Given on training and workshop cashier, account payable, and assistant plant controller on June 17, 2011

1. Cashier Training
Eka Prasetia
Treasury Department
Training and Workshop
Cashier, Account Payable and Assistance Plant
Controller
17 June 2011
Denpasar, Bali

2. A EKA PRASETIA
Education
o Accounting Department, Diponegoro University 2001
o Master of Management Department, Gadjah Mada University 2004
Employment
o 2001 – 2006 Fund Management, Finance Division
PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia
o 2006 – Now Finance, PT. Tirta Investama
2006 – 2009 Treasury Manager
2009 – 2010 West Regional Depot Controller
2011 – Now Treasury Manager

3. Organization Structure

4. Overall Cash Management Process
AQUA
Depots
Collection
Operation depot
Operation plant
Customer depot
Supplier payment
Cash pick up
Utilities
Employee payroll
Supplier payment
Distributor
Payroll expat
Utilities
Head Office Tax
Supplier payment

5. Content
Definisi, Peran, dan Kualifikasi Kasir
SOP Kasir
Issue Kasir Plant
Open Discussion

6. Definisi, Kualifikasi, dan Peran
Kasir

7. Siapakah Kasir?
Cashier is an occupation focused on the handling of
cash money (Wikipedia)
In a shop, a cashier (or checkout assistant) is a
person who scans the goods through a machine
called a cash register that the consumer wishes
to purchase at the retail store
In a non-retail business, this would be a position of
significant responsibility with an ever-larger
proportion of transactions being done using cash
substitutes (such as checks, credit cards, debit
cards,
a cashier is someone who enables customers to
interact with their accounts, such as by accepting
and disbursing money and accepting cheques

8. Kualifikasi Kasir
Good Communication Well presented
Friendly Trustworthy
Understanding Accurate
Logical Quick to learn

9. Good Communication
Komunikasi adalah proses pertukaran informasi antara orang atau sekelompok orang.
Proses tersebut membuat seseorang berusaha untuk menyampaikan pemikiran, maksud
dan tujuan dengan jelas dan seakurat mungkin
Cara menjadi komunikator yang baik:
Tahu apa yang ingin disampaikan dan alasannya
Tahu bagaimana cara menyampaikannya
Mendengar
Mencapai kesepakatan
Kasir yang baik adalah kasir yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan
usernya, mampu menjelaskan dan mengarahkan user dalam menjalankan
fungsinya untuk menegakkan prosedur dan mekanisme kerja yang berlaku

10. Friendly / Ramah
Friendly atau ramah adalah berperilaku tanpa menunjukkan ancaman terhadap
orang lain atau perilaku yang menunjukkan kebaikan terhadap orang lain
Ramah dalam berinteraksi dengan user
Ramah menunjukkan semangat untuk melayani dan membantu user untuk
mencapai dan memenuhi kebutuhannya untuk kepentingan perusahaan
Menciptakan kondisi kerja yang nyaman dan kondusif bagi semua orang
Tetap berada dalam koridor prosedur dan peraturan yang berlaku
Ramah ditunjukkan oleh senyum yang tulus
Kasir yang baik mampu menunjukkan senyum dan sikap ramah terhadap user
namun tetap berpegang teguh pada aturan dan prosedur yang berlaku di
perusahaan

11. Understanding / Memahami
Memahami persoalan, proses kerja, transaksi dan kebutuhan user yang
dipercayakan kepadanya.
Memahami berarti mampu melihat suatu masalah secara mendalam dan
memikirkan dampaknya terhadap perusahaan dan kepentingan yang lebih
besar.
Kasir yang baik mampu melihat sebuah persoalan secara mendalam
memikirkan aspek kebutuhan user, kepentingan perusahaan, dampak
persoalan ke depannya untuk mengambil tindakan atau keputusan yang
diperlukan

12. Logical / Kemampuan berpikir
Kemampuan berpikir secara mendalam
terstruktur dalam memahami sesuatu dan
melakukan tindakan.
Kasir harus mempunyai kemampuan berpikir yang
logis dalam menjalankan pekerjaannya hal ini
penting untuk mengantisipasi beragam issue yang
ada dalam pekerjaannya.

