Cashier Training Material Pc 17 June 2011
- 1. Cashier Training Eka Prasetia Treasury Department Training and Workshop Cashier, Account Payable and Assistance Plant Controller 17 June 2011 Denpasar, Bali
- 2. A EKA PRASETIA Education o Accounting Department, Diponegoro University 2001 o Master of Management Department, Gadjah Mada University 2004 Employment o 2001 – 2006 Fund Management, Finance Division PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia o 2006 – Now Finance, PT. Tirta Investama 2006 – 2009 Treasury Manager 2009 – 2010 West Regional Depot Controller 2011 – Now Treasury Manager
- 3.
- 4. Overall Cash ManagementProcess AQUA Depots Collection Operation depot Operation plant Customer depot Supplier payment Cash pick up Utilities Employee payroll Supplier payment Distributor Payroll expat Utilities Head Office Tax Supplier payment
- 5. Content Definisi, Peran,dan Kualifikasi Kasir SOP Kasir Issue Kasir Plant Open Discussion
- 6. Definisi, Kualifikasi, danPeran Kasir
- 7. Siapakah Kasir? Cashier is an occupation focused on the handling of cash money (Wikipedia) In a shop, a cashier (or checkout assistant) is a person who scans the goods through a machine called a cash register that the consumer wishes to purchase at the retail store In a non-retail business, this would be a position of significant responsibility with an ever-larger proportion of transactions being done using cash substitutes (such as checks, credit cards, debit cards, a cashier is someone who enables customers to interact with their accounts, such as by accepting and disbursing money and accepting cheques
- 8. Kualifikasi Kasir GoodCommunication Well presented Friendly Trustworthy Understanding Accurate Logical Quick to learn
- 9. Good Communication Komunikasiadalah proses pertukaran informasi antara orang atau sekelompok orang. Proses tersebut membuat seseorang berusaha untuk menyampaikan pemikiran, maksud dan tujuan dengan jelas dan seakurat mungkin Cara menjadi komunikator yang baik: Tahu apa yang ingin disampaikan dan alasannya Tahu bagaimana cara menyampaikannya Mendengar Mencapai kesepakatan Kasir yang baik adalah kasir yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan usernya, mampu menjelaskan dan mengarahkan user dalam menjalankan fungsinya untuk menegakkan prosedur dan mekanisme kerja yang berlaku
- 10. Friendly / Ramah Friendly atau ramah adalah berperilaku tanpa menunjukkan ancaman terhadap orang lain atau perilaku yang menunjukkan kebaikan terhadap orang lain Ramah dalam berinteraksi dengan user Ramah menunjukkan semangat untuk melayani dan membantu user untuk mencapai dan memenuhi kebutuhannya untuk kepentingan perusahaan Menciptakan kondisi kerja yang nyaman dan kondusif bagi semua orang Tetap berada dalam koridor prosedur dan peraturan yang berlaku Ramah ditunjukkan oleh senyum yang tulus Kasir yang baik mampu menunjukkan senyum dan sikap ramah terhadap user namun tetap berpegang teguh pada aturan dan prosedur yang berlaku di perusahaan
- 11. Understanding / Memahami Memahami persoalan, proses kerja, transaksi dan kebutuhan user yang dipercayakan kepadanya. Memahami berarti mampu melihat suatu masalah secara mendalam dan memikirkan dampaknya terhadap perusahaan dan kepentingan yang lebih besar. Kasir yang baik mampu melihat sebuah persoalan secara mendalam memikirkan aspek kebutuhan user, kepentingan perusahaan, dampak persoalan ke depannya untuk mengambil tindakan atau keputusan yang diperlukan
- 12. Logical / Kemampuanberpikir Kemampuan berpikir secara mendalam terstruktur dalam memahami sesuatu dan melakukan tindakan. Kasir harus mempunyai kemampuan berpikir yang logis dalam menjalankan pekerjaannya hal ini penting untuk mengantisipasi beragam issue yang ada dalam pekerjaannya.
