Dokumen tersebut membahas tentang kerangka acuan kerja pengembangan aplikasi sistem perekaman kendala dan gangguan perangkat TI Inspektorat yang mencakup latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup pekerjaan, keluaran yang diharapkan, jadwal, dan tenaga ahli yang dibutuhkan."

1. ETS
Kerangka Acuan Kerja
Aplikasi Sitem Perekaman Kendala dan Gangguan
Perangkat TI Inspektorat
Nama :
Modista Garsia 05111640000031
Kelas :
Manajemen Proyek Perangkat Lunak (D)
Departemen Informatika
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
2019

2. 1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Inspektorat adalah lembaga negara yang diamanatkan oleh undang-undang 1945
dalam memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab tentang keuangan negara.
Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya, para auditor melakukan kegiatan
pekerjaan dengan menggunakan bantuan perangkat TI.
Perangkat TI yang digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah
perangkat TI yang digunakan oleh auditor mencapai ribuan. Banyak kendala
yang dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi
antara lain adalah kerusakan operating system, kerusakan hardware, ataupun
keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI tersebut
ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan
perangkat TI sangat banyak sedangkan personel yang menangani kendala
mempunyai keterbatasan.
Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul terkadang
tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan waktu
penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan berdampak
bagi kinerja sebuah organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan
dalam menangani keluhan dan kendala, maka diperlukan sebuah sistem layanan
TI yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan dan kendala.
Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan desain dan tata kelola
teknis yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data keluhan
sampai permasalahan terselesaikan. Sistem yang akan dibuat membutuhkan
suatu manajemen proyek sehingga tata kelola proses pembuatan sistem
manajemen layanan TI lebih terstruktur dan dapat berjalan dengan baik.
1.2. Maksud dan Sasaran
Maksud dari Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat adalah
untuk mempermudah perekaman gangguan dan kendala TI di Inspektorat yang
mampu :
 Menyimpan data kendala dan gangguan yang masuk.
 Mengganti status dari kendala dan gangguan yang masuk.
Sasaran yang ingin dicapai dari Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan
TI Inspektorat adalah sebagai berikut,
 Kemudahan dalam penyimpanan dan juga pengolaan data kendala dan
gangguan yang masuk ke Biro TI.
 Kemudahan dalam pengembangan, pemeliharaan dan pemanfaatan
data kendala dan gangguan yang masuk ke Biro TI.

3. 1.3. Hasil Akhir yang diharapkan
Hasil akhir yang diharapkan dari kegiatan pengadaan Aplikasi Sistem Perekaman
Kendala dan Gangguan TI Inspektorat adalah tersedianya aplikasi yang dapat
mempermudah proses pencatatan Kendala dan Gangguan yang masuk ke dalam Biro TI
yang diharapkan dapat digunakan dengan baik oleh Inspektorat.
1.4. Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Secara keseluruhan, kurun waktu yan tersedia untuk melaksanakan dan menyelesaikan
kegiatan Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat antara lain
90 hari.
2.Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang Lingkup kegiatan pembuatan Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI
Inspektorat yang harus dilaksanakan oleh Development Team terdiri atas lima tahapan sebagai
berikut :
 Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
 Perancangan Sistem
 Pembangunan Sistem
 Uji Coba Operasional
 Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem
2.1. Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
Kegiatan perencanaan meliputi perkiraan kebutuhan akan apliaksi yang akan dibuat dan
dikembangkan sehingga dapat memahami permasalahan utama dan mendefinisikannya
secara rinci untuk dituangkan ke dalam rancangan aplikasi serta pembuatan jadwal
pelaksaan yang memuat tahapan pekerjaan dimana tahapan tersebut akan dilakukan
2.2. Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil analisis, pengembang kemudian menyusun rancangan sistem yang
akan diimplementasikan. Rancangan sistem harus berbasis pada sistem perangkat keras
dan sistem perangkat lunak pendukung yang tersedia, Adapun rancangan tersebut
memiliki
 Deskripsi Sistem
o Aplikasi berbasis web dan dapat berjalan dengan baik di web browser
berbasis desktop maupun smartphone
o Menggunakan bahasa pemrograman minimal PHP 6.0, JAVA 8, ataupun
Javascript.
o Menggunakan Web Framework sebagai back-end yang mengadopsi template
engine, unit testing, schema builder, database migrations, RESTful
Controller, dan Dependency Injection. (Laravel atau Spring merupakan
contoh yang bagus).
o Menggunakan Front End Framework sebagai Single Page Application.
o Memiliki fungsi export data ke dalam Grafik, MIcrosoft Excel dan PDF.
 Pertimbangan Desain

