan yang
sudah direncanakan pada sistem.
6. Back-end Developer
Bertugas membuat back-end proses pada sistem dan mengintegrasikannya
dengan database.
7. Front-end Developer Bertugas untuk membuat tampilan pada website
seperti yang sudah didesain oleh UI/UX Designer.
8. UI/UX Designer Bertugas membuat design tampilan dari website dan
membuat flow dari sistem agar mudah untuk digunakan yang nantinya akan
diimplementasikan oleh front-end developer.
Tenaga Pendukung, di antara lain
1. Technical Support Bertugas untuk memberikan dukungan teknis dalam
membantu user untuk mengoperasikan sistem.
2. Dokumentator Bertugas untuk menyusun dokumentasi proyek.

10. 5. Pelaporan
5.1 Laporan Pendahuluan
Laporan pendahuluan berisi:
• Rencana kerja secara menyeluruh
• Jadwal kegiatan dan estimasi waktu selesai
• Metodologi dan tools yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan
• Analisa awal terhadap ruang lingkup pekerja Laporan ini diserahkan paling
lambat 3 (tiga) minggu setelah penandatanganan Surat Perintah Mulai
Pengerjaan (SPMK).
5.2 Laporan Pertengahan
Laporan pertengahan berisi:
• Kemajuan pekerjaan pembuatan web
• Pengolahan data
• Permasalahan dan solusi
• Rencana pekerjaan selanjutnya Laporan ini diserahkan paling lambat 1
(satu) minggu setiap bulannya.
5.3 Laporan Akhir
Laporan akhir berisi:
• Seluruh proses kegiatan dan pertanggungjawaban karena telah selesainya
tahapan proyek
• Dokumentasi lain yang berkaitan dengan web
• Keluaran proyek Laporan ini diserahkan paling lambat 8 (delapan) minggu
terhitung sejak proyek selesai testing final.