To Diagnose Organization Illness

1. DIAGNOSA UNTUK PERUBAHAN
(DIAGNOSTIC READING)
Deddy S Bratakusumah, PhD
2014

2. PENDAHULUAN
Dalam kerangka upaya melakukan perubahan atau
perbaikan pada suatu organisasi atau instansi
diperlukan berbagai strategi untuk menciptakan
organisasi yang efektif dan efisien
Selain itu juga perubahan harus dapat mendukung
pencapaian program-program nasional yang menjadi
tugas pokok dan fungsi dari organisasi atau instansi
yang bersangkutan

3. MELAKUKAN DIAGNOSA
Strategi penting dalam upaya Perbaikan atau Perubahan
tersebut adalah melakukan DIAGNOSA.
Apa itu DIAGNOSA? :
1. Penelaahan secara sistematis untuk mengetahui
keadaan organisasi pada saat ini,
2. Menemukan berbagai masalah dan penyebabnya,
3. Mendapatkan pijakan untuk pemilihan strategi
perbaikan atau perubahan,
4. Menerapkan analisis data dan informasi secara
sistematis.
(ADAPTASI DARI BROWN, 2011)

4. PENTINGNYA MELAKUKAN DIAGNOSA
1. Untuk mengetahui apa yang harus dirubah, bagaimana
dan kenapa,
2. Simplifikasi dari situasi yang rumit,
3. Identifikasi prioritas yang memerlukan perhatian,
4. Mendalami elemen organisasi (misalnya: strategi,
struktur) dan keterkaitan serta interaksinya,
5. Mendapatkan “bahasa” dan persepsi yang sama dalam
mendiskusikan karakteristik organisasi,
6. Mendapatkan petunjuk tahapan upaya-upaya yang harus
dilakukan dalam masa perubahan,
7. Membuat kita lebih efisien dan rasional dalam kita
memahami dan merubah suatu organisasi.

5. LANGKAH LANGKAH DIAGNOSA
Langkah Langkah DIAGNOSA meliputi:
Langkah 1: Identifikasi Tentatif Permasalahan
Langkah 2: Mengumpulkan Data
Langkah 3: Menganalisa Data
Langkah 4: Umpan Balik Informasi dari Data
Langkah 5: Mengumpulkan Data Tambahan
Langkah 6: Akar Permasalahan Teridentifikasi
Langkah 7: Mengukur Motivasi Personil
Langkah 8: Diagnosa dan Memecahkan Masalah
Langkah 9: Memonitor dan Mengassess Hasil
(ADAPTASI DARI BROWN, 2011)

6. MELAKUKAN DIAGNOSA
DIAGNOSA yang dilakukan meliputi:
1. Diagnosa Organisasi
2. Diagnosa Komponen
3. Diagnosa Kesiapan Untuk Berubah

7. DIAGNOSA ORGANISASI
DIAGNOSA ORGANISASI diartikan sebagai:
“Mendiagnosa atau meng”asses” tingkat fungsionalitas
organisasi atau instansi, dalam rangka merancang
intervensi atau bentuk-bentuk perubahan yang akan
dilakukan”
(ADAPTASI DARI BEER & SPECTOR 1993)

8. MODEL MODEL DIAGNOSA ORGANISASI
Model model DIAGNOSA ORGANISASI antara lain:
1. Force Field Analysis,
2. Six Box Model,
3. 7S Framework,
4. Star Model,
5. Congruence Model,
6. Four Frames Model.

9. FORCE FIELD ANALYSIS
Model ini dikembangkan oleh Kurt Lewin pada tahun 1951
Model ini mengidentifikasi baik Kekuatan Pendorong maupun Kekuatan
Penghalang dalam melakukan perubahan dalam suatu organisasi. Sehingga
keseimbangan yang diharapkan dari dua kekuatan tersebut dapat
direncanakan.

10. FORCE FIELD ANALYSIS

11. SIX BOX MODEL
Model ini dikembangkan oleh
Weisbord pada tahun 1976.
Fokus pada 6 variabel:
1. Purpose,
2. Structure,
3. Rewards,
4. Helpful mechanisms,
5. Relationship,
6. Leadership.
Model ini berguna untuk menelaah
seluruh variabel yang menjadi
perhatian, meskipun hanya satu
variabel yang teridentifikasi
sebagai variabel utama yang harus
mendapatkan perhatian.

12. 7S FRAMEWORK
Model ini dikembangkan oleh
Perusahaan Konsultan McKinsey & Co.
Model ini berfokus pada tujuh
komponen yang berpengaruh pada
efektivitas organisasi, yakni:
1. Structure,
2. Systems,
3. Style,
4. Staff,
5. Skills,
6. Strategy and
7. Superordinate Goals.
Keterhubungan dari variabel-variabel
ini sangat penting dalam menentukan
kesuksesan perubahan.

13. STAR MODEL
Model ini dikembangkan oleh
Galbraith pada tahun 1977
Suatu organisasi kan efektif
manakala lima komponen dari
organisasi yang terdiri dari:
1. Strategy,
2. Structure,
3. Processes and later capability,
4. Reward systems,
5. People practices.
Berada dalam satu jalur yang sama
dan selaras.

14. CONGRUENCE MODEL
Model ini dikembangkan oleh
David Nadler dan Michael
Tushman pada tahun 1980
Organisasi terdiri dari 4
komponen:
1. Task,
2. Individual,
3. Formal organizational
arrangements,
4. Information
Organization
Dipengaruhi oleh konteks
dimana strategi dibuat sehingga
output merupakan kinerja dari
organisasi.