4. o Asumsi : Deskripsikan asumsi, latar belakang, ketergantungan dengan
perangkat lunak, lingkungan operasional, yang berpengaruh terhadap desain
secara langsung
o Constraints : Deskripsikan Constraint yang harus diterapkan terhadap sistem
(misal teknologi, karakter user, performa, ataupun secara sistem)
o Lingkungan Sistem : Deskripsikan perangkat keras dan perangkat lunak
dimana sistem harus beroperasi serta berinteraksi dengan sistem
o Metodologi Desain : Ringkasan pendekatan yang digunakan untuk
merancang sistem.
 High Level Desain
o Logical View : View ini memperlihatkan elemen-elemen fungsional logic
dari sistem, setiap komponen merepresentasikan pengelompokan
fungsionalitas
o Process View : View ini merupakan runtime view dari sistem.
Komponennya berupa thread/ proses/ atau aplikasi secara terdistribusi
o Physical View : VIew ini adalah untuk distributed system.
o Module View : View ini untuk project management dan code organization.
Komponennya berupa file dan direktori. View ini memperlihatkan
bagaimana struktur direktori dan development environment akan dirancang
o Security View : View ini terfokus pada komponen-komponen yang bekerja
sama untuk menyediakan fitur pengamanan pada sistem.
 Low Level Desain
o Bagian ini menyajikan deskripsi desain level bawah yang secara langsung
mendukung konstruksi modul-modul sistem
 User Interface Desain
o Desain User nterface menyajikan deskripsi desain yang secara langsung
mendukung konstruksi user interface, user experience, interaksi dengan
manusia, termasuk perilaku umum yang dimiliki halaman, menu, popup,
status bar, dan lain-lain.
 Arsitektur
o Arsitektur Sistem yang digunakan merupakan arsitektur MVC, sementara
untuk Arsitektur Jaringan menggunakan client-server.
 Database dan Server
o Sebagai penyimpanan data order, dapat menggunakan aplikasi yang tersedia
yaitu MySQL 7.0, atau pun menggunakan aplikasi RDBMS Open Source
yang cepat, ringan, dan mampu menampung data dalam jumlah besar. Server
dapat menggunakan server yang telah tersedia, ataupun dapat dilakukan
upgrade berdasarkan permintaan developer, karena faktor performa maupun
user.
 Jaringan
o Sistem yang dikembangkan harus mendukung tipe jaringan client-server,
yang mengakomodir penggunaan secara multiuser disaat bersamaan
 Keamanan
o Autentikasi user Setiap user memiliki password tersendiri sehingga hanya
Anggota dari Biro TI saja yang dapat mengakses ataupun mengubah data
order/tracking, sehingga diperlukan tools untuk manajemen user.
o Privilege user Demi keamanan dan pembagian wewenang untuk setiap user,
maka diperlukan adanya privilege hak akses dan kewenangan masing-
masing user. Yang terdiri dari
 Administrator

