KAK ini ditujukan untuk penyelesaian tugas mata kuliah Manajemen Proyek Perangkat Lunak

1. Kerangka Acuan Kerja
Pengembangan Human Resouce InformationSystem(HRIS)
Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya
Disusun Oleh :
Ivanda Zevi Amalia (05111640000041)
Muhajir Bin Abd. Latif (05111640000104)
Kelas :
Manajemen Proyek Perangkat Lunak (D)
DepartemenTeknik Infomatika
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi
Institut Teknologi SepuluhNopember Surabaya
2019

2. 1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Dalam bidang manajemen, dijelaskan bahwa salah satu elemen dalam
organisasi adalah sumber daya manusia. SDM merupakan sumber daya
organisasi yang perlu dikelola dengan efisien dan efektif. Shiri (2012)
menyimpulkan bahwa melalui manajemen SDM yang baik akan berkontribusi
pada peningkatan kinerja organisasi. Banyaknya informasi yang harus dikelola
terkait sumber daya manusia memunculkan permasalahan tingkat
kompleksitas yang tinggi. Permasalahan tersebut akan sulit diselesaikan
dengan sistem informasi SDM tradisional. Permasalahan dalam hal tingkat
kompleksitas yang tinggi dalam mengelola informasi terkait SDM dapat
terselesaikan dengan bantuan sisteminformasi SDM berbasis komputer.
Perpaduan antara manajemen sumber daya manusia dengan teknologi
informasi menghasilkan solusi manajemen sumber daya manusia yang dikenal
dengan istilah Human Resource Information System (HRIS). Manajemen
sumber daya manusia yang dijalankan di Institut Teknologi Adhi Tama
Surabaya pengelolaan SDMnya masih belum optimal. Sehingga akan dilakukan
implementasi Human Resource Information System (HRIS) untuk
mengoptimalkan manajemen Sumber Daya Manusia di Institut Teknologi Adhi
Tama Surabaya.
1.2 Maksud dan Sasaran
Maksud pengembangan HRIS ini adalah untuk meningkatkan efektifitas fungsi
manajemen sumber daya manusia yang nantinya akan mampu :
• Meningkatkan akurasi dan efisiensi waktu dalam melakukan
manajemen sumber daya manusia.
• Memberikan kecepatan, kesesuaian, kemudahan mengakses dan
memperbarui, serta mengintegrasikan data sumber daya yang dimiliki.
• Meningkatkan kapasitas dan kemudahan kontrol dalam sistem
pelaporan secara menyeluruh.
Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan pengembangan HRIS ini adalah :
• Kemudahan dalam mengakses, memperbarui serta mengintegrasikan
data sumber daya yang dimiliki.
• Terpenuhinya kebutuhan manajemen sumber daya manusia yang
semakin berkembang.
• Meningkatknya kualitas SDM dengan penerapan teknologi terkini
dalam aplikasi.
1.3 Hasil Akhir yang Diharapkan