13. Well Presented / Berpenampilan baik
Kasir adalah salah satu pihak dalam perusahaan yang
berhubungan dengan pihak luar perusahaan. Dalam beberapa
kesempatan kasir diharuskan untuk melakukan tugas yang
menyebabkan dia harus berhubungan dengan pihak luar
seperti bank, supplier, customer dan pihak lainnya. Sebagai
perwakilan perusahaan, penampilan kasir mencerminkan image
perusahaan yang diwakilinya

14. Trustworthy / Dapat dipercaya
Kepercayaan adalah hal yang paling mendasar dalam menjalankan
fungsi kasir.
Untuk dapat dipercaya, Kasir harus:
Menjalankan tugasnya dengan bertanggung jawab
Menjalankan semua instruksi dengan jujur
Mampu menjaga informasi vital perusahaan
Menjaga integritas sepanjang tugasnya
Menghindarkan diri dari tindakan/ hal yang dapat mempengaruhi
integritasnya

15. Accurate / teliti
Kasir dituntut untuk melakukan semua
pekerjaannya dengan hati – hati dan teliti:
Melakukan penghitungan kembali uang yang
diberikan atau diterima
Melakukan pekerjaan dengan fokus (tidak
melakukan satu pekerjaan kasir dengan disambi)

16. Quick to learn / Cepat Belajar
Dunia bisnis bergerak dengan cepat, teknologi
terus terbarukan
Diperlukan kemampuan untuk mampu
beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan
dalam lingkungan bisnis
Kasir harus dapat beradaptasi, update dan cepat
belajar dalam menjalankan fungsinya

17. Peran Kasir
Transaction executor
Asset safeguarding/ pengamanan aset
Internal control
Customer service
Reporting

18. Transaction Executor
Kasir berperan dalam memastikan transaksi dilakukan dengan benar, tepat
waktu, akurat
Transaksi merupakan transaksi yang sah
Ada supporting dokumen dari transaksi
Transaksi telah mendapatkan approval dari pejabat yang berwenang
Pembayarannya dilakukan kepada orang/ phak yang tepat
Data-data untuk pembayarannya telah tepat dan sesuai
Pembayaran disertai dengan bukti telah diterimanya pembayaran oleh pihak
penerima yang dibuktikan dengan tanda tangan, nama jelas dan tanggal
Waktu pembayarannya tepat (setelah kewajiban membayar muncul)

19. Asset safeguarding/ pengamanan aset
Kasir berperan sebagai penjaga aset perusahaan dalam hal
ini dana yang dipercayakan kepadanya.
Memastikan dana yang dikelola telah sesuai dengan catatan
pembukuan
Penggunaan dana yang dikelolanya hanya untuk keperluan yang
disahkan oleh perusahaan
Melakukan pencatatan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya
Transparan dalam pembuatan laporan dan pemeriksaan uang kas

20. Internal Control
Internal control yang dilakukan kasir:
Memeriksa dokumen
Memeriksa persetujuan bayar
Memastikan ketersediaan dana untuk operasional
sesuai dengan kebutuhannya (tidak melebihi
maksimum cash)
Memastikan keabsahan pihak yang akan menerima

21. Customer Service
Sebagai salah satu perwakilan perusahaan dengan pihak
external
Customer adalah pihak yang menerima dan menikmati
hasil kerja dari pihak lain
Customer bisa berasal dari internal maupun eksternal
Memenuhi kebutuhan user dalam kaidah prosedur yang
berlaku dengan focus pada kepuasan customer

22. Reporting
Pelaporan posisi uang kas
Pelaporan arus kas
Pelaporan pemeriksaan kas
Pelaporan posisi bon sementara
Estimasi kebutuhan uang kas dan posisi kas
Estimasi pengeluaran
Pelaporan Issue / Berita acara

23. SOP Kasir

24. SOP Kasir
Umum
Memastikan jam kerja kasir
HO : 10.00 – 12.00 dan 13.00 – 15.00
Di lokasi tidak ada transaksi dalam mata uang asing
Tidak melayani jual beli mata uang asing
Memelihara dan menjaga fasilitas kerja kasir: kalkulator,
komputer, mesin hitung uang, penanda uang palsu dan
lainnya

25. SOP Kasir
Penerimaan Uang
Memastikan bahwa setiap penerimaan uang sudah menggunakan voucher
standard perusahaan baik cetakan manual maupun cetakan system,
dilampiri dengan bukti bukti pendukung yang lengkap, dan sudah
diotorisasi oleh Controller lokasi
Memeriksa dengan teliti uang yang diterima agar terhindar dari uang palsu
Melakukan perhitungan fisik uang yang diterima dan dicek dengan jumlah
yang tertera di voucher penerimaan uang.
Segera melakukan pencatatan ke SAP dan memberikan bukti pencatatan
penerimaan uang kepada penyetor, meminta penyetor mendatangani bukti
setor