- 13. Well Presented /Berpenampilan baik Kasir adalah salah satu pihak dalam perusahaan yang berhubungan dengan pihak luar perusahaan. Dalam beberapa kesempatan kasir diharuskan untuk melakukan tugas yang menyebabkan dia harus berhubungan dengan pihak luar seperti bank, supplier, customer dan pihak lainnya. Sebagai perwakilan perusahaan, penampilan kasir mencerminkan image perusahaan yang diwakilinya
- 14. Trustworthy / Dapatdipercaya Kepercayaan adalah hal yang paling mendasar dalam menjalankan fungsi kasir. Untuk dapat dipercaya, Kasir harus: Menjalankan tugasnya dengan bertanggung jawab Menjalankan semua instruksi dengan jujur Mampu menjaga informasi vital perusahaan Menjaga integritas sepanjang tugasnya Menghindarkan diri dari tindakan/ hal yang dapat mempengaruhi integritasnya
- 15. Accurate / teliti Kasir dituntut untuk melakukan semua pekerjaannya dengan hati – hati dan teliti: Melakukan penghitungan kembali uang yang diberikan atau diterima Melakukan pekerjaan dengan fokus (tidak melakukan satu pekerjaan kasir dengan disambi)
- 16. Quick to learn/ Cepat Belajar Dunia bisnis bergerak dengan cepat, teknologi terus terbarukan Diperlukan kemampuan untuk mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis Kasir harus dapat beradaptasi, update dan cepat belajar dalam menjalankan fungsinya
- 17. Peran Kasir Transactionexecutor Asset safeguarding/ pengamanan aset Internal control Customer service Reporting
- 18. Transaction Executor Kasirberperan dalam memastikan transaksi dilakukan dengan benar, tepat waktu, akurat Transaksi merupakan transaksi yang sah Ada supporting dokumen dari transaksi Transaksi telah mendapatkan approval dari pejabat yang berwenang Pembayarannya dilakukan kepada orang/ phak yang tepat Data-data untuk pembayarannya telah tepat dan sesuai Pembayaran disertai dengan bukti telah diterimanya pembayaran oleh pihak penerima yang dibuktikan dengan tanda tangan, nama jelas dan tanggal Waktu pembayarannya tepat (setelah kewajiban membayar muncul)
- 19. Asset safeguarding/ pengamananaset Kasir berperan sebagai penjaga aset perusahaan dalam hal ini dana yang dipercayakan kepadanya. Memastikan dana yang dikelola telah sesuai dengan catatan pembukuan Penggunaan dana yang dikelolanya hanya untuk keperluan yang disahkan oleh perusahaan Melakukan pencatatan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya Transparan dalam pembuatan laporan dan pemeriksaan uang kas
- 20. Internal Control Internalcontrol yang dilakukan kasir: Memeriksa dokumen Memeriksa persetujuan bayar Memastikan ketersediaan dana untuk operasional sesuai dengan kebutuhannya (tidak melebihi maksimum cash) Memastikan keabsahan pihak yang akan menerima
- 21. Customer Service Sebagaisalah satu perwakilan perusahaan dengan pihak external Customer adalah pihak yang menerima dan menikmati hasil kerja dari pihak lain Customer bisa berasal dari internal maupun eksternal Memenuhi kebutuhan user dalam kaidah prosedur yang berlaku dengan focus pada kepuasan customer
- 22. Reporting Pelaporan posisiuang kas Pelaporan arus kas Pelaporan pemeriksaan kas Pelaporan posisi bon sementara Estimasi kebutuhan uang kas dan posisi kas Estimasi pengeluaran Pelaporan Issue / Berita acara
- 23.