3. Implementasi HRIS akan menghasilkan peningkatan efektifitas fungsi
manajemen sumber daya manusia. Seluruh informasi disimpan dalam satu
database dan digunakan bersama sehingga sangat efisien. HRIS merupakan
contoh dimana bisnis dapat digunakan tidak hanya untuk penghematan biaya
administratif tetapi juga menghasilkan keuntungan strategis melalui
pengumpulan, pemrosesan dan berbagi informasi
1.4 Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Perkiraan jangka waktu penyelesaian pekerjaan ini adalah 60 (enam
puluh) hari kalender terhitung sejak kontrak ditanda tangani penyedia.
2. Ruang LingkupPekerjaan
Ruang lingkup kegiatan pengembangan Human Resource Information System yang
harus dilaksanakan oleh Development Team adalah sebagai berikut:
2.1 Tahapan Pelaksanaan
a. Perencanaan
Kegiatan perencanaan meliputi assesment kebutuhan akan aplikasi yang
dikembangkan untuk kemudian memahami permasalahan yang muncul
dan mendefinisikannya secara rinci untuk kemudian dituangkan ke dalam
rancangan aplikasi dan pembuatan schedule pelaksanaan yang memuat
tahapan pekerjaan yang akan dilakukan.
b. Perancangan
Dengan memahami system sebelumnya dan kriteria-kriteria sistem yang
akan dibangun, tim penyedia jasa dapat membuat rancangan sistem
informasi terlebih dahulu. Selanjutnya dengan memperhatikan hasil
rekomendasi dari pengguna aplikasi, tim penyediaan jasa juga harus
memperhatikan :
• Kebutuhan organisasi
• Kebutuhan operator
• Kebutuhan pemakai
• Kebutuhan teknis
c. Pelaksanaan Pekerjaan
Pelaksanaan pekerjaan meliputi pembuatan aplikasi sesuai dengan hasil
assesment kebutuhan yang diperlukan oleh user dan schedule yang telah
direncanakan.
d. Implementasi
Implementasi sistemdapat dilakukan apabila sistem yang dikembangkan
telah sesuai dengan rencana kebutuhan user dan bebas dari bug (error).
Implementasi selanjutnya diikuti dengan training aplikasi kepada user
sehingga user dapat memanfaatkan aplikasi dengan efektif dan efisien.
e. Evaluasi

4. Pada tahap ini, dilakukan uji coba aplikasi (sistem) yang telah selesai
disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem
tersebut sudah benar, sesuai karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada
kesalahan-kesalahan yang terkandung didalamnya.
f. Pelatihan dan Pelaporan
Dilakukan pembuatan semua dokumen yang diperlukan, dan juga akan
diberikan pelatihan bagi para calon pengguna HRIS ini.
2.2 Spesifikasi Teknis
a. Database
Sebagai penyimpanan data pegawai dapat menggunakan aplikasi database
yang tersedia yaitu SQL Server 2000, atau pun menggunakan aplikasi
RDBMS open source yang cepat, ringan dan mampu menampung data
dalam jumlah besar.
b. Sistem
• Aplikasi berbasis web dan dapat berjalan dengan baik di web
browser berbasis desktop.
• Menggunakan bahasa pemograman minimal PHP 5.3.
• Menggunakan web framework yang mengadopsi fitur namespace,
template engine, unit test, schema builder, database migrations,
RESTful controller, dan dependency injection.
• Menggunakan CSS framework yang mengadopsi responsive design.
• Memiliki fungsi export data ke Microsoft Excel,Microsoft Word dan
PDF.
c. Jaringan
Sistem yang dikembangkan harus mendukung tipe jaringan client-server
yang mengakomodir penggunaan secaramultiuser disaatyang bersamaan.

5. d. Keamanan
• Autentifikasi user
Setiap user memiliki password tersendiri sehingga hanya user-user
tertentu yang dapat mengakses data sesuai dengan kebutuhan
user. Oleh karena itu diperlukan tools untuk management user.
• Previllege User
Demi keamanan dan pembagian wewenang untuk setiap user,
maka diperlukan adanya previllege user untuk mengatur hak akses
dan kewenangan masing-masing user.
• Backup/Restore
Karena pentingnya nilai data yang digunakan oleh aplikasi, maka
aplikasiharus dapat menyediakan fasilitas untukmelakukan backup
/ restore database, sehingga apabila terjadi kesalahan/kejadian
buruk admin dapat melakukan backup / restore data dengan
mudah.
• User Log
Karena aplikasi bersifat multiuser, untuk kontrol dan pengawasan
perlu adanya user log untuk memantau kegiatan masing-masing
user dalam penggunaan aplikasi.
2.3 Kebutuhan Sistem
Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan pengguna terhadap sistemyang akan
dilakukan, didapatkan tabulasi kebutuhan sistemsebagai berikut :
No. Bagian Kebutuhan Sistem
1 Bagian Kepegawaian a) Menyimpan data pegawai:
• Data Pendidikan
• Data Kepangkatan
• Data SK
b) Melihat daftar pegawai berdasarkan:
• Unit Kerja
• Jenjang Pendidikan
• Kepangkatan
• SK
• Ikatan Kerja
• Status Aktif
• Kelompok Pegawai(Dosen &Tenaga
Kependidikan)
c) Melihat dan mencetak laporan rekap
pegawai
d) Mengunggah dan mengunduh arsip
pegawai