26. SOP Kasir
Pengeluaran Uang
Memastikan bahwa setiap pengeluaran uang sudah menggunakan
voucher standard perusahaan, dilampiri dengan bukti bukti pendukung
yang lengkap, dan sudah diotorisasi sesuai dengan peraturan
perusahaan
Memastikan bahwa seluruh voucher sudah disetujui oleh Kepala lokasi
dan controller lokasi sebelum diuangkan
Membubuhkan stempel/cap ‘LUNAS’ pada voucher dan dokumen
pendukungnya setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan

27. SOP Kasir
Mengenali calon penerima uang. Memastikan calon penerima
uang adalah orang yang namanya tercantum di voucher. Apabila
meragukan, Kasir berhak meminta tanda pengenal atau kartu
identitas calon penerima uang. Tanda pengenal atau kartu
identitas berupa : KTP, Passport atau SIM.
Pengambilan tunai yang dilakukan oleh pihak luar perusahaan
harus dengan faktur asli atau dengan surat kuasa. Kasir harus
memeriksa identitas (KTP) pengambil uang tersebut, meminta
kopi KTP nya dan melampirkannya di voucher perbayaran.

28. SOP Kasir
Terkait dengan transaksi Bon Sementara untuk
Vendor Employee, Kasir :
Telah melakukan pengeluaran uang sesuai dengan
kebijakan cash advance yang berlaku
Menyimpan copy vouchernya dengan lengkap dan
rapi

29. SOP Kasir
Pencatatan
Mencatat setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran uang pada
hari yang sama transaksi dilakukan.
Memastikan bahwa jurnal harian yang dipost ke SAP diperiksa oleh
Controller lokasi dengan mencocokkan antara Print-out SAP,
voucher dan Laporan Mutasi Kas Harian
Memastikan Saldo Uang Tunai yang ada di brankas sudah sesuai
dengan pencatatan SAP

30. SOP Kasir
Penyimpanan Uang
Memastikan Saldo Uang yang ada di Brankas per hari telah sesuai dengan
kebutuhan di Lokasi dan tidak melebihi ketentuan maksimum kas yang
berlaku.
Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian
atau penggunaan yang tidak semestinya dengan cara :
• Memastikan bahwa uang kas disimpan didalam brankas dan atau cash
box
• Merahasiakan kode brankas dan cash box
• Mengamankan penyimpanan kunci brankas dan cash box
• Mengunci laci dan pintu ruangan kasir baik pada jam kerja maupun
jam istirahat
• Melayani pengambilan uang melalui loket dan tidak mengijinkan pihak
yang tidak berkepentingan masuk ke dalam ruangan kasir

31. SOP Kasir
Melakukan perhitungan saldo uang kas setiap akhir hari dan membuat laporannya
yang harus sesuai dengan SAP dan disetujui oleh Controller lokasi
Apabila terdapat selisih yang material antara fisik uang dengan pencatatan di SAP,
maka kasir harus membuat berita acara dan melakukan penyesuaian paling lambat
1 hari setelah selisih tersebut terjadi.
Mempersiapkan data dan informasi untuk pelaporan bulanan Treasury.
Memastikan bahwa Laporan Physical Check yang dilakukan 2x setiap bulan
diprint, diotorisasi dan difile dengan lengkap dan rapi
Memastikan dilakukannya cek fisik atas persediaan buku cek dan buku giro,
membuat laporan pemeriksaannya dan menyimpan laporannya dengan rapi.

32. Contoh

33. SOP Kasir
Batasan Pengeluaran
Pengeluaran uang tunai hanya sebatas maksimal Rp. 1.000.000,- (satu
juta rupiah) per voucher, kecuali untuk hal-hal khusus dengan
persetujuan tertulis dari Treasury department.
Hal-hal khusus ini antara lain : perpanjangan STNK atau surat-surat
kendaraan yang dibayarkan ke kepolisian, biaya-biaya pengurusan
dokumen di birokrasi pemerintahan, pembayaran telepon exco, reward/
gaji tunjangan cash, atau hal lain sepengetahuan dan seijin Treasury
Director.