5.  Employee
o Backup/Restore Karena pentingnya data yang digunakan oleh aplikasi,
maka aplikasi harus dapat menyediakan fasilitas untuk membackup/restore
database sehingga apabila terjadi kesalahan/kejadian tak terduga, dapat
melakukan backup/restore data dengan mudah
o User Log Karena bersifat multiuser, untuk kontrol dan pengawasan
diperlukan log untuk memantau kegiatan masing-masing user dalam
penggunaan aplikasi
o Cache Untuk menjaga performa, diperlukannya caching, sehingga tidak
perlu akses ke database terlalu sering.
2.3. Implementasi Sistem1
Implementasi sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem yang telah dihasilkan
pada tahap sebelumnya.
2.4. Uji Coba Operasional
Untuk menjamin beroperasinya sistem operasi yang baru sebagaimana diharapkan,
maka uji coba operasional mutlak harus dilaksanakan. Uji coba operasional harus
dilakukan dalam satu periode waktu yang mencerminkan siklus hidup sistem sehari-
harinya.
2.5. Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem
Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem informasi yang baru, maka selama
pekerjaan berlangsung harus terjadi alih teknologi dari pihak tim pengembang kepada
pihak calon pengguna sistem. Namun demikian, tetap diperlukan periode waktu yang
bersifat khusus guna merealisasikan alih teknologi secara efektif. Oleh karena itu,
menjelang akhir pekerjaan, tim pengembang harus memberikan pelatihan kepada para
calon pengguna sistem. Pelatihan harus mencakup:
1. Instalasi dan kustomisasi
2. Pengoperasian
3. Pemeliharaan sistem
Peserta yang akan dilatih terdiri atas:
1. Administrator (Anggota dari Biro TI Inspektorat)
2. Pengguna akhir (Anggota dari Inspektorat)
2.6. Metodologi
Metodologi yang digunakan adalah dengan menggunakan SDLC (Software
Development Life Cycle) yang bernamakan Prototype. Model prototype merupakan
model pengembangan software yang mengijinkan pengguna/user memiliki gambaran
awal tentang program yang akan dikembangkan serta melakukan pengujian awal. Model
prototype juga memberi fasilitas bagi pengembangn dan user untuk saling terkait dan
berinteraksi.
Model ini digunakan karena sifatnya yang fleksibel, selain itu juga bersifat aktif
sehingga user dapat melihat, merasakan, dan juga mengalami proses pengembangannya.
Selain itu, dengan menggunakan model Prototype, perbaikan kesalahannya relatif lebih
cepat.

6. 2.7. Jangka Waktu Pelaksanaan
Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan
menyelesaikan kegiatan Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI
Inspektorat adalah selama 90 hari dengan rincian sebagai berikut,
No Kegiatan
Maret 2019 Apr-19
I II III IV I II III IV
1 Kontrak
2 Analisis dan Perancangan Sistem
3 Pemrograman
4 Uji Coba
5 Pelatihan
6 Pelaporan
No Kegiatan
Mei 2019
I II III IV
1 Kontrak
2 Analisis dan Perancangan Sistem
3 Pemrograman
4 Uji Coba
5 Pelatihan
6 Pelaporan
3. Keluaran
3.1. Aplikasi
Software Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat yang telah
terinstalasi pada infrastruktur yang ada.
3.2. Dokumentasi
1. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, seperti kebututuhan,
desain, dan konfigurasi sistem serta arsitektu program.
2. Dokumentasi yang terdiri dari manual untuk Administrator dan Pengguna
diserahkan bersamaan dengan laporan akhir.
3. Dokumentasi SOP (System Operation Procedure) maupun SMP (System
Maintenance Procedure).
3.3. Migrasi Data
Migrasi data pada sistem lama kepada sistem baru, dengan tidak merusak data pada
sistem lama.
3.4. Pendampingan, Pemeliharaan, serta Garansi
Diperlukannya pendampingan selama 2 minggu, untuk memantau hasil dari alih
pengetahuan yang berasal dari developer