- 24. SOP Kasir Umum Memastikan jam kerja kasir HO : 10.00 – 12.00 dan 13.00 – 15.00 Di lokasi tidak ada transaksi dalam mata uang asing Tidak melayani jual beli mata uang asing Memelihara dan menjaga fasilitas kerja kasir: kalkulator, komputer, mesin hitung uang, penanda uang palsu dan lainnya
- 25. SOP Kasir Penerimaan Uang Memastikan bahwa setiap penerimaan uang sudah menggunakan voucher standard perusahaan baik cetakan manual maupun cetakan system, dilampiri dengan bukti bukti pendukung yang lengkap, dan sudah diotorisasi oleh Controller lokasi Memeriksa dengan teliti uang yang diterima agar terhindar dari uang palsu Melakukan perhitungan fisik uang yang diterima dan dicek dengan jumlah yang tertera di voucher penerimaan uang. Segera melakukan pencatatan ke SAP dan memberikan bukti pencatatan penerimaan uang kepada penyetor, meminta penyetor mendatangani bukti setor
- 26. SOP Kasir PengeluaranUang Memastikan bahwa setiap pengeluaran uang sudah menggunakan voucher standard perusahaan, dilampiri dengan bukti bukti pendukung yang lengkap, dan sudah diotorisasi sesuai dengan peraturan perusahaan Memastikan bahwa seluruh voucher sudah disetujui oleh Kepala lokasi dan controller lokasi sebelum diuangkan Membubuhkan stempel/cap ‘LUNAS’ pada voucher dan dokumen pendukungnya setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan
- 27. SOP Kasir Mengenali calon penerima uang. Memastikan calon penerima uang adalah orang yang namanya tercantum di voucher. Apabila meragukan, Kasir berhak meminta tanda pengenal atau kartu identitas calon penerima uang. Tanda pengenal atau kartu identitas berupa : KTP, Passport atau SIM. Pengambilan tunai yang dilakukan oleh pihak luar perusahaan harus dengan faktur asli atau dengan surat kuasa. Kasir harus memeriksa identitas (KTP) pengambil uang tersebut, meminta kopi KTP nya dan melampirkannya di voucher perbayaran.
- 28. SOP Kasir Terkaitdengan transaksi Bon Sementara untuk Vendor Employee, Kasir : Telah melakukan pengeluaran uang sesuai dengan kebijakan cash advance yang berlaku Menyimpan copy vouchernya dengan lengkap dan rapi
- 29. SOP Kasir Pencatatan Mencatat setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran uang pada hari yang sama transaksi dilakukan. Memastikan bahwa jurnal harian yang dipost ke SAP diperiksa oleh Controller lokasi dengan mencocokkan antara Print-out SAP, voucher dan Laporan Mutasi Kas Harian Memastikan Saldo Uang Tunai yang ada di brankas sudah sesuai dengan pencatatan SAP
- 30. SOP Kasir Penyimpanan Uang Memastikan Saldo Uang yang ada di Brankas per hari telah sesuai dengan kebutuhan di Lokasi dan tidak melebihi ketentuan maksimum kas yang berlaku. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya dengan cara : • Memastikan bahwa uang kas disimpan didalam brankas dan atau cash box • Merahasiakan kode brankas dan cash box • Mengamankan penyimpanan kunci brankas dan cash box • Mengunci laci dan pintu ruangan kasir baik pada jam kerja maupun jam istirahat • Melayani pengambilan uang melalui loket dan tidak mengijinkan pihak yang tidak berkepentingan masuk ke dalam ruangan kasir
- 31. SOP Kasir Melakukanperhitungan saldo uang kas setiap akhir hari dan membuat laporannya yang harus sesuai dengan SAP dan disetujui oleh Controller lokasi Apabila terdapat selisih yang material antara fisik uang dengan pencatatan di SAP, maka kasir harus membuat berita acara dan melakukan penyesuaian paling lambat 1 hari setelah selisih tersebut terjadi. Mempersiapkan data dan informasi untuk pelaporan bulanan Treasury. Memastikan bahwa Laporan Physical Check yang dilakukan 2x setiap bulan diprint, diotorisasi dan difile dengan lengkap dan rapi Memastikan dilakukannya cek fisik atas persediaan buku cek dan buku giro, membuat laporan pemeriksaannya dan menyimpan laporannya dengan rapi.
- 32.
- 33. SOP Kasir BatasanPengeluaran Pengeluaran uang tunai hanya sebatas maksimal Rp. 1.000.000,- (satu juta rupiah) per voucher, kecuali untuk hal-hal khusus dengan persetujuan tertulis dari Treasury department. Hal-hal khusus ini antara lain : perpanjangan STNK atau surat-surat kendaraan yang dibayarkan ke kepolisian, biaya-biaya pengurusan dokumen di birokrasi pemerintahan, pembayaran telepon exco, reward/ gaji tunjangan cash, atau hal lain sepengetahuan dan seijin Treasury Director.