34. SOP Kasir
Untuk setiap proses cash delivery/ cash pick up dari bank, Kasir:
Melakukan verifikasi tanda pengenal dan identitas petugas cash carrier
Melakukan perhitungan uang yang akan diserahkan kepada petugas cash
carrier atau akan diterima dari petugas cash carrier
Mengawasi perhitungan uang yang dilakukan oleh petugas cash carrier
Tidak meninggalkan ruangan kasir selama proses serah terima uang kepada
petugas cash carrier
Melakukan pengecekan nomor segel tas pengangkut uang sama dengan
nomor dokumen pengiriman
Memastikan dokumen yang digunakan untuk proses serah terima uang
adalah dokumen original yang valid.
Memastikan dokumen serah terima ditandatangani dengan lengkap dan
jelas oleh petugas cash carrier

35. Uang Palsu
Terkait dengan ditemukannya uang palsu di kasir, Kasir:
Dilarang mempergunakannya untuk transaksi
Mencatat uang palsu atau yang diduga palsu itu sebagai uang
rusak/ cacat
Membuat berita acara ditemukannya uang palsu dan
mengajukan penghapusannya dari catatan perusahaan sebagai
biaya lain-lain

36. SOP Kasir
Menjaga kerahasiaan transaksi dan data keuangan perusahaan
dengan cara tidak memberikan informasi apapun yang terkait
dengan Kas, Bank dan data keuangan lain, misalnya:
Jumlah saldo
Nomor rekening bank
Nama-nama authorized signers
Cara-cara penarikan dana
Jadwal cash pick up atau cash delivery dan pengambilan dana.

37. Issue Kasir Plant

38. Bank Operation Dropping
Dilakukan 3 kali dalam sebulan
Tanggal 5, 15, 22 bila jatuh pada hari libur akan dilakukan
pada hari kerja terdekat
Informasi dikirim ke HO paling lambat 2 hari kerja melalui
lotus notes application
Keterlambatan/ kealpaan pengiriman informasi akan
dilakukan pembayaran di periode berikutnya

39. Maximum Cash
1. Dasar Penentuan Expense
Banyaknya transaksi expense tertentu di masing-
masing lokasi
Nature transaksi yang sering dilakukan oleh lokasi
Dilihat dari transaksi perbulan: sebelum melakukan
pengklasifikasian, mencermati transaksi-transaksi
yang muncul di hasil download SAP

40. Maximum Cash
2. Kategory Extraordinary
Jumlah transaksi yang besarnya signifikan dibandingkan
dengan jumlah tiap jenis transaksi tersebut (Lokasi)
Transaksi yang termasuk dalam Bon Sementara dan
Lain-lain (Head office)
Transaksi-transaksi yang insidental, yang
kemunculannya tidak sering/ teratur yang jumlahnya
bisa diprediksikan.

41. Maximum Cash - Proses
Download data pengeluaran kas selama periode tertentu (6 bulan terakhir)
Klasifikasikan pengeluaran perhari ke beberapa kelompok besar : SPPD,
Biaya BBM/ Tol/ Parkir, Upah, Fotokopi, Makan, Meeting, Others, dll
Buat rata-rata per kelompok selama periode tersebut
Eliminasi pengeluaran-pengeluaran yang insidentil atau yang jumlahnya
sangat berbeda secara signifikan
Jumlahkan rata-rata per kelompok untuk kelompok-kelompok pengeluaran
yang rutin
Jumlah rata-rata tersebut adalah rata-rata pengeluaran rutin per hari
Asumsi, plant/ depo melakukan pengambilan uang ke bank/ HO dua kali
seminggu maka angka rata-rata tersebut dikalikan jumlah hari adalah
maksimum cash yang diajukan

42. Authorized signer – bank operation
VP Finance
Finance Control Director
Treasury Director
Plant/ Depot Head
Plant/ Depot Controller
Syarat
- Gabungan dua penandatangan dalam satu transaksi

43. Payment Day
USD – Senin
IDR – Kamis
Apabila jatuh pada hari libur maka akan digeser ke
hari setelahnya atau sesuai keputusan Finance
Management
Di beberapa agreement, ditulis ke hari
pembayaran berikutnya

44. Laporan ke Head Office
Laporan posisi kas akhir bulan – Treasury Tools
Laporan perhitungan interest – Selected
Bank reconciliation – Accounting/ Random
Posisi bon sementara

45. Issue Kasir Plant
Pembatasan pembayaran lokasi
Ijin pembayaran
Bon Sementara
PO Lokasi

46. Open Discussion

47. Contacts
Treasury – Cash and Bank
Kawasan : 021- 4603070 ext 116
Cyber : 021 – 29961000 ext 5219
eka.prasetia@danone.com
benny.bharata@danone.com
satya.cahyadi@danone.com