15. STAR MODEL
Model ini dikembangkan oleh
Galbraith pada tahun 1977
Suatu organisasi kan efektif
manakala lima komponen dari
organisasi yang terdiri dari:
1. Strategy,
2. Structure,
3. Processes and later capability,
4. Reward systems,
5. People practices.
Berada dalam satu jalur yang sama
dan selaras.

16. FOUR FRAMES MODEL
Model ini dikembangkan oleh
Bolman dan Deal pada tahun
1989
Model ini mengemukakan empat
kotak bagi para
manajer/pimpinan untuk
mengonseptualisasikan
bagaimana suatu organisasi
dijalankan.

17. DIAGNOSA KOMPONEN
DIAGNOSA KOMPONEN diartikan sebagai:
“Mendiagnosa berbagai komponen yang berpengaruh
terhadap kinerja organisasi, baik komponen di dalam
maupun di luar organisasi”

18. 1. PESTEL Framework
Menganalisa 6 faktor lingkungan eksternal organisasi
yang meliputi:
1) Politik,
2) Ekonomi,
3) Sosial,
4) Teknologi,
5) Environmental,
6) legal.
DIAGNOSA KOMPONEN

19. 2. Analisa Dengan Skenario (Scenario Analysis)
Membuat skenario akan kemungkinan dimasa depan
yang akan sangat berpengaruh pada organisasi di masa
depan.
3. Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)
Untuk mengaji ulang posisi organisasi berdasarkan
referensi dimana mereka (organisasi atau instansi lain)
berada dan kemana mereka akan menuju.
DIAGNOSA KOMPONEN

20. 4. Elemen dari Strategi (Elements of Strategy)
Berikut ini adalah lima elemen dari strategi yang harus
diperkuat:
1) Lingkungan,
2) Peralatan,
3) Kekhasan,
4) Penahapan,
5) Harga yang paling murah
Ketidak sinkronan dari salah satu elemen merupakan hal
yang harus segera dilakukan perubahan.
DIAGNOSA KOMPONEN

21. 5. Pengajian Strategi (Strategic Inventory)
Untuk mengidentifikasi asumsi-asumsi strategi dari
manajer atau pemimpin dan mengukur konsistensinya
dengan lingkungan organisasi. Dengan ini dapat
ditetapkan apakah strategi ini menjadi fokus perubahan.
6. Percobaan Kilat (Newsflash Exercise)
Ini merupakan percobaan yang mendorong para
pemimpin untuk secara spesifik dan teliti tentang ihwal
program perubahan dan mengerti ihwal apa yang
menjadi outcome dari perubahan tersebut.
DIAGNOSA KOMPONEN

22. 7. Budaya (Cultural Web)
Diagnosa ini memberikan cara untuk memetakan budaya
organisasi yang menyangkut tujuh elemen:
1) Paradigma,
2) Kegiatan Ritual dan rutin,
3) Cerita,
4) Pertanda,
5) Sistem Pengawasan,
6) Struktur Kekuasaan,
7) Struktur Organisasi
DIAGNOSA KOMPONEN

23. 8. Organisasi Nirbatas (The Boundaryless
Organization)
Kesuksesan akan didapat hanya bila pembatas gerak
dari organisasi dapat didiagnosa dan dikurangi.
Pembatas ini meliputi:
1) Vertikal,
2) Horizontal,
3) External,
4) Geographis.
DIAGNOSA KOMPONEN

24. 9. Dilema Struktural (Structural Dilemmas)
Diagnosa kemungkinan dilema-dilema struktural yang
akan dihadapi selama masa perubahan, sehingga dapat
disiapkan pemecahannya (“traded-off” ) pada saat proses
perubahan.
DIAGNOSA KOMPONEN

25. DIAGNOSA KESIAPAN UNTUK BERUBAH
Mengukur kesiapan untuk berubah merupakan variabel
antara strategi manajemen perubahan dan outcome
yang ingin dihasilkan dengan strategi tersebut.

26. KESIAPAN UNTUK BERUBAH
Audit kesiapan untuk berubah dapat menghasilkan indikasi
dari outcome yang akan dicapai dari upaya perubahan. Audit
dapat dilakukan sembarang waktu saat proses berlangsung.
Beberapa cara untuk melakukan pengukuran:
a. Kuestioner,
b. Analisis Stakeholder: Fokus pada posisi dari stakeholders pada
proses perubahan dan membuat agar pimpinan terinformasikan
dengan baik akan bagaimana mengatasi masalah yang akan
timbul.
c. Force-field analysis: Untuk mengidentifikasi faktor penghambat
dan faktor pendorong perubahan.

27. BENTUK PERUBAHAN
Setelah dilakukan diagnosa maka dapat dilakukan
rencana perbaikan atau perubahan pada organisasi atau
instansi.
Bentuk perubahannya antara lain:
1. Penciutan Organisasi (Downsizing)
2. Penerapan Teknologi atau Inovasi,
3. Merger (Penggabungan).

28. PENUTUP
Dengan Diagnosa maka dapat diidentifikasikan akar
permasalahan yang harus diperbaiki dalam strategi
organisasi untuk menuju organisasi atau instansi yang
berkinerja tinggi

29. TERIMA KASIH