- 34. SOP Kasir Untuk setiapproses cash delivery/ cash pick up dari bank, Kasir: Melakukan verifikasi tanda pengenal dan identitas petugas cash carrier Melakukan perhitungan uang yang akan diserahkan kepada petugas cash carrier atau akan diterima dari petugas cash carrier Mengawasi perhitungan uang yang dilakukan oleh petugas cash carrier Tidak meninggalkan ruangan kasir selama proses serah terima uang kepada petugas cash carrier Melakukan pengecekan nomor segel tas pengangkut uang sama dengan nomor dokumen pengiriman Memastikan dokumen yang digunakan untuk proses serah terima uang adalah dokumen original yang valid. Memastikan dokumen serah terima ditandatangani dengan lengkap dan jelas oleh petugas cash carrier
- 35. Uang Palsu Terkait denganditemukannya uang palsu di kasir, Kasir: Dilarang mempergunakannya untuk transaksi Mencatat uang palsu atau yang diduga palsu itu sebagai uang rusak/ cacat Membuat berita acara ditemukannya uang palsu dan mengajukan penghapusannya dari catatan perusahaan sebagai biaya lain-lain
- 36. SOP Kasir Menjagakerahasiaan transaksi dan data keuangan perusahaan dengan cara tidak memberikan informasi apapun yang terkait dengan Kas, Bank dan data keuangan lain, misalnya: Jumlah saldo Nomor rekening bank Nama-nama authorized signers Cara-cara penarikan dana Jadwal cash pick up atau cash delivery dan pengambilan dana.
- 37.
- 38. Bank Operation Dropping Dilakukan 3 kali dalam sebulan Tanggal 5, 15, 22 bila jatuh pada hari libur akan dilakukan pada hari kerja terdekat Informasi dikirim ke HO paling lambat 2 hari kerja melalui lotus notes application Keterlambatan/ kealpaan pengiriman informasi akan dilakukan pembayaran di periode berikutnya
- 39. Maximum Cash 1.Dasar Penentuan Expense Banyaknya transaksi expense tertentu di masing- masing lokasi Nature transaksi yang sering dilakukan oleh lokasi Dilihat dari transaksi perbulan: sebelum melakukan pengklasifikasian, mencermati transaksi-transaksi yang muncul di hasil download SAP
- 40. Maximum Cash 2.Kategory Extraordinary Jumlah transaksi yang besarnya signifikan dibandingkan dengan jumlah tiap jenis transaksi tersebut (Lokasi) Transaksi yang termasuk dalam Bon Sementara dan Lain-lain (Head office) Transaksi-transaksi yang insidental, yang kemunculannya tidak sering/ teratur yang jumlahnya bisa diprediksikan.
- 41. Maximum Cash -Proses Download data pengeluaran kas selama periode tertentu (6 bulan terakhir) Klasifikasikan pengeluaran perhari ke beberapa kelompok besar : SPPD, Biaya BBM/ Tol/ Parkir, Upah, Fotokopi, Makan, Meeting, Others, dll Buat rata-rata per kelompok selama periode tersebut Eliminasi pengeluaran-pengeluaran yang insidentil atau yang jumlahnya sangat berbeda secara signifikan Jumlahkan rata-rata per kelompok untuk kelompok-kelompok pengeluaran yang rutin Jumlah rata-rata tersebut adalah rata-rata pengeluaran rutin per hari Asumsi, plant/ depo melakukan pengambilan uang ke bank/ HO dua kali seminggu maka angka rata-rata tersebut dikalikan jumlah hari adalah maksimum cash yang diajukan
- 42. Authorized signer –bank operation VP Finance Finance Control Director Treasury Director Plant/ Depot Head Plant/ Depot Controller Syarat - Gabungan dua penandatangan dalam satu transaksi
- 43. Payment Day USD– Senin IDR – Kamis Apabila jatuh pada hari libur maka akan digeser ke hari setelahnya atau sesuai keputusan Finance Management Di beberapa agreement, ditulis ke hari pembayaran berikutnya
- 44. Laporan ke HeadOffice Laporan posisi kas akhir bulan – Treasury Tools Laporan perhitungan interest – Selected Bank reconciliation – Accounting/ Random Posisi bon sementara
- 45. Issue Kasir Plant Pembatasan pembayaran lokasi Ijin pembayaran Bon Sementara PO Lokasi
- 46.
- 47. Contacts Treasury – Cash and Bank Kawasan : 021- 4603070 ext 116 Cyber : 021 – 29961000 ext 5219 eka.prasetia@danone.com benny.bharata@danone.com satya.cahyadi@danone.com