7. 3.5. Hak Kepemilikan
Seluruh prosedur, proses, dokumentasi, analisis, kajian, aplikasi dalam bentuk file
maupun object file, execute file atau properti intelektual lainnya yang mungkin
dihasilkan pada kegiatan pengembangan sistem ini, baik softcopy maupun hardcopy
yang merupakan hasil pembangunan sistem ini merupakan dan akan tetap menjadi hak
properti Inspektorat
Media dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang
digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format PDF.
Dokumen yang diserahkan merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan / dibangun
melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.
4. Tenaga Ahli
4.1. Kebutuhan Tenaga Ahli
Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ada, maka dibutuhkan tenaga ahli maupun pendukung
dengan spesifikasi sebagai berikut :
A. Tenaga Ahli
Dalam melaksanakan pekerjaan ini, konsultan harus memiliki tenaga ahli dengan
kualifikasi dan jumlah sebagai berikut:
i. Project Manager, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika
atau Manajemen atau sejenisnya, memiliki sertifikasi di bidang proyek
manajemen, mempunyai pengalaman sejenis minimal 5 tahun yang
dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
ii. Team Leader, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 5 tahun yang dibuktikan
dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
iii. System Analyst, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika
atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada
bidang system development yang dibuktikan dengan surat referensi,
sebanyak 1 orang.
iv. Database Analyst, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika
atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada
bidang database yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
v. Programmer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau
sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 2 tahun pada bidang
pemrograman yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
vi. Network Engineer, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika
atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada
bidang jaringan yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang.
B. Tenaga Pendukung
Dalam pelaksanaan pekerjaan kegiatan ini, konsultan juga harus memiliki tenaga
pendukung dengan kualifikasi dan jumlah sebagai berikut:
i. Technical Support, berpendidikan minimal D3 jurusan Teknik Informatika
atau sejenisnya, sebanyak 1 orang.
ii. Tenaga Dokumentasi, berpendidikan minimal D3 semua jurusan serta telah
memiliki pengalaman melakukan dokumentasi proyek selama minimal 2
tahun, sebanyak 1 orang.

8. iii. Tenaga Administrasi, berpendidikan minimal D3 jurusan Manajemen atau
Administrasi atau sejenisnya, sebanyak 1 orang.
4.1. Tugas Pokok Tenaga Ahli
Berikut merupakan tugas dari tenaga ahli,
A. Tenaga Ahli
i. Project Manager, bertugas untuk mengkoordinir, merancanakan dan
membuat laporan mengenai kinerja para pegawai dalam mencapai target
proyek.
ii. Team Leader, bertugas untuk menjadi pemimpin dalam tim proyek,
bertanggung jawab atas koordinasi tim serta integrator sistem meliputi
aplikasi dan jaringan.
iii. System Analyst, bertugas untuk menjadi perancang desain input, desain
proses, dan desain output suatu sistem.
iv. Database Analyst, bertugas untuk mengumpulkan, mengelola, menganalisa
data dari berbagai sumber data.
v. Programmer, bertugas untuk membangun program atau aplikasi yang telah
dirancang.
vi. Network Engineer, bertugas untuk mengimplementasi jaringan pada sistem.
B. Tenaga Pendukung
i. Technical Support, bertugas untuk memberi dukungan teknis untuk
membantu customer dalam pemakaian aplikasi.
ii. Tenaga Dokumentasi, bertugas untuk menyusun dokumentasi proyek.
iii. Tenanga Administrasi, bertugas untuk menyusun dan menyiapkan segala
keperluan administrasi kantor dalam pelaksanaan pekerjaan pembuatan
aplikasi.
5. Pembiayaan Kegiatan
Kegiatan ini mendapatakan dana sebanyak Rp 1.000.000.000,00 yang bersumber dari Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).
6. Pelaporan
6.1. Laporan Awal
Laporan pendahuluan berisi :
1. Rencana Kerja secara menyeluruh
2. Jadwal Kegiatan
3. Metodologi dan tools yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan
4. Analisa awal terhadap ruang lingkup pekerjaan
Laporan ini diserahkan paling lambat 2 (dua) minggu semenjak penandatanganan Surat
Perintah Mulai Pekerjaan (SPMK).
6.2. Laporan Pertengahan
Laporan Pertengahan berisi :
1. Hasil kegiatan yang sudah dicapai (volume pekerjaan)
2. Masalah pelaksanaan dan rencana solusi
3. Rencana baru berikutnya
Laporan ini diserahkan paling lambat 1 (satu) minggu setiap bulannya.

9. 6.3. Laporan Akhir
Laporan Akhir berisi :
1. Seluruh proses kegiatan dan pertanggungjawaban karena telah selesainya tahapan
proyek
2. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan pembuatan aplikasi
3. Serta keluaran proyek
Laporan ini diserahkan paling lambat 20 (dua puluh) hari sejak proyek selesai.
7. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) pada Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan
TI Inspektorat ini disusun sebagai dasar maupun pedoman pelaksanaan kegiatan.