6. 2 Pimpinan (Rektorat,
Dekanat, Kaprodi)
Melihat statistik/rekap dan daftar pegawai
berdasarkan:
• Unit Kerja
• Jenjang Pendidikan
• Kepangkatan
• SK
• Ikatan Kerja
• Status Aktif
• Kelompok Pegawai (Dosen & Tenaga
Kependidikan)
Diagram Konteks HRIS
Data Flow DiagramHRIS
2.4 Metodologi
Metodologi-metodologi yang akan digunakan dalam pengembangan Human
Resource Information SystemInstitut Teknologi Adhi Tama Surabaya iniadalah
metodologi yang mampu mendukung pengembangan berskala cepat (fast
development) yang sesuai dengan standarisasi dalam System Development
Life Cycle (SDLC). Alasan utama digunakannya metodologi pengembangan

7. bersekala cepat dikarenakan alokasi waktu yang disediakan untuk kegiatan
relatif singkatsementara scope pekerjaan yang cukup luas.Diharapkan dengan
menggunakan metodologi pengembangan berskala cepat maka proses
pengembangan HRIS ITATS dapat terlaksana dengan baik dan sesuai dengan
waktu dan anggaran yang disediakan. Selain itu metodologi-metodologi
pengembangan berskala cepat juga memiliki proses kontrol yang cukup baik
karena metodologi ini dijalankan dengan melibatkan peran serta user secara
aktif sehingga dapat mengurangi kesalahan dan kegagalan implementasi.
2.5 Jangka Waktu Pelaksanaan
Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan
menyelesaikan kegiatanpembuatan sistemini adalahselama60 hari kerja atau
2 (dua) bulan dengan rincian sebagai berikut :
Kegiatan
April 2019 Mei 2019
I II III IV I II III IV
Perencanaan
Perancangan
Pelaksanaan Pekerjaan
Implementasi
Evaluasi
Pelatihan & Pelaporan
3. Serahan Pekerjaan
Serahan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan Pengembangan Aplikasi Web
Pengajuan Tugas Akhir adalah sebagai berikut :
• Laporan Kemajuan Pekerjaan yang terdiri atas :
a. Laporan pendahuluan yang berisikan perencanaan penyelesaian
pekerjaan, jadwal kerja, metodologi yang digunakan, tools yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan, analisa awal terhadap
lingup pekerjaan.
b. Laporan antara yang berisikan kemajuan pekerjaan kegiatan
Pengembangan Aplikasi Web Pengajuan Tugas Akhir.
c. Laporan akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan kegiatan
Pengembangan Aplikasi Web Pengajuan Tugas Akhir.
• Aplikasi
Aplikasi ini diberikan dalam bentuk installer agar dapat langsung digunakan
pada platform yang sesuai.
• Program

8. Program akan dibutuhkan untuk tahap pengembangan aplikasi, sehingga
ketika IT support ingin melakukan pengembangan atau perubahan pada
aplikasi dapat dilakukan dengan lebih mudah.
• Dokumentasi Sistem
a. Manual untuk administrator yang akan memudahkan administrator
untuk melakukan maintenance.
b. Manual untuk pengguna yang akan memudahkan pengguna dalam
penggunaan aplikasi.
• Migrasi Data
Migrasi data diperlukan agar data baru yang diintegrasikan ke sistem tidak
merusak data lama.
• Pelatihan, Pendampingan, dan Pemeliharaan Aplikasi
Poin ini ditujukan agar pengguna memiliki pengetauan terhadap sistem
beserta cara penggunaannya.
• Hak Kepemilikan
Seluruh dokumentasi dan aplikasi dalam bentuk file maupun installer, dan
segala property intelektual lainnya yang dihasilkan pada kegiatan
pengembangan sistem baik hardcopy maupun softcopy, semua akan menjadi
hak milik klien yaitu Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya.
4. Tenaga Ahli dan Pendukung
4.1 Kebutuhan Tenaga Ahli dan Pendukung
a. Tenaga Ahli
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga ahli dengan
kualifikasi dan jumlah sebagai berikut :
i. Project Manager, berpendidikan minimal S-2 bidang TI atau
Managemen, memiliki sertifikasi di bidang proyek manajemen,
mempunyai pengalaman sejenis minimal 5 tahun yang dibuktikan
dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
ii. Team Leader, berpendidikan minimal S-2 bidang TI, memiliki
pengalaman sejenis minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat
referensi, sebanyak 1 orang.
iii. System Analyst, berpendidikan minimal S-2 Bidang TI, berpengalaman
minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, memiliki
sertifikat keahlian bidang system development, sebanyak 1 orang
iv. DatabaseAnalyst, berpendidikan minimal S-2 bidang TI, yang memiliki
pengalaman minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi,
memiliki sertifikat keahlian bidang database, sebanyak 1 orang.
v. Programmer, berpendidikan minimal S-1 jurusan Ilmu Komputer atau
Teknik Informatika, memiliki pengalaman kerja minimal 5 tahun yang

9. dibuktikan dengan surat referensi, menguasai framework dan
memiliki sertifikat keahliandibidang pemrograman, sebanyak5 orang.
b. Tenaga Pendukung
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga pendukung dengan
kualifikasi dan jumlah sebagai berikut :
i. Technical Support, berpendidikan minimal D3 jurusan Teknik
Informatika, sebanyak 1 orang.
ii. Tenaga dokumentasi, berpendidikan minimal D3 semua jurusan,
sebanyak 1 orang.
iii. Administrasi, berpendidikan minimal D3 Jurusan Manajemen atau
Administrasi, sebanyak 1 orang.
4.2 Tugas Pokok Tenaga Ahli dan Pendukung
a. Tenaga Ahli
i. Project Manager.
Bertugas untuk mengawasi jalannya proyek dan pengambil
keputusan dalam lingkup proyek.
ii. Team Leader
Bertugas untuk memimpin dalamtim proyek dan bertanggung jawab
atas koordinasi tim.
iii. System Analyst
Bertugas menganalisis kebutuhan agar fitur yang akan diberikan
dapat sesuai dengan kebutuhan yang ada.
iv. Database Analyst
Bertanggung jawab dalam menerjemahkan angka-angka menjadi
laporan yang dapat dengan mudah dimengerti oleh manajemen.
v. Programmer
Bertugas untuk mengimplementasikan program, mulai dari
mendefinisikan kebutuhan hingga melakukan pengujian program.
b. Tenaga Pendukung
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga pendukung dengan
kualifikasi dan jumlah sebagai berikut :
i. Technical Support
Bertugas untuk memberikan dukungan teknis dalammembantu user
untuk mengoperasikan sistem.
ii. Tenaga dokumentasi
Bertugas untuk menyusun dokumentasi proyek.
iii. Administrasi
Bertugas untuk membantu melakukan inputasi data dan kegiatan
administrasi lainnya.

10. 5. Pembiayaan
Kegiatan ini diperkirakan akan membutuhkan biaya sebesar Rp 453.000.000,00
(Empat Ratus Lima Puluh Tiga Juta Rupiah) yang bersumber dari dana pribadi Institut
Teknologi Adhi Tama Surabaya.
6. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) pada kegiatan Pengembangan Human Resource
Information System Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya ini disusun sebagai
pedoman pelaksanaan